Access数据库基础 第6章报表.pptx

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1、第6章报表,Access数据库基础,报表是Access数据库对象之一。报表可以对大量的原始数据进行综合整理，然后将数据分析结果打印成表。报表是以打印格式展示数据的一种有效方式。,本章学习目标通过本章学习，学生应初步了解报表的基本构造，学会采用不同的方法创建报表，并能根据实际需求修改和打印报表。,6.1报表概述,报表的记录源可以是表或查询对象，还可以是一个SQL语句。报表中显示的数据将来自记录源指定的基础表或查询。报表上的其他信息（如标题、日期和页码）存储在报表的设计中。在报表中，对于负责显示记录源中某个字段数据的控件，需要将该控件的“控件来源”属性指定为记录源中的某个字段。使用报表可以创建邮件

2、标签，可以创建图表以显示统计数据，可以对记录按类别进行分组,可以计算总计等。6.1.1报表的组成一般来说，报表的组成包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分，每个部分称为一个“节”。报表中的信息可以分布在多个节中。此外，可以在报表中对记录数据进行分组，对每个组添加其对应的组页眉和组页脚。（如图6-1所示）,6.1报表概述,6.1报表概述,1.报表页眉节报表页眉在报表开头出现一次。可以将报表页眉用作诸如商标、报表题目或打印日期等项目。报表页眉打印在报表首页的页面页眉之前。2.页面页眉节页面页眉出现在报表中的每个打印页的顶部，可以用它显示诸如页标题或列标题等信息。3.主体节主体节（

3、也称明细节）包含报表数据的明细部分。该节是对报表的基础记录源中每个记录的重复。该节通常包含绑定到记录源中的字段的控件，但也可能包含未绑定控件，如标识字段内容的标签。主体节可以明细地显示记录。,6.1报表概述,【注意】如果某报表的主体节中没有包含任何控件，则可以在其属性表中将主体节“高度”属性设置为“0”。4.页面页脚节页面页脚出现在报表中的每个打印页的底部，可以用它显示诸如日期或页码等信息。5.报表页脚节报表页脚在报表的末尾出现一次，可以用它显示诸如报表总计等项目。报表页脚是报表设计中的最后一节，但是在打印时，报表页脚出现在最后一个打印页的最后一个主体节之后、最后一个打印页的页面页脚之前。,6

4、.1报表概述,6.组页眉和组页脚可以在报表中的每个组内添加组页眉和组页脚。组页眉显示在新记录组的开头，可用于显示分组字段的数据。可以在组页眉显示适用于整个组的信息，如组名称等。组页脚出现在每组记录的结尾，可用于显示该组的小计值等信息。6.1.2报表的视图类型在Access数据库中，报表的视图类型通常有报表视图、打印预览视图、布局视图和设计视图4种。,6.1报表概述,1.报表视图报表视图是设计完报表之后，展现出来的视图。在该视图下可以对数据进行排序、筛选。2.打印预览视图打印预览视图是用于测试报表对象打印效果的窗口。Access提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的。

5、3.布局视图布局视图用于在显示数据的同时对报表进行设计，调整布局等工作。用户可以根据数据的实际大小，调整报表的结构。报表的布局视图类似于窗体的布局视图。,6.1报表概述,4.设计视图设计视图用于创建报表，它是设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口。若要创建一个报表，可在设计视图中进行。在设计视图中，可以使用“设计”选项卡上的控件按钮添加控件，如标签和文本框，控件可放在主体节中，或其他某个报表节中，可以使用标尺对齐控件。还可以使用“格式”选项卡上的命令更改字体或字体大小、对齐文本、更改边框或线条宽度、应用颜色或特殊效果等。,6.1报表概述,6.1.3报表的类型一般来说，Access

6、2010提供了4种类型的报表。1.纵栏式报表在纵栏式报表中，每个字段都显示在主体节中的一个独立的行上，并且左边带有一个该字段的标题标签。2.表格式报表在表格式报表中，每条记录的所有字段显示在主体节中的一行上，其记录数据的字段标题信息标签，显示在报表的页面页眉节中。3.图表报表图表报表是指在报表中包含图表显示的报表。,6.1报表概述,4.标签报表标签报表是Access报表的一种特殊类型。如果将标签绑定到表或查询中，Access就会为基础记录源中的每条记录生成一个标签。6.1.4创建报表的方法单击“创建”选项卡，在“报表”组中显示出几种创建报表的按钮。创建报表的方法和创建窗体的方法非常相似。“报表

