浅析秘书人员如何在网络环境中提高办事效率毕业论文.doc

《浅析秘书人员如何在网络环境中提高办事效率毕业论文.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅析秘书人员如何在网络环境中提高办事效率毕业论文.doc（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、浅析秘书人员如何在网络环境中提高办事效率内容摘要：在网络技术渗透各个领域的当今社会，网络环境早已充斥了秘书人员的工作环境，而在网络环境中的秘书人员工作现状并不是很乐观，不能合理利用网络环境提高办事效率。但是网络环境的发展也同样给秘书人员的工作带来了相应的影响，或是积极或是消极,总之网络环境是把“双刃剑”。针对网络环境对于秘书人员工作的影响，我们同样找到相应的对策，从而尽可能的利用网络环境提高秘书人员的工作效率，在既定条件中达到事半功倍的效果。关键词： 网络环境 秘书 工作效率 在网络技术已趋向成熟的今天，秘书人员更多的是在网络环境中办事，这对秘书人员的工作运行以及运作方式产生了变革式的影响。现

2、代秘书作为领导的参谋和助手，秘书工作的运行状况直接影响着一个单位的整体工作水平和效率，因而，在网络技术飞速发展的环境下，要成为一名优秀的秘书，必须要善于利用网络这一先进工作平台，并通过这一平台带来良好效果，以更快的速度更高的效率更高质量的工作成果来完成任务。办事效率是个人工作能力的一种体现，网络环境中，秘书需要掌握更多的方法，才能在工作中提高效率。为此我就网络环境中秘书提高工作效率的重要性和提高工作效率的途径谈一些粗浅的看法。一、 网络环境中的秘书人员工作现状1. 秘书人员对网络信息的鉴别及筛选能力欠缺，实际网络应用能力不强。如今网络技术迅速发展，对各类企事业单位秘书工作人员的要求越来越高，但

3、实际上，许多企事业单位的秘书人员并不具备良好的网络应用能力，就更不要说对包罗万象的网络信息进行高效的鉴别与筛选了。像在我曾实习的单位中有位曾秘书，她对于excel表格的创建以及科技档案的目录的检索还有收发电子邮件都不是很熟悉，而这却是秘书网络环境工作中比较常用也比较简单的网络系统操作。面对瞬息万变的网络信息，有许多秘书人员对于网络信息的鉴别及筛选更是无从下手，他们原先习以为常的工作方法往往禁锢了他们的学习能力，从而不能在短时间内接受新知识，也就不具备现代网络环境中所需要的熟练地网络应用能力，对于错综复杂的网络信息，他们也很难做到有效的鉴别与筛选，更无法确保信息的高效性、准确性和完整性，而这些都

4、是秘书信息收集工作中最基本的环节。若利用传统的书面信息或是口头传达的收集工作方法持续工作，在一定程度上必然增加了工作时间。2. 在网络环境中，有些秘书人员不能合理利用网络环境简化办事程序，导致了重复性信息的堆砌，反而增加了工作时间。目前企事业单位的秘书人员中，年轻人占了大多数，他们面对瞬息万变的网络环境，在工作的时候往往不能删繁就简。例如需要做一份材料的移交目录，企业名称完全可以在相应的的资料当中复制黏贴，而有的秘书却往往还是机械地打字输入，甚至是最原始化的手写，这样就会增加工作时间。有时他们也不擅长在网络环境中总结工作经验，从而利用新经验来简化办事程序，这在无形当中就增加了工作时间，也必然导

5、致工作效率降低。我在江苏银行档案中心进行档案工作实习期间，在打印档案卷内文件目录的时候有日期这一项，每份应该归档的档案卷内都会有一个批复日期，是一年十二月份中的其中一个月，我们就可以把十二个月份的目录先全部打印出来，然后在整理档案的，遇到相同月份的就以画“正”字的方法进行份数的统计，每整理完一个年份再去统一打印出来，这样就不需要每拿到一本档案都要去输入相应年份的月份，再去打印，这样就节省了很多时间，提高了工作效率。我就是在实习过程中发现了这一规律，并且付诸实践，果然比其他同学快了很多。3. 有些秘书人员对网络资料的信息化管理能力欠缺，不能在短时间内利用网络调动有效信息。在网络环境中工作，要求秘

6、书人员具备良好的针对网络相关资料信息化的管理能力，而现在许多秘书人员，尤其是刚刚上岗的年轻秘书人员，往往眼高手低，实际操作能力不强，面对全方位、多层次、宽领域的网络信息，往往不能进行有效管理。局限于网络资料信息化管理能力的欠缺，当其他相关业务职能部门需要到秘书部门调取相关文献资料时，秘书人员就不能在第一时间将信息传达给相关人员，不能很好地履行信息辅助的基本职能。4. 有些秘书人员在网络环境中，动手能力较弱，当网络环境运行出现某些简单故障时，不能自主进行简单维护，甚至致使网络故障严重影响工作效率。网络系统运行固然很快，但却往往在不经意间出现故障，而有些秘书人员往往比较注重文本工作，却忽略了掌握网

