财务档案管理工作总结优质.docx

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1、财务档案管理工作总结财务档案管理工作总结1今年来，我在镇党委、政府领导和同事们的关切、支持和帮助下，本人不断加强政治理论和业务学问的学习，仔细履行岗位职责，较好地完成了本职工作和领导交办的各项任务，自身素养和工作实力都有了较大提高。一、加强政治学习，不断增加自身素养为了适应新形势的要求和工作的须要，我始终把学习作为提高政治素养的前提和基础，充分利用业余时间，主动学习。在年初递交了我的入党申请书，并且在x月份参与了xx区委党校举办入党主动分子培训班，使我较系统全面地学习了党的基本理论学问，在思想上不断地与党组织靠拢，在行动上以党员标准来严格要求自己。x月份以在镇领导的信任和支持下，我又参与了为期

2、x个星期的托付xx党校举办的xx镇青年后备干部培训。二、加强理论学习，不断提高业务素养和拓宽学问主动参与由区档案局组织的两次接着教化，进一步提高对档案工作的理论学问，加强了在档案工作解决实际问题的实力。同时注意充分利用业余时间搞好自我充电，参与了xx电大本科xx专业的学习，目前已通过了x门课程的考核。通过学习，拓宽了视野，丰富了学问。为了协作镇电子政务工程建设，我还注意学习计算机学问，驾驭基本操作方法和操作技能，为实现办公自动化奠定良好的基矗三、主动工作，圆满完成各项任务今年，我在收集、整理、立卷归档历史积累档案信息资料的基础上，仔细总结阅历，接着改进方式方法加大力度，并实行详细措施帮助教务处

3、、等部门，彻底完成往年档案信息资料归档工作。指导各部门、单位明确自己大事记记录范围，归档内容和时间以及工作程序。指导帮助他们建立二级档案立卷、归档项目、内容等。进一步规范大型设备仪器档案收集、归档程序。接受入档了全校教职工的工资调整档案资料和年度职称档案资料，整理了近年新进人员的人事档案，努力扩大利用服务范围，发挥档案信息资料的最大效能。为供应“评估”支撑材料和展览素材我们协作党委宣扬部到省档案局调查，深化学校各部门、单位收集所需的资料。档案室共供应借阅档案多卷件次，复印xxx多卷页，完成接收文书档案xx多卷、xxx件，财务档案xxx卷，完成归档检索xx卷件。我们进一步端正服务观念，树立服务意

4、识，仔细钻研档案业务学问，努力提高自身素养。1、本职工作：在20xx年，全面完成了20xx年度文件材料的归档工作。年初，依据我镇机关各部门的实际状况，制定了机关档案材料收集状况表，并在收集的过程中，严格按要求检查文件材料，对于材料所缺的部门进行再次催收，最终均经各部门领导签名确认。通过整理、归档，20xx年度共组文书卷xx卷，照片档案xx张，实物档案xx份，会计档案xx卷。同时，按区档案局的要求，对于20xx年永久、长期档案进行进馆工作，共进馆永久卷xx卷，长期卷xx卷。依据区撤村撤队建社区工作的要求，还在20xx年年底前，收集、整理了土地退包承诺书xx份，土地权证书xx本，圆满完成了档案局对

5、我镇20xx年度档案工作的要求。在全区年度档案考核中，以优异的成果，连续二年名列全区前茅。2、其他工作：20xx年底，被借调到镇保办公室，负责对全镇全部参保人员的个人信息的录入工作。在镇保办，严格遵守镇办各项工作制度，时时到处以工作为先，遇到紧急任务，加班加点，尤其是在为离土农夫的投保工作中，充分利用双休日为分们办理各项手续，切实解决好他们的后顾之忧。20xx年x月份，在镇领导的支配下和区信息委的指导下，我协作电脑公司，全程参与了我镇的电子政务工程建设，通过前期对各部门的需求调研、基础设施的建设，目前已完成了对内、外网的开发工作。正是我的努力工作，在20xx年被评为xx镇优秀共青团员、xx区档

6、案工作先进工作者。工作中，虽然取得了肯定成果，但仍旧存在着一些问题和不足，今后，我要一如既往的向领导、同事们学习，发扬优点、克服不足，力争使自己的政治素养和业务水平上一个新台阶，更好地完成领导支配的各项工作任务。局在市委、市政府领导下，在市档案局指导下，仔细贯彻市委办政府办目督办关于下达20xx年度档案工作专项目标任务的通知（都目督发20xxxx号）文件精神，依据国家档案法切实抓好详细的档案管理工作。在增加职工档案管理意识、完善相关机制、加强档案管理、扩大信息资源、广泛为社会供应服务等方面取得了明显成效。现特对我局20xx年度档案工作总结如下：一、领导重视，宣扬到位，建立建全档案管理机制年初，

