office与平面设计基础 文档自动化.pptx

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1、,模块一Word2010,项目九文档自动化,1.Word2010的邮件合并。2.Word2010的宏。,掌握知识点,1.邮件合并的作用邮件合并可以按照文档中统一设定的格式，批量操作，例如：批量打印信封、批量打印学生素质报告单、批量打印工资条、批量打印个人简历等，避免了繁杂冗长的相同操作。,2.邮件合并的使用Word2010邮件合并的使用，需要先建立两个文档，一个文档包括所有文件相同内容的主文档（比如未填写成绩的素质报告单等），另一个是包括变化信息的数据源，一般用Excel电子表格完成（比如填写的收件人、成绩、评定等级等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为

2、Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去。,3.自动生成素质报告单（1）打开文档“word1.23.docx”，如图1-9-1所示，可以根据个人喜好编辑文档内容的格式。,（2）单击“邮件”选项卡，如图1-9-2所示，选择“开始邮件合并”工作组的“开始邮件合并”按钮，弹出下拉框，如图1-9-3所示。,（3）对邮件合并功能不是特别熟悉的，可以选择单击，根据提示向导一步一步完成操作。任务窗格中选择正在使用的文档类型为，单击。（4）采用默认设置，单击。（5）选择Word文档需要的数据源，收件人，也可以根据需要，单击，弹出“选择数据源”对话框，选择位置。,（6）单击“打开”按钮，由于数据源内容

3、在“Sheet1”中，故采用默认设置，勾选上，单击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图1-9-4所示。如果希望编辑好的学生素质报告单按照总分降序排列显示，可以在如图1-9-4所示的对话框中调整收件人列表，单击，按照“总分”关键列“降序”排列。,（7）单击。（8）在Word文档中插入合并域：光标定位在“姓名：”后，单击的箭头，选择“姓名”；依次将光标定位在Word文档的“语文、数学、英语、计算机、总分、职务、评语”处，单击“插入合并域”按钮，选择相应的选项，插入合并域后的文档如图1-9-5所示。,（9）单击，Word文档效果如图1-9-6所示，单击，会显示下一位同学的素质报告单。,（

4、10）单击“完成并合并”，选择，如图1-9-7所示，单击“确定”按钮。（11）单击任务窗格，单击，弹出“合并到打印机”对话框，如图1-9-8所示。（12）最终Word文档自动处理完成，另存为“word1.24.docx”。,1.宏的作用宏是一系列Word命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化。宏实际是一个用VBA脚本编写的批处理程序命令，正确地运用它可以提高工作效率。实际上，我们经常使用的一些功能也在不知不觉地使用宏，比如Word的稿纸功能是已经设置好的“页眉和页脚”的一个宏。所以，如果在MicrosoftWord中反复执行某项任务，可以使用宏自动执

5、行该任务。,2.自动删除空段、设置单倍行距（1）打开“word1.25.docx”，如图1-9-9所示。,（2）如果选项卡中没有“开发工具”，则单击“文件”菜单，选择“选项”，在弹出的对话框中左侧选择“自定义功能区”，选中“开发工具”，单击“添加”按钮，则在功能区中就可以找到“开发工具”选项卡了，如图1-9-10所示。,单击“开发工具”选项卡，如图1-9-11所示。,（3）单击“录制宏”按钮，弹出“录制宏”对话框，输入宏名、说明文字，如图1-9-12所示。,（4）默认将宏保存在中（如果在本次模板上，则在别的文档中就不能使用本次录制的宏了），单击，弹出“自定义键盘”对话框，如图1-9-13所示。

6、在的输入文本框中输入，单击，则表示快捷键Ctrl+9生效。,（5）开始录制宏：用Ctrl+A全选文档，单击“开始”选项卡，选择“编辑”工作组的按钮，打开“查找和替换”对话框，设置，。打开“段落”对话框，设置行距为“单倍行距”。,（6）单击，“删除空段”宏就定义好了。（7）打开“word1.26.docx”，按快捷键Ctrl+9，文档前、后对比如图1-9-14所示。,3.编辑、删除宏（1）单击“开发工具”下“代码”工作组的按钮，弹出“宏”对话框，如图1-9-15所示。,（2）在“宏”对话框中选择“删除空段”宏，单击按钮，弹出“VisualBasic”程序应用窗口，熟悉VB语言的用户可以直接在下列

7、窗口进行编辑。（3）在“宏”对话框中选择“宏1”宏，单击按钮，弹出“删除宏”对话框，单击“是”，就删除了“宏1”。,1.到了每月月末，公司财务人员需要制作工资条发放给公司员工，这是一件十分繁琐的事情，因为公司员工数达到200人，上面记录了所有在职员工的工资情况。请帮助财务人员设计一方案，能简化操作流程，让Word自动执行。数据源是“工资清单.xlsx”，内容如图1-9-16所示，请自主设计工资条，包括员工编号、部门、工龄、工资等项。,2.在Word文档中选择任意文字，只要按Ctrl+8，就可以给选定的文字添加边框和底纹：阴影，线的样式为点划线、颜色为浅绿色、宽度为1.5磅。请录制一段宏完成这项操作，并验证宏的正确性。,