管理文秘课堂笔记.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date管理文秘课堂笔记管理文秘课堂笔记第一章 管理文秘概述第一节 管理文秘的学科发展一 管理1、管理决策论 2、管理作用论3、管理过程论（计划、组织、协调、指挥、控制等过程）二 秘书1、美国：具有熟悉的办公事务的能力，不需上级的督促，就能主动负责积极进取，干练、果断地在授权范围内做出正确决定的经理助手。2、苏联：一项普通的职业，只能主要是为籍贯提供辅助性、事务性和信息性服务

2、等；3、日本：帮助与处理各种事务的工作人员（秘书是全能运动员）4、国内（1）秘书是一种职务的名称，指国家政权单位、事业和其实也单位中协助领导综合情况、研究方针政策、密切各方关系、办理文书档人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称；（2）是领导的助手、参谋和耳目（3）是深处领导机构或依附于个人撰志掌管文书、辅助决策并协助处理事务的人员。 公务秘书广义的理解：秘书是领导人的事务和信息助手 私人秘书狭义的理解：秘书是一种职务名称，也是一种社会职业，指处于领导身边直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。三 管理文秘的学科性质 管理学科下的二级学科第二节 管理文秘的研究对象和主要内容

3、一 什么是管理文秘 源于秘书工作而又指导秘书工作的科学理论或者研究秘书工作使其科学化、理论化并充分发挥其效能的学科。二 研究对象1、“秘书工作”说：主要研究秘书工作规律及其应用2、“对象多元”说：秘书工作者及秘书机构3、“辅助管理”说：如何进行辅助管理4、总的来说，研究对象分为两类： 文秘工作（工作内容、规律、要求、机构、职能、程序方法等） 文秘工作人员（工作者知识、技能、素养、职业道德等） 三 研究的主要内容 形象管理 沟通管理 文件管理 办公室管理 会议管理 项目管理 信息管理 档案管理 文秘工作*秘书的成功要点1、真诚地关心别人，尽量给予他人最大帮助；2、同等友好（不做拉帮结派的事、一视

4、同仁）3、维护团结（上下级之间的沟通、对事不对人）中国共产党机关公文处理条例14种公文（1996.5）三 公文种类1、办法和条例中规定的种类2、实际工作中的分类（1）按公文的行文方向分：上行文、下行文、平行文（2）按公文的作用分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文（3）按公文的秘密等级分：绝密公文、机密公文、普通公文（4）按处理时间要求分：特级公文、急办公文、常规公文四 公文的行文格式1、文头部分 （1）文件名称（文件标题）：发文机关（单位）+“文件”二字 如“湘潭大学文件”（2）发文字号：机关代字、年号、顺序 如：湘政发（2011）6号（表示湖南省政府在2011年发的

5、第6号文件）（3）间隔线（即红色的线）（党内文件有五角星）有些文件文头部分还有文件编号：在总的印刷量中的顺序号密级：用黑体字标注在文头部分左上角 如“绝密件”；紧急程度：对公文处理时间的要求 如“急办件”；签发人：往往出现在上行公文，表明其对文件的高度负责，标注在发文字号的右侧或右下侧2、主体部分（1）文件标题：（发文机关+）事由+文种 如关于开展节约用电活动的通知（2）主送单位（即文件的送达对象）：在标题下一行顶格写（可以有多个），后面用冒号（3）正文：一般是标题中事由的具体化（4）附件：在正文部分下一行低两格写“附件”（字后加“冒号”）（5）发文机关署名、时间、公事 3、文尾部分（1）主题

6、词 （2）抄报或抄送单位（机关）：卸载两条平行线之间（3）印制单位、时间、份数（4）【发至（阅读）范围】 如党内机密文件 一般在主题词上行第三节 请示和报告典型的上行文一 请示（一）概念：1、上行公文；2、请求指示，给予批准（二）分类 祈请性请示（一般是请求指示）1、按请示性质的不同 陈述性请示（一般是给予批准）2、按内容不同分 请求指示、请求批准、请求审核、请求帮助解决、请求批准（三）写法1、标题：“关于*的请示”，即请示事项+文种（例：关于购买电脑的请示）2、主送单位（在标题下一行顶格写）：一般只宜有一个3、正文：内容包括请示理由（为什么要请示）、请求事项（请示什么） 注：正文的结构形式通

