住宅手册制度汇编.docx

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1、目 录第一章 综合办公室7第一节 治理处组织架构图(略)7第二节 综合办公室岗亭职责7一、治理处职责7二、治理处经理职责8三、办公室行政职责9四、出纳职责10五、炊事员职责10第三节 治理处制度11一、治理处治理处作业指导书11二、办公区治理14三、办事标识治理20四、财政各项操纵流程22五、与业主委员会相同协调制度23六、考勤治理划定25七、文件传阅制度25八、治理处集会治理制度26九、部分例会制度28十、信息宣布治理制度28十一、物业办事费收取步伐30十二、用度催缴步伐32十三、仓管员岗亭责任制度34十四、控制噪音污染治理步伐34十五、员工食堂治理制度35十六、治理处食堂就餐治理制度37十

2、七、治理处库房物资治理制度38十八、员工绩效考核制度39十九、员工宿舍治理44第四节 治理处作业指导书48一、业户入伙治理步伐48二、治理处内部查抄规程50三、办公室事情操纵规程51第二章 客服部55第一节 组织架构图（略）55第二节 部分与岗亭职责55一、客服部部分职责55二、客服部经理（主管）职责56三、客服人员（助理）职责57第三节 治理制度58一、事情根本制度58二、电话接听治理制度62三、来访业主/客户欢迎制度63四、投诉处理惩罚制度64五、回访治理制度67六、与业主/客户相同制度69七、钥匙委托治理制度69八、值班与交代班制度71九、档案治理制度73十、违章处理惩罚制度74十一、邮

3、件收发制度78十二、空置房治理制度79十三、楼宇巡查治理制度80十四、搬出物品放行治理制度83十五、车位租赁治理制度84十六、社区文化事情制度84十七、有偿便民办事制度85第四节 作业指导书89一、入住治理事情流程89二、二次装修治理治理流程92三、受理预约办事流程95四、受理预约办事流程图96五、社区文化运动组织步伐96第三章 工程部98第一节 组织架构图（略）98第二节 部分与岗亭职责98一、部分职责98二、工程部经理（主管）岗亭职责99三、工程部领班岗亭职责99四、空调运行工岗亭职责100五、维修工岗亭职责100第三节 治理制度101一、工程部陈诉制度101二、设备机房门禁制度101三、

4、供水治理制度102四、供电治理制度103五、电梯治理制度103六、巡回查抄制度104七、东西治理制度105八、工程设备治理划定106九、配电室治理划定108十、水泵房治理划定108十一、衡宇宁静查抄治理划定109十二、电梯维保羁系要求110十三、值班治理制度111第四节 作业指导书112一、装修治理作业指导书112二、宁静防盗对讲系统作业指导书117三、电视监控系统维护调养作业指导书118四、弱电系统维修作业指导书118五、消防系统操纵作业指导书121六、消防系统运行治理作业指导书125七、室内污水坑及排水泵治理作业指导书127八、冷却塔操纵指导书128九、风机盘管作业指导书129十、接报修电

5、话事情流程129十一、交代班事情流程130十二、巡视查抄事情流程131十三、入室维修作业指导书132十四、电工低压维修事情流程141十五、综合维修事情流程142十六、给排水设备设施维修调养治理145十七、给排水设备设施运行治理149十八、室外管网巡视查验流程151十九、低压电气设备维护调养事情流程153第四章 大众秩序维护部155第一节 组织架构图155第二节 部分与岗亭职责155一、部分职责155二、经理岗亭职责155三、主管岗亭职责156四、队长岗亭职责156五、班长职责157六、维护员职责157七、门岗岗亭职责158八、巡逻岗岗亭职责158九、车辆园地巡逻岗岗亭职责159十、车库入（出）

6、岗岗亭职责159十一、消防责任人职责160十二、消防控制中心值班员岗亭职责160十三、监控中心岗亭职责161十四、义务消防队员职责161第三节 治理制度163一、维护员规律163二、维护员衣饰及着装治理划定163三、维护员仪容仪表划定164四、维护员办事文明礼貌用语165五、维护员请销假制度166六、维护员交代班制度166七、维护员培训制度167八、大众秩序维护事情重大事项陈诉制度168九、对讲机使用治理划定169十、物品收支治理划定169十一、维护员宿舍内务治理划定170十二、维护员赏罚制度170十三、重点要害部位治理划定172十四、停车场治理划定172十五、消防控制中心治理制度173十六、

