2022年档案管理制度参考 .pdf
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1、1 司档案管理办法第一章总 则第一条为了规范和进一步加强对公司档案的管理和收集,整理工作 ,有效地保护和利用公司档案,更好地为公司发展服务 ,根据集团公司的有关规定,结合公司档案管理工作的实际情况,制定本办法 . 第二条本办法所称的公司档案,是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的,对公司有保存价值的包括但不限于(文件 ,资料 ,图纸 ,数据 ,电文 ,邮件 ,信函 )等不同形式的历史记录. 第三条公司及其职能部门,分支机构 ,关联公司中的一切工作人员都有保护公司档案的义务. 第四条公司股东会 ,董事会应当加强对档案工作的领导,把档案事业的发展建设列入公司年
2、度计划和远景规划. 第五条公司档案管理工作实行垂直领导,集中管理的原则,维护档案的完整与安全,满足公司及各方面的利用. 第二章档案管理部门及其职责第六条公司根据档案管理工作的实际需要,设立专门的职能部门(以下简称档案管理部门)负责收集 ,整理 ,保管和提供利用公司档案,并对分支机构 ,关联公司的日常档案工作进行监督和指导. 档案管理部门直接向公司(总)经理负责并汇报工作,其具体职责如下: (一)与公司法律事务部拟定档案管理的具体实施办法及公司档案事业的发展规划,报公司董事会研究决定后,组织实施 ; (二)对本办法的执行情况进行监督检查,查处档案违规行为,对违反本办法的相关工作人员提请公司董事会
3、追究其法律责任; (三)监督 ,指导公司及其分支机构,关联公司档案材料的形成,积累和归档工作; (四)做好档案存放地点的防盗,防水渍 ,防潮 ,防虫蛀 ,防尘 ,防鼠害 ,防高温 ,防强光等工作 ; (五)对归档的材料应当进行登记,整理 ,分类编目 ,划分密级 ,编制检索工具,销毁等工作 ; (六)公司董事会依据本办法确定的其他职责. 第七条档案管理部门应当配备必要的档案管理人员,并由公司 (总 )经理指定其主要负责人,负责档案管理部门的全面工作 . 档案管理人员应当忠于职守,遵守工作纪律及公司的各项规章制度,并具备一定的专业知识. 对在档案的收集,整理 ,保护和提供利用等方面成绩显著的个人,
4、由公司给予精神和物质上的奖励. 第三章档案的管理第八条下列文件资料,数据电文等属于公司档案的归档范围: (一)技术信息 ,是指与公司产品的研究开发,生产制造等有关的技术决窍,生产方案 ,工艺流程 ,设计图纸 ,化学配方,技术情报等方面的信息资料,包括但不限于 : 1,研究开发部门在产品的研制过程中形成的产品配方,菌种培养等 ; 2,生产部门在产品制作过程中形成的工艺流程,设备采购安装资料等; 3,在厂房 ,设备等建筑安装使用过程中产生的各种设计图纸,技术参数等 ; 4,其他具有保存和利用价值的技术信息. (二)经营信息 ,是指在公司的生产经营活动中产生的,除技术信息之外的其他反映和控制生产经营
5、管理活动的信息资料 ,包括但不限于: 1,公司申请设立,变更 ,终止 ,注销 ,解散 ,歇业 ,清算等过程中产生的; 2,公司股东会 ,董事会 ,监事会在公司存续期间形成的; 3,公司各职能部门,如财务 ,人事 ,法律 ,保卫等在经营管理中制作形成的; 4,公司的营销部门在产品销售过程中积累的客户资料,销售渠道等 ; 5,其他具有保存和利用价值的经营信息. (三)反映和记载公司技术信息和经营信息的其他信息资料,包括统计报表,摄影片 ,照片 ,录音带 ,录象带 ,缩微胶片,计算机软盘 ,光盘等 . 第九条公司应当对所保管的档案材料采取下列管理措施: (一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化
6、,标准化 ,便于对档案的利用; 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 3 页 - - - - - - - - - 2 (二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗 ,防火 ,防渍 ,防有害生物的必要设施,确保档案的安全; (三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理; (四)根据需要和可能,配备适应档案现代化管理需要的技术设备,实现档案管理的现代化. 第十条对公司规定的应当立卷归档的材料,各相关部门及其工作人员应当自档案形成之日起三十个工作日内将整理
7、好的档案材料,经该部门负责人审查确认后,向档案管理部门移交,由档案管理部门进行整理,立卷 ,归档,集中管理 . 任何个人都不得将应当立卷归档的材料据为己有或者拒绝归档. 经档案管理部门核实,专业性较强或者需要特别保密的档案,可以延长移交期限,但最长不得超过六十日;由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前移交 . 公司规定不得归档的材料,禁止擅自归档. 第十一条归档的材料 ,应当做到合乎标准,字迹工整 ,内容规范 ,图形清晰 ,数据准确 ,符合档案保护的要求. 档案管理部门在对归档的各种材料进行验收时,凡不符合要求的,有权要求有关部门及其工作人员限期更正,否则不予归档. 第十二
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