采购与付款循环审计ppt课件.ppt
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1、第十章第十章 采购与付款循环审计采购与付款循环审计第一部分第一部分 内容框架内容框架第二部分第二部分 教学内容教学内容学习目标1.了解采购与付款循环的主要业务活动。2.掌握采购与付款循环内部控制和控制测试的内容、程序和方法。3.了解固定资产、在建工程、应付账款的审计目标。4.掌握固定资产、在建工程、应付账款的实质性程序的步骤和方法。第一部分 内容框架n一、审计范围n二、内部控制三、控制测试n四、实质性测试n五、课后练习 第二部分 教学内容引导案例第一节 概 述第二节 内部控制及其测试第三节 采购与付款循环是实质性程序第四节 应付账款审计第五节 固定资产审计第六节 其他相关账户审计引导案例名称
2、巨人零售公司审计案例影响会计师事务所因屈服客户压力而导致审计失败的典型案例手段蓄意调整应付账款引导案例【公司简介】 1.名称:巨人零售公司2.成立:1959年3.类型:大型连锁折扣集团公司4.规模:1972年,拥有112家零售批发商店5.案情:1971年,行政管理当局把250万美元的经营损失改为150万元收益,并提高了与之有关的流动比率和周转率。6.后果:1973年8月,公司向波士顿法院提交破产申请,两年后公司申请破产。 引导案例【案情简介】 舞弊方法虚减应付账款 1972年巨人公司对应付账款的蓄意调整债权人应付账款减少金额 广告商米尔布鲁克制造商罗兹斯盖尔公司各个供应商健身器材公司30万美元
3、25.7万美元13万美元17万美元16.3万美元以前未入账的预付广告费商品购回总购折扣折扣优惠商品退回以前购进货物进价过高商品退回 引导案例【案情简介】真相 1.预付广告费(30万美元)公司虚构了1100家广告商名单并称向他们预付了30万美元的广告费已达几个月之久,均忘了收集记录并记账。负责审计的罗丝会计师事务所只函证了4家广告公司,均得到预付广告费是错误的答复,但事务所并未深究。而另外抽查的20笔业务只要求提供证明文件。显然,会计师事务所无法因此获得充分、适当的审计证据。 引导案例【案情简介】真相 2.假折扣折让(25.7万美元)巨人公司财务副总裁共伪造了28个假的贷项通知单,以此抵减应付米
4、尔布鲁克公司的25.7万美元账款。审计时,事务所的助理审计人员得到了先后三个不同的解释。最初,助理审计人员被告知,这些贷项通知单是因为商品退回所发出的。后来又解释说,25.7万美元是总购货折扣。最后又说,这笔金额是米尔布鲁克公司为使巨人公司成为它的长期客户而给予的折让优惠。事务所在取证过程中受到了阻碍,在电话调查时,巨人公司总是先打电话,而且没有实行回避。因此,事务所的取证工作受到了美国证券交易委员会的批评。 引导案例【案情简介】真相 3.假退货(13万美元)公司发出35份假贷项通知单,蓄意减少了13万美元应付罗兹斯盖尔公司的杖款。事实是,很多发出贷项通知单的商店根本没有从罗兹斯盖尔公司进货,
5、对方账上也无相应记录。事务所被告知,因两家公司将发生法律诉讼,所以只收到巨人公司的一些信件作为证据。引导案例【案情简介】真相 4.差价退款(17万美元)巨人零售公司的管理部门曾向下属两个最大部门的经理米尔和来瑟施加压力,要求他们假造一份名单,虚构几百个曾被供应商们因进价过高而要求退款的事项,这笔金额大约有17.7万美元。事务所在电话求证过程中,同样允许巨人公司事先联系供应商,这使三个供应商被巨人公司说服并提供假证明。引导案例【案情简介】真相 5.伪造健美产品退回的虚假会计分录最后,经过周密计划,巨人公司假造了发给健美产品制造商的贷项通知单,用根本没有被确认的16.3万美元的商品退回来减少应付账
6、款。很明显这些产品的退回从来没有发生过。罗丝事务所没能充分调查到这些项目。引导案例【启示】1.对应付账款的电话调查取证应在不受被审计单位干扰的情况下进行。2.当注册会计师与客户意见不一致时,是坚持原则,还是妥协迁就,是衡量注册会计师职业道德的试金石。3.在审计过程中,由于分工不同,大量的现场工作将由助理人员进行,这是符合成本效益原则的。但是,当助理人员在现场发现线索时,高级审计人员应采取相应的追查措施。第一节 概 述一、会计科目1.应付账款、固定资产、累计折旧、预付款项、在建工程、工程物资、固定资产清理、无形资产、开发支出、商誉、长期待摊费用、应付票据、长期应付款和管理费用等二、会计资料P14
7、5-1461.订购单,2.请购单,3.合同,4.发票,5.验收人库单,6. 付款凭单的数量,7.各种明细账与总账等。第二节 业务循环内部控制及其测试一、采购业务与内部控制要求二、控制测试三、实质性程序一、采购业务与内部控制要求1.请购商品和劳务;2.编制订购单;3.验收商品;4.储存已验收的商品存货;5.编制付款凭单;6.确认与记录负债7.付款8.记录现金银行存款支出。二、采购与付款循环 业务流程请购单由仓库或其他请购部门编制,不需事先编号,至少一式三联 1.存根联:请购部门留存 2.送采购部门:-编制采购单 , 采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。 3.送应付凭单部门-