7、防火治理划定173十七、消防宁静“三级”查抄制度174第四节 作业指导书177一、突发事件应急事情规程177二、紧急聚集事情规程179三、门岗（人员治理）事情规程179四、门岗车辆治理事情规程182五、巡逻岗事情规程183六、车库入（出）岗事情规程185七、车辆巡逻岗事情规程186八、监控岗事情规程187九、消防演习规程189十三、灭火组的分工与职责191十四、治理处火警处理惩罚流程图192十五、大众秩序维护员50个怎么办194十六、大众秩序维护部办事历程中的查抄198十七、维护员处理惩罚问题的原则和要领202第五章 情况部202第一节 组织架构图（略）202第二节 部分岗亭职责202一、部分

8、职责202二、经理职责203三、绿化主管职责203四、绿化班长职责204五、绿化工的职责204第三节 治理制度205一、员工规律划定205二、绿化工仪容仪表划定205三、行为范例：205第四节 作业指导书206一、园林绿化验收事情规程206二、绿化监督考查规程206三、绿化养护治理规程207四、草坪的施工与养护事情规程210五、乔、灌木等植物养护操纵规程211六、花木移植操纵规程213七、园林植物造型操纵规程213八花木的修剪操纵规程214九、花草植物繁殖操纵规程215十、绿地花木浇水事情规程216十一、植物虫害识别与防治事情规程216十二、植物病害防治事情规程217十三、农药的使用操纵规程2

9、18十四、除草操纵规程219十五、植物保洁操纵规程220十六、施肥的操纵规程220十七、园林机器的使用规程221十八、绿化治理事情质量尺度224十九、情况破坏防护步伐225二十、园林绿化事情中的查抄225二十一、绿化事情质量尺度和查抄要领226二十二、绿化事情的查抄尺度227第六章 保洁部229第一节 组织机构图（略）229第二节 部分与岗亭职责229一、部分职责229二、主管职责230三、 保洁员职责230第三节 治理制度230一、员工规律划定230二、保洁员仪容仪表划定231三、行为范例：231第四节 作业指导书232一、尺度层保洁操纵规程232二、地下室保洁操纵规程233三、清洁通道地面

10、砖操纵规程233四、清洁通道墙面砖操纵规程233五、尺度层楼道修建隶属物的保洁调养规程234六、电梯轿门地坎滑槽的保洁规程234七、不锈钢外貌的调养步伐234八、地面的保洁调养步伐235九、垃圾箱的保洁调养规程235十、地面喷水池的保洁规程236十一、地面警示牌保洁调养规程236十二、化粪池清理规程236十三、地下室管线的保洁步伐及尺度237十四、地下水沟的清理规程237十五、地下室污水井的清理步伐237十六、地下室其它修建隶属物的保洁规程238十七、玻璃幕墙保洁调养规程238十八、器械使用操纵规程239十九、物品使用操纵规程239二十、玻璃东西使用241二十一、墩布使用242二十二、铲及刀片

11、使用243二十三、簸箕使用244二十四、百洁布使用244二十五、伸缩杆使用244二十六、板刷使用245二十七、喷壶使用245二十八、塑料桶使用245二十九、梯子使用245三十、插头使用246第五节 药剂使用要领246一、洗涤灵使用246二、洁厕使用247三、玻璃清洁剂使用247四、不锈钢光明剂使用248五、家具蜡使用248六、消毒液使用249七、强力除垢剂使用250八、空气清洗剂使用250九、稀料使用250十、吸尘器使用251十一、消杀、垃圾清运治理252第六节、有偿保洁办事254一、有偿办事规律254二、上门办事的行为举止254三、上门办事的语言255四、上门办事中应注意的事项256五、开荒

12、保洁治理256第七节 质量尺度和查抄要领257一、查抄方法257二、查抄尺度258第一节 住宅物业办事尺度264一、普通住宅小区物业治理办事品级尺度（一级）264第二节 治理处员工根本办事尺度270一、仪表：270第三节 有偿办事维修办事治理处表 （治理处统一制定尺度）273 第一章 综合办公室第一节 治理处组织架构图(略)第二节 综合办公室岗亭职责一、治理处职责（一）卖力组织本治理处全体员工认真学习和贯彻落实物业治理行业及 治理处的各项规章制度事情目标决策筹划和各项指令精神。 （二）积极探索和存眷物业治理行业的生长态势，掌握有代价的业务信息，借鉴先进的治理要领，适时引进招投标治理机制，不停向

