办公室秘书的礼仪范本.docx

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1、办公室秘书的礼仪办公室秘书的礼仪1一、服饰礼仪(1)秘书的服饰要与之角色相协调，以体现精明强干为宜；(2)男士相宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带，留意不要穿印花或大方格的衬衫；(3)女士则最好穿西装套裙等职业装，不宜佩戴走路发生声响的首饰；(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，不雅观。二、交谈礼仪(1)办公室里对上司和同事都要讲礼貌，多用敬语；(2)同事间相互敬重，不在背后嚼舌根，尤其是领导的八卦；(3)不给同事取外号，不在大庭广众下开玩笑；(4)不打听同事的工资、婚姻状况等隐私问题；(5)同事交往尽量不涉及到金钱。三、接待礼仪1、有预约(1)有人敲门，立马停下手头工作，微笑迎上

2、前问好；(2)招呼对方坐下，茶水八分满即可，左手托茶盘底部，右手扶茶杯外缘，从客人右方奉上；假如来宾两人以上，上茶时留意职位凹凸，先客方再主方；(3)引领客人时，主动带路，边走边示意，上下楼梯和拐弯处提示客人当心，乘坐电梯时秘书先进后出；(4)介绍时，先将本公司人员介绍给客人；先将职位低的介绍给职位高的，先将男士介绍给女士(特别场合除外)；(5)客人告辞时，礼貌送别，依据客人身份送客到电梯口或大门口，目送其远去再返回。2、无预约(1)热忱问候；(2)了解来意；(3)耐性倾听；(4)学会挡驾。四、握手礼仪(1)双方距离约1米，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，握手时用力适度，上下稍晃动

3、3、4次即可；(2)握手时神态自然，面带微笑，目视对方，可寒暄几句；(3)握手时应留意长幼、尊卑、男女有序；(4)如手上有污垢或水、汗不宜和别人握手，应主动向对方说明不便握手的缘由。五、名片礼仪(1)双手递接，用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方；(2)接到对方名片应致谢，仔细看一遍，念出对方的姓名职务；(3)职位低者先向职位高者递名片，男士先向女性递名片；(4)不行将名片乱扔乱放以及弄皱。六、电话礼仪(1)电话响两遍须立刻接听，但不行一响就接；(2)接听时，应以温柔的语调先问好，接着自报家门，秘书接听电话时，代表的是单位形象，留意用语文明，待对方挂线后再轻轻放下听筒；(3)接听电话

4、时若另一电话响起，应请前者稍等，按下电话机上的闭音键再接另一部，分清轻重缓急，切不行让一方听到秘书与另一方的谈话；(4)左手接电话，右手记录，做好电话记录6要素：来电时间、单位、姓名、来电号码、来电内容、记录署名，重要内容记得复述一遍。办公室秘书的礼仪2机关单位办公室礼仪办公室礼仪是处理办公室人际关系的行为规范。在办公场所工作人员对上级既要敬重、支持、理解，同时又要保持应有的距离，对同事要真诚合作、公允竞争、宽以待人。在办公场合要公私分明，私人之事私人场所处理，不要把私事带到办公室来。不要在办公室场合长时间接打私人电话;不要在办公室场合上网闲聊;不要在办公场合干私活。在办公公众场合不争论领导，

5、不谈论格调不高的话题，不谈及私人问题，尤其是小道消息及有损国家公务员形象的话题。秘书接待基本礼仪：1、有人敲门，应回答请进，或到门口相迎;2、客人进来，应起立热忱迎接。假如家中不够干净齐整，显得零乱，要做些必要的整理，并向客人致歉;3、敬茶须用双手端送，放在客人右边。假如夏天酷热，要递扇子，或开电扇;4、吃饭时来客，要热忱地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾，并另换热茶;5、接受客人礼品，应当道谢;6、向主子或客人介绍对方时，姓名职务必需逐字清晰，须先将年轻者向年长者介绍;7、客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并支配家属陪着，然后再去干自己的事;8、客人坚持要回去

