公司财务档案管理制度范例.docx

《公司财务档案管理制度范例.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公司财务档案管理制度范例.docx（13页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、公司财务档案管理制度公司财务档案管理制度11. 目的为加强财务管理水平，规范财务档案管理工作，提高财务部工作效率，协作公司整体经营运作，特制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司总部。3. 术语和定义3.1财务档案：财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析探讨的重要依据和参考资料。3.2原始凭证：原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员干脆取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成状况并明确有关经济责任的一种凭证。3.3记账凭证;记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。3.4会计账簿：

2、是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。3.5财务报告：指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件。4. 职责 无5. 工作要求5.1财务档案的分类。分为会计核算档案、财务管理档案及其他档案资料。5.1.1会计核算档案5.1.1.1会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。5.1.1.2会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种协助帐。5.1.1.3财务报告：包括会计报表、附表以及财务状况说明书等，会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。5.1.1.4会计电算化资料：包括历年财务帐簿的刻录光盘和

3、磁带等。5.1.2财务管理档案5.1.2.1预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度预算及预算执行状况表以及公司各职能部门年度费用预算表。5.1.2.2财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半年度、年度财务分析报告。5.1.2.3投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。5.1.2.4财务制度文本：包括由公司财务部制订并经由公司董事会或行政办公会议通过的各类财务制度文本以及由下属公司依据公司财务部指导要求制订并经由下属公司董事会通过的各类财务制度文本。5.1.2.5会议纪要：包括经由相关领导批阅并签字认定的财务例会会议纪要

4、、税收筹划小组会议纪要以及其他各类专题会议纪要。5.1.3其他档案资料5.1.3.1合同文件：包括银行贷款合同及相关董事会决议、财产保险合同及其他与财务相关的各类经济合同。5.1.3.2下属公司上报的报告：包括资金申请报告、调整预算报告等各类相关报告。5.1.3.3其他： 包括查帐报告、验资报告、利润安排方案、董事会决议、章程、公司基础资料、财务部发文等与公司财务活动有关的各类档案资料。5.2档案管理工作5.2.1档案的收集、归档5.2.1.1财务档案要分类进行收集、归档，并对归档档案进行编号，填制“财务档案保管清册”，由财务档案经管人负责登记。5.2.1.2会计核算档案严格根据会计档案管理方

5、法所规定的定期收集、整理归档，做到资料完整、平安保密、入档刚好、存入有序。5.2.1.3部门及各下属公司编制和上报的预算资料、财务分析报告以及各下属公司提交财务部的各类请示报告应在确认加盖相关公司公章及相关领导签字后进行归档。5.2.1.4投资分析报告、会议纪要等由财务人员编制的文件须在相关领导批阅并签字后进行归档。5.2.1.5银行借款合同、财产保险合同等与财务活动相关的经济合同须确认合同双方法人代表在合同上签字并加盖公章，并贴加足额印花税后进行归档，须董事会通过的重大合同还需附加相关董事会决议。5.2.1.6财务制度文本、公司章程文本以及财务部下发各类文件应当在加盖公司公章或财务部门印章后

6、归档，并附加相关文件流转单及领导审批看法和相关董事会决议。5.2.1.7其他档案的归档参照档案管理方法，达到归档条件后归档。5.2.1.8应移交档案室归档的档案文件在留存副本或复印件归档后移交档案室。5.2.2财务档案的保管5.2.2.1加强对财务档案的保管，建立财务(会计)档案柜，档案柜必需经久耐用，坚固平安。5.2.2.2财务档案应设立特地地点保管，并按其种类、归档时间、编号等要素分柜存放。5.2.2.3对财务档案的保管实施统一管理，财务部设置兼职档案管理员岗位，负责已立卷登记的财务档案的保管工作。5.2.2.4档案存放地点应留意防火、防潮、防污、防窃、防蛀。5.2.2.5会计核算档案严格