13、外拓展市场，为治理处物业治理事情的生长出谋划策。 （三）卖力拟订物业治理区域内的物业治理制度物业治理办事范例，搞好小区的文化建立，积极搞好小区业主委员会的筹建事情。 （四）卖力本物业区域治理费的收取事情，创建和完善本物业区域治理费等收入台帐，并认真做好各小区年度物管本钱核算；以及凭据各小区年度物管本钱核算，做好各区域内用度的控制事情。 （五）卖力范例物业治理承接办事事情流程，制定切实可行的治理方案，统筹摆设好新楼盘的担当验收业主装修及后期治理事情。 （六）积极配合客服处做好小区物业办事品牌宣传及对外形象筹谋事情。 （七）卖力富厚和完善所辖物业的物业治理办事内容，积极探索小区以外大型互助的协议条

14、约，洽谈签定事情。摆设作好本区域物业治理条约（协议）业主入住规约等的签订事情。 （八）积极做好治理区域大众秩序维护，情况卫生绿化保洁进行监督和指导，努力营造企业良好的对外办事形象。 （九）实时了解和掌握所辖物业区域的办事动态，担当小区物业治理办事质量监督，并积极配合各项事情落实和处理惩罚。 （十）卖力做好小区物业小区的日常物业治理方面信息的转达落实事情。同时，有义务配合治理处的小区业主报修投诉等种种事宜在处理惩罚和落实全历程进行协调指导和监督。 （十一）卖力治理处物业治理方面的对外联络事宜，同时做好 与治理处内部各部分之间的协调配合事情。（十二）卖力协助治理处和治理处搞好员工思想道德职业道德办

15、事技能方面日常培训考核和教诲事情。 （十三）卖力所辖物业区域业主档案资料的创建健全事情。 （十四）实时了解和掌握业主的办事需求动态，搞好小区物业治理办事事情的问卷视察或抽样回访运动，积极地了解情况，听取意见，与业主保持良好的相同协作干系，不停提高小区物业办事水平。 （十五）卖力实时提供物业治理行业新楼盘担当验收尺度保修期物管办事内容（有偿无偿）治理本钱测算及控制等相关信息和资料，以作为治理处相关事情的决策提供依据。 （十六）在治理处经营战略指导下，制定本部分年度月度经营思路事情筹划，协助治理处经理制定治理处年度月度物业治理办事方案事情总结等，并卖力组织实施。二、治理处经理职责（一）对上级治理处

16、的事情目标决策筹划和各项指令的贯彻执行不力或出现偏差卖力；（二）对因决策不妥领导不力造成治理费不能实时足额收缴卖力；对治理处其它经营治理处经营不善导致治理处经济效益的下降卖力。对不能按划定上缴上级治理报答指标卖力；（三）对因决策不妥，领导不力导致办事质量低落，造成业主投诉，严重损害治理处声誉的情况卖力；（四）对所治理的物业由于治理不善造成物业严重损害及设备设施功效丧失或严重削弱卖力；（五）对治理地方统领的物业产生重大火警和刑事案件卖力；（六）对因事情不认真，事前调研不敷，决策有误而导致治理费使用不妥或造成资产严重浪费卖力；（七）对分管事情出现的重大事故如秩序维护员财政办公室等方面的问题和损失负

17、直接领导责任；（八）对治理处治理层内部不团结，作风不正派，事情不深入造成治理处内部治理杂乱，规律松弛，办事质量下降卖力。 三、办公室行政职责（一）文秘事情1. 协助治理处组织召开周例会，卖力治理处种种集会会前准备，会中纪录及会后编写纪要及转发事情；2. 对各部分的事情筹划的完成情况进行跟踪并实时反馈治理处经理；3. 协助治理处经理完成月度年度事情筹划及总结；下传治理处及治理处经理的指示和事情指令，包管转达渠道流通；协调各部分事情， 催办查究治理处/治理处经理下达的各项指令；4. 每月卖力收集治理处各部分采购筹划（二）人事治理事情1. 熟悉治理处内各部分的人员情况，做好人员的招聘入职离职转正提升