7、我局向全体职工传达了市委办政府办目督办关于下达20xx年度档案工作专项目标任务的通知工作的总体部署，对抓好今年档案工作进行了专题探讨和支配。一是成立了以党组书记董红桥同志为组长、由各科室负责人、兼职档案管理员参与的档案管理工作领导小组，分派具备档案管理资格的人员上岗从事该工作，各科室专设信息员一名。二是进一步建立健全各类规章制度：制定了档案管理员的职责、保密工作制度、档案查阅利用制度、档案接收制度、档案保管制度、档案整理制度、档案登记制度、档案资料征集制度、档案鉴定工作制度、档案检查工作制度、档案管理工作程序、档案管理目标任务奖惩方法等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、

8、规范化方向推动。三是聘请档案工作的专家到我局作专题指导，讲授档案管理基本学问、重要意义和实施方法，介绍当今国内外档案管理的先进阅历，学习档案法等法律法规，从而，使我局全体职工增加了对历史、信息的敬重意识，提高了档案管理人员的工作实力。二、狠抓落实，责任到位，切实做好档案管理工作我局的工作性质和任务致使我局档案资料具有专业性、连续性、高技术性、保密性等特点，从而，确定了我局档案管理工作责任重大。为此，根据局档案管理工作的统一部署，一是在机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案信息化建设、档案信息开发利用六个方面确定目标任务，并向局领导、责任科室、个人层层分解，签定目标责任书，真正做到任务、时间、

9、人员三落实。二是严格根据档案接收、鉴定、整理、保管、利用程序实施管理：1、注意日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已工作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案一个月内进入局档案室，局按程序处理档案，并刚好向市档案馆报送档案；广泛收集当代新政策、法律法规、理论学说、高新科技等涉及规划建设方面的文献资料，扩大信息来源；2、档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动态管理，而后，对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增加了档案的保存价值和运用价值；3、档案入库时，按规定的分类库柜位置存放，确保档案书目、档案名称、档案存放位置、计算机管理

10、总书目协调一样，以便于清查、运用档案；4、档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持每月清洁库房一次、打虫一次，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作；坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，刚好检查信息保存状况，做到防磁化、防辐射、防碰撞；局每半年对全局档案工作实施全面检查，特殊是对档案管理的制度落实、平安防护、正规化建设等方面进行重点检查，发觉隐患和问题刚好整改；5、做好档案资料的利用工作，一方面对未利用档案进行妥当保管和防护，另一方面对可利用档案根据审批、登记、发出的程序向社会供应询问服务，产生较好的社会效应。20xx年度我局文书档案共xxx卷，其中保管期限为永久的xx卷、

11、xx年的xx卷、xx年的xx卷；财务档案xx册。三、加强档案硬件设施建设，确保档案管理工作上档升级今年我局把档案硬件设施建设作为重要工作之一抓紧抓好。一是在办公经费短缺的状况下，拨出专款设置档案xx余平方米，并实施改造、维护，增大了档案容量；二是购置了铁质文件柜xx个以及大批消防、防盗、防虫、刻录机等设施和物品，提高了平安防范实力；三是按行政、业务、科技三大类档案设置x台电脑作为总信息库，并与全局xx余台电脑联网，加强了内部信息联系和共享，提高了工作效率；四是各科室文献、资料的收发、登记、信息传递和电子文件的存放均实现了办公自动化，档案管理的科技含量倍增，确保我局档案管理工作上档升级。四、迎接

12、上级检查，争创档管先进我局结合本身工作须要组织对档案管理工作实施全面检查。1、重温学习了国家档案法有关条款、保密守则和奖惩措施，做到检查督促工作有法可依；2、检查档案管理目标责任落实状况，将目标任务与奖惩措施挂钩，任务完成者奖，未完成者罚；3、督促各科室整理资料，并刚好向局档案室移交，以防档案资料遗失或泄密；4、实施全面清库，根据进档、修复、续存、可用、销毁、上缴几个方面进行检查、分类、整理库存档案，重新编写书目，上机登记，做到对档案件件有登记、有呵护、有驾驭。通过全局职工的共同努力，我局被评为20xx年度全市档案管理先进单位。今年，我局档案管理工作取得了较大成果，但距上级要求还有差距，特殊是