7、”按钮用于对当前选定的表或查询创建基本的报表，是一种最快捷的创建报表的方式。“报表设计”以“设计视图”的方式创建一个空报表，可以对报表进行高级设计，添加控件和编写代码。,6.1报表概述,“空报表”以“布局视图”的方式创建一个空报表。“报表向导”用以显示向导，帮助用户创建一个简单的自定义的报表。“标签”按钮用于对当前选定的表或查询创建标签式的报表。6.1.5修改报表的设计在使用上述创建报表的方法完成创建报表之后，用户可以根据需要对某个报表的设计进行修改，包括可能要添加报表的控件、修改报表的控件或删除报表的控件等。若要修改某个报表的设计，可在该报表的“设计视图”中进行。进入报表的“设计视图”方法：

8、,6.1报表概述,1.单击“导航窗格”上的“报表”对象，展开报表对象列表。2.右击报表对象列表中的某个报表对象，在打开的快捷菜单中，单击“设计视图”，显出该报表的“设计视图”。,6.2创建报表,Access2010继承了Access2007灵活简便的风格，提供了强大的报表创建功能，帮助用户创建专业、功能齐全的报表。通过使用“创建”选项卡上的“报表”组中的按钮可以创建各种报表。使用“报表向导”可以创建标准报表，然后用户可以按自己的需求在“设计视图”中对该报表进行自定义设计。用户还可以直接在“设计视图”和“布局视图”中创建自定义的报表。本节将利用Access样本模板中“罗斯文”数据库详细介绍创建报

9、表的几种方法。,6.2创建报表,6.2.1使用报表工具创建报表报表工具提供了最快的报表创建方式，使用它可以为用户自动创建报表。自动创建的报表中将显示数据源的数据表或查询中的所有字段。【例6-1】使用报表工具快速创建报表。【解析】操作步骤如下：（1）启动Access2010应用程序，打开“罗斯文”数据库。（2）在导航窗格的“表”组中选择员工表，打开“创建”选项卡，在“报表”组中单击“报表”按钮，此时Access2010自动生成如图6-2所示的报表。,6.2创建报表,6.2创建报表,（3）单击“文件”按钮，在弹出的“文件”菜单中选择“保存”命令，打开“另存为”对话框，将报表以文件名“员工”进行保存

10、，如图6-3所示。,【注意】保存报表后，可以在布局视图或设计视图中进行修改，以使报表更好地满足需求。,6.2创建报表,6.2.2使用向导创建报表在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁杂的手工设定工作。【例6-2】创建“员工”报表。【解析】操作步骤如下：（1）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中选择“员工”表，在“创建”选项卡的“报表”组中单击“报表向导”按钮，启动向导，如图6-4所示。（2）在打开的对话框中选择“可用字段”，单击“下一步”按钮，如图6-5所示。,6.2创建报表,6.2创建报表,（3）在打开的对话框的左侧列表框中选

11、择“职务”，单击按钮将其添加到右侧窗格中，用来为报表创建分组，单击“下一步”按钮，如图6-6所示。（4）在打开的对话框中的下拉列表中选择“电子邮件地址”选项，在分组中按照电子邮件首字母顺序进行升序排列，单击“下一步”按钮，如图6-7所示。,6.2创建报表,6.2创建报表,（5）选择布局模式并输入报表标题，即可看到生成的报表，如图6-8所示。,6.2创建报表,（6）在“设计视图”中，按住Ctrl键，选择要调整的列宽的字段并进行调整，使其能够完全显示各字段的内容，如图6-9所示。,【注意】如果对创建的报表布局等不满意，在视图工具栏中单击“布局视图”按钮，进入报表的布局视图，在该窗口中可以进行修改。