18、考核各项保险员工档案调转事情；2. 月度员工考勤的汇总上报事情；3. 卖力摆设治理处员工工服的制作发放和换洗；（三）品质治理事情1. 卖力治理处物业办事质量查抄事情；2. 协助治理处经理查抄治理处各项规章制度的执行情况3. 监督查抄各部分培训事情完成情况；4. 组织落实治理处的培训事情；（四）档案资料统一羁系事情1. 卖力创建治理处文件资料档案库及治理，并对各部分文件和资料的保管情况实施监督职能；（五）社区文化运动统一治理事情（六）领导摆设的其他事情四、出纳职责（一）在主管管帐的指导下卖力治理处现金日记帐，银行存款日记帐的登记事情。（二）卖力保管现金空白支票有价证券和收据。（三）实时治理银行结

19、算业务，治理银行帐户，月终应实时将银行日记与银行对帐单进行核算，并体例银行存款调治表。（四）凭据划定，具体治理报销及经营收入手续收支现金或转帐款项。（五）定时计发种种人员的人为补贴奖金，并体例报表。（六）卖力小区各项用度的收缴统计，核算事情，做到月清日结帐据相符，钱据相符。如遇拖欠应实时催交。（七）完成领导交办的其它任务。五、炊事员职责（一）包管食堂定时供餐，并调度好主付食品的种类。（二）包管小我私家卫生，注意容貌整洁，身体康健，指甲禁绝凌驾一毫米。（三）衣帽应洁净整齐，挂功德情牌，戴功德情帽；衣服纽扣要扣好，不得敞开外衣，卷起裤脚。事情帽不得顶在头顶或捏出奇形怪状。（四）凭据治理处制定的炊事

20、尺度，精心调度饭菜质量，防备出现食物中毒事件，食堂情况应到达卫生防疫部分划定的卫生尺度。并担当员工监督。（五）操纵间及餐厅地面应洁净，无油污水渍。灶台案板刀具水池炊具使用前后应清洗消毒，不许有污迹。每周对操纵间餐厅进行一次全面清洗。防备漏斗及下水道堵塞。（六）米面油应定点存放，保持干燥，无异味。并在使用后封好，小心虫鼠危害。（七）生熟制品分别存放。冰箱消毒柜等用品，保持其外观清洁。里面物品存放整齐，无杂味，异味。（八）每次就餐完毕后，实时清理餐厅和操纵间，保持用具物品整洁卫生，存放有序。第三节 治理处制度一、治理处治理处作业指导书（一）前期治理事情1. 早期介入时，卖力每周与开发治理处销售部等

21、的相关单位进行相同，收取前期用度，听取接纳公道化发起，并向治理处进行报告。2. 卖力治理处治理处内的担当验收事情，在治理处担当前50天向治理处提交担当验收筹划和治理处治理方案。3. 在交房前30天，向治理处提交交房事情筹划业主手册。业主手册的范本由治理处提供。4. 在交房前20天，将客户客服部摆设方案提交到治理处，其内容如下：客户客服部的尺寸；5. 需上墙公示内容的电子版文档：6. 领班级以上人员照片及对应的姓名联系电话相应岗亭证书编号；7. 办事治理答应临时治理规约；8. 收费治理处及收费尺度；9. 便民办事电话;10. 客户客服部平面摆设图.11. 在交房前7天，完成治理处治理数据图表的制

22、作和安装，其内容如下：（1）治安/消防/交通示意漫衍图；（2）情况事务示意漫衍及量化数据图；（3）设施设备动态治理列表；（二）后期治理事情1. 年度事情（1）每年12月28日前向治理处递交本年度的事情总结。（2）当年1月5日前向治理处提交年度的经营预算事情筹划培训筹划社区文化/企业文化开展方案。（3）客户满意度视察事情每年511月上旬完成该年度半年客户满意度实施方案，并上报治理处审核后实施；治理处审核后，在511月中旬实施宣传发放视察表；视察表接纳截止时间为：612月份的20日；汇总统计阐发的截止时间为612月份的30日；按阐发筹划有针对性的造访客户。2. 季度事情（1) 评选治理处治理处的优