6、，不要牵强挽留;9、送客要到大门外，走在长者后面;10、分手告辞时，应说再见或慢走。附：办公室里不要谈论的话题职场人生风云变化，害人之心不行有，防人不心不行无。千万别把同事当知已，无话不谈，把自己的私域圈起来当成办公室话题的禁区，轻易不让人涉足，其实是特别明智的一招，是竞争压力下的自我爱护。一、不要谈论薪水问题同工不同酬是老板常用的手段，但假如用不好，就简单促发员工之间的冲突，而且最终会矛头直指老板，这当然是他所不想见的，所以发薪时老板有意单线联系，不公开数额，并嘱咐不让他人知道。假如你碰上喜爱打听薪水的同事，最好早做准备，当他把话题往工资上引时，你要尽早打断他，说公司有纪律不谈薪水;假如不幸

7、他语速很快，没等你挡住就把话都说了，也没关系，用外交辞令冷处理：对不起，我不想谈这个问题。有来无回一次，就不会有下次了。二、不要私人生活问题千万别聊私人问题，也别争论公司里的是非短长。你以为争论别人没关系，用不了几个来回就能绕到你自己头上，引火烧身，那时再逃跑就显得被动。办公室里闲聊，说起来只图痛快，不看对象，事后往往后悔不迭。惋惜说出口的话泼出去的水，再也收不回来了。把同事当知己的害处许多，职场是兑技场，每个人都可能成为你的对手，即便是合作很好的搭档，也可能突然变脸，他知道你越来越简单攻击你，你暴露的越多越简单被击中。三、不要谈涉及家庭财产之类的话题无论露富还是哭穷，在办公室里都显得做作，与

8、其讨人嫌，不如知趣一点，不该说的话不说。就算你刚刚新买了别墅或利用假期去欧洲玩了一趟，也没必要拿到办公室来炫耀，有些欢乐，共享的圈子越小越好。被人嫉妒的味道并不好，因为简单招人算计。四、不要讲野心勃勃的话野心人人都有，但是位子有限。你公开自己的进取心，就等于公开向公司里的同僚挑战。僧多粥少，树大招风，何苦被人到处提防，被同事或上司看成威逼。做人要低姿态一点，是自我爱护的好方法。在办公室里大谈人生志向明显滑稽，打工就安心打工，雄心壮志回去和家人、挚友说。你的价值体现在做多少事上，在该表现时表现，不该表现时就算韬晦一点也没什么不好，能人能在做大事上，而不在大话上。办公室秘书的礼仪3一、做好亲切迎客

9、(一)学习目标要求做好亲切迎客，对于事先预约的或未预约来访者都应当亲切欢迎，给来访者以良好的第一印象。(二)做好亲切迎客当你望见来访者进来时，应立刻放下手中的工作，站起来，礼貌地招呼一声你好，欢迎。一般状况下不用主动和来访者握手，假如来访者主动把手伸过来，你要顺其自然，最好能马上确定对方从何处来，叫什么名字。对于预约的来访者，在来之前，你要有所打算，要事先记住对方的姓名，当来访者应约而来时，要热忱地将其引入会客室，马上向上司通报。遇到事先你并不知道的预约来访者时，当你问客人：事先约好时间了吗?来访者答：约好两点钟见面。你才知道这是已约好的客人，这时你肯定要抓紧致歉：啊，真对不起，失礼了。因为站

10、在客人的立场来说，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心肯定感到不太兴奋，而且也显示出公司本身信息传达没做好，或是上司忘交待，所以肯定要致歉。有些来访者事先并未预约面谈时间，而临时来访，作为秘书人员，也应热忱友好，让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意，再依当时的状况，推断适当的应对方法。假如须要上司接待，要先问清你的.上司是否情愿和是否有时间接待。假如上司正在开会或正在会客，并同看法客，你便可以对临时来访者说：愧疚，经理正在开会，您可等一会儿。假如上司没时间接待，你要登记对方的要求，日后予以答复，不能推诿、拖延或敷衍了事。来访者没有预先约定会谈时间，却突然来访，你向上司汇报，上司说不能