8、编制付款凭单 关键的内部控制,请购单、订货单、验收单和卖方XX一应俱全,并附在付款凭单后 采购单由采购部门编制,需事先连续编号,至少一式5联 (1)存根联:采购部门留存 (2)送仓库或其他请购部门:-核对, 其正联应送交供应商,副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。 (3)送应付凭单部门-编制付款凭单 关键的内部控制,请购单、订货单、验收单和卖方XX一应俱全,并附在付款凭单后 编制有预先编号的付款凭单,并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商XX等)。 4.送供应商-订货单 ,其正联应送交供应商 5.送验收部门-验收核对。 有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商
9、发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。 验收部门编制,需事先连续编号,至少一式三联 (1)存根联:验收部门留存 (2)送仓库或其他请购部门:-签字确定责任 ,验收入员将商品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,或要求其在验收单的副联上签收,以确立他们所采购的资产应负的保管责任。 (3)送应付凭单部门-编制付款凭单 ,关键的内部控制,请购单、订货单、验收单和卖方XX一应俱全,并附在付款凭单后 ,验收入员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。应付凭单部门编制,需事先连续编号,至少一式2联
10、 (1)存根联:本部门留存 (2)送应付账款部门(或财务部门)-记录及付款 关键的内部控制,请购单、订货单、验收单和卖方XX一应俱全,并附在付款凭单后 ,在手工系统下,应将已批准的未付款凭单送达会计部门,据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。 内部控制1. 仓库或其他请购部门:经批准的请购单与订购单核对 ,(订购单)其正联应送交供应商,副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。 验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,或要求其在验收单的副联上签收,以确立他们所采购的资产应负的保管责任。 2.采购部门-根据经批准的请购单编制采购单(采购单与请购单核对) ,
11、采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。3.验收部门-实物与订购单核对,编制验收单, 有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。 验收入员将商品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,或要求其在验收单的副联上签收,以确立他们所采购的资产应负的保管责任。 4. 应付凭单部门-XX、订货单、验收单(三单核对),编制付款凭单 (1)确定供应商XX的内容与相关的验收单、订购单的致性。 (2)确定供应商XX计算的正确性。 (3)编制有预先编
12、号的付款凭单,并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商XX等)。这些支持性凭证的种类,因交易对象的不同而不同。5.应付账款部门(或财务部门)-XX、订货单、验收单(三单核对) ,应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。在收到供应商XX时,应付账款部门应将XX上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运赞与订货单上的有关资料核对,如有可能,还应与验收单上的资料进行比较。二、存货采购与付款循环控制测试1.了解内部控制2.控制测试1.了解内部控制问卷调查表(P148) (1)分工与授权(2)请购 (3)采购(4)验收(5)存储(6)领料与发货(