23、秀员工，报治理处。（2) 按年度的事情筹划培训筹划社区文化/企业文化开展方案在筹划时间前30天制定出相应的实施方案,并报治理处审核后实施。（3) 每季度首月上旬对治理处预算执行情况和多种经营开展情况进行阐发，并将阐发情况上报治理处和财政治理部。（4) 季度宁静事情查抄由治理处经理组织治理处治理处治理人员(各工种领班以上人员)实施，并对查抄出存在的问题和隐患，在查抄的越日内制定出相应的整改步伐，并在治理处治理处内召开专题集会。（5) 每季度末月或遇重大节沐日对项目进行安防事情中的人防物防技防的隐患查找；（6) 凭据天气季候的变革，提前做好自然灾害防备查抄事情：. 对项目室外雨污管网进行查抄疏通；

24、. 对地下室积水坑及抽水泵进行查抄和运行；. 排洪抢险应急物资的查抄落实；. 对业主自有部位附着物和室外告白店招等悬挂物的查抄和见告；. 遇有雷雨天气应提前封闭小区弱电设备；. 查抄重点防火部位防火步伐的落实清理易燃易爆物品的堆放保持消防/疏散通道的流通；3. 月度事情（1) 每月定期召开治理处员工月度考评评分会既员工相同会，实时了解员工动态和需求，对提出的问题在48小时内给员事情出书面复兴；并于每月定期将员工月度事情绩效考评结果和外包治理处的事情评估结果上报至治理部。（2) 每月1日将本治理处治理处上月度各客户客服部的事情指标完成报表上交到治理处（3) 每月25日对库房进行盘点，凭据库房盘点

25、情况和预算筹划申购下月物品,并于每月25日提交的月度物资申购筹划报治理处审批 （4) 每月两次查抄收费治理处的执行情况, 并将查抄情况在所查岗亭登记本上签署意见,对查抄出存在的问题和隐患,在查抄的越日内制定出相应的整改步伐,并在治理处治理处内召开专题集会（5) 每月5日前督导各治理处上月度的治理资料（如：客户档案治理类表格对内外公牍条约等）其它信息（如：衡宇租售信息特约办事信息非/机动车停放信息等）的实时存档更新（6) 每月一次对治理处夜间事情运行情况进行督察, 并将查抄情况在所查岗亭登记本上签署意见，对查抄出存在的问题和隐患，在查抄的越日内制定出相应的整改步伐，并在治理处治理处内召开专题集会

26、。（7) 每月25日审核客户客服部各岗亭的下月度值班表/节沐日值班表，并上报治理处。4. 每周事情（1) 每周二前卖力治理处治理处日常治理经费报销的审批事情。（2) 每周五主持治理处治理处事情例会，听取事情报告，摆设事情任务，解决实际问题，革新治理要领，促进事情进展,并于周一将上周事情例会集会记要报治理处。（3) 每周不少于两天在安防队的食堂用餐，掌握食堂的饭菜质量和队员意见。（4) 每周找一名一线事情人员进行谈心,掌握员工的思想动态等情况，并作好纪录。5. 每日事情（1) 上班提前15分到岗亭，监督员工考勤情况。（2) 9：05组织各工种领班级以上人员召开晨会（集会形式可以在巡视项目中一并实

27、施），原则上时间不凌驾15分钟，并作好集会记要。其主要内容：. 已摆设或前期未完成事情的跟进处理惩罚；. 对上个事情日的客户需求投诉等信息的汇总和处理惩罚摆设；. 回访事情的落实情况；. 能耗异常情况的发明和处理惩罚； . 各工种上个事情日的事情扼要报告；. 当天事情的要求配合及摆设其它事情。（3) 晨会完毕后,组织参会人员巡视项目一次，原则上时间不凌驾45分钟，且巡视线路由治理处经理凭据当日晨会内容而定。其巡视的内容：情况安防工程客户各项事情执行情况；项目现场治理情况；业主动态等。并将巡视情况做好纪录，对存在的问题立即制定出整改措 施并实施。（4) 认真查阅治理处当天的大众事务登记情况，作好