7、络环境的简单修复与维护方法，往往由于一些小故障而错过了网络信息利用的最佳时期，导致了信息不能发挥它的最大价值。有些秘书人员甚至不注意定期查杀木马等病毒，导致了重要信息的丢失，又如网络黑客会千方百计运用一些破解手段，来攻克企业的保密系统的设防措施，进入企业内部网，窃取商业秘密。这不仅会影响工作效率，甚至会损害公司利益，造成严重后果。5. 在网络环境中，有些秘书人员在工作时间内更容易分散注意力，甚至会有些秘书人员浪费时间在一些网络娱乐及网购上，影响了自身工作，导致工作效率低下。现代秘书人员，面对繁杂的网络环境，面对各种交友聊天平台、各种时尚网络购物平台等往往不能很好的克制自己，有些秘书甚至在工作时

8、间内浪费大量时间和精力去做与工作无关的事，像玩网络游戏、逛淘宝进行网购等，秘书工作自然会有疏漏，更不要说提高秘书工作效率了。二、 网络环境对秘书人员工作效率的影响网络高效、便捷，但网络环境又是一把“双刃剑”，网络环境不仅给秘书人员的工作带来了积极影响，同时也带来了一些消极影响。(一) 网络环境对秘书人员工作效率的正面影响1. 网络的开放性扩大了秘书工作中的信息来源，增加了信息的来源渠道，简化了办事程序，便于秘书人员对信息的采集，从而提高了工作效率。网络环境是一个对外完全开放的平台，当今秘书人员在工作过程中不需要像以前一样亲力亲为，只需要动动手就可以将所需要的信息通过网络系统在第一时间内搜集到，

9、就不需要再通过各种途径口头或书信传达，极大的缩短了工作时间，简化了办事流程，使秘书人员在相同的时间内可以完成更多的工作量。2. 网络环境中，网络信息载体的多样性，扩大了秘书人员搜集信息的渠道，从而极大地缩短了网络办公时间，进而提高工作效率。网络信息在开放性的网络环境中必然会有很多载体，像新闻发布会，各种网络信息发布平台等。在网络环境中工作的秘书人员便多了搜集信息的方向和渠道，像各种有针对性的信息网站等，秘书人员便可以通过这些网络信息载体，及时有效的搜集整理相关信息，在第一时间内传达给领导，做出最有效的回应。(二) 网络环境对秘书人员工作的负面影响1. 网络信息资源泛滥，信息筛选工作难。现下的网

10、络信息包罗万象，网络信息链错综复杂，秘书人员在网络环境中收集信息时，一些虚假广告或虚假信息窗口等会在网络页面打开时频繁弹出，这样就极大的扰乱了秘书人员的视线，有些信息的显示往往让秘书人员感觉目不暇接。在这样的情况下，就需要秘书人员带着极好的耐性对这些网络信息进行分门别类的甄别、筛选。在网络技术突飞猛进的今天，各种网络信息资料库更是应有尽有，往往看的秘书人员眼花缭乱，这就需要秘书人员在工作过程中能够有较强的针对性，而现实中的秘书人员却往往分不清主次，这无疑增加了秘书人员的工作难度，也增加了工作时间。2. 网络信息的综合性，导致信息堆砌现象时有发生。在网络环境中工作的秘书人员，若不是全身心地投入到

11、工作当中，在工作时三心二意，就会对网络信息工作盲目收集，在收集信息的过程中，又不注意对信息进行简单的分类和筛选，往往带有一种速战速决的心态，最后收集到的往往是一些无关紧要的或者是过时的消息。由于不注意对收集的信息进行分类管理，致使信息重复出现在秘书人员的视线中，最终导致了信息的堆砌，也影响了信息及时、有效地利用，从而浪费了时间，浪费了精力，做了无用功，有可能还会影响正常工作的开展，引发不必要的麻烦。3. 网络环境中的秘书工作安全隐患大，保密难度大。 网络系统对计算机硬件和软件的依赖性都造成了网络环境下秘书工作的安全隐患。网络环境中，系统运行时出现故障，作为秘书人员，懂得网络系统维护的不多，大部

12、分秘书都不具备相应的网络系统维护能力，若不在第一时间内得到修复，就有可能会导致重要讯息的丢失，极大影响了秘书正常工作的开展，甚至会影响到公司利益。4. 网络娱乐软件的层出不穷，致使有些秘书人员沉迷于网购和消遣。网络平台的开放性，不仅为秘书工作带来了信息多渠道收集的便利性，同时也为他们带来了丰富多彩的娱乐消遣方式。有的秘书人员，因为有了如此多的选择，以至于抵不住诱惑，忽略了自身职责，即使是在上班时间也悄悄地上网聊天、玩网络游戏、购物、或是在网上讨论美食或是八卦新闻或是浏览与工作无关的网页等，像这样的工作态度，在这样宽松的网络环境中工作，要提高工作效率，也不是一件容易的事。三、 网络环境中提高秘书