12、,6.2创建报表,6.2.3使用标签向导创建报表在Access2010中，“标签报表向导”可以帮助用户快速制作标签，简洁明了地显示一些信息。【例6-3】使用“标签报表向导”创建报表。【解析】操作步骤如下：（1）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中选择“供应商”表，在“创建”选项卡的“报表”组中单击“标签”按钮，启动向导，如图6-10所示。,6.2创建报表,6.2创建报表,（2）在如图6-11所示窗体选择合适的标签样式。,6.2创建报表,（3）在打开的对话框中对标签主体文本的字体格式进行设置，如图6-12所示。,6.2创建报表,（4）选择标签中要显示的内容，如图6-13所示。,6.2创建报表,（5

13、）选择标签排序的字段，并指定报表的名称，即可生成如图6-14所示的标签报表。,6.2创建报表,6.2.4创建子报表子报表是插入到其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表，主报表可以是绑定的也可以是非绑定的，也就是说，报表可以基于数据表、查询或SQL语句，也可以不基于任何数据对象。非绑定的主报表可作为容纳要合并的无关联子报表的“容器”。【例6-4】创建员工信息子报表。【解析】操作步骤如下：（1）打开“罗斯文”数据库，在导航窗格中“员工”报表上右键单击鼠标，选择“设计视图”。,6.2创建报表,（2）打开“报表设计工具”中“设计”选项卡，在“控件”组中单击“子窗体/子报表”选项

14、，在报表主体位置单击“启动子报表向导”，如图6-15所示。,6.2创建报表,（3）在如图6-15所示的窗体上选择“使用现有的表和查询”单选按钮，单击“下一步”按钮。（4）在对话框中选择如图6-16所示的字段，并单击“下一步”按钮。,6.2创建报表,（5）如图6-17所示，输入子报表的名称，单击“完成”按钮。,（6）在设计视图中删除子报表的名称标签控件并适当调整子报表的控件大小位置，切换到报表视图即可以查看子报表效果。,6.3设计报表,在基本报表上，可以在“设计视图”中进行进一步的调整和设计，添加控件、字段和设置报表的属性。6.3.1控件的使用“控件”是用来在报表上显示数据库表中字段数据、执行基

15、本操作或装饰报表的一类对象。例如，可以使用“文本框”控件来绑定数据表中的某个字段，也可以在其中输入数据，可以使用标签来显示说明性文字，使用“徽标”控件来显示公司LOGO。绑定文本框控件是在从字段列表添加到报表时自动创建的，也可以通过“设计视图”中的“报表设计”使用各种控件。控件的功能和使用效果与“窗体”设计类似。,6.3设计报表,6.3.2控件的种类在Access2010中报表控件分为绑定控件、非绑定控件和计算控件3种。1.绑定控件包括文本、日期、数组、是/否、图片、备注字段。这些控件可以和表字段绑定在一起。字段值的变化可以反应在绑定控件中，向绑定控件输入值时，Access可以自动更新当前记录

16、中的字段值。2.非绑定控件用于显示文本，把值传递给宏、存放没有存储在表中但保存窗体和报表的OLE对象。,6.3设计报表,3.计算控件建立在计算表达式上的非绑定控件，不能更新数据表的字段值。通常以等号开头，后面为表达式，如“=date()”，在报表视图中可以显示当前系统日期。6.3.3控件与报表属性的设置用户可以用鼠标在报表上移动控件位置和改变控件的大小尺寸，也可以通过属性对话框来设置控件的其他属性。同样，报表的属性也可以在“设计视图”中完成属性设置，如图6-18所示。,6.3设计报表,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,默认的报表是显示其数据源中的所有记录，用户通常要对报表中字段进行分组显示或

17、进行进一步的数据处理，Access2010中提供了一些十分便利的功能实现。6.4.1数据分组在创建好的报表中，用户可以根据任何字段进行数据的再分组。通常有以下方法：1.通过弹出式快捷菜单。2.通过主菜单“报表布局工具”中的“分组和排序”按钮。3.通过报表向导创建带分组的报表。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,6.4.2数据筛选和排序1.筛选器在如图6-19所示的窗体中选择“开始”选项卡的“排序和筛选”组中的“筛选器”按钮，即可打开文本筛选器，选中要显示的省份左侧的复选框，单击“确定”按钮就可以实现筛选，也可以通过右键弹出菜单中的筛选命令完成筛选。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,6.4