28、相应事情摆设和督促事情。（5) 治理处经理凭据治理处岗亭人员变革气候变革及其它突发性事件等因素，第一时间做好相应的应对步伐。（6) 处理惩罚其它日常事务。（7) 完成上级领导交办的其它各项事情。6. 相关文件担当验收筹划治理处治理方案交房事情筹划业主手册年度经营预算年度事情筹划年度培训筹划年度社区文化/企业文化开展方案事情例会集会记要二、办公区治理（一）办公物品治理1. 办公区的桌、台、椅、凳均须按划定位置安排，不得随意调解。2. 各岗亭员工上班前需查抄所属物品是否丢失及损坏，发明丢失或损坏的应实时向部分卖力人或前台文员/客服部陈诉，并接纳相应的调停步伐。须申领或修理的，按办公用品治理尺度作业

29、规程或报修治理尺度作业规程治理。3. 上班时应保持桌面整洁、有序，不允许摆放与事情无关的其他用品。4. 下班前应将桌面清理洁净，办公椅放在办公桌的恰当位置。5. 行政文员及治理处客服部欢迎员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，查抄大众区域物品摆放是否整齐、有序。6. 遇到雨天，治理处客服部欢迎员应当在办公区门前显眼位置安排公益伞、防滑设施及标识。（二）常用办公设备的使用1. 电脑治理（1) 经公司电脑培训及格或具有电脑操纵证的员工方可单独使用电脑，不然须在电脑治理员陪同下使用；（2) 启动与封闭的一般步伐：. 启动电源插座开关；. 启动稳压器开关；. 启动电脑主机开关；.

30、启动显示器开关（电脑开始正常操纵）；. 封闭电脑步伐：首先在“开始”栏选择“封闭盘算机”对话框，用鼠标点击“封闭盘算机”，然后按开启步伐的反偏向操纵。（3) 电脑应制止频繁的开关步伐，暂时不消时，可将电脑转换为休眠状态；. 正确使用电脑的详细步伐按有关电脑操纵东西书的指导进行操纵。2. 打印机治理（1) 联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机；（2) 打印机启动与封闭的一般步伐：. 启动打印机开关；. 放好所需打印的纸张；. 在电脑对话框进行打印操纵；. 封闭步伐按启动步伐的反偏向操纵。（3) 打印机应制止频繁的开关机操纵；（4) 正确使用打印机的详细步伐按有关打印机操纵说明书

31、的指导进行操纵；（5) 打印文稿须经部分卖力人、综合办公室（治理处）经理或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印；（6) 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部分/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印；（7) 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的反面打印。3. 复印机治理（1) 治理人员应在开始上班时接通复印机插座电源；. 开启复印机开关，复印机需自动预热；. 查抄复印纸是否放好（可以开始事情）；. 复印机治理人员下午下班时封闭复印机开关；. 封闭复印机电源插座；. 正确使用复印机的步伐按复印机有关操纵说明书进行操纵。（2） 复印步伐：.

32、所有须复印的文件、资料必须先在复印纪录本上登记，然后再复印；. 复印页数在两份（含）以上或三页以上的，须部分 卖力人在打印复印审批表上批准签字后，方可复印；. 复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印；. 复印机治理员查抄复印数量及登记纪录是否属实，属实的，在复印纪录本上签名确认；不属实的，将情况报告综合办公室经理处理惩罚：一般情况下，第一次违规赐与口头警告；第二次或以上违规赐与书面警告处分；. 如果复印机堕落，应将报废纸张数量予以登记。. 复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量制止频繁开关；. 为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸张反面

33、复印。4. 传真机治理：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的步伐按传真机有关操纵说明书进行操纵。（1) 吸收传真：. 传真机治理员应注意查抄传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；. 收到传真件后，由传真机治理员实时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时间、吸收部分、吸收人等）登记在传真登记表内；. 10分钟以内通知吸收部分/人领取传真件，并要求在传真登记表中签收，并注明签收时间。（2) 发送传真实行一级审批制度：部分传真件由部分卖力人审批；公司/治理处的传真件由公司综合办公室/治理处主任审批，内容包罗：. 传真机治理员依据传真审批单的内容在发送传真纪录

34、本上登记，内容包罗：发送部分、发送人、传真内容题目、吸收单位、吸收人、传真号码、要求完成时间等；. 传真机治理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送已往；. 传真机治理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在发送传真纪录表内。. 传真机的正确使用步伐按传真机有关操纵说明书进行操纵。5. 碎纸机治理（1) 碎纸机是对公司部分绝密、秘密文件及草稿进行销毁的东西，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁；（2) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物（书钉或胶纸等）取出，以免损坏呆板；（3) 凭据碎纸秘密求，一次不得凌驾最大放入量，一般情况下，不得凌驾三张复印纸的

