会计信息系统第3章总账管理2012ppt课件.ppt
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1、第第3章章 总账管理总账管理3.1 系统概述3.2 总账管理系统初始设置3.3 总账管理系统日常业务处理3.4 总账管理系统期末处理3.5总账管理系统辅助核算3.1 3.1 系统概述系统概述3.1.1 3.1.1 总账系统的范围、特点与目标总账系统的范围、特点与目标(一)范围l账务处理子系统包含所有经济业务的会计账务处理子系统包含所有经济业务的会计总括核算总括核算,如采购,如采购业务、销售业务、投资业务、固定资产、所有者权益等所有业务、销售业务、投资业务、固定资产、所有者权益等所有会计要素的核算都涵盖在账务处理子系统中。会计要素的核算都涵盖在账务处理子系统中。l对于对于小规模小规模的或经济业务
2、比较简单的企业而言,的或经济业务比较简单的企业而言,一个账务处一个账务处理子系统理子系统就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。就能满足企业内部管理和外部信息使用者的需求。l对于对于规模相对较大规模相对较大或者经济业务较复杂的企业而言,一些或者经济业务较复杂的企业而言,一些需需要明细核算的会计项目需独立出来单独建立一个子系统进行要明细核算的会计项目需独立出来单独建立一个子系统进行管理与核算管理与核算,以提供更为详实的明细信息,如存货、固定资,以提供更为详实的明细信息,如存货、固定资产、采购和销售、往来核算、工资核算等。这些子系统与账产、采购和销售、往来核算、工资核算等。这些子系统与账务处理
3、子系统存在密切的数据联系,账务处理子系统以总括务处理子系统存在密切的数据联系,账务处理子系统以总括核算为主,而其他子系统则侧重于明细核算。核算为主,而其他子系统则侧重于明细核算。l(二)特点 (1)以历史信息为主,涵盖所有能以货币表现的经济)以历史信息为主,涵盖所有能以货币表现的经济业务业务 l账务处理子系统的加工对象是已发生或已完成交易、事项所发出的财务数据,因此作为系统信息源的系统信息源的数据本身是历史的,而且是能用货币表现(金额描数据本身是历史的,而且是能用货币表现(金额描述)的数据集。这就决定了账务处理子系统输出的述)的数据集。这就决定了账务处理子系统输出的信息是历史的、以货币表现的信
4、息;信息是历史的、以货币表现的信息;而其他子系统则相应可以提供一些明细的、非货币形式的信息,如存货的进、销、存数量,固定资产规模,企业员工人数等。 (2)规范性强,一致性好。l会计是个信息系统,能够提供有助决策的信息是其首要的职能,因此必须按照公认会计原则规范其信息的生产必须按照公认会计原则规范其信息的生产。这项职能主要落实到账务处理子系统,要求将经济活动产生的数据按照企业会计准则经(制度)的规范要求进行加工处理成相应的账簿文件,最后通过财务报表子系统输出对外报告。、l 账务处理子系统必须遵循世界通用的复式记账原则必须遵循世界通用的复式记账原则,即:l 有借必有贷,借贷必相等;l 资产=负债所
5、有者权益,利润=收入一费用;l 总账余额发生额必须等于其下属明细账余额发生额之和。l 因此,不同的会计软件其账务处理的加工程序与方法可能不同,但按照复式记账法和统一会计制度,同一的输入源(如模拟数据与会计规则)必然会导出相同的结果,这也是评审会计软件或审计会计应用系统的要求。(3)以总括核算为主,在整个会计信息系统中起核心作用。l账务处理子系统以总括核算为主,它所产生的信息具有账务处理子系统以总括核算为主,它所产生的信息具有很强的综合性和概括性。而其他子系统只是局部而详细很强的综合性和概括性。而其他子系统只是局部而详细地反映企业供、产、销过程中某个经营环节或某类经济地反映企业供、产、销过程中某
6、个经营环节或某类经济业务业务。例如,采购与应付子系统只是反映采购与应付货款核算这一经营环节(采购与应付会计循环);销售与应收子系统主要反映销售、应收账款核算经营环节(销售与应收会计循环);存货子系统反映企业存货的进、销、存的管理等。l 账务处理子系统与其他子系统存在频繁的数据联结与账务处理子系统与其他子系统存在频繁的数据联结与交流,它是会计信息系统的数据交互平台,它把其他子交流,它是会计信息系统的数据交互平台,它把其他子系统有机地结合在一起,综合而详细地提供企业财务状系统有机地结合在一起,综合而详细地提供企业财务状况与经营成果况与经营成果。 (4)控制要求严格,正确性要求高。l为了能够向企业内
7、外部提供可靠而相关的信息,要求对账务处理系统实行严格的内部控制。对于计算机会计信息系统而言,内部控制一般指应用控制,内部控制一般指应用控制,即输入控制、处理控制和输出控制即输入控制、处理控制和输出控制。为保证会计处理结果的真实性,只有从凭证开始,对账务处理的各个环节加以控制,才能防止有意或无意的差错发生。 (三)目标l (1)及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入会计信息系统数据的正确性和完整性;会计信息系统数据的正确性和完整性;l (2)高效、正确地完成记账等数据处理过程;)高效、正确地完成记账等数据处理过程;l (3)随时输出某个时期内任意会计科目
8、发生的所随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,以及各个会计期间的各种报表;有业务,以及各个会计期间的各种报表;l (4)建立账务子系统与其他子系统的数据接口,)建立账务子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享;实现会计数据的及时传递和数据共享;l (5)留有必要的审计线索,供企业内外部审计人留有必要的审计线索,供企业内外部审计人员审计。员审计。(四)辅助核算管理(四)辅助核算管理l增强AIS功能l如:l出纳管理出纳管理l部门核算和管理部门核算和管理l项目核算和管理项目核算和管理l个人往来核算和管理个人往来核算和管理l以及子系统间的自动转账以及子系统间的自动转账l母