13、在对档案资料精确分类、硬件设施等方面存在着不足，有必要在今后的工作中加强提高。财务档案管理工作总结2今年我局档案管理工作紧紧围绕落实“xxx”战略，加快推动文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将详细状况总结如下：一、高度重视，加强领导今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了相识到位，组织到位，措施到位。20xx年，新一届领导班子调整后，刚好调整了xx市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度安排及

14、有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素养工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室详细负责、各职能科室帮助抓的四级档案管理网络。为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房非常惊慌的状况下，特地挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜xx余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的须要。二、

15、加强制度建设，规范档案管理为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20xx年以来，先后制定了xx市文化局档案管理方法及有关规章制度。如：档案保管制度、档案利用制度、档案工作保密制度、档案材料归档制度等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了档案人员岗位责任制和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的主动性。为规范档案管理，提高档案管理质量，20xx年，我局根据市档案局要求，在全市领先安装了xx档案管理系统软件。对全部须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大

16、地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案全部文件归档书目、盒内文件书目、盒底备考表、文件资料汇编等全部运用计算机打印；文件、材料的归档全部运用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。四、实行有力措施，做好归档和利用工作20xx年以来，我局根据市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案xxx余卷、件，财务档案xx余卷。其中，20xx年，一次向市档案局移交各类档案xx余卷；20xx年，归档文书档案xx件，较好地完成了归档任务。并根据市档案局要求，制订工作安排，组织市戏曲探讨所特地人员，主动开展

17、全市艺术档案的收集、归档工作。帮助市档案局制作了xxx、xxx网页，在党政综合大楼举办了xxx；与市档案局联合出版了xxx，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了主动贡献。五、主动参与档案培训，完成上级交办的任务为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参与市档案局举办的档案培训班，购买了档案工作法规文件与业务学问汇编、归档文件整理规则汇编等重要工具书，对档案工作的开展，供应了科学依据。20xx年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，根据市档案局有关要求，必需在当年x月底前向档案局移交建国以来形成的全部文书档案。在时间紧、任务重的状况下，我局克服重重困难，从

18、基层抽调xx余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近xx年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基矗六、工作中的不足和今后准备1、加强宣扬工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣扬力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣扬，不断强化档案意识。2、加大资金投入，强化档案现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，为推动全市文化事业旺

19、盛发展做出主动的贡献。3、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素养。今年，要邀请档案局专业人员，适时举办全市文化系统档案管理人员培训班，加大培训工作力度，提高档案管理专业人员的素养，以带动全市文化系统档案管理水平的提高。财务档案管理工作总结3今年我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推动文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将详细状况总结如下：一、高度重视，加强领导今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正

20、做到了相识到位，组织到位，措施到位。20xx年，新一届领导班子调整后，刚好调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度安排及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素养工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室详细负责、各职能科室帮助抓的四级档案管理网络。为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房非常惊慌的状况下，特地挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室

21、；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的须要。二、加强制度建设，规范档案管理为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20xx年以来，先后制定了安阳市文化局档案管理方法及有关规章制度。如：档案保管制度、档案利用制度、档案工作保密制度、档案材料归档制度等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了档案人员岗位责任制和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的主动性。为规范

22、档案管理，提高档案管理质量，20xx年，我局根据市档案局要求，在全市领先安装了益友档案管理系统软件。对全部须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案全部文件归档书目、盒内文件书目、盒底备考表、文件资料汇编等全部运用计算机打印；文件、材料的归档全部运用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。三、实行有力措施，做好归档和利用工作20xx年以来，我局根据市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20xx年

23、，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20xx年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并根据市档案局要求，制订工作安排，组织市戏曲探讨所特地人员，主动开展全市艺术档案的收集、归档工作。帮助市档案局制作了崔兰田艺术生平展、张宝英舞台艺术展网页，在党政综合大楼举办了崔兰田艺术生平展；与市档案局联合出版了崔兰田艺术探讨，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了主动贡献。四、主动参与档案培训，完成上级交办的任务为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参与市档案局举办的档案培训班，购买了档案工作法规文件与业务学问汇编、归档文件整理规则汇编等重要工具书，对档案工

24、作的开展，供应了科学依据。20xx年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，根据市档案局有关要求，必需在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的全部文书档案。在时间紧、任务重的状况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基矗五、工作中的不足和今后准备1、加强宣扬工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣扬力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣扬，不断强化档案意识。2、加大资金投入，强化档案现代化管理。随着时代的发展，

