工程档案信息化建设讨论.docx

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1、工程档案信息化建设讨论摘要：人类已经迈入信息时代，信息产生价值。工程档案作为施工企业的一种重要资源，是让它更好地发挥作用，为生产经营服务？还是沉睡在库房，隔离在企业信息化建设之外？毫无疑问应该选择后者。为此，本文就工程档案信息化建设方面，作一些粗浅的讨论。关键词：工程档案；信息化；管理工程档案资料是工程建设活动的真实记录，它贯穿于工程建设的全经过,反映了工程建设、发展的轨迹，在工程施工、完工、交工、使用、维修、改建、扩建中起着非常重要的作用。加强施工企业的工程档案管理的重要性不言而喻。随着重视程度的提高和实际操作经过的不断规范化、科学化，工程档案管理工作质量有了相应的提高，但仍存在不少问题。互

2、联网的普及，信息技术发展一日千里，并在各行各业中得到广泛且深化的应用。工程档案管理又面临着新的变革和要求工程档案信息化建设。施工企业的工程档案管理工作就在这种内问题不断、外挑战重重下，不轻松地迈着信息化建设的步伐。一、存在的问题一企业性质影响工作开展施工企业作为营利性的经济组织，其属性必然导致“重生产经营，轻档案管理的现象出现。正由于遭到的重视程度不高，很多施工企业在档案人员配备上严重缺乏，甚至有管理人员兼负责档案的现象。由于专业人员占的比重较小，施工企业档案工作就存在技术管理工作弱化，不能应对当代化管理的状况。二行业特点导致起点低在众多行业中，建筑施工企业信息化建设起步是相对较晚、较为滞后的

3、，这是建筑行业的特殊性和复杂性导致的。中国施工企业管理协会对全国施工企业信息化状况进行调查，调查显示，全国施工企业已经开展信息化建设工作的约为45.83%，成功施行企业信息化的企业约为4.62%，资质越低的企业，信息化建设工作越差。这就导致工程档案信息化建设同样步履维艰。三开展建设前提准备不充分要做好工程档案信息化建设，首先要做好档案收集的前期工作。档案收集本身就是一个专业性强且繁琐细碎的工作。项目复杂，往往多套装置或单元同时进行。工期紧，又以进度为大前提的情况下，经常有大量的设计变更，施工单位编制的完工图，并不一定能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；且工程项目是一个临时性的组织，人员

4、更换的频率较高，基层职务也不固定，为此，经常工程档案还未收缴齐全，人员就撤离项目，导致档案资料不齐全、不准确、质量不高。四缺乏信息化建设长远规划大数据时代的到来，对施工企业冲击较大，很多施工企业已经意识到进行信息化建设的必要性，积极地实现转型。但目前很多施工企业的信息化规划方案还停留在技术规划的层面，没有与企业核心竞争战略做到切实有效结合，这也使得工程档案信息化建设缺乏明确的目的和方向。二、对策分析一充分认识工程档案信息化建设的作用工程档案是施工企业的重要信息资源，它不只是工程产品质量评定的重要根据，也是处理和判决工程产品使用经过中出现质量问题的根据，更与施工企业的经济效益有着直接的关系。工程

5、档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。施工企业应采取有效措施，加大投入。要顺利实现信息化，必须依托大量的经济投入和技术支持。不少施工企业在建设经过中，都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化，即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。这就需要消耗大量的人力、物力和财力。同时，设备的购置、系统的研发以及网站的维护等等，均涉及资金的使用。为此，摒除传统观念，从思想上充分认识到工程档案信息化建设的重要性是尤为关键的。二做好档案收集保障信息化建设在项目建设初期(从工程立项开场)，施工单位就应根据国家档案管理的有关规定,结合工程实际情况，制定相应的档案管理

6、制度、措施。同时，要明确项目参建各方在工程档案构成经过中所应承当的职责，做好对接和互相间的配合，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开场与档案跟踪管理同步。在工程项目建设长期持续的经过中，控制好工程准备阶段、施工建设阶段、完工阶段这三个阶段的档案资料，基本上就能够保证整个建设项目的档案资料；同时要强化工程档案质量管理，制定管理标准，重视质量审核，加强监管，对上交的工程档案及时验收、审核，确保归档的工程档案质量达标，为信息化建设做好前期准备工作。三建立符合信息化要求的管理系统施工企业应将工程档案信息化管理纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。充分利用档案管理的硬件和

7、软件系统，以及微缩技术、光盘存储等，通过高科技手段，有效地节约人力和存储空间，确保工程档案资料的长期保存。同时运用当代网络、通讯和视听技术，通太多种渠道，使工程档案资源能够顺利，实现使用者不受地域限制的资源分享。四加强人才队伍建设重视培养一支高素质的档案管理专业队伍，加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高档案工作者的档案意识和法律意识。定期组织工程档案从业人员参加业务培训，拓展知识面，优化知识构造，为工程档案建设服务。及时做好各种文件和标准的讲解、培训工作，推进工程档案的标准化、规范化。此外，还要加强信息化管理的培训，严格档案管理系统的熟练使用。更要引进一些兼具档案和计算机专业知识的急

8、缺人才，既懂得当代档案管理知识，又能熟练地操作计算机，把握网络技术，灵敏使用管理软件，胜任档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化工作，确保工程档案信息化管理健康、平稳运行。五确保网络安全施工企业的工程档案资源在仅供内部人员使用的前提下，除了做好信息化建设，更要重视：1.工程档案的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；2.计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等；3.实现级别控制，根据级别不同，规范档案信息查阅的权限，以防止未受权者的违规违章操作和档案资料的外泄。三、结语总之，工程档案信息化建设是施工企业信息化建设的重要组成部分，施工企业应该清醒认识到这一点，同时适应时代的发展，以改革创新精神推动工程档案信息化建设，将档案工作做得愈加完善和详细，为施工企业的健康、高效发展提供更好的服务！