电子邮件礼仪ppt课件.pptx

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1、Company Confidential. 2010 NokiaCompany Confidential职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪Company Confidential. 2010 Nokia 2Company Confidential为何要学习电子邮件礼仪？为何要学习电子邮件礼仪？Company Confidential. 2010 Nokia 3Company Confidential 关于正文 关于主题Subject 关于称呼与问候 结尾签名 关于附件 语言的选择 E-mail功能设置 回复技巧 TO、CC、BCC的区别Company Confid

2、ential. 2010 Nokia 4Company Confidential邮件邮件主题主题反映文章的内容和重要性反映文章的内容和重要性一定不要空白标题一定不要空白标题巧用特殊字符突出标题巧用特殊字符突出标题一封邮件只针对一个主题一封邮件只针对一个主题标题要简短，不宜冗长标题要简短，不宜冗长回复邮件时适当更改标题回复邮件时适当更改标题Company Confidential. 2010 Nokia 5Company Confidential1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐”

3、，但要把性别搞清楚不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的；不要逮谁都用“Dear XXX”.收件人多的情况下可称呼：大家、ALL以上总结：以上总结： A：称谓称谓+礼貌用语礼貌用语 如：如：xxx（名字），您好！（名字），您好！ B: 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+职位职位 +礼貌用语礼貌用语 如：如：X经理经理/XXX经理经理（姓氏（姓氏/姓名姓名+职位），您好！职位），您好！ C: XXX先生（女士），您好先生（女士），您好！ 2、Email结尾最结尾最好要有客套语好要有客套语例如：顺祝商祺、 祝您工作顺利！Company Confidential. 2010 N

4、okia 6Company Confidential Email 正文要简明扼要，行文通顺正文要简明扼要，行文通顺 注意注意Email 的论述语气的论述语气 Email正文多，可用正文多，可用1234之类列表，清晰明确之类列表，清晰明确 一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息合理提示重要信息 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 不要动不动使用不要动不动使用 （笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻（笑脸）之类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 字体：

5、字体大小一般选择字体：字体大小一般选择1012号字，宋体，黑色。号字，宋体，黑色。 Company Confidential. 2010 Nokia 7Company Confidential正文内容编排 原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容原则：要事第一，结论在前，分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容.张经理，您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“季度度销销售指标确定会议售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30

6、-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？Company Confidential. 2010 Nokia 8Company Confidential如果邮件带附件，如果邮件带附件，应在正文里面提示收件人查看附件应在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂

7、的文件名456正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时）附件数目不宜超过附件数目不宜超过4个个，数目较多时应打包压缩成一个文件，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送Company Confidential. 2010 Nokia 9Company Confidential91只在必要的时候才使用英文邮件2尊重对方习惯，不主动发起英文邮件3

8、信息量丰富或重要邮件建议使用中文 4选择便于阅读的字号或字体Company Confidential. 2010 Nokia 10Company Confidential签名信息内容（范本）签名设置点击点击“选项选项”收件箱页面收件箱页面点击点击“工具工具”点击点击“邮件格式邮件格式”点击点击“签名签名”新建新建签名信息签名信息*人事行政处(PA)/人力资源部(PN)/XXXXX科技集团 TPV Technology GroupXX电子（XX）有限公司 Top Victory Electronics (Fujian)Co.,Ltd. 地址(Add)：中国XX省XX市XX区XX街XX号 (Pos

9、tcode)：350301电话(Tel)：+86-591-85285555-2510传真(Fax)：+86-27-68849906手机(Mobile)：13871532906电邮(E-mail)：MSN：dion_网址：http:/www.tpv-*内容依实际内容依实际情况填写情况填写签名，可以让收件人了解您的签名，可以让收件人了解您的信息！信息！Company Confidential. 2010 Nokia 11Company Confidential及时回复及时回复Email进行针对性回复进行针对性回复回复不少于回复不少于10个字个字不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼不要就同一问题多

10、次回复讨论，不要盖高楼要区分要区分单独回复和回复单独回复和回复全体全体Company Confidential. 2010 Nokia 12Company Confidential正确使用发送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并响应邮件是要受理并响应邮件知会知会邮件事项邮件事项,没义务回复没义务回复,可以发表意见可以发表意见。在在To的人不知道的情况下的人不知道的情况下,收收到邮件的到邮件的人人注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高) 第二、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源第三、转发邮件要突出信息Company

11、 Confidential. 2010 Nokia 13Company Confidential无任何内容提要只有一个附件Company Confidential. 2010 Nokia 14Company Confidential不可一句话讲述完毕无不可一句话讲述完毕无论多长的内容；论多长的内容；应将其分点陈述应将其分点陈述署名过于简单署名过于简单Company Confidential. 2010 Nokia 15Company Confidential无须将此附件发送全公司无须将此附件发送全公司Company Confidential. 2010 Nokia 16Company Conf

12、idential邮件无标题邮件无标题详见附件却无附件详见附件却无附件Company Confidential. 2010 Nokia 17Company Confidential邮件撤销设置点击点击“其他动作其他动作”点击点击“发件箱的要撤销发件箱的要撤销的邮件的邮件”点击点击“撤回该邮件撤回该邮件”可选择成功撤销后回可选择成功撤销后回复收件人复收件人图片说明如下：Company Confidential. 2010 Nokia 18Company Confidential外出助理程序设置点击点击“外出时助理程外出时助理程序序”收件箱页面收件箱页面点击点击“工具工具”点击点击“发送外出时自发送

13、外出时自动答复动答复”设置外出时间点及代设置外出时间点及代理人信息理人信息图片说明如下：在此信息栏中写明外出原因，并说明在外出/请假期间代理是谁，并说明代理人的具体联系方式Company Confidential. 2010 Nokia 19Company Confidential添加提醒功能点击点击“后续标志后续标志”新建一封邮件新建一封邮件点击点击“添加提醒添加提醒”或或“收件人标记收件人标记”设置具体提醒日期及设置具体提醒日期及时间时间图片说明如下：Company Confidential. 2010 Nokia 20Company Confidential建立通讯组员图片说明如下：点击

14、点击“通讯组列表通讯组列表”点击点击“选择成员选择成员”在通讯薄中选择要添加的在通讯薄中选择要添加的人员后按人员后按“成员成员”即可即可收件箱页面收件箱页面点击点击“新新建建”边的边的Company Confidential. 2010 Nokia 21Company Confidential发送范围个人或某部门发送全体同仁1、检查发送地址的准确性2、确认是否需群发该信件1、确认标题是否书写2、标题需能为接收者 提供邮件内容信息1、确认是否需带附件2、确认所带附件是否正 确，以免误导接收人正确的邮件书写布局正确的邮件书写布局1、需有合适的称谓及问候语、需有合适的称谓及问候语 2、需本着与人沟通协调的语气书写邮件、需本着与人沟通协调的语气书写邮件3、内容需简明扼要、内容需简明扼要4、内容需条理清晰、内容需条理清晰邮件内容邮件内容Company Confidential. 2010 NokiaCompany ConfidentialThank you