西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0本文由酒店it论坛 发布，转载请保留此声明,否则追究责任西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0FOXHIS系统基础知识2第一节 如何进入、退出FOXHIS系统2一如何进入Foxhis系统2二.如何退出功能模块4三.如何关机5第二节 系统菜单的构成6第三节 FOXHIS系统的基本概念7一帐号的构成和使用8二主单状态8三、楼号与房号9

2、四、房间类型9五、虚拟房类10第四节FOXHIS系统的常用辅助功能11一、运行状态11二、职员留言12三、口令修改14四、更换工号15五、退 出15FOXHIS系统基础知识第一节 如何进入、退出FOXHIS系统一如何进入Foxhis系统一般系统管理员在你使用的电脑中，已预先安装了你可使用的饭店管理软件模块。打开电脑进入WINDOWS桌面，如图（1-1）所示。图1-1 Windows桌面根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，例如：需要打开预定接待系统（reserve）只需双击相应的图标即可。如图（1-2）所示： 图1-2 预定接待系统图标该模块启动后，屏幕上会弹出登陆界面，如图（1-3）所示：

3、 图1-3系统登陆界面观察登陆界面，其内容主要包含了Foxhis饭店管理软件的版本、模块名称、用户等信息。正确输入：S班号 根据上班情况分别输入1、2或者3。1对应与早班；2对应于中班；3对应于晚班。 E工号 操作员编号，代表相应的操作员，代码长度为三位； P口令 操作员自己的密码，密码长度为1至7位，在密码输入时要注意字母的大小写的区别。正确地输入工号和口令后，按回车键即可成功地登录到该系统中，屏幕上会出现如图（1-4）的界面。Foxhis系统欢迎界面图1-4 Foxhis欢迎界面此时用左键单击x关闭欢迎使用西软产品的界面（或者用ESC键），即可进行正常的前台预定接待操作。 如果他人给你输了

4、留言，系统将首先显示职员留言画面，如图（1-5）所示：图1-5 职员留言画面其中：1 留言人工号和留言人姓名：给你留言的操作员的工号和姓名。2 收言人号和收言人名：你的工号和姓名。3 留言日期和留言时间：留言的日期和时间。4 收到日期和收到时间：你第一次查阅留言的日期和时间。5 留言内容：留言的具体内容。6 屏幕右上角中的第一数字表示总的留言数，第二数字表示当前留言的序号。此时，操作者可以进行以下的操作：1 按PageUp键：上翻给出前一个留言（若不止一个留言）。2 按PageDown键：下翻查找下一个留言（若不止一个留言）。3 单击删除按键：可删去当前留言。删除后下次就不再显示此留言。4 退

5、出：单击退出按键退出留言查阅功能，进入相应系统。二.如何退出功能模块一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。如确需退出模块(如宾馆要停电时，后台部门正常下班等)，则有以下2种常见的方法：1. 可选择模块中的其它功能 退出功能，如图（1-6）所示：快捷键图1-6 退出子菜单2. 直接按键盘上的快捷键Ctrl+X；不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（1-7）的提示框图1-7 FOXHIS信息提示框如果选择是（Y）即可以退出该模块。三.如何关机 正常关机的过程可以由以下三步完成：1. 退出正在应用的功能模块（方法参见上 二.如何退出功能模块）。2. 单

6、击开始，出现如图（1-8）所示的界面，在开始栏选择单击关闭系统（图中兰色条所在位置），Windows会出现如图（1-9）的提示框，单击关闭计算机前的圆，单击是（Y），系统自动关机；3. 切断电脑主机和显示器电源。 图1-8图1-9 第二节 系统菜单的构成 为了用户操作方便，系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来，等待用户观察和选择。下面以图（2-1）Foxhis预订接待系统的菜单格式为例，描述Foxhis系统的菜单构成。主菜单其它功能的子菜单工具栏快捷键提示图2-1 预定接待系统的菜单1主菜单：（如图2-1所示）就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单，它显示了系统的各种基本功能。例如：“

7、预订接待系统”的主菜单共包括以下七个部分: 1)散客 2)团体 3)AR帐 4)房类 5)房间 6)报表 7)其它2子菜单：（如图2-1所示）单击选中主菜单中某一项，系统自动弹出其下拉式子菜单，子菜单中的每一条都对应相应的功能。选择执行子菜单的常用方法有2种，介绍如下：（1） 移动鼠标，单击选中某一项，即可执行该项功能。（2） 用键盘右下方的或键移动蓝色条，将其停留在要执行的功能项，按回车键，同样可以执行该项功能。3工具栏：（如图2-1所示）主菜单下的一组图形按钮，当您把鼠标指针停留在某一图标上时，系统自动会显示相应的功能提示。单击图标可以直接进入该项操作，而无需从菜单中选择进入，这样可以简化