11、会见，并请你找借口打发来访者，这时你的应对方式可以有两种情形：一种是，请示上司可否派人代理接见来客，假如上司同意派人代理，你可以告知来访者不巧，经理正在会客(或开会)，我请科长来与你谈，好吗?另一种是以既热忱又坚决的看法回答上司的确无法接待的来客，帮助上司挡驾。秘书人员还要学会在上司受到来访者纠缠不休时代为解围。假如接待的是已确定好的来访团组，则通常应依据上司的意图拟定接待工作方案，它包括来访客商的基本状况(公司名称、来客人数、日期、来访目的、要求);公司接待的具体支配(接待日程、各类接待人员名单、主要活动、日常迎送往来事务性工作)，经上司批准后，分头布置各方面按接待方案落实。接待结束，秘书人

12、员应将整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。(三)相应学问礼貌与礼节礼貌是人与人之间在接触交往中，相互表示敬重和友好的行为，它体现了时代的风尚与人们的道德品质，体现了人们的文化层次和文明程度。礼貌是一个人在待人接物时的外在表现。这种表现是通过仪表、仪容、仪态以及语言动作来体现的。一个人傲气十足、出言不雅、动作粗俗、衣冠不整就是对他人没有礼貌。有礼貌的人待人尊敬，热忱大方，行为举止显得很有教养。礼节是人们在日常生活中，特殊是在交际场合中，相互问候、致意、祝福以及表示相互敬重的惯用形式，礼节是礼貌的详细表现。礼貌、礼节之间是相互联系、相互制约、相辅相成的。有礼貌而不懂礼节，简单失礼。我们有

13、时会看到某些人虽然对他人有尊敬、虚心之心，但在与人交往时却显得手足无措，或因礼节不周而使人觉得尴尬;还有一种人虽懂礼节，但在施礼时却缺乏诚意，这些都是因为没有真正理解礼貌、礼节的含义。讲究礼貌、礼节，既不能机械仿照，也不能故作姿态。礼貌、礼节是一个人内在素养的外现，礼貌、礼节必需是发自内心的，是内在素养与外在表现的协调统一。(四)留意事项一、留意接待中的问候和称谓礼节。1.问候礼节。问候礼节主要是指在接待来宾时运用规范化的问候用语。见到初次来宾应说：您好!见到您很兴奋!如系以前相识，相别甚久，见面则说：您好吗?很久未见了。来访者来到时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：您有什么事须要我帮忙

14、吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。平常遇到来宾，应道好问安，一般说：你好。对于较熟识的客人可以说：您好吗?分别时则说：再会!明日再见!、不久再见!，或说：祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候等。如知客人身体不好，应关切地说：请多保重。当气候改变的时候应告诫客人请多加一些衣服，当心感冒。如遇客人的生日或节日期间，应向其庆贺。如祝您生日欢乐!等。客人即将离去时，应主动对客人说：请对我们的工作提出珍贵看法。2.称谓礼节。用恰如其分的称谓来称呼客人，这就是称谓礼节。不应直呼其名。可称：同志、先生、小姐;知道其职务时，在肯定场合也可称职务，如部长、处长、厂长、经理。二、做好热忱待客(一)学习目标要求做

15、好热忱待客。秘书人员要热忱周到地接待来访者。(二)做好热忱待客在带领来访者时，要协作对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边一直访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转一直访者不仅仅是礼貌的，同时还可视察留心来访者的意愿，刚好为来访者供应满足的服务。到达会客室前要指明这是会客室，假如门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，假如门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。有时会客室的布置，常常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。客人来

16、到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的看法，问清情愿喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜爱的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。热忱待客，看似简洁，实则不然，秘书人员热忱周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。(三)相应学问1.交际心理基本原则这里所说的交际心理基本原则，事实上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地敬重别人、关切别人、理解别人、爱护别人、善待别人。在此基础上还要留意以下几项原则(1)自尊与尊人的原则自尊是指一个人对自身的一种看法，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己敬重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。尊人指的是对