18、报表的计算、排序、分组与汇总,2.高级筛选在报表中除了可以根据单个字段进行筛选外，还可以根据多个特定的条件进行数据筛选。【例6-5】高级筛选示例。【解析】操作步骤如下：（1）一键创建报表“客户”。（2）在“布局视图”中，单击“开始”选项卡中的“排序和筛选”组中的“高级”下拉按钮。（3）在打开的窗体中设计筛选条件。例如，“职务”是“销售代表”，“城市”是“天津”。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,（4）在上方的空白区域右击鼠标，在弹出的菜单中选择“应用筛选/排序”，如图6-20所示，即可看到效果。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,6.4.3报表中常用函数1.常用函数在报表中，可以使用SU

19、M()或AVG()子类的聚合查询函数进行数据汇总。汇总记录默认包括所有的记录。表6-1为常用的聚合函数。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,2.计算控件报表控件如同窗体中的计算控件一样，都是普通控件，将其“控制来源”设置为一个用报表中字段的值进行计算的表达式。可以使用“表达式生成器”来创建计算公式，如果控件是文本框，也可以在控件中直接输入计算表达式。【例6-6】创建如图6-21所示的员工年龄信息报表。（若示例数据库中员工表没有“出生年月”字段，可自行创建并输入数据）,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,【解析】根据“出生日期”字段计算出“年龄”字段，步骤如下：（1）单击“创建”/“空报表”可

20、以生成一张空白的报表页眉。（2）在右侧“可以字段列表”任务窗格中拖取需要的字段到空白页眉上，如图6-22所示。进入“设计视图”，在页面页眉部分用“标签”控件显示年龄表头，在“主体”部分，设置一个文本框作为年龄的计算字段；在“年龄”文本框的属性表中单击“控件来源”按钮，利用“表达式生成器”来生成年龄计算机表达式。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,（3）在“表达式生成器”的文本框中输入“Year（Date()）-Year（出生年月）”。,6.4报表的计算、排序、分组与汇总,（4）调整标签和文本框的位置，删除多余的文本框（如果有）。切换到“打印预览”视图，在弹出的参数文本框中输入当前日期，可以看

21、到如图6-23所示的报表。,报表就是为了数据的显示和打印而存在的，报表对数据表的各种数据进行分组、汇总等，创建后除了用于数据的查看以外，还要用于数据的打印输出。对报表进行打印，一般要做以下准备工作：（1）进入报表打印预览视图，预览报表。（2）设置报表的“页面设置”选项。（3）设置打印时的各种选项。6.5.1报表的页面设置页面设置包括定义打印位置、打印列数、选择纸张和打印机等。定义打印列数实际上是创建多列报表，所以，页面设置也是报表设计的延伸部分。,6.5打印报表,在报表视图窗口中单击“文件”按钮，从弹出的“文件”菜单中选择“打印”命令，在右侧的窗格中选择“打印预览”选项，进入打印预览窗口，此时

22、将自动打开如图6-24所示的“打印预览”选项卡。,6.5打印报表,在“页面布局”组中单击“页面设置”按钮，即可打开“页面设置”对话框，如图6-25所示，该对话框中包括“打印选项”“页”和“列”3个选项卡。下面通过表6-2对“页面设置”对话框中各选项卡所包含的选项及含义进行说明。,6.5打印报表,6.5打印报表,打开报表的布局视图或设计视图，此时会自动显示“报表布局工具”或“报表设计工具”的“页面设置”选项卡，在“页面布局”组中单击“页面设置”按钮，同样可以打开“页面设置”对话框。6.5.2打印报表1.打印预览打印预览可以帮助用户在打印前看到打印到纸张上的效果。用户还可以通过选择“显示比例”来观察打印报表的整体效果。2.打印设置报表设置完成后，可以单击“文件”选项卡中的打印按钮，进行打印。在弹出的窗体中选择打印机和打印范围和份数，即可进行打印，如图6-26所示。,6.5打印报表,6.5打印报表,谢谢观看THANKYOU,