三级秘书国家资格考试《专业能力》指南：会议管理.doc

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1、试题下载 三级秘书国家资格考试专业能力指南：会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。2会议筹备方案的作用(1)了解会务工作的全局；(2)加强协调沟通；(3)确保会议目标的实现。3会议筹备方案的特点(1)全面性和具体性；(2)计划性；(3)明确性。4拟订会议筹备方案的原则(1)严格时间的原则；(2)事项明确性原则；(3)会议必要性原则。5会议筹备方案的内容(1)会议主题与议题；(2)会议名称；(3)会议议程；(4)会议日期；(

2、5)会议时间；(6)会议地点；(7)会议需要的设备和工具；(8)会议文件；(9)与会人员的组成和人数；(10)与会人员的编组；(11)会议的食宿安排；(12)确定会议经费预算；(13)会议的筹备机构和完成任务的期限。6会议筹备方案的拟写(1)标题。由会议名称加上“筹备方案”组成。但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。(2)正文。正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。（二）拟订会议的应急方案1会议应急预案的作用(1)早做准备；(2)缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；(3)出现意外时妥善应对，统一步调。2会议应急预案

3、的特点(1)有的放矢；(2)预防为主；(3)留有余地。3制订会议应急方案的原则(1)思想重视；(2)明确责任；(3)物质保障。4会议应急方案的内容(1)会议中可能出现的意外事件人员不能按时到会；场地不匹配；设备不足或故障；资料不足或短缺；健康与安全受到威胁；与会者情绪不满；与会者返程出现问题；行为不当。(2)明确意外事件出现时工作人员的责任(3)处理会议中意外事件的方法事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；解决好设备短缺或损坏问题；随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；做好与会者的思想工作

4、和解释工作；做好与会人员返程工作；避免出现行为不当的问题。5会议应急预案的拟写(1)标题。由会议名称加上“应急预案”组成。(2)正文。会议应急预案一般应包括预测的意外情况，预防的措施，处理的方法，责任部门或责任人等。（三）远程会议1远程会议的含义远程会议，是运用现代通信技术和计算机技术，召集距离遥远的不同地点的单位和人员举行会议的一种手段，是会议活动现代化和自动化的一个重要内容。2远程会议的类型(1)电话会议；(2)视频会议；(3)网络会议。3远程会议的筹备远程会议的筹备程序：（四）检查会议筹备情况1会议筹备情况检查的作用(1)发现问题，及时纠正。(2)调整计划，改进提高。2会议筹备情况检查的

5、主要内容(1)会议的准备工作是否充分；(2)文件材料的准备；(3)会场布置情况；(4)环境条件与用品的准备；(5)礼仪接待人员的准备；(6)保卫工作的检查；(7)检查的其他内容。3会议筹备情况的检查形式(1)会议领导听取会务筹备机构的汇报，然后做出指示，由会议筹备机构负责整改。(2)会场实地检查。4会议筹备情况的检查程序(1)会议筹备机构自查。(2)现场检查。5向领导汇报会议筹备情况(1)汇报的必要性有利于领导掌握会议情况，做出正确决策，保证会议目标的实现；有利于解决会议过程中出现的问题和矛盾，保证会议各项工作的顺利进行。(2)汇报的时机会议筹备阶段；会议进行阶段；会后阶段。(3)汇报的形式定

6、期书面汇报；定期口头汇报；会议形式。(4)汇报的方法明确会议目标；收集会议有关情况；选择向领导汇报的方式；实事求是地向领导汇报会议筹备及进展。(5)认真听取领导指示(6)会后落实。6会议协调会议协调是指会议组织者受上级领导的委托，通过各种方式、手段妥善地协调处理各种关系、各种矛盾和纠纷，其目的是保证会议按时召开、顺利进行和圆满结束。会议成功是否与会议的组织协调工作密切相关，直接影响到会议质量和效率，也是会议组织管理的重要手殷。(1)会务工作的总体协调内部协调a准备工作的协调。b组织工作协调。外部协调会议召开前与社会各有关方面做好协调工作。(2)会务协调的内容协调会议召开的时间、地点、出席人员、

7、列席人员；协调会议的相关事项；协调会议议题；协调会议纪要；协调会议决定事项的落实。7会议文件审核(1)会议文件的含义会议文件，也称作会议文书，是围绕会议活动产生和在会议活动中使用的书面文字材料的总称。会议文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。(2)会议文件的类型会议指导性文件；会议立项性文件；会议筹备性文件；会议中心文件；审议表决性文件；会议参考性文件；会议管理性文件；会议宣传性文件。(2)会议文件审核的内容文件内容是否符合党和国家的有关政策、法规；文件内容是否与会议主题相关，有无偏离会议主题的内容；全局性和重要文件是否广泛征求意见，是否与实际相符；涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行

8、了会商，并取得了一致意见；所用材料、数据是否真实、准确；文件格式是否统一规范。(3)会议文件审核的方法自审。由起草会议文件的部门或人员就文件的内容、格式进行的自行审核，发现问题自己加以改正。初审。由主管秘书对会议文件进行初步的审核，特别是文件涉及的有关方针、政策和法律、法规的内容及数据等做重点审核。会审。对文件内容涉及较多的部门，特别是有关的业务、技术问题邀请相关的单位或部门对文件进行会审。会审的重点是文件的内容，特别是业务知识、数据等。终审。经过自审、初审、会审之后，对不规范、不完善的会议文件应责惩有关部门、人员进行修改。修改后由主要领导或主管领导进行终审。二、会中服务（一）推进会议进程1会