17、待他人的一种看法，这种看法要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范;对个人来说，则是一种良好的道德品质。尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们运用请、您、感谢、对不起、这些用语时，是尊人的表现;来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。(2)内在美与外在美的原则外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。交际礼仪就是表现人的美德的一种详细形式，使美妙的心灵与美

18、的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分呈现出自己美的风采。(3)自信大方与适应环境的原则自信大方和适应环境是一种互补的关系。一个自信的人保持着一种主动主动的心理状态，因此面对一些意外的状况，他能处变不惊，镇静自若，刚好地实行相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安稳过关。我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，简单引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。(4)言行适度与交往目的原则人际交往要言行适度，该说则说，

19、该行则行，但要把握好分寸。人的行为总是为了达到肯定的目的、获得某项详细结果的。特殊是在今日，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的虚礼已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应仔细地思索一番，此番交际活动的目标原委是什么?可以实行哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。2.与来访者言谈的礼节言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的礼吸引他人，以语言的美劝服他人。下面着重介绍的是干脆言谈礼节。干脆言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面沟通。在干脆言谈中，有以下几点须

20、多加留意的：(1)谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必需保持精神的饱满;表情自然大方态度温和;站立寒喧也好，坐着闲聊也罢，两人均应目光温柔、正视对方，以示敬重;两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。(2)话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的凹凸。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈胜利了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育竞赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活(包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭状况)、令人不快的事务(疾病、死亡、丑闻、

21、惨案等)、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主见等均少谈或不谈为好。最终，不宜谈论自己不甚熟识的话题。(3)言者的表现。谈话者语言表达应精确明白，语意完整，合乎语法;语言温柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的心情与心理的改变，不行滔滔不绝一言堂式地说个没完，或大搞酒逢知己千杯少，话不投机半句多而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言垃圾在言谈中应杜绝运用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。(4)听者的反应。与言者相比，听者在交谈

22、中处于相对被动的地位，聚精会神，仔细倾听是其首要任务。在倾听时要适时作出主动的反应，以表明你倾听的诚意。如点头、微笑或简洁重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不行缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避开。当然，在交谈中做恒久的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。言谈过程中，目光应以温柔、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目凝视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感爱好，同时也体现出自己的坦城。那种有意回避对方或闪耀不定的目光语，均会形成交谈障碍，应当摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对

23、方，以免使已有的尴尬加剧。(四)留意事项在接待工作中，要留意会用交际常用礼貌用语。1.问候语随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应依据彼此的关系问候您好!、你好!、早上好!、晚上好!等。这种问候语简洁明白，不受场合约束而且听来亲切自然。不论是在何种场合，问候时表情应当自然、亲善、亲切，脸上应带有温柔的微笑。2.感谢语当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应当说感谢!麻烦你了，特别感谢!接受别人的赠物或款待时，应当说：好，感谢!拒绝时应当说：不，感谢，而不应当说：我不要!或是我不爱吃!感谢的时候还应当以热忱的目光凝视对方。3.致歉语做了不当的事，应刚好致歉说：对不起，实在愧疚。、真过意不

24、去。、真是失礼了。假如不经意打搅了别人，或是打断了别人的话，应当说：对不起，打搅了。对不起，打断一下。在公共场合不当心碰了别人，应当说：真对不起。在服务对象面前应当学会说：对不起，让您久等了。4.征询语：您有什么事情吗?我能为您做些什么吗?您须要我帮您做些什么吗?您还有什么别的事情吗?这样会不会打搅您?5.应答话：您不必客气。没有关系，这是我应当做的。照看不周的地方请您多多指教。我明白了。好的，是的，感谢您的好意。6.慰问语：你(您)辛苦了。让你(您)受累了。给你们添麻烦了。这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简洁，好像说不说两句都可以，事实上能让对方感到暖和，于是也就换来对方对你的好感。对方会认为你这个人是个热忱的关切别人的人。7.请字的运用：请您帮我个忙。请帮我一下。请您稍候。请您稍稍休息一下。请您喝茶!请用餐!请您指教!请您留步。请多关照。请问您这些话中的请字不是多余的，多含有虚心、敬重对方的意思，或使语气委婉。