35、厚度；（4) 操纵人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机自动切碎纸张；（5) 当碎纸机箱内的碎纸装满后，操纵人员须将碎纸清理出来后方能继承操纵；（6) 正确使用碎纸机的步伐按碎纸机有关操纵说明书进行操纵。6. 电话治理：正确使用电话机的步伐按电话机有关操纵说明书进行操纵。（1) 为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功效；（2) 除治理处经理批准的电话外，其它电话均须取消远程直拨功效，须打远程电话的部分/人均需治理审批手续，并在综合办公室/治理处欢迎处登记后，方可操纵；（3) 公司所有电话均应取消声讯电话功效；（4) 上班时间原则上禁止打私人远程电话，特殊

36、情况须经部分经理审批，到综合办公室/治理处登记后，方可操纵，电话费从人为中扣除；（5) 个别部分因业务需要经治理处经理特批后，可开通远程直拨功效，部分经理需指定人员做好登记纪录，次月1日报综合办公室存案；（6) 行政每季度至少进行一次电话费查询：. 到电话局打印电话费清单；. 逐项查对登记纪录；. 将未登记的远程电话登记在远程电话登记表内，报综合办公室经理审核，内容包罗：日期、部分、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话用度、备注等；偷打远程电话的，除双倍扣罚电话费外，还将赐与警告处分；. 每月电话用度控制情况作为考核各部分事情的指标之一。（7) 电话接打本领详见员工办事治理尺度作业规程。

37、（8) 综合办公室每月10日前将各部分的打印费、复印费、传真费、电话费登记在月份办公用度统计表内，予以通报。7. 常用办公设备的维护调养与维修：（1) 常用办公设备应进行以下日常维护，维护步伐参照各设备有关维护操纵说明书：. 防尘；. 防晒；. 防潮；. 防腐化；. 其它需要预防的事项。（2) 调养与维修：常用办公设备应定期调养，一般情况下需要委托专业公司进行，详见对外委托办事尺度作业规程：. 综合办公室制订调养与维修筹划报治理处经理审批；. 评审、选择调养与维修单位；. 签署调养与维修协议书；. 按协议要求实施调养与维修。（三）情况治理1. 卫生：办公区卫生由治理处卖力，办公区各岗亭人员监督

38、治理。发明问题，应由综合办公室前台文员或治理处客服部治理员处理惩罚，详见室内保洁尺度作业规程。（1) 综合办公室文员或治理处治理员应于每天上班时查抄究公区大众区域的卫生状况，要求墙壁无尘土、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；（2) 各岗亭员工应于每天上班时查抄本岗亭辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。2. 绿化：办公区绿化由治理处卖力，各岗亭人员监督治理。发明问题，应由综合办公室文员或治理处客服部治理员处理惩罚，详见室内绿化调养尺度作业规程。（1) 综合办公室文员或治理处治理员应于每天上班时查抄究公区大众区域的绿化状况，查抄时花及阴生植物摆放位置是否

39、恰当、是否缺水、有无病、枯现象；（2) 各岗亭员工应于每天上班时查抄本岗亭辖区绿化状况，查抄时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。（四）宁静治理1. 维修部应查抄究公区的水、电设施设备运转是否正常。2. 大众秩序维护部应查抄究公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否范例，有无损坏、丢失现象。3. 各岗亭员工应增强宁静防患意识，下班时应将重要资料放入宁静所在，锁好抽屉，关好电源及门窗。4. 治理处治理员实行24小时办事制度，值晚班时应与大众秩序维护部配合注意防火、防盗事情。5. 公司办公区晚间的宁静治理由大众秩序维护部卖力，值班大众秩序维护人员应定时巡查以下重要部位，并做好