9、议进程的含义推进会议进程是指秘书在参加会议或主持一些小型会议过程中，根据会议目标的需要，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调节各种关系，解决各种随机性的问题，创造与会议目标相适应的环境气氛，从而引导会议各项事项的完成。2推进会议进程应遵循的原则(1)学会倾听；(2)控制节奏；(3)善于引导。3推进会议进程的方法(1)了解会议主题和议题；(2)严格遵守会议时间；(3)明确主题；(4)鼓励和引导与会者；(5)消除交流障碍，抵制不和谐因素；(6)合理安排议题；(7)掌握会议休息的时机；(8)适时结束会议。（二）会议经费的使用1会议经费的来源(1)由会议组织者全额拨款；(2)参会人员交纳会议费；(3)

10、广告、赞助或捐助；(4)其他收入来源。2会议经费的支出(1)会场租借费；(2)文件材料费；(3)宣传费；(4)食宿、交通、活动费；(5)会议办公费；(6)通信费。3会议经费使用的方法会议经费的使用必须严格按制度执行，必须履行一定的审批程序，不得随意使用和虚报会议经费。(1)以节约开会为原则；(2)向会议筹备委员会的领导人提出申请，并按照审批权限层层审批；(3)领导审批后由财务部门提取现金或填写支票；(4)支出会议经费。注意经费支出后要向供应商或出租方索要正规的发票，支出的名称、数量、规格、款项要逐项填写清楚。(5)领导审核后，按本单位零用现金、开支标准和报销的各种财务制度和规定办理结账手续。4

11、会议经费使用的监督会议经费监督和控制方法：(1)定期报告制度；(2)授权与自我监督；(3)合理开支、反对浪费。（三）处理会中突发事件1处理会议突发事件的原则(1)及时报告，听从指示；(2)沉着冷静，随机应变；(3)步调一致，妥善解决。2处理会议突发事件的方法(1)会议中可能出现的意外事件。具体包括：与会人员不能按时到会；场地不匹配；设备不足或故障；资料不足或短缺；健康与妄全受到威胁；与会者情绪不满；与会者返程出现问题；行为不当。(2)明确意外事件出现时工作人员的责任(3)处理会议中意外事件的方法事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；解决好设备短

12、缺或损坏问题；随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；做好与会者的思想工作和解释工作；做好与会人员返程工作；避免出现行为不当的问题。3处理会议中突发事件的程序及时报告启动应急方案请求支援处理善后工作收集资料存档备查三、会后落实（一）会议总结1会议总结的目的(1)检查会议目标的实际情况。(2)检查各小组分工执行情况。(3)检查个人工作情况。(4)表彰先进人员。(5)妥善解决会议遗留问题。2会议总结的内容会议总结是会议整体工作的总结，包括会议的所有要素，要根据岗位责任和工作任务书的内容，逐条对照检查。3会议总结的时机会议结束后，应尽快安排总结工

13、作，在工作人员对本次会议还记忆犹新时进行总结效果会更佳。4会议总结的方法和形式(1)会议形式总结。全面总结，积累经验，找出不足。(2)书面形式总结。写出书面的会议总结，交有关领导审阅后，作为会议文件立卷归档。(3)问卷调查表形式。发放问卷调查表，征求与会者的意见和建议，作为总结的依据。5会议总结的要求(1)找出规律，揭示本质。(2)有理有据，实事求是。(3)点面结合，突出重点。(4) -分为二，激励为主。（二）会议评估1会议评估的含义会议评估是对会议效率的评估，是会议总结的一种方法。任何会议都要追求高质量、高效率。会议的效率与会议成本、会议成果有直接的关系，会议取得的成果越大，投入的成本越少，

14、会议的效率就越高；反之，会议的效率越低。会议的管理水平直接决定了会议的成果与成本，是会议效率的决定因素。2高效率会议的决定因素(1)会议召开具有必要性；(2)会议经过精心策划和筹备；(3)会议地点选择适中；(4)会议形式多样化；(5)严格执行了会议的各项议程；(6)与会者经过认真确认和专心挑选；(7)严格开会、散会时间；(8)会议做出的决定事项；(9)会议经费支出合理；(10)会议服务热情周到。3影响会议效率的因素(1)减少会议数量，缩短会议时间；(2)会前准备工作不充分；(3)组织者组织不当；(4)主持人缺乏主持技巧；(5)会议支出费用过大；(6)会议责任分工不明确。4会议评估的目的(1)会议目标是否实现；(2)与会人员的状态；(3)会议的成本、效益如何；(4)在以后的会议中需要哪些改进。5会议评估的方法(1)定性评估，即对会议活动效果进行质的评价。a与会人员的发言、提问、讨论、留言的主要观点和倾向。b与会人员的知名度和代表性、会场气氛、新闻媒介报道的侧重面。c会议进行期间是否出现了预想不到的问题，或没有做好工作方面的情况。d会议决议的落实情况。(2)定量评估，即通过客观量化的因素评估会议效果，从而不断总结经验。6会议评估的形式(1)填写评估表，以意见调查的方式请与会人员填写。(2)特邀观察员，对会议现状提出意见或建议。7会议评估的程序7