8、操作。这也是系统建议的一种方式，因为工具栏集成了模块中最常用的功能。4快捷键：（如图2-1所示）在菜单系统中，如要快捷地操作某项功能，可以按下组合键ALT加字母（相应字母在系统中均以下划线标明）来快速选择。如在预订接待主菜单中，按ALT+G键就可选择“团体”功能。子菜单中，相应快捷键也会特别标明，如Ctrl+X键即为退出系统的快捷方式，系统在屏幕菜单上会有相应的提示。 至于其它许多功能按钮都支持快捷方式，例如是Y你可以使用Alt+Y来实现快捷操作，说明中编写了快捷键一览表，读者可以根据需要查询此表。第三节 FOXHIS系统的基本概念要掌握Foxhis系统，首先必须领会该系统的一些基本概念。下面

9、依次介绍以下这些基本概念：帐号、楼号、房类、虚拟房类、房号、主单状态等。一帐号的构成和使用帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。本系统有许多种帐号，如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号和特别提醒客人帐号等。但是无论什么帐号都由7位数组成，且有统一的规则。熟记这些规则，有助于操作员快速掌握客人的分类信息（比如看到一个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等）。下面我们用下表（1-1）解释几种主要帐号的构成规则：名称第1位2-4位5-7位举例散客帐号本年的最后一位 一年中的第几天(元旦为第0天)流水号2001003注释1团体帐号800001-949999之间

10、按顺序取流水号2800003注释2团体成员一年中的第几天+400流水号2401003注释3宾馆工作帐950000-999999之间按顺序取流水号2950008注释4历史档案档案 流水号2000008特别提醒档案流水号2000008AR帐1-2位固定为“AR”，后五位为流水号AR00008注释5表1-1 Foxhis系统帐号注释1：“2001001”这个数的含义，第一个2取自于本年即2002年的最后一位，001说明今天是一年中的第二天（即1月2日），最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第3位客人。（思考：解释帐号2023005的意思）注释2：“2800003”根据帐号的结构（第二位开始是8

11、00001-949999之间的流水号），此帐号必定为团体帐号。类似与散客帐号，第一位数字2取自于2002年的最后一位，800003说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队。注释3：“2401003”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，401根据团体成员帐号的构成规则可以拆成400+1，其中400说明此人是团体成员，1代表一年中的第一天（即1月2日）；最后三位数003说明此人是第3位客人。注释4：“2950008” 第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，950008是950000999999之间的流水号。注释5：任何一个AR帐都是以字母AR开始的，其后加上五位流水号。例如

12、AR00023代表它是第23笔AR帐。二主单状态主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见表（1-2）：状态状态含义备注R预订状态基本状态I当前在住的客人O当前已结帐的客人D昨日结账C已确认的预订，一般应该给他保留房间其他状态N应到未到而被删除的预订 NO SHOWL建议到其他饭店去的预订 转馆X已被取消（删除）的预订S当前暂时挂帐的客人H有效的宾馆工作帐表1-2 几种主要的主单状态 要掌握整个FOXHIS系统，理解其主单状态的变化过程非常重要，所以要求使用者记住这些字母的含义。以下图（3-1）为主单状态的流程图，你可以从中看到主单的状态是怎么

13、转变的： 下图的信息流图中，字母表示客人主单的状态，箭头表示流转过程。 N 到 未 X 预订 取消 R 入住 I 结帐退房 O 夜审 D 夜审 历史档案 确 住 挂 结 认 入 住 帐 帐 C 入 S图3-1 客人主单流转图三、楼号与房号本系统所指的“饭店”最多可由36幢楼组成，每幢楼由“楼号”来表示，每个楼号由一位字符表示，一般用字母A、B、C等来表示。其房间用五位的房号来标记。四、房间类型Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息，创建了各种类型的房类图表。这些图表包括：VC&VD房按房类列表、VC&VD房按楼层列表、客房列表、客房简报、实时房态表等。下面我们首先以客房简报为例（图3-2）

14、，来看一下在这些图表中，房间信息分别是用什么符号来表示的。在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列，系统中对于这些分类信息加以不同的标识。本系统图标中使用了三种不同的方式来表示，具体介绍如下：房间状态表示起止日期图3-2 房间简报1、对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。系统中，常用以下符号来表示不同的房间类型：VC 干净的空房（可卖房） OC 住房净房VD 脏的空房（走房） OD - 住客脏房 HU 自用房OO 维修房TP -临时态 EA -将到 ED-预离2、使用不同的图标显示房间类型，直观、形象，常用的有以下这些：干净的空房长包房自用房团队将走房团队预订房 维

15、修房散客在住房团队成员房脏的空房3、用以下符号显示特定的房间附加信息：预订房这一列中红色表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2002/09/25到2002/09/26，同时起止日期可以根据统计的需要加以修改；黑色表示将到达，表示在住房；维修房表示在该周期内要维修。在整个系统中，有很多显示房间信息的图表，都需要用到以上这些图标。熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息，提高工作效率。五、虚拟房类在实际应用中，不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况，实行不同门市价，但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。为了处理这种情况，系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念。