7、常有2种： 篇段合一；分条列项式4、结尾：以谦恭的语气收束全文（惯用语 以上请示请予指示等：特此请示）5、落款：结束语的右下方，包括请示单位署名 请示日期（用汉字书写，不能用阿拉伯数字）（四）注意的问题1、一文一事（一份请示只能请求解决一个事项）2、不能多头主送（多头主送会耽误时间，延误工作）3、不能越级请示（请示只能同直接主管部门请示）4、不宜抄送给同级或下级单位5、除领导交办的事项外，请示不宜送交给领导个人*国家行政机关公文处理办法中规定的12类13种（1）命令（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议稽要

8、二 报告（一）概念1、上行公文 2、汇报工作，反映情况，答复征询，提出建议（二）种类1、按性质分（综合性报告和专题性报告）2、按内容分（工作报告、情况报告、答复报告、报送报告）（三）写法1、标题：“关于*的报告”即事由+文种（注意不能使用多个动词）2、主送单位3、正文：内容包括1）报告目的（简而集中地写明此报告的目的和意图、原因和依据） 第一自然段最后一句惯用语：“现将有关情况汇报如下：”2）报告事项（重点写什么：根据报告的类型） 若报告为综合性报告，则根据行文目的和意图来确定重点 若报告为专题性报告，则根据内容来确定 正文结构有两种 单项分类式：开头简要交代写作背景、缘由或概述工作情况，然后

9、将所要汇报的内容逐 项分类进行汇报 综合分类式：首先将全部工作进行了综合，然后再分成情况概述、成绩、问题、意见等 几大块来写（一般综合性报告采用此结构）三 请示和报告的区别报告请示行文目的不同请求指示汇报工作、答复征询、提出建议等性质不同请示理由+事项报告目的+报告事项主题内容不同行文时限不同事前，等到上级批文才能开展工作事前、中、后都有表达方式不同说明为主叙述为主*表达方式：说明、议论、叙述、描写、抒情第五章 经济类文书第一节 商情调查报告一 商情调查与商情调查报告 运用科学方法，对当前市场产品的供求情况或重要经济事项进行直接调查、认真研究，以分析产品营销活动的客观现状，探求市场运营规律，此

10、工作过程称之为商情调查。 反映商情调查报告分析研究成果的书面文字材料称之为商情调查报告。二 商情调查报告的主要内容1、市场购买力的调查，如：消费对象、消费水平、消费心态等方面的调查；2、商品供求动态的调查：对市场可供产品的货源以及市场对商品需求动态的调查；3、商品销售情况的调查：4、竞争对手的调查，如：行业的技术水平、管理水平等经营实力，新产品发展方向，对于资金雄厚与否等方面的调查三 商情调查报告的编写（一）标题1、单行标题：只有一个主标题我国家用电脑市场及前景分析2、双行标题：包括正、副标题（二）正文1、前言（正文）：精辟的议论或概述主要事实，短短几句话构成一自然段，常见的写法有：新闻报道式

11、开头部分介绍调查报告的基本情况；概括交代式开头介绍调查对象的基本情况；提问解答式开头提出涉及报告主题的问题，然后引出下文；议论引用式开头由作者对调查展开议论或引用某个权威机构人物对调查的议论。2、基本情况介绍3、分析和结论 针对上述的调查结果作出科学的分析，在分析过程中，抓住主要矛盾，揭示经济运动失去平衡的各种原因（从产供销价利等方面深入剖析）并在此基础上预测调查对象发展变化趋势。4、作者从自身的角度提出的措施和建议5、结尾部分：重申观点，加深印象（可有可无） 正文结构形式 纵式结构：先摆情况，再分析原因，最后得出结论，提出建议，适用于调查对象，调查内容简单的情况 横式结构：先把问题分解成几个

12、部分，按照各个部分之间的逻辑关系（因果、并列、递进）来安排层次，各个部分分析后提出总的建议和措施。第二节 经济合同一 概念、种类（一）概念1、有两方以上当事人2、为了实现一定的鸽子的经营管理目的3、明确鸽子的权利和义务平等的当事主体之间为实现各种的经营管理目的，根据现行经济法规的要求彼此确定一定权利与义务而达成的协议。（二）种类1、按当事人数量的多少：双边合同、多边合同（两方以上的当事主体）2、按法律对经济合同的要求：规范性合同、任意性合同3、按表现形式的不同：条款性合同、表格性合同4、按合同的内容：买卖合同、供用电水气热合同、赠予合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同（三方两合同）、承揽合同

