数字化在档案管理中的应用论文.docx

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1、数字化在档案管理中的应用论文数字化在档案管理中的应用论文数字化在档案管理中的应用论文摘要随着时代的发展，计算机行业也提升了其发展速度。当代的档案管理技术已无法知足人们的需求，因而数字化管理的产生特别必要。这种从传统的管理手段到当代化的数字管理的转变不仅能够提高档案管理的工作效率，还促进了其积极、良好的发展。 关键词档案管理技术；数字化管理；发展由于网络技术的不断普及和发展，档案管理的数字化发展速度也逐步加快。随着这种管理方式的不断普及，一些缺乏之处也随之显现出来。面对国家经济发展的步伐不断加快的现状，档案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越来越强。目前，国家的档案管理水平还不够平衡，还有很

2、多问题需要去解决。因而必须不断分析和改良档案的管理水平才能够推动其发展。1.数字化档案管理及其应用1.1数字化档案管理信息化建设的关键是信息资源的共建分享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐步遭到社会各界的重视。数字化档案即将档案的相关信息以虚拟的方式将其储存、管理、传送与共享。这种档案的储存方式不会遭到地理位置和信息载体的制约。所谓数字化管理，大体上讲，就是利用互联网的方式，实现将档案的储存由实体变为虚拟化储存。这些档案的信息载体也将由纸质转为虚拟化载体，档案资源由文字变为电子信息、所服务的对象由窄小变为广阔。档案的数字化管理在我国当代化发展中的应用特别

3、广泛，由于它能够解决很多传统的管理的手段的缺点，比方讲不容易保存，档案信息查找费时费力，信息传递与共享不方便，信息保密性不强等。档案数字化管理是根据以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成目录、统一数字化文件格式、不同种类的数字化文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与目录自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作能够批量高速进行，这样不但能够让数据以最佳新式进行存储，做到图文声相结合，档案信息更具体，进而提高工作效率。随着新时期的到来，数字化档案还增加了指纹录入DNA识别与采集的功能。找这种情形来看，档案的数字化管理手段将会不断普及全国。固然数字化管理的手段

4、有诸多优点且传统的管理手段又有很多缺点，但是也不能完全将传统的管理手段摒弃。由于传统管理手段还是有很多优点的。这样就得需要相关的技术人员仔细推敲，什么样的档案需要数字化。2.档案数字化管理的必要性2.1传统管理手段的缺点传统的档案管理方式使我国以前的普遍管理方式，现如今仍然有很多的事业单位或是教育单位等在应用这种管理手段。就利益这方面来讲，传统的管理手段不仅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相关档案信息或者为其他部门提供相关信息时往往需要消耗很多时间去寻找。这种传统方式的管理手段所需工作量太大，消耗时间也太长，使得管理的工作不能够正常的进行，效率也及其低。我国和其他国家相比，由于科学技术

5、手段相比照较低，档案管理水平也一直逊色于其他国家。2.2数字化管理的优点提高经济效益传统的管理手段由于采用的是纸质版的档案，再加上需要的工作人员数量诸多，使得管理起来又耗时又浪费很多劳动力。现如今的数字化档案管理不仅管理起来方便快速，减少了树木的消耗，保护了环境，还减少了劳动力的消耗。与此同时，数字化管理还能够帮助档案管理中心减少储备占地，增加了土地利用率。2.3数字化管理的优点加强了信息的严密性数字化管理利用互联网技术将档案信息转为电子版，能够使档案愈加安全，加强了其保密性。再加上电子化信息管理起来也比拟省时间省劳动力，这使得其优势愈加突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。也就是讲它

6、使得档案管理中心为利用者提供愈加及时、准确、系统且有较高权威性和参考价值的档案信息。2.4数字化管理的优点提高了办公效率由于企业部门的档案流动性较强，假如想很精准的将这些数据统计出来并随之了解它们的情况，就要应用数字化管理的手段。由于以前的传统手段必须将其“归档以后才能够进行查询。数字化管理手段能够使档案信息的查询变得简单方便，同时又能精准的将资料反映出来。这种管理手段能够使工作人员在足不出户的状况下就能够了解到所有资料。3.新时期数字化档案管理的发展趋势3.1促进制度标准化发展首先要成立专门的档案监督小组，并设定专门的选择和管理人员，将档案根据国家的标准来对档案进行分类和储存。比方讲针对不同

7、的部门、档案用处的不同和档案限制性等因从来制定合理的管理制度。与此同时还要根据档案信息的储存、搜索、传送和查询等方面建立统一的规范与制度并不断的完善它。3.2优化档案管理体系首先建立一个完好的档案管理体系，使其成为一个愈加完好的数字化档案馆。这需要国家不断提高科技水平，不断加强管理体系并将档案数据库不断的进行优化。其次是要逐步的去完善它，比方讲要备好多台服务器，对文件要进行集中性扫描并设定专一的保存格式，对数据要进行及时的备份等等。第三，要对人力资源、机器设备和网络环境加强管理，以提高资源分享的能力。最后还要设定其它能够与数字化管理相衔接的管理系统以备不时之需。3.3加强数字化管理的安全性在硬

8、件管理方面，首先要将档案数据的储存量提升，并将储存的时间延长。其次是要设定专门的管理人员负责信息的安全监督，保证重要的数据信息不会丢失。在软件管理方面，要对信息库设定一定的权限，还要设置安全的密码和多层的关卡与防火墙来保证数据的安全性。3.4加强管理人员的队伍建设首先要对档案管理中心的工作人员进行定期的培训和考核。培训的时候要对不同的岗位需求进行针对性培训。其次要对工作人员进行合理的安置，并激发他们的上进心，促使他们努力工作。最后，要使管理队伍职业化、专业化。3.5维护其知识产权要建立高效的防备技术。比方讲加强对盗版信息的惩治，建立完善的法律制度，提高管理人员的文化素质和管理水平。【数字化在档案管理中的应用论文】