16、例如设置一虚拟房类标准房，包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。虚似房类主要应用于公关销售与预订接待系统，及相应的统计报表。第四节FOXHIS系统的常用辅助功能进入每一个Foxhis系统的功能模块之后，观察每个主菜单的最后一项，可以发现都是其它功能。图（4-1）显示的是前台收银系统的其它功能，可以看到在其它功能里有：运行状态、职员留言、口令修改、打印设置、工具条、关于更换操作员、退出，共八条命令。本节将着重介绍运行状态、职员留言、口令修改、更换操作员、退出这五个常用的辅助功能。其它功能的子菜单图4-1 前台收银系统菜单一、运行状态用于显示整个系统电脑运行的状况。执行此功能的操作方式如

17、下：1、 用鼠标左键单击主菜单上的其它功能；2、 移动鼠标箭头至运行状态（此时运行状态蓝色显示）；3、 用鼠标左键单击运行状态，屏幕上跳出运行查询状态的界面，如图（4-2）所示。图4-2 运行状态查询上图中：站 点： 指各工作站的IP号；电 话： 与工作站相对应的内部电话号码，它可用于内部联系工作；启动时间： 指启动计算机管理系统的日期和时间；状 态： 工作站当前的状态，可选择：“运行”表示系统正在操作过程中，“挂起”表示系统正处于最外层（操作员尚未登录），“停机”表示已经退出计算机管理系统；工号、姓名：即当前操作员的工号和姓名；登录时间：为登录具体功能的时间，也就是输入工号的时间；使用功能：

18、指当前工作站正在使用的模块功能。二、职员留言职员留言可用于操作员之间的通讯和交接班。如果是给自己留言，那么就相当于备忘录功能。执行此功能的操作方式如下：1、单击主菜单上的其它功能；2、移动鼠标箭头至职员留言（此时职员留言蓝色显示）；3、单击职员留言，屏幕上跳出Foxhis留言系统的界面，如图（4-3）所示。如何使用职员留言功能呢？第一种情况：给单个人留言。我们以给前台接待员徐静留言为例，说明具体的操作步骤。1、 在A区选择收言人，单击前台接待员前的+号，单击徐静前的，则显示。这表示，你已经选择了收言人徐静。2、 单击B区右边的选项卡发件箱。3、 在C区主题处，输入留言的主题；在主题下的空白处，

19、输入留言的具体内容。4、 单击C区发送。留言将被发送到王静的收件箱，只要王静登录到饭店管理系统，系统将自动提示王静有留言。同时屏幕变成如图（4-4）所示。注意：收言人和留言的主题是必须选择的，否则留言发送将会失败，如果这样系统将会有所提示。C区 输入留言的主题和内容B区 收件箱、发件箱、垃圾桶的切换A区 选择收言人例如，此图中收言人是前台接待员王静图4-3 职员留言图4-4 留言成功后的界面第二种情况：同时给几个人留言。操作步骤除第一步外，其余和给一个人留言的情况完全相同。第一步，在A区选择收言人时，在所有的收言人姓名前都打上勾，即可。第三种情况：整理收件箱或发件箱。以删除收件箱中的留言为例（

20、如图4-5所示），说明操作步骤，其它操作类同。1、 在B区把光标移到你要删除的那个留言条上，左键单击选中。2、 此时主题和留言内容会在C区显示，鼠标左键单击C区右端删除D键，则此留言被删除。3、 同时此留言被放进垃圾桶，界面转换成如图4-6所示：选中第二个留言图4-5 Foxhis留言系统发件箱图4-6 Foxhis留言系统垃圾桶三、口令修改功能是修改当前操作员的口令。操作员应该经常修改自己的口令以防止泄密（因为口令泄密可能造成一定的经济后果），该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。执行口令修改的命令方法同运行状态和职员留言。口令修改的界面如图（4-7）所示：图（4-

21、7）口令修改如果你是第一次修改口令，有可能最初没有设口令，你可以在原口令处直接按回车，光标定位在N.新口令处，输入你的口令。你的口令最多可以由八位数字和英文字母组成，要记住的是字母区分大小写，对于密码而言，A与a是二个不同的符号。按回车键后，系统将要求你再次输入刚才的密码，最后单击“确认.O”。如果二次输入的密码相同，则修改成功；如果二次输入的密码不同，系统将会提示输入的新口令不符，即口令修改不成功。四、更换工号主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议你选择主菜单中的其它功能 子菜单的 更换工号或直接按快捷键Ctrl+Z把模块退到如图（4-8）处。输入接班人员的班号、工号、口，更换工号成功。图4-8五、退 出一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。如确需退出模块(如宾馆要停电时，后台部门正常下班等)，则有以下2种常见的方法：1、 选择模块中的其它功能 退出功能（如图4-9所示）；图4-9 其它子菜单的退出功能2、 接按键盘上的快捷键Ctrl+X；不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（4-10）的提示框图4-10 FOXHIS信息提示框如果选择是（Y）即可以退出该模块。本文由酒店it论坛 发布，转载请保留此声明,否则追究责任-