25、社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，为推动全市文化事业旺盛发展做出主动的贡献。3、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素养。今年，要邀请档案局专业人员，适时举办全市文化系统档案管理人员培训班，加大培训工作力度，提高档案管理专业人员的素养，以带动全市文化系统档案管理水平的提高。财务档案管理工作总结4电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限，优化政府组织结构和工作流程，形成新的政府管理形态，实现政府、非政府组织、企业和公民之

26、间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延长，从内部办公延长到对外服务，它是面对社会的政府办公自动化。在电子政务系统中，公文的起草、审核、签署、发布以及收文办理等，都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必需根据档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的，它的特点确定了其归档和管理的方式并不能简洁套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并实行多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和平安性。传统的文件

27、与档案管理，它们各自具有一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而连接的。而文档一体化管理是根据文件生成与运行规律，实行统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区分是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消退组织机构因素造成的两者在连接上的真空地带和削减重复性作业。一、电子档案管理的原则1.1“前端限制”原则考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，假如还是象过去那样，根据文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等依次按部就班地管理

28、电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不行避开的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除;有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必需贯彻“前端限制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段须要限制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延长，从文件生命周期的“前端”就起先限制文件的归档活动。详细来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参加设计、进行指导;就应当考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的全部相关信息作为一个整

29、体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户刚好著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。1.2“全程管理”原则依据电子文件的特点，必需建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件全程管理原则详细应当体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应

30、用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的变更等都应当记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。二、电子公文的真实性保障推断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性;二是文件形式的原始性，其主要是指详细的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了改变，就可以对文件的真实性表示怀疑。但推断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载

31、体与其信息是可以分别的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念;二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐藏性。因而推断电子文件的真实性必需更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采纳法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的平安“通道”，以此来保证数字信息的真实牢靠性。在目前的技术条件下，一般可实行的措施是：2.1在计算机系统中设置平安防护技术措施一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限

32、的限制，防止非法侵入。二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。三是对电子印章、数字签署等实行防止非法运用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。2.2身份识别技术身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所运用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。假如验明他为合法用户，就可接受他对系统进

33、行访问;假如验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。2.3防写技术将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种状况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到爱护其真实性的目的。三、电子公文的完整性保障传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着运用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分别的，因而使得传统文件完整性的推断标准不再适用于电子文件。目前比较一样的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他

34、相关文件数量齐全;二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的电子档案管理的信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事务的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原

35、文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。四、电子文件的可读性保障电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必定导致在利用过程输出时所运用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依靠的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议实行以下几种措施：4.1采纳通用技术目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来很多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特别格式的电子文件转换成通用的文件格式;或将电子文件建立

36、在通用的数据平台上，以消退由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以ml文档和rtf、tt为通用文件格式;图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式;影像数据以mpeg、avi为通用文件格式;音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式;多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式。4.2打包保存法打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在运用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应留意收集

37、其非通用格式的压缩算法和相关软件。4.3拷贝法拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能改变而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。4.4再生性保存法再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案管理，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再运用计算机软硬件技术读取，从而避开了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件许久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索便利、运用敏捷等特点。

38、而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。4.5迁移法迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件改变适时变更数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采纳迁移法，通常是将对软件依靠性强的格式迁移到对软件依靠性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是爱护数字信息长期存取的必需和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术

39、的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。以上介绍的几种方法，一般地说，对于运用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生改变的，可采纳拷贝法;对于运用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采纳迁移法;对于运用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。五、电子文件的平安性保障建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实牢靠的重要措施。5.1建立平安管理制度电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参与电子文件制作和参加管理的人员必需加强管理，以防不测。必需

40、制定一套人人都应遵守的平安管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的平安规范是保证数字信息平安的一项极为重要的措施。5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教化在电子文件的平安管理过程中，仅靠制度是不够的，还必需加强对涉及电子文件人员的管理和教化。通过宣扬教化或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、牢靠重要性的相识，提高他们科学管理电子档案的素养，增加他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。5.3建立全过程的管理制度要实现电子政务环境下电子文件的科学管理，就必需贯彻“前端限制”和“全程管理”的原则;为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与平安性，就必需实行一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。电子文件从形成到电子档案管理的开发利用，中间要经过许多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实牢靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得特别重要。如电子文件形成之后，要刚好收集积累，以防分散状态下发生信息丢失;电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦;迁移时，要仔细检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与牢靠性造成危害。