13、、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同（信托合同）、居间合同（中介合同）二 编写（一）标题：标明合同的性质和内容 建设工程合同（二）正文1、签约双方或多方名称（法人单位全称，法人代表名称、职务，法人单位地址）2、依据和目的：“根据中华人民共和国涉外经济法规定，经双方协商一致，特例本合同如下：”3、主要条款：每一条款另起一行书写 标的物条款；数量和质量条款（数量单位写明）；价格或酬金条款；合同履行的时间、地点、方式；双方违约责任条款（罚责）；解决争议的方法（调解、仲裁申请、起诉、协商）；负责性内容，如合同有效期、合同签订份数、保存情况等。（三）结尾：写明合同的

14、生效标识1、署名、盖章：当事人的名称或印章、单位地址、法人代表（委托代理人）、开户银行、 联系电话、邮编2、签订日期第六章 诉讼类文书第一节 概述一 诉讼和诉讼文书公民个人、社会团体、企事业单位等依据事实和法律而写作的具有法律效力和法律意义的书面文字材料。二 诉讼文书的分类 按内容分类：民事类、刑事类、经济纠纷类 在形式上，按形式不同可分为：专业诉讼文书（用于国家司法机关处理日常事务） 民用诉讼文书（各类案件的当事人为了寻求案件的解决）三 诉讼文书的特点1、具有强烈的法律性； 2、具有严格的时限性； 3、具有特定的格式第二节 授权委托书一 概念 诉讼委托书，指在诉讼活动中当事人委托代理人参加诉

15、讼的书面文字材料。二 编写（结构格式）（一）标题：直接写“授权委托书”（二）移下来一行空两格写委托人和受委托人情况*委托人为法人单位全称、法定地址、法人代表姓名和职务*委托人为公民个人姓名、性别、年龄、民族、籍贯（国籍）、工作单位、职业、家庭住址（三）委托的案（事）由和事项 惯用语：因*一案，根据法律规定，*（委托人全称或姓名）自愿委托*并经其同意为受委托人，全权代表委托人出庭进行一切诉讼事宜。（四）结尾部分 委托人在右下方签发盖章并写明日期三 基本要求1、写明委托事项和权限2、授权委托书提交人民法院后，诉讼代理权限发生变更或解除，委托人应当书面告知人民法院；3、授权委托书一式两份（一份由委托

16、人存查，一份由受委托人提交人民法院）第三节 起诉状一 起诉和起诉状在各种活动中，当事人任何一方认为自己的合法权益受到侵害或与对方发生争议，可以用自己的名义请求人民法院通过审判给予法律保护的行为。原告依据事实和法律而写作的，向人民法院提起诉讼被告的书面文字材料（起诉书、状子、状纸）。起诉状中双方当事人分别称为原告和被告。二 起诉状的主要内容1、当事人的自然状况 法人：单位全称、法定地址、法人代表及职务 自然人：姓名、性别、年龄、籍贯、职业、住址等注：若存在代理人还应介绍代理人情况2、诉讼请求（请求事项）指原告请求人民法院保护自己合法权益的的具体内容，如要求撤销合同3、事实和理由指原告提出诉讼请求

17、所根据的事实和理由 写清当事人之间发生矛盾、纠纷的由来、发生、发展的阶段；写清当事人双方矛盾的焦点及其具体内容以及与案件有直接关系的实质情况和实质性的分歧；分清责任，在叙述案情的基础上恰当地说明被告人应当承担的责任和自己是否应当承担责任，承担多少责任4、证据和证据来源原告在叙述事实与列举证据的基础上进行分析并引用相关的法律条文来进行论证，以阐明其诉讼请求中提出的要求是合情合理合法的，最后请求人民法院予以公正的判决和裁定。*证据包括书证、物证、人证和视听资料 提供书证和视听资料的，应在提交起诉状时将其原件或复印件一并提交人民法院；提供物证，证物不能随起诉状一并提交的应写明证物所在地；提供证人证言

18、的应写明证人的姓名、住址，甚至更详细的内容三 书写格式（一）标题：如“民事起诉状”“刑事起诉状”，标明性质（二）首部：介绍当事人的基本情况，原告若有多方，应写明第一、第二、原告（三）主部：诉讼请求、事实和理由、证据和证据来源 写明“请求事项：”四个字，分条列明请求事项 惯用语：基于以上事实，原告认为被告的行为已经构成重大违约，根据*法第*条第*款，原告特向贵院提起诉讼，请求人民法院被告。（四）尾部1、呈送的人民法院 “此呈*人民法院”（分行写）2、右下方原告署名、盖章3、撰写日期（用汉字书写）4、时间的下一行顶格写附件 “附件一：本状复本*份”第二节 会议记录一 概念二 方法1、摘要记录：选重