13、人员办事效率的途径1. 认真储备网络系统知识，提高网络系统运用能力。首先，在网络信息化的今天，秘书人员必须具备良好的网络系统的运用能力，要熟练运用各种办公设备与软件。现今，网络信息化程度越来越高，对于在网路环境中的工作的秘书人员的工作能力的要求也越来越高。对于网络环境中的秘书人员，不仅仅是要求具备简单的文书处理和撰制，调查研究，信息工作，文书立卷和档案管理工作，会务工作，信访工作，印信工作，机要保密工作，查办工作，行政事务管理等工作能力，更多是要求秘书人员对网络系统的熟悉和操作能力。因此，秘书要懂得、熟知并灵活运用网络环境下各种经济和商业的模式及运作，比如：电子商务、网络信息供应商、网络传媒、

14、网络通讯、网络设备供应商等，这样可以拓宽知识面，增强技能，掌握更多的信息和技术，有助于工作的开展，更好地完成任务。能够对网络系统驾轻就熟、得心应手运用的秘书人员的工作效率必然比只懂得传统的秘书工作的工作人员的工作效率要高的多，能够更高效率的完成既定的工作，同时也会更受领导赏识。秘书也要逐步了解网络传媒、网络商业服务甚至是网络金融等方面的知识，为企业今后的发展做出更大的努力。2. 利用网络环境培养、提高秘书人员网络资料信息化管理能力及网络信息鉴别能力。网络环境中工作的秘书人员，在熟悉了网络环境后，应当利用现有条件，积极培养如何在网络环境中鉴别与筛选有效信息。网络信息像大海一样广阔无边，作为一个想

15、要高效率工作的秘书人员，绝对不能在这信息海中迷失方向，要利用有限的可利用的条件，在工作过程中，不断积累、总结鉴别与筛选网络信息的能力，从而才能够在此基础上对网络资料进行有效的管理。才能在第一时间为领导提供及时有效的服务，为公司带来可观的效益。3. 不断提高秘书人员对网络环境中的网络信息的鉴别及筛能力。在网络环境中工作，保证信息的及时性、有效性、真实性是对秘书工作的最基本要求，而秘书人员要保证信息的真实性，必然就要求具备良好的网络信息的鉴别和筛选能力，这样才能在工作当很轻松的利用已整理的信息，从而提高工作效率。对于网络信息，秘书人员不能掉以轻心，不能轻易相信，一方面防止无味信息的堆砌现象发生，另

16、一方面，若是秘书人员未能鉴别筛选出虚假的网络信息，到站信息流入公司内部，有可能会使公司蒙受巨大的损失，侵害了公司的权益。秘书人员在网络环境中鉴别与筛选信息时，要注意做一些标记，这样就可以在一定程度上节省工作时间，从而提高工作效率。4. 建立公司的内部网络系统，减少秘书人员工作时间内在外网上不必要的时间浪费。我认为每一个公司都应该建立一个内部网络系统，供工作人员利用。一个公司设有局域网，可以更有效地限制、约束秘书人员的行为，同样更有效的加强公司内部信息的交流，使秘书人员在工作过程中无法在外网上进行其他与工作不相干的活动。这样一方面可以保证秘书人员在网络环境中全心全意的工作，从而保质保量的完成既定

17、的工作，空余时间可以安排秘书人员去学习相关的网络应用知识，这样不仅可以使秘书人员增长知识，而且尽可能的避免了在工作时间内秘书人员利用网络做无畏的消遣，从而提高了秘书人员在网络环境中的工作效率；另一方面，由于公司内部网络的限制，也避免了公司内部重要信息的流失，防止重要信息被盗取，像我实习的单位江苏银行档案中心，他们在银行内部就应用了飞秋这一信息交流系统，同时阻止了外部移动硬盘的接入，这样就保证了系统内部信息的安全，也极大的节约了秘书人员的工作时间。而像飞秋等一系列公司内部交流系统地运用，对于秘书人员的工作也起到了一定的监督作用，也避免了不必要的网络信息中毒现象的发生，从而保障了信息的安全性，进而

18、极大的的保障了公司的利益。总之，无论网络环境怎么千变万化，只要拿出良好的对策，秘书人员便仍然能够应对自如，灵活运用利用网络环境提高工作效率。在如今的网络时代中，适应与熟练掌控网络环境对秘书人员来说是必须的，虽然网络环境也会给秘书人员的工作带来一定的负面影响，但只要秘书人员不断适应网络环境的需要，能够掌握相应的网络知识以及网络技能，便能够“化险为夷”，从而能够更好地利用网络环境提高办事效率，实现秘书工作价值。参考文献：1金振邦，谈谈秘书工作的现代化与网络化，秘书2004年第七期2黄宏斌，网络时代呼唤新型秘书J，厦门科技，2006（6）3袁飞，试论办公自动化与现代秘书工作，长春金融高等专科学校学报，2001（02）4杨军伟，浅谈信息时代秘书如何利用网络提高办公效率，中国经贸导刊，2010第十一期5张爽，浅谈办公自动化对秘书工作的重要性，中国科技信息2005年第十一期6杨峰，秘书实务，中国人民大学出版社，2011年出版7杨曦，现代秘书人员素质初探，秘书2001年第九期8徐铁英，浅谈计算机网络的应用与发展，新视角2008年第三期6