项目文档管理制度.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date项目文档管理制度项目文档管理制度项目文档管理制度项目信息：项目名称项目编码项目级别客户名称AM 姓名PM 姓名版本信息：版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由批准者请注意：使用前请确认这是最新有效的版本。一、目的 Objective： 建立项目组的文档管理制度，对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制，实现项目文档的有序保管与规范流动，为项目文档提供规

2、范化的管理。二、范围 Scope：本文适用于本项目组、及与之有关的客户、代理、分包商的文档。三、内容 Content :1.文档编号与项目有关的文档，均统一编号。文档编码方式：文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级文档属性：本字段用两位英文字母表示表1： 文档属性字段对照文档分类简写文档分类简写验收报告AR指令IS竣工文件AF发票IV行政文件AD信函LE申请AP手册MN标书BD备忘录MM保函GU其他OT检查报告CR计划PL索赔CC答复RP澄清CL报表RF项目制度RG会议纪要MI合同CO勘测报告SR设计文件DS发放对象：本字段用两位英文字母表示表2： 文档接收对象字段对照发放对象简写发

3、放对象简写业主ClientCL项目组内部InternalIN合作方Co-operationCO分包商SubcontractorSC政府部门GovernmentGO采购供应商SupplierSU华为公司HuweiHW其他OthersOT文档日期：本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。顺序编号：本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。文档密级：本字段1位数字，表明了文档的保密级别。0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读1级代表秘密，项目组核心成员阅读2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外）3级代表公开，所有项目组干

4、系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购供应商）例：与业主的第一份会议纪要的编码：MI-CL-0001-030521-1 2. 文档的存放项目文档分别建立电子和纸面件档案。电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。表3： 电子文档目录0 级目录一级目录二级目录三级目录四级目录文件名*项目标书招标业主招标招标广告招标书招标书附件分包招标征询书附件投标分包投标分包商1分包商N华为投标工程技术商务采购合同主合同合同主体/合同附件/变更补充/监理合同分包合同设计分包分包商1分包商N工程分包上同来往信件（与项目组外部）与业主来信/去信/与分包商分包商1来信去信分包商N来信去信

5、会议纪要与业主通知纪要与分包商通知纪要公司内部汇报协调工程实施项目启动项目任命项目章程项目制度项目计划进度计划资源计划成本计划等施工记录施工日志分包商给业主质量检查检查报告整改报告复查报告材料设备进场变更工程成本挣值报告工程付款成本分析项目报告状态周报包括研发、工程各小组的项目组的状态周报等跟踪PIP跟踪问题内部会议纪要竣工验收竣工验收记录竣工验收文档竣工图纸竣工验收证明技术资料主设备土建工程外线工程外购产品纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写文件存放和访问控制表（附件一）进行存放、借阅登记。3. 文档借阅文档借阅流程如下：（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。（2

6、）向文档管理员提出借阅申请。（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。（4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。（5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。（6）文档管理员填写文档借阅记录表。（7）借阅人签署文档借阅记录。（8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。（9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。4. 文档审批 分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。（1）技术文档 各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。（2）财务及对外文档 是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与业主、分包商等的文档）必须由项目经理审批。（

7、3）工程文档 现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。5. 文档流向文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。详见附表二：文档流向表。四、其他本文未尽事宜，将由项目核心组解释或补充附件。附表一：文档存放和访问控制1.1文档名称或类型存储设备（或文件夹）密级.借阅人借阅日期归还日期附表二：文档流向表名称责任人时段流向一、启动阶段中标通知业主中标代表处主合同AM合同谈判业主、项目管理部合同评审表AM合同谈判代表处项目章程PM合同签定项目管理部、地区部、代表处项目组任命（实施阶段）项目管理部合同签定项目经理项目干系人列表控制经理合同签定项

8、目组、项目管理部、地区部、代表处分包合同PM合同签定项目组、分包商、分包合作部分包合同评审表PM合同谈判项目组、分包经理项目日常管理规定控制经理合同签定项目组、项目管理部项目勘测设计计划勘测设计经理合同签定项目经理项目状态周报项目经理项目内部干系人二、计划阶段项目实施管理工作策划实施经理项目组项目分包管理工作策划项目副经理项目经理、分包合作部项目质量管理工作策划控制经理项目经理WBS结构控制经理项目管理部项目基准计划项目经理项目管理部、代表处项目人力资源计划项目经理项目管理部项目风险评估分析报告项目经理项目管理部、地区部、代表处项目预算项目经理项目管理部、地区部、代表处项目沟通计划项目经理项目

9、管理部项目计划评审表项目管理部项目经理项目现场施工管理规定实施经理项目经理项目质量安全管理规定控制经理项目经理项目文档管理规定控制经理项目经理项目信息收集文档一览表实施经理项目经理勘测报告勘测设计经理项目经理、业主详细设计文件勘测设计经理项目经理、业主项目问题汇总表控制经理项目经理三、实施阶段华为设备施工方案实施经理项目经理分包工程施工方案分包商项目经理配套设备施工方案供应商项目经理项目整体实施方案项目经理业主安装环境检查表实施经理项目经理华为设备软件检查表华为设备实施经理实施经理、项目经理华为设备硬件检查表华为设备实施经理实施经理、项目经理分包工程检查表分包工程实施经理实施经理、项目经理项目

10、变更申请项目经理业主项目变更汇总表控制经理项目经理项目变更审批表业主项目经理项目问题报告项目组核心成员项目经理项目工程周报实施经理项目经理项目财务状况月报表财务部项目管理部、项目经理项目预算变更申请表项目经理项目管理部、财务部项目预算变更审批表项目管理部项目经理、财务部项目经理述职报告项目经理项目管理部、代表处四、关闭阶段项目关闭计划项目经理项目组，项目管理部项目关闭阶段沟通计划项目经理项目组，项目管理部竣工报告实施经理项目经理竣工文件实施经理项目经理设备安装报告实施经理项目经理系统初验证书实施经理项目经理分包工程验收报告实施经理项目经理项目决算表财务部门项目经理、项目管理部项目评估报告项目管理部项目经理项目总结报告项目经理项目组，项目管理部分包商评估表分包经理项目经理，分包合作部项目组成员评估表项目经理项目组成员所属职能部门客户满意度调查代表处项目经理，项目管理部，代表处，地区部遗留问题汇总表控制经理项目经理，代表处重大遗留问题汇总表控制经理项目经理，代表处遗留问题干系人列表控制经理项目经理，代表处项目移交报告项目经理业主项目内部移交报告项目经理代表处项目移交CHECKLIST项目经理无项目关闭CHECKLIST项目经理无-