40、相应的纪录，详见治安巡逻尺度作业规程：（1) 消防设施、配电房；（2) 领导办公室、电脑室、档案室、财政室；（3) 水源、空调的封闭情况；（4) 加班情况。三、办事标识治理(一) 办事标识的使用、设置范畴凡在物业治理办事事情中容易引起识别错误或不方便住户生活、未便于物业治理事情进行的地方均应设置和使用办事标识。(二) 常用标识的种类1. 办事人员的标识：（1) 物业治理公司种种治理人员均着差别颜色、式样统一的打扮，包罗保安人员、清洁工、花木工、治理员、机电维修工和办公室文员、治理人员；（2) 种种办事人员在当值事情时必须配戴统一的事情卡。事情卡应明显标识出该事情人员的姓名、编号、工种、岗亭职务

41、和投诉电话，便于住户识别、影象。事情卡的配戴方法详见员工办事治理尺度作业规程。2. 种种办事场合的标识：（1) 公司构造和各治理处及下属各部分的大门均设置有醒目的门牌和指引牌。门牌要求制作精美、标识出公司或部分名称、结实耐用；指引牌要求精美雅致、清晰指引出偏向或位置、结实耐用；（2) 住户办事中心、会所、泳池、网球场等大众办事场合门前及内部均设有统一、完善的标识系统。要求做到使住户/客人进入大众场合寻求办事、消费时无须再询问即可完玉成历程。3. 种种办事产物的标识：（1) 提供给住户的住户手册或其他公然文件，如通告、通告、通知均应明确标识出发文部分、适用范畴和须要的相同、办事电话；（2) 提供

42、给住户的种种有偿办事产物，如时花等，在提供给住户时，均应让住户有明白的签收、验收纪录；均应在提供产物时标清送货、出货部分、时间、使用说明，以免误用。4. 所治理的种种物业标识：（1) 种种衡宇用楼号、单位号、楼层号、房间号标牌予以识别；（2) 整个小区的街道、方位均用标识牌标明街道名称、小区方位。治理公司在每个托管小区用区域示意区的形式在小区明显位置标识出小区的修建组成和方位；（3) 种种设备房如变配电室、水泵房、停车库等均用标识牌清晰标识着名称。5. 特殊场合、情况的标识：（1) 消防箱、消防栓、消防管道用赤色标识，且在消防箱上喷有“119”报警电话提示；（2) 紧急疏散通道用消防疏散照明指

43、示灯标识出通道位置及逃生偏向；（3) 重点设备如电梯用标识牌标识出其位置及使用注意要点。6. 公司替主顾（住户）保管的产物均用标签、标牌标明其贮存场合以免殽杂。7. 设备设施标识：（1) 配电室（崎岖压）必须用标牌标识，并注明“非事情人员请勿入内”的要求。高压配电柜必须悬挂“高压危险”字样；（2) 中央空调机组、水泵房机组必须标明机组机号；（3) 凡有使用范畴限制的设备、设施应接纳标识牌明显标识出限制使用的范畴；（4) 因设备查验而影响到住户日常事情、生活时，维修人员应当在事情现场明确标识如“电梯维修”等警示。8. 停车场及泊车位和行驶限制速度，以标示牌、车位线和禁停线予以标识。有修建高度限制

44、车辆最大高度的，应在修建物车辆通过位置作限高的标识。(三) 标识的设置要求1. 便于视察。2. 便于识别。用图形和标记进行的标识，图形和标记应切合相关的尺度或通用规矩。3. 便于实施。4. 不易被人为因素变动其标识的内容和位置。5. 具有可追溯性：（1) 需要进行追溯的标识应具有唯一性。如编码、编号、日期、来源、相关人员签名等；（2) 有追溯性要求的标识（如纪录、条约、票据、凭证）不允许有非授权的涂改。(四) 标识的设置制作步伐1. 相关使用、责任部分提出设置申请。2. 综合办公室进行审核。3. 审核通事后报治理处经理审批。4. 批准后由市场部对外联系制作。(五) 标识的日常治理1. 综合办公室每月应当将公司所有标识的使用情况进行至少一次普查，并将结果纪录于综合办公室每月的事情小结中。2. 对付有追溯要求的纪录等标识由经办部分或公司生存，生存期详见各个具体事情的尺度作业规程。四、财政各项操纵流程（一）备用金治理操纵规程经治理处经理批准签字同意后方可使用支出，认真做好纪录。（二）收支治理操纵规程与收支来源（客服部）进行财政交代的步伐有以下几项：1. 收集用度收据（粉联）要求填写清楚，收据与上缴的金额数必须相符。2. 与收支来源（