企业行政管理的办公自动化.docx

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1、11春行政管理专科毕业论文题目：企业行政管理的办公自动化 姓名： 学好： 班级:11春嘉桐行政管理专科2班 教学点：浙江电大桐乡学院企业行政管理的办公自动化摘要：随着计算机和网络技术的普遍应用，计算机已经成为公司办公的必备工具之一，公司网已成为公司培训人才、科研项目、办公及管理不可或缺的支撑环境。本文通过论述行政办公自动化网络管理概念，,提高管理者工作效率方面所起到的积极作用，为行政办公自动网络管理系统的开发和广泛使用提供了理论上和实践的依据。它是以行政管理为核心，集公文管理、会议管理、规章管理、动态信息管理、部门事务处理、领导日程管理、个人办公管理以及用车用餐管理、文档资料管理、人员权限管理

2、为一体的综合办公行政管理软件系统.通过网络行政办公管理系统，办公室工作人员、部门工作人员、公司行政管理人员可以随时随地开展管理过程中的各项工作,保障公司行政管理工作的高效、安全运行,为行政管理本身的重整和发展带来新的机会,并且改变传统的行政管理方式。关键词：概念 信息共享 必要性 信息安全 一、办公自动化概念的界定办公自动化(Office Automatic)简称OA,是20世纪60年代提出的一个概念，截止目前，办公自动化还没有构成一个被普遍认可的规范化定义，普通是指应用通讯技术、计算机网络技术以及办公管理办法，将人们办公的局部业务活动经由办公人员以外的其他各种先进办公设备，并由办公人员和这些

3、办公设备共同构成一个人机信息处置系统，从而完成相应的任务的一个连续过程。 在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现

4、代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA 通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行企事业工作领导进行决策的场所。领导干部做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的

5、工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。二、企业行政管理办公自动化的必要性在我国企事业的快速开展的宏观背景下，各企业之间的竞争日趋白热化，传统的行政管理办公方式曾经不能满足企业快速开展的需求，这就凸显了改善企业内部管理体制和进步日常工作效率的重要性。详细而言，企业行政管理办公自动化的必要性主要系如今以下方面。1 企业持续开展的内在需求。随着我国企业体制变革，各企业范围不时扩展，许多企业经过兼并重组、独立升格、扩建新厂区等方式，构成了新老厂区或多厂区结合办公形式，关于此，传统的企业行政办

6、公形式显然无法顺应远程办公的需求，这就对呈现新型的办公方式有了激烈的内在需求，完善办公自动化也就表现出企业进一步开展的必要性。2 完成挪动办公的需求。随着国内外企业之间协作交流的不时增强，企事业领导和在职员工都面临着经常出差的问题。能否可以经过及时获取信息来作出重要决策又是企事业快速开展关键。例如，在企业领导出差期间，对学校状况要随时理解，并布置各种事项，或及时指示一些重要文件，为了完成挪动办公，就必然请求具有运转良好的行政管理办公自动化系统。3 降低企业管理费用的需求。材料标明，由于企业全面推行办公自动化，美国政府在1992年-1996年的短短4年间各项开支减少了1180亿美圆。微软公司在1

7、997-1998年短短一年时间内至少俭省了4000万美圆开支。可见，关于企业而言，鼎力推行行政管理办公自动化，能够大大降低办公用品耗材的运用量，从而节约办公经费的开支，使企业可以节约更多的人力、物力、财力用于企业的其他建设范畴，这同时也是构建节约型企事业的良好表现。4 完成企业信息共享和加强决策合理性的需求。作出科学决策是企业行政管理人员的重要工作，而具有足够的有效信息，是科学决策的必要前提。鼎力推企业行行政管理办公自动化，能够完成信息交流快捷通畅，充沛完成信息资源共享，为企业行政管理人员提供良好的办公环境，使决策可以变得精确、及时，从而进步企业的行政管理工作效率。5 国际化接轨的需求。目前，

