机动车环保检测企业检测档案管理制度.doc

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1、机动车环保检测企业检测档案管理制度第一条目的为了规范公司档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用归档文件，确保信息完整、安全，便于信息共享和溯源。第二条适用范围适用于本公司技术档案的管理。第三条职责1、行政管理部负责公司的档案保存、管理，按期分别收集、保管各部门移交的挡案，按规定借阅、复制、销毁挡案，确保归档文件的完整性、保密性。2、各部门指定专人按归档文件整理的要求收集、整理、保存本部门归档文件，并按时完成归档移交工作。3、人力资源部负责公司人员技术档案、培训记录的收集归档。4、行政管理部负责行政、文书档案及外来文件的收集归档。5、财务部负责财务档案的收集归档。6、设备部负责公司仪器设备档案

2、及相关资料的收集归档。7、生产技术部负责公司质量体系运行及相关技术资料的收集归档。8、检测站负责本部门的设备运行记录、外检单及相关资料的收集归档。第四条归档文件要求1、各部门归档文件要按年度、保存期限、资料属性进行分类编号、排列、装订后统一装盒（同类文件装1盒或多盒），盒的侧面有分类目录、年号及保存期限（年），分类目录字体要统一（宋体加黑，10个字以内用48号字体，多于10个字用小初字体）。2、归档文件盒内有分类目录与子目录，子目录内容包括序号、文件名称、份数、页数、原件/复印件、文件整理人姓名等，归档文件应与目录相符，准确、完整（需要时附电子版文件），对破损的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变

3、的文件应予复制。3、各部门文档管理员于每年3月30日之前按照归档文件要求向行政部档案室移交归档文件，移交时，需有相应的归档文件移交记录，记录内容包括序号、归档文件分类目录、移交人、移交日期、接收人、接收日期，同时还需要移交电子版归档文件移交记录。）第五条各部门档案管理办法一、行政管理部1、收集归档文件内容各部门按年度移交的归档文件（以盒分装，外检单装订成册）。各类行政文书归档文件。公司会议记录（包括生产调度会记录）。2、归档要求每年3月30日前完成收集各部门移交的符合要求的归档文件，确认后按部门分柜存放，便于查找。各类行政文书归档文件每6个月归档存放。公司各类会议记录等按年度归档存放。二、人力

4、资源部1、收集归档文件内容收集公司员工外出培训申请、培训记录、证书以及公司以红头文件下发的任命、奖惩等。收集新增人员的资料并建立人员技术档案。公司年度培训计划、公司全员培训记录。公司员工考勤记录。2、归档要求（分3类移交2类至行政部）公司员工技术档案在本部门存放无需移交，将收集的公司员工外出培训申请、培训记录、证书以及公司以红头文件下发的任命、奖惩等及时存入个人技术档案，对新增人员建立人员技术档案。公司的全员培训计划与培训记录于每年3月30日前移交至行政管理部存档。公司员工考勤记录每6个月移交至行政管理部存档。三、设备管理部1、收集归档文件内容仪器设备年度检定/校准证书。各条检测线仪器设备的动

5、态记录包括年度检定计划（经检测站负责人签字）、期间核查（标定）计划、核查方案、核查记录、安全检查计划、安检记录、设备维护保养计划、维护保养记录，设备维修/位移申请、设备维修/位移记录、设备停用/启用/报废申请、服务验收单。仪器设备使用运行记录、检查、整理检测站移交的仪器设备使用记录。仪器设备（包括耗材）购置申请、仪器设备/耗材验收记录。服务与供应商的登记、供应商评价记录。对新增检测线及新增设备按仪器设备管理程序建立设备档案。本部门培训记录。2、归档要求（分3类移交2类至行政部）以检测线为单位建档的仪器设备归档文件（包括新增检测线的建立设备档案）在本部门存放无需移交行政部，仪器设备检定/校准证书

