办公软件基础知识培训ppt课件一-word.ppt

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1、12培培 训训 大大 纲纲1234培训目的培训目的34OFFICE办公软件应用办公软件应用5OFFICE办公软件应用办公软件应用6OFFICE办公软件应用办公软件应用Word 2003是Microsoft公司Office 2003办公自动化软件中的重要成员之一，是Windows操作平台上的一个著名的文字处理软件。它具有强大的文字处理和图文排版功能，具有快捷的操作方式、良好的图形用户界面、“所见即所得”的显示方式，具有完善的在线帮助系统。使用它可以高效率、高质量地完成公文、信函、文章、书籍、表格等的排版和打印工作，得到图文并茂的文本。本章将结合具体实例，学习Word文字处理软件的基本功能和操作方

2、法。 7OFFICE办公软件应用办公软件应用双击一个Word文档的文件名即可启动Word3双击桌面上的双击桌面上的Word 2003快捷方快捷方式式双击桌面上的Word 2003的快捷方式图标，就可以启动Word 2003了。8OFFICE办公软件应用办公软件应用9OFFICE办公软件应用办公软件应用 标题栏标题栏 菜单栏菜单栏“常用常用”工具工具栏栏“格式格式”工具工具栏栏视 图 切 换 按视 图 切 换 按钮钮水平标尺水平标尺水平滚动条水平滚动条状态栏状态栏关闭关闭窗口窗口按钮按钮垂直垂直滚动条滚动条Office助手助手编辑区编辑区选定栏选定栏插入点插入点任任务务窗窗格格Word 2003

3、的主窗口的主窗口10OFFICE办公软件应用办公软件应用Word的视图方式（一）的视图方式（一）11OFFICE办公软件应用办公软件应用Word的视图方式（二）12OFFICE办公软件应用办公软件应用Word的视图方式（三）13OFFICE办公软件应用办公软件应用Word的视图方式（四）14OFFICE办公软件应用办公软件应用Word的视图方式（五）15OFFICE办公软件应用办公软件应用l进入进入Word时，系统自动打开一个名为时，系统自动打开一个名为“文档文档1”的空文档的空文档l单击单击“常用常用”工具栏上的工具栏上的“新建空白文档新建空白文档”按钮按钮l选择选择“文件文件”菜单中的菜单

4、中的“新建新建”命令，打开命令，打开“新建文档新建文档”任务窗格，任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档用户可以从中选择一个命令来创建新文档l自动换行自动换行l段落标记段落标记/换行标记换行标记 （按（按 Shift + Enter）l即点即输即点即输文档操作（一）16OFFICE办公软件应用办公软件应用“另存为另存为”- 换名保存换名保存“保存保存”- 按原名保存按原名保存设置好设置好3个参数：个参数：保存位置保存位置/文件名文件名/保存类型保存类型保存类型保存类型文件名文件名保存位置保存位置文档操作（二）17OFFICE办公软件应用办公软件应用 选择“文件”菜单中的“关闭”命令。如

5、果从上次保存文档之后对文档进行了修改，Word 2003会询问是否要保存所做的修改文档操作（三）18OFFICE办公软件应用办公软件应用文本的编辑（一） 19OFFICE办公软件应用办公软件应用文本的编辑(二) 20OFFICE办公软件应用办公软件应用文本的复制21OFFICE办公软件应用办公软件应用文档的合并22OFFICE办公软件应用办公软件应用文本的查找与替换23OFFICE办公软件应用办公软件应用撤销与恢复24OFFICE办公软件应用办公软件应用文档排版25OFFICE办公软件应用办公软件应用输入标题纸张宽度纸张宽度纸张高度纸张高度 下边距下边距 右边距右边距 左边距左边距 上边距上边

6、距右缩进右缩进左缩进左缩进段落格式化段落格式化段落缩进、对段落缩进、对齐方式、间距齐方式、间距等等字符格式化字符格式化文字的字体、文字的字体、字号及字形等字号及字形等页面设置页面设置纸张大小、页纸张大小、页边距、页码等边距、页码等正文区正文区右边界右边界正文区正文区左边界左边界首行首行缩进缩进页脚页脚正正文文区区26OFFICE办公软件应用办公软件应用字符格式化27OFFICE办公软件应用办公软件应用文档的排版 文档的排版 v设置字符格式设置字符格式v设置段落格式设置段落格式v设置制表位设置制表位v添加边框和底纹添加边框和底纹v项目符号和编号项目符号和编号v创建页眉和页脚创建页眉和页脚v分栏排