13、7)复核(8)付款(9)记账(10)对账了解方法:三大描述方法二、控制测试P150表10-3(1)采购交易的内部控制、控制测试适当的职责分离内部核查程序(2)付款交易的内部控制、控制测试例题某医药制品公司,对生产所需的原材料除价格是主要的考虑因素之外,更为重要的是对原材料的质量要求。当该公司生产所需的原材料需要采购时,在原材料市场价格有较大变动或购买新的原材料品种,采购部门需要重新确定供应商时,是通过招投标方式进行的。首先从采购部门建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商(供应商必须是经过国家药品食品监督管理局验收合格后颁发药品生产许可证的企业,这样的供应商生产的原材料应该符合国家医药行业
14、的质量标准),通过比较产品性价比确定几家供应商,由该公司的检验部门对待选供应商的原材料样本进行检验,经检验后,采购部门从中确定质优价廉的供应商。采购部门与供应商签订购买合同;购买的原材料到达后再经检验部门进行抽检,出具检验单;仓库保管部门对数量、品种进行检验并出具入库单,财务部门审核及核对检验单、入库单、购货发票后等记明细账;采购部门制定用款计划,财务部门根据用款计划筹备资金付款。该公司每月首先召开财务分析会议,对当月的财务情况进行分析,其中产品生产成本如果出现异常波动,排除试产价格等因素后,若是因原材料质差价高造成的,在其召开的由公司各职能部门参加的总经理扩大会议上对采购部门出现的问题进行问
15、责,并与采购部门的经济利益挂钩。请指出上述内部控制是否符合相关规定。参考分析本案例中的公司在采购与付款业务中的内控规定和做法符合相关规定。第一,公司在采购原材料的过程中按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务。第二,建立了采购与验收环节的管理制度,对采购方式的确定、供应商选择、验收程序等作出了明确的规定,确保采购过程的透明化。第三,建立了供应商档案,充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等有关情况,采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序。第四,根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收部门对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出
16、具验收证明。第五,财会部门在做账务处理和办理付款业务时,对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。第六,通过职能部门的问责制度对采购与付款的内部控制进行监督检查。(3)固定资产的内部控制和控制测试固定资产的预算制度授权批准制度账簿记录制度职责分工制度资本性支出和收益性支出的区分制度固定资产的处置制度固定资产的定期盘点制度固定资产的维护保养制度见案例分析第三节采购与付款循环实质性程序一、实质性测试P1531.购货交易的实质性程序(截止测试)2.应付账款的实质性程序(函证P155)第四节第四节 应付账款审计应付账款审计应付账款实质性程序应付账款实质性程序
17、被审计单位名称:被审计单位名称:XXXXXX股份有限公司股份有限公司项目:应付账款项目:应付账款编制:编制:日期:日期:第一部分第一部分 认定、审计目标和审计程序对应关系认定、审计目标和审计程序对应关系一、审计目标与认定对应关系表一、审计目标与认定对应关系表审计目标审计目标A A 资产负债表中记录的应付账款是存在资产负债表中记录的应付账款是存在的。的。B B 所有应当记录的应付账款均已记录。所有应当记录的应付账款均已记录。C C 资产负债表中记录的应付账款是被审资产负债表中记录的应付账款是被审计单位应当履行的现实义务。计单位应当履行的现实义务。D D 应付账款以恰当的金额包括在财务报应付账款以
18、恰当的金额包括在财务报表中,与之相关的计价调整已恰当记录。表中,与之相关的计价调整已恰当记录。E E 应付账款已按照企业会计准则的规定应付账款已按照企业会计准则的规定在财务报表中作出恰当的列报。在财务报表中作出恰当的列报。XXXXXX2010.4.12010.4.1索引号:索引号:财务报表截止日:财务报表截止日:复核:复核:日期:日期:财务报表认定财务报表认定存在存在完整性完整性权利和义务权利和义务FDFD2009.12.312009.12.31YYYYYY2010.4.12010.4.1计价和分计价和分摊摊列报列报二、审计目标与审计程序对应关系表二、审计目标与审计程序对应关系表审计目标审计目