8、我国的企事业已经逐渐与国际接轨。国内企业能否把握开展机遇，是当前我企业界普遍关注的问题。鼎力推行和施行行政管理办公自动化，一方面可增强国际协作交流，另一方面还可加快国内企业向国际化开展的步伐。可见，企业行政管理办公自动化，是国内企业在自创国际一流集团胜利经历的根底上对国际先进的企业管理形式的学习和改良战略。三、 我国企业行政管理办公自动化面临的主要问题由于各企业本身条件状况有所不同，办公自动化建立程度也存在很大的差别。调查标明，运用办公自动化系统是我国企业完成办公自动化的主要方式，但以传统方式为主的企业依然高达5，运用办公自动化系统的企业为80；只有80%的企业根本完成了对网络办公自动化的运用

9、。由此可见，目前我国企业推行行政管理办公自动化依然是一个非常艰巨的任务，从目前来看，主要还面临以下问题： 高层领导的注重水平不够。企业行政管理办公自动化建立过程中面临的最大艰难在于一些小企业的高层领导在思想观念上存在滞后性。例如，有些企业的高层领导缺乏足够的的计算机应用程度，因而存在抵触心情；再如，有的企业领导依然因循传统的思想方式，习气于传统的手工办公；又如，虽然有些企业领导对办公自动化并不持反对态度，但思索到办公自动化的前期工作需求大量的人力、物力、财力投入，同时，随着我国企事业的快速发展，在生产范围连年扩展的前提下，许多企业不得不将大量的资金投入到新建厂房、宿舍楼以及生产设备、机器的添置

10、上，从而在办公自动化方面构成了不完善的情况。企业行政管理办公自动化建立是一项复杂的系统工程，本文以为，企业行政管理办公自动化建立可采取如下措施。1 快速更新观念，进步领导机层的注重力度。许多企业办公自动化建立推进迟缓、以至在推进过程中呈现停顿以至搁浅的情形，企业领导对此有不可推脱的义务。因而，企业领导应更新观念，进步认识，拿出抓科学建设和抓工作建设的劲头来抓网络办公自动化系统建立，同时做好办公人员的队伍建立。2 树立办公自动化系统的长效管理机制。管理的标准化是办公自动化系统正常运转的制度根底，因而，树立健全各项长效管理制度是保证办公自动化建立工作顺利完成的重要保证。详细而言，在系统建立的过程中

11、，诸如企业网络信息管理方法、数据库管理员职责及网络与信息应用、失密管理方法等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统运用过程中对这些规章制度不时停止改良和完善。 3 进步办公人员的办公自动化素质。由于办公人员在办公自动化系统这一人机分离系统的运用中起着主导位置，这就请求办公人员一方面要纯熟控制办公的根本学问，另一方面还要纯熟运用各种办公设备及办公软件，因而，进步办公人员的综合素质，加强办公人员的办公自动化综合才能就成为企业完成办公自动化的重中之重，关于企业；一是能够经过内部培训来逐渐加强办公人员的业务程度，二是能够经过对局部岗位停止人员外聘的方式，即聘任计算机运用才能强的人员上岗，保证人人会用

12、，由此顺应办公自动化的工作需求。4 增强防备措施，确保网络信息平安。由于网络办公自动化建立会使企业的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的平安性防护由此成为关键，因而，在办公自动化建立的过程中，同时还要至少做好以下两方面的工作，一方面，要增强企业全体行政管理人员的保密认识，另一方面，要施展各种技术手腕，即经过采用数据加密等技术，或经过设置身份考证、权限检查等方式保证合法用户的运用，从而在确保信息系统平安的前提下，使企业办公自动化系。四、结论 办公自动化系统能极大的提高工作，不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在随网上、手机上进行，大大的减少了办公

13、成功，极大的提高了工作效率。 通过办公自动化，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，办公自动化平台，使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台，大大地提高企业的竞争力。在我国企业中表现出越来越重要的作用,推进了企业办公自动化的进程。同时，企业办公人员的计算机应用程度也在逐渐进步。运用Office办公软件以及收发电子邮件等操作都曾经成为办公人员工作和交流的重要途径，这就为办公自动化系统的进一步推行奠定了良好的根底。 总结而言，企业办公自动化就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。