7、版分栏排版28OFFICE办公软件应用办公软件应用设置字符格式（一）（1）利用“字体”列表框设置字体（2）利用菜单命令设置字体29OFFICE办公软件应用办公软件应用设置字符格式（二）设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。（1）加粗格式。（2）倾斜格式。（3）下划线格式。30OFFICE办公软件应用办公软件应用设置字符格式（三）31OFFICE办公软件应用办公软件应用设置字符格式（四）单击“其他格式”工具栏中的“拼音指南”按钮32OFFICE办公软件应用办公软件应用设置字符格式（五）单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮选择“其他格式”工具栏中的“

8、带圈字符”按钮 33OFFICE办公软件应用办公软件应用设置段落格式34OFFICE办公软件应用办公软件应用添加边框和底纹35OFFICE办公软件应用办公软件应用项目符号和编号（一）（1）将光标设置在认为需要添加项目符号的段落中，如果有多个段落需要添加项目符号，则需要将这些段落全部选中。（2）单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮 。或使用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令来添加项目符号。36OFFICE办公软件应用办公软件应用项目符号和编号（二）37OFFICE办公软件应用办公软件应用创建页眉页脚选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示

9、“页眉和页脚”工具栏。38OFFICE办公软件应用办公软件应用分栏排版（一）39OFFICE办公软件应用办公软件应用分栏排版（二）40OFFICE办公软件应用办公软件应用分栏排版（三）41OFFICE办公软件应用办公软件应用分栏排版（四）42OFFICE办公软件应用办公软件应用表格v创建表格创建表格v在表格中输入在表格中输入v编辑表格编辑表格v表格的格式化表格的格式化v表格中的数值计算表格中的数值计算43OFFICE办公软件应用办公软件应用创建表格（一）44OFFICE办公软件应用办公软件应用创建表格（二）选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框45OFFICE办公软件应用

10、办公软件应用在表格中输入46OFFICE办公软件应用办公软件应用表格编辑47OFFICE办公软件应用办公软件应用表格的格式化（一）3表格自动套用格式表格自动套用格式48OFFICE办公软件应用办公软件应用表格的格式化（二）49OFFICE办公软件应用办公软件应用表格的数值计算50OFFICE办公软件应用办公软件应用图形处理v插入图片插入图片v绘制图形绘制图形v编辑图形编辑图形v图片格式图片格式51OFFICE办公软件应用办公软件应用插入图片52OFFICE办公软件应用办公软件应用绘制图形53OFFICE办公软件应用办公软件应用编辑图形（一）54OFFICE办公软件应用办公软件应用编辑图形（二）

11、55OFFICE办公软件应用办公软件应用图片格式56OFFICE办公软件应用办公软件应用文档打印 打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档57OFFICE办公软件应用办公软件应用发文机关标识发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“湖南瑶岗仙矿业有限责任公司文件”。 主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件

12、”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。返回返回58OFFICE办公软件应用办公软件应用发文字号发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 签发人签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空

13、格不对，使用字体不对。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。返回返回59OFFICE办公软件应用办公软件应用公文标题公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强银行拨款专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。返回返回60OFFICE办公软件应用办公软件应用主送机关主送机关 标题下空

14、1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。返回返回61OFFICE办公软件应用办公软件应用公文正文公文正文返回返回 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”圆点标为“、”。 公文中

15、的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。62OFFICE办公软件应用办公软件应用正文注意事项正文注意事项1定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。2中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十

16、五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。3含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“”隔开，并处加引号。如：“一二八”事迹（1月28曰）、“一二九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。4相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、

17、四十五六岁等。5用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：全年节省人事费用近200万元，节省用电20000多度、水10000立方63OFFICE办公软件应用办公软件应用6公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。7统计

18、表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。8物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。9部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发20058号文件、T37/T38次快车、HP3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。10引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：新生的中国，见列宁全集中文2版，第22卷，20

19、8页，北京，人民出版社，1990。11表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万8万”，不能写成“38万”；5%15%，不能写成“515%”。64OFFICE办公软件应用办公软件应用附件附件返回返回 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。65OFFICE办公软件应用办

20、公软件应用成文日期成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。主题词主题词公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。抄送机关抄送机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关和日期印发机关和日期返回返回66OFFICE办公软件应用办公软件应用