19、标D DBDBDBDBDAEAEB B可供选择的审计程序可供选择的审计程序1 1获取或编制应付账款明细表:获取或编制应付账款明细表:(1)(1)复核加计正确,并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符;复核加计正确,并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符;(2)(2)检查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否正确;检查非记账本位币应付账款的折算汇率及折算是否正确;(3)(3)分析出现借方余额的项目,查明原因,必要时,作重分类调整;分析出现借方余额的项目,查明原因,必要时,作重分类调整;(4)(4)结合预付账款等往来项目的明细余额,调查有无同时挂账的项目、结合预付账款等往来项目的明细余
20、额,调查有无同时挂账的项目、异常余额或与购货无关的其他款项异常余额或与购货无关的其他款项( (如关联方账户或员工账户如关联方账户或员工账户) ),如有,如有,应予以记录,必要时作出调整。应予以记录,必要时作出调整。2 2获取被审计单位与其供应商之间的对账单获取被审计单位与其供应商之间的对账单( (应从非财务部门,如:应从非财务部门,如:采购部门获取采购部门获取) ),并将对账单和被审计单位财务记录之间的差异进行调,并将对账单和被审计单位财务记录之间的差异进行调节节( (如在途款项、在途货物、付款折扣、未记录的负债等如在途款项、在途货物、付款折扣、未记录的负债等) ),检查有无,检查有无未入账的
21、应付账款,确定应付账款金额的准确性。未入账的应付账款,确定应付账款金额的准确性。3 3检查债务形成的相关原始凭证,如供应商发票、验收报告或入库单检查债务形成的相关原始凭证,如供应商发票、验收报告或入库单等,检查有无未及时入账的应付账款,确定应付账款金额的准确性。等,检查有无未及时入账的应付账款,确定应付账款金额的准确性。4 4检查应付账款长期挂账的原因并作出记录,注意其是否可能无需支检查应付账款长期挂账的原因并作出记录,注意其是否可能无需支付;对确实无需支付的应付账款的会计处理是否正确,依据是否充分;付;对确实无需支付的应付账款的会计处理是否正确,依据是否充分;关注账龄超过关注账龄超过3 3年
22、的大额应付账款在资产负债表日后是否偿还,检查偿年的大额应付账款在资产负债表日后是否偿还,检查偿还记录及单据,并披露。还记录及单据,并披露。5 5针对资产负债表日后付款项目,检查银行对账单及有关付款凭证针对资产负债表日后付款项目,检查银行对账单及有关付款凭证( (如银行划款通知、供应商收据等如银行划款通知、供应商收据等) ),询问被审计单位内部或外部的知,询问被审计单位内部或外部的知情人员,查找有无未及时入账的应付账款。情人员,查找有无未及时入账的应付账款。索引号索引号FD2FD2FD5FD5FD4FD4FD5FD5审计目标审计目标可供选择的审计程序可供选择的审计程序索引号索引号B B6 6复核
23、截至审计现场工作日的全部未处理的供应商发票,并复核截至审计现场工作日的全部未处理的供应商发票,并询问是否存在其他未处理的供应商发票,确认所有的负债都记询问是否存在其他未处理的供应商发票,确认所有的负债都记录在正确的会计期间内。录在正确的会计期间内。FD5FD5ACAC7 7选择应付账款的重要项目选择应付账款的重要项目( (包括零账户包括零账户) )函证其余额和交易函证其余额和交易条款,对未回函的再次发函或实施替代的检查程序条款,对未回函的再次发函或实施替代的检查程序( (检查原始检查原始凭单,如合同、发票、验收单,核实应付账款的真实性凭单,如合同、发票、验收单,核实应付账款的真实性) )。FD
24、3FD3B B8 8针对已偿付的应付账款,追查至银行对账单、银行付款单针对已偿付的应付账款,追查至银行对账单、银行付款单据和其他原始凭证,检查其是否在资产负债表日前真实偿付。据和其他原始凭证,检查其是否在资产负债表日前真实偿付。FD3FD3ABAB9 9检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证,关注其购货发票的证,关注其购货发票的H H期,确认其入账时间是否合理。期,确认其入账时间是否合理。BABA1010结合存货监盘程序,检查被审计单位在资产负债日前后的结合存货监盘程序,检查被审计单位在资产负债日前后的存货入库资料存货入库资料(
25、(验收报告或入库单验收报告或入库单) ),检查是否有大额料到单未,检查是否有大额料到单未到的情况,确认相关负债是否计人了正确的会计期间。到的情况,确认相关负债是否计人了正确的会计期间。ABAB1111针对异常或大额交易及重大调整事项针对异常或大额交易及重大调整事项( (如大额的购货折扣如大额的购货折扣或退回,会计处理异常的交易,未经授权的交易,或缺乏支持或退回,会计处理异常的交易,未经授权的交易,或缺乏支持性凭证的交易等性凭证的交易等) ),检查相关原始凭证和会计记录,以分析交,检查相关原始凭证和会计记录,以分析交易的真实性、合理性。易的真实性、合理性。D D1212检查带有现金折扣的应付账款
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