9、子公司间数据传递与会计实时处理母子公司间数据传递与会计实时处理l这些辅助管理功能的不断拓展使账务处理子系统在会计核算与企业管理中发挥越来越重要的作用。3.1.2 3.1.2 手工账务处理流程分析手工账务处理流程分析 (一)手工账务处理流程l 在手工会计账务处理中,会计核算具有整套科学的方法体系。包括:设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核记账凭证、设置与登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表等。这些会计方法是相互联系、紧密结合的。其中前四个方法既是账务处理业务的基础,也是记账、算账的一般方法。为了及时、正确、完整地处理会计业务,不同规模、不同业务量和业务属性的企业,采取了不同的会计核算组
10、织程序,也称账务处理流程账务处理流程,概括起来主要有五种: (1)记账凭证核算程序;)记账凭证核算程序; (2) 科目汇兑表核算程序;科目汇兑表核算程序; (3) 汇总记账凭证核算程序;汇总记账凭证核算程序; (4) 日记总账核算程序;日记总账核算程序; (5)多栏式日记账核算程序。)多栏式日记账核算程序。不同的账务处理程序有不同的核算流程其差别主要在登记总账的方法和依据不同,其中以科目汇兑表核算程序较为常见 l科目汇总表核算程序包括以下七个处理步骤: (1 ) 根据原始凭证、汇总原始凭证填制记账凭证; (2 ) 根据现金、银行存款、会计收款记账凭证逐笔登记现金、银行存款日记账; (3 ) 根
11、据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证登记明细分类账; (4) 根据记账凭证编制科目汇总表; (5)根据科目汇总表登记总分类账; (6)期末处理,即每月月末进行结账,将现金、银行存款日记账和明细账的余额与相应的总分类账余额相核对 (7 ) 根据总分类账和明细分类账的记录编制会计报表。 (二)手工账务处理流程的缺陷l 从上述手工账务处理流程分析中,可以看出流程中的每一过程都需要通过入工编制或干预,这就决定了手工账务处理流程的局限性。(1 1)会计信息提供不够及时。)会计信息提供不够及时。 (2) (2) 准确性差。准确性差。 (3(3)数据大量重复登记。)数据大量重复登记。 (4(4)工作强度大。)
12、工作强度大。 3.1.3 3.1.3 计算机账务处理流程分析计算机账务处理流程分析 l典型账务处理流程数据处理过程?手工处理与计算机账务处理的区别手工处理与计算机账务处理的区别1.数据处理的起点与终点不同数据处理的起点与终点不同2.数据处理方式不同数据处理方式不同3.数据储存方式不同数据储存方式不同4.对账的方式不同对账的方式不同5.会计资料的查询与统计方式不同会计资料的查询与统计方式不同6.账务处理的效率、准确性及时效性不同账务处理的效率、准确性及时效性不同3.1.4 账务处理子系统数据编码账务处理子系统数据编码一、会计科目编码设计(一)意义 文字形式科目编码用于计算机系统有哪些不足?会计科
13、目编码化目的会计科目编码化目的l保证会计科目的唯一性l简化会计的表现形式l加快计算机的运行处理速度(二)会计科编码设计方案(二)会计科编码设计方案l编码方式:群码(分组编码)l会计科目编码体系设置:一级财政部统一规定;二级以下企业自行设计注意:满足报表输出、相对稳定、与其他子系统衔接注意:满足报表输出、相对稳定、与其他子系统衔接l会计科目编码结构:如4-2-2-2l科目编码方法:l明细科目:顺序、位数、分组科目编码设计原则科目编码设计原则l规范性原则l层次性原则l一致性原则l扩展性原则l简短性原则l初始化初始化l凭证管理凭证管理l账簿管理账簿管理l期末处理期末处理l系统维护系统维护3.1.5
14、3.1.5 账务处理系统主要账务处理系统主要功能功能账务处理系统总控模块账务处理系统总控模块初始设置初始设置凭证处理凭证处理账簿管理账簿管理期末处理期末处理系统维护系统维护操作员及其操作员及其权限设置权限设置科目设置科目设置录入期初数录入期初数据据账套设置账套设置填制凭证填制凭证凭证审核凭证审核凭证查询凭证查询凭证记账凭证记账 凭证汇总凭证汇总 日记账日记账总账总账明细账明细账银行对账银行对账转账转账数据备份数据备份数据恢复数据恢复运行日志运行日志查询查询凭证类型设置凭证类型设置期末结账期末结账3.2 总账管理初始设置总账管理初始设置l总账管理系统与其他系统的数据关系总账管理系统与其他系统的数
15、据关系l总账管理系统的应用流程总账管理系统的应用流程l总账管理初始设置总账管理初始设置总账管理总账管理-数据关系数据关系l总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总 账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证其他费用其他费用 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中
16、业应用平台中设置完成设置完成总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理总账管理-初始设置初始设置l控制参数设置l必要性l为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求,总账作为通用商品化软件的核心子系统,是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择,以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用,意味着系统内置的参数越多,系统参数的设置决定了企业的应用模式
17、和应用流程。 l参数分类l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他l选项设置-凭证总账管理总账管理- -初始设置初始设置总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l制单控制l制单序时控制:该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期l支票控制两个前提:使用银行科目制单;选用的结算方式设置了票据管理达成目的:对录入的支票号提供登记或报销的功能l赤字控制控制对象:资金及往来科目或全部科目达成目的:填制凭证时,相关科目的最新余额出现负数时,系统给予提示l可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l凭证