19、要的记录，如发言的要点、会议的结论、会议所做的决定、会议中发生分歧的各方观点。2、详细记录：要求所有与会人员发言尽可能详细记录下来，决策性会议一般采用详细记录。三 写法1、标题：关于*会议的记录/会议记录2、会议名称、主持人、出席者、缺席者、记录人、时间、地点等（每个内容分行写，每行空两格）3、会议的主要内容：会议的议题、讨论发言情况、形成的决定，其中，主持人的结论性意见要如实记录下来第三节 会议纪要一 概念以会议记录和会议的有关文件为基础，经过整理、综述会议情况，摘要会议主要内容而形成的文字材料。二 种类例行会议纪要、工作会议纪要、联席会议纪要（两个或两个以上平行机关、单位为了协商某事而召开

20、的会议所形成的会议纪要）三 写法（一）例行会议纪要1、标题2、会议简况：会议时、地、出列席人、主持人、讨论事项等。（内容以自然段形式）3、会议主要精神对某项工作情况的分析，取得的成绩，存在的问题，对会议讨论问题的结论性意见，解决问题的办法、措施、要求。（分条列项把每一个议题写清楚）（二）工作会议纪要（无固定格式）分析形式、阐述政策、提出结论等1、标题 2、会议概况和基本情况3、会议的讨论意见（重点内容） 4、提出号召，提出贯彻会议精神的希望四 签发工作会议纪要起草形成后经会议讨论通过后定稿，由主持人签发；例行会议纪要由秘书撰写，由主管领导或办公室主任签发。第八章 其他类应用文书第一节 求职信一

21、 概念为了谋求某一岗位的工作向相应单位的领导申述自己的能力、特长、院网等，恳请录用的专用书信。二 种类1、毕业生求职信：重点申述专业、能力、特长、愿望、发展潜能、获得的荣誉称号等。2、社会成员求职信：重点介绍工作经验、工作成绩、获得的荣誉及独立解决问题的能力。三 特点1、针对性针对本人的专业实际情况；针对用人单位的用人需要；针对阅读求职信的人的心理2、自荐性：全面、深刻、恰当地介绍自己，包装自己，向用人单位标明自己有本单位所需的知识、技能。 介绍自己的外在条件、基本情况；介绍自己的内在条件（与他人不同之处）；求职之诚（诚恳、诚实、诚意）3、简洁性：篇幅不宜太长（12001500）四 写作1、称

22、谓：第一行顶格写，正规，有礼貌，如：尊敬的*部长/总经理/校长2、正文：求职的缘由（求职信息来源，所求的岗位与自己的能力、愿望相符），个人基本情况以及所应聘的具体岗位、条件、愿望和要求3、结尾：致敬语 祝贺公司兴旺发达等4、署名、日期5、附件（证书证件）第二节 应聘演说辞一 竞聘演说辞 竞聘人为实现竞聘目的而发表演说的稿子（一）特点1、竞聘条件的竞争性：对照竞聘职位所要求的条件显示自己的优势；对照其他竞争对手在演说辞中显示他人不具备的优势。2、施政方案的竞争性：工作态度；工作目标、方法。3、演说技巧的竞争性：擅于抓住招聘者心理（二）写法1、标题：3种写法直接标明文种；公文式标题（竞聘岗位+文种

23、）；文章式标题（更有激情、号召力）2、称谓（对听众的称呼）：各位领导/评委 女士们、先生们等3、正文：前言（写明竞聘的缘由）+主体+结尾（表明自己的信心、决心和愿望，用“谢谢大家”收束全文）二 就职演说辞通过竞选、竞聘、竞标后新到选的政府官员在走马上任前所发表的施政演说（围绕未来的施政方针）。（一）特点1、态度上的诚恳性：表示对支持者的谢意；关注群众所关心的热点问题并提出政策方针；胸怀宽阔2、目标上的求实性：给群众鼓舞3、工作中的进取性：表明对本职工作的热爱；表明自己不怕困难、勇于挑战，做好工作的决心和信心；表明不断进去、不断创新的精神（三）写法思路：表达谢意 未来纲领 决心和愿望1、标题：三种2、称谓3、正文：开头部分表达激动的心情和对听众的谢意； 主体部分：纲领和工作，写明施政目标、施政方针、方法、措施等； 结尾部分：展望未来，鼓舞斗志，“谢谢大家”注：演讲稿一定要有激情，能打动观众-