7、根据会计档案管理方法所规定的期限保存，其他财务档案都为永久性保存档案。5.2.2.6会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅状况及支配状况，以及保管期满应处理的档案，发觉问题应刚好实行措施进行处理。5.2.3财务档案的调阅5.2.3.1财务人员因工作须要调阅财务档案时，必需按依次刚好归还原处。5.2.3.2本公司其他人员调阅财务档案，要经财务部总经理同意;外单位人员调阅财务档案要有加盖单位公章的申请书，经财务部总经理审核后报公司总裁批准。5.2.3.3会计档案原件原则上不得外借，若有特别状况须要外借，则外借最长期限不得超过三天。5.2.3.4调阅财务档案须填写“财务档案调阅登记簿

8、”，须要复印的要经财务部总经理同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。5.2.3.5调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。5.2.4财务档案的销毁5.2.4.1对保管期满的财务档案，应由财务部门提出销毁看法会同档案管理部门共同鉴定，严格审查，对按规定可以销毁的档案，应编造“会计档案销毁清册”，经领导审查批准后销毁，档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销，监销人员在销毁档案之前应仔细进行清点核对，并在销毁清册上签名盖章，销毁清册一式二份，分别由档案、财会部门保留。5.3附则5.3.1下属公司可依据本制度和其他有关规定，结合各自详细状况，制定相应财务档案管

9、理制度;5.3.2本制度由财务部制定并负责说明;5.3.3本制度经行政办公会审议通过后实施。6.支持性文件6.1会计档案管理方法7.相关记录及表格 无公司财务档案管理制度2一、目的依据财政部、国家档案局关于印发会计档案管理方法的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥当有序存放、便利查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。二、适用范围：本制度用于财务部档案的管理。预算、安排、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。三、管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的平安、完整、保密负

10、责，对于应当入库保管的资料应刚好入库纳入管理。四、会计档案范围包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证;2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，协助帐簿，其他会计帐簿;3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;4、其他类：银行存款余额调整表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。五、会计档案的管理1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。

11、会计档案的整理一般采纳“三统一”的方法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷依次编号。1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他;2)、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一; 3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案书目;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。2、会计凭证的装订会计凭证每月装订一次，按年分月妥当保管归档。会计凭证装订前应打算的工作：1)、分类整理，按依次排列，检查日数、编号是否齐全;2)、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;3)、

12、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整;4)、整理检查凭证依次号，如有颠倒要重新排列，发觉缺号要查明缘由。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全;5)、记账凭证上有关人员的印章是否齐全;6)、会计凭证装订时的要求：a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订坚固，美观大方。7)、会计凭证装订后的留意事项:a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章

13、;b、在封面上编好卷号，按编号依次入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。3、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年运用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：1)、首先按账簿启用表的.运用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户书目、该账簿按页数依次排列的账页、会计账簿装订封底的依次装订，活页账簿装订要求：a、保留已运用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册;b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。3)、在账本的封面上填

14、写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章;4)、账簿装订后的其他要求:a、会计账簿应坚固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象;b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号依次为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账;c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、协助账全年按依次编制卷号。4、会计档案的移交归档1)、每年形成的会计档案，由财务部根据归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管;2)、移交档案部门

15、保管的会计档案原则上应当保持原卷册的封装。个别须要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。5、会计档案的保管1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起;2)、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，四周应备有防火器材;室内应常常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬;保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿;3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按依次码放整齐，以便查找;4)、设置归档登记簿、档案书目登记簿、档案借阅记簿

16、，严防毁坏损失、散失和泄密;5)、运用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，运用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要留意防盗、防磁等平安措施。6、会计档案的借阅1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员须要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪伴翻阅或者复印;2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续;由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度;3)、借阅手续：借阅人应仔细填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等状况登记清晰;4)、借阅会计档案人员不得在

17、案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特别状况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。7、会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以根据以下程序进行销毁：1)、会计档案保管期满，须要销毁时由档案部门提出销毁看法，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署看法，报请上级主管单位批准后方可予以销毁;2)、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案;销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章;注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销状况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查;3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明;4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。六、本制度说明权归本公司财务部。附表一:会计档案保管期限表编制/日期： 审核/日期： 批准/日期：