归档照片整理规程.doc

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1、归档照片整理规程1 范围本规程规定了归档的银盐感光材料照片整理的基本要求、程序和方法。 本规程适用于企业、科技事业单位归档照片的整理。2 引用标准 GBT11821一2002照片档案管理规范3 术语31 归档照片 是指单位或个人在各项活动中直接形成的以静止影像为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。3.2 组卷 是将归档的照片按一定的特征和程序组成案卷的过程。3.3 芯页 用以固定照片和底片，并标注说明的纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。4 整理原则归档照片的整理应遵循有利于保持归档照片的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。5 归档要求5.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定

2、定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。5.2 归档照片应通过价值鉴定，剔除无保存价值的照片。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。5.3 底片、照片和说明三者应齐全一致。 5.4 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理并向档案机构或档案工作人员移交。5.5 归档照片的说明应体现事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 a. 事由：照片影像所反映事件、事物的情由； b时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间； c. 地点：被摄物所在的具体地点； d人物：照片影像上主要人物的姓名、身份； e. 背景：对揭示照片影像主题具有

3、一定作用的背景； f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。6 归档照片的组卷6.1 归档照片的分类排列6.1.1 照片档案数量多或无条件使用微机管理档案的单位，可将归档照片按其内容归入相应的属类（照片属类的设置参照附录A），在同一属类内，按事由将照片分开；同属类不同事由的照片，按时间顺序排列。 照片档案数量少或使用微机管理档案的单位，可将归档照片按年度分开，同一年度的照片按事由结合时间顺序排列。 6.1.2 反映同一事由的一组照片，按其形成时间顺序排列。6.2 归档照片的入册6.2.1 按属类或时间将照片归入相应的案卷内6.2.2 根据照片的规格和说明的字数，采用双面胶带等方法将照片固定在芯页上

4、。6.2.2 对大于芯页规格的照片应采用袋装式或卷筒式的方法与说明一并单独存放，并在装具统一位置填写照片题名与档号，其题名与档号应在相应案卷的卷内目录中予以标注。6.3 编写说明6.3.1 照片号/底片号 填写照片在卷内的顺序号；底片号填写该照片相对应底片的顺序号。以一组照片为单位填写时，填写本组照片、底片的起止号。6.3.2 拍摄时间 用八位阿拉伯数字表示。如：2003年2月6日写作20030206。6.3.3 文字说明 一般应以照片的自然张为单元编写，一组联系密切的照片可以写总说明，采用总说明的照片其分说明可以从简。6.3.4 参见号 填写与本张照片有联系的其他载体档案的档号。6.3.5

5、摄影者 一般填写摄影者个人，必要时可加写单位。7 归档底片的组卷 7.1 一组具有有机联系的底片应排列在一起。7.2 用铁笔在每张底片乳剂面右上角按顺序刻写底片号。底片号应在一个立档单位内按顺序从“1”起标注。7.3 将刻有底片号的底片以自然张为单位，放入50mm60mm或相应规格的半透明中性纸和中性胶粘剂制成的底片袋内，在底片袋右下角编写底片顺序号。7.4 按底片顺序号将装有底片的底片袋插入相应的案卷芯页。7.5 对幅面超过底片芯页尺寸的大幅底片，应在其乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒内，并按底片号顺序排列。8 编目8.1 填写卷内目录以照片自然张或有总说明的一组照

6、片为单位填写。卷内目录格式见档案装具与用表格式。8.1.1 照片号/底片号按6.3.1填写。8.1.2 题名应简明概括，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。8.1.3 拍摄时间按6.3.2填写。8.2 填写卷内备考表8.2.1 本卷情况说明 填写卷内照片的数量及在组卷和案卷使用过程中应说明的问题。8.2.2 立卷人 由立卷人签名。8.2.3 检查人 由档案室负责人签名。8.2.4 立卷时间 填写立卷的起止时间。8.3 填写案卷脊背填写该卷的分类号、起止年度号、案卷号。底片案卷填写该卷的顺序号和起止底片号。8.4 拍摄时间、立卷时间、起止年度号等均用阿拉伯数字填写。

7、附录A照片档案类目设置方案A1 照片档案的类目设置应结合单位工作实际，按重大事件、工作成果、建设概括等方面或职能、问题等确定。A2 照片档案类采用字母“ZP”标识。A3 照片属类采用阿拉伯数字“09”或“0199”标识。A4 照片档案在各属类内编写案卷顺序号，不设属类的照片档案按时间顺序采取大流水形式编写案卷号。A5 底片案卷顺序号与底片顺序号，按时间顺序以大流水形式分别编写。A6 档号中阿拉伯数字标识的类目中间用间隔号“”隔离；分类号与案卷号中间用间隔号“-”隔离。附录B照片归档范围B1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。B2 本单位组织或参加的重要会议、活动的照片。B3 记录本单位重要事件、重大事故的照片。B4 记录本单位建设发展史的照片。B5 上级领导或著名人物参加与本单位有关的重要活动的照片。B6 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。B7 与其他载体档案有密切联系的照片。B8 其他具有保存价值的照片。 5