6、按年度存入各线归档文件盒内保存。其它记录均以年度为单位分盒（期间核查标定、维护维修、设备使用运行记录、设备位移、停启用、报废记录、部门培训记录）存放，于每年3月30日前移交至行政管理部存档。仪器设备（包括耗材）购置申请，服务与供应等相关资料于每年3月30日前移交至行政管理部存档。四、生产技术部1、收集归档文件内容公司的生产调度计划与执行记录。客服记录、申诉和投诉调查表、申诉和投诉处理报告等记录。检测站内与检测站间的年度检测比对计划、检测实施方案、比对技术报告。年度质量监督计划、监督检查记录，纠正措施记录表、预防措施记录表。年度内审计划、内审实施计划、检查表、不符合项报告、汇总表、内审报告。年度

7、管理评审计划、管评实施计划、会议记录、管评报告。体系文件修订审批、修订记录。本部门培训记录。2、归档要求（分4类移交4类至行政部）公司的生产调度计划与执行记录每年3月30日前移交至行政管理部存档。客服记录、申诉和投诉调查表、申诉和投诉处理报告等记录每年3月30日前移交至行政管理部存档。体系运行的质量审核包括内审、管评、体系文件管理等资料于每年3月30日前移交至行政管理部存档。质量监督计划、监督检查记录及其余记录于每年3月30日前移交至行政管理部存档。五、九家湾检测站1、收集归档文件内容检测站内与检测站间的检测比对计划、检测实施方案、检测报告。耗材（办公用品）购置申请、耗材验收记录。仪器设备使用

8、运行记录。检测报告副本（外检单、委托协议）。本部门培训记录。2、归档要求（分5类移交3类至行政部）按照检测站内与检测站间的检测比对计划、检测方案完成比对检测后将检测报告交生产技术部做比对分析报告依据（本站可留复印件）。检测报告副本（外检单按录入员录入顺序编写目录，按目录排序后装订，每日装订n本）每月初将上月检测报告副本移交行政管理部。仪器设备使用运行记录于每年1月31日前移交设备管理部。本部门培训记录于每年3月30日前移交至行政管理部存档。耗材（办公用品）购置申请、耗材验收记录即时移交行政管理部存档。六、迎宾路检测站1、收集归档文件内容检测站内与检测站间的检测比对计划、检测实施方案、检测报告。

9、耗材（办公用品）购置申请、耗材验收记录。仪器设备/耗材验收记录。设备维修/位移申请、设备维修/位移记录、设备停用/启用/报废申请。仪器设备使用运行记录。检测报告副本（外检单、委托协议）。仪器设备年度检定/校准证书（复印件）。使用说明书（复印件）。本部门培训记录。2、归档要求（分6类移交2类至行政部）按照检测站内与检测站间的检测比对计划、检测方案完成比对检测后将检测报告交生产技术部做比对分析报告依据（本站可留复印件）。设备使用说明书（复印件）、仪器设备年度检定/校准证书（复印件）在设备部复印后交设备管理室保存。本站需要购置相关耗材、仪器配件向设备管理部提出申请，由设备管理部购置。本站需要进行维修

10、/位移、停用/启用/报废的设备，本站设备管理员无法维修或需购置配件才能维修的，由设备管理员提出申请上报设备部处理后由实施者记录。对本站能自行维修/位移、停用/启用/报废的设备由巡检员提出，设备管理员核实后，经站领导批准后进行维修/位移、停用/启用/报废，维修/位移、停用/启用/报废的结果由设备管理员记录在记录本上，由设备管理室保存记录本，以便追溯。仪器设备使用运行记录于每年1月31日前移交设备管理部。本部门技术培训记录于每年3月30日前移交生产技术室，其它培训记录由行政管理室保存。检测报告副本（外检单按录入员录入顺序编写目录，按目录排序后装订，每日装订n本）每月初将上月检测报告副本移交行政管理部。耗材（办公用品）购置申请、耗材验收记录即时交行政管理部