18、控制l现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额l自动填补凭证断号新增凭证时,系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号l凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目,则必须录入结算方式及票据号。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证打印l合并凭证显示、打印l选择此项,在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时,凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示,在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录l打印凭证页脚姓名l决定在打印凭证
19、时,是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l制单权限控制到科目l单位有多个制单人,张三负责费用报销,限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的控制,例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单,一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单,这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操
20、作员只能审核某些制单人填制的凭证,则应选择该选项。l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务,如果选择该项,凭证处理流程为:填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据,则应选中该项。l允许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误,该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。 总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案设置-财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先
21、设置科目编码方案及外币及外币总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类及汇率及汇率 所有子系统所有子系统项目目录项目目录设置企业需要对其进行核设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、现金流量直接作为核现金流量直接作为核算的项目目录算的项目目录所有子系统所有子系统总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-外币2。选择固定汇率
22、,输入汇率1。输入外币基本信息,确认总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输入的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息l会计科目体系设计的原则总账管理总账
23、管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办 财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费企管办 财务部 采
24、购部 销售部 生产部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-新增会计科目总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“银行总账科目”,才能进行出纳签字,查询现金日记账和银行日记账。总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目大类总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l定义项目级次总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录
25、l选择项目核算科目总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l进行项目分类定义总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目档案l基础档案设置-收付结算结算方结算方式式资金收付业务中用资金收付业务中用到的结算方式。到的结算方式。 总账、应收、总账、应收、应付应付付款条付款条件件设置企业与往来单设置企业与往来单位协议规定的收、位协议规定的收、付款折扣优惠方法付款折扣优惠方法 应收、应付应收、应付开户银开户银行行设置企业在收付结设置企业在收付结算中对应的开户银算中对应的开户银行信息行信息 应收、应付应收、应付总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管
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