家电卖场超市大型百货运营资料 采购003 采购合同管理规定.doc

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1、国 电器有限公司经营管理手册采购系统分册采购合同管理规定采购合同管理规定归属体系：电器有限公司经营管理手册采购系统分册文件编号：采 003撰写单位：电器采购中心版 本：第一版生效日期：2004 年 4 月 1 日机密等级： 机密 一般合计页数：50 页 正文页数：24 页附件个数：31 个制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项197、附件23总裁审批总裁审批管理研究室审核管理研究室审核撰写人撰写人1 目的：采购合同是公司业务档案的重要组成之一，为做好采购合同的管理，维护企业的合法权益，记录真实的业务活动，特制定本规定。2 范围：2.1 适

2、用范围：电器有限公司总部采销中心、总裁办、监察中心；各分部2.2 发布范围：电器总部各中心、各部门；各分部3 名词解释3.1 采购合同采购合同：是合同中的一种，它是公司采购业务档案的重要组成部分；是公司采购业务活动的真实记录，是各项业务交流活动的法律依据，也是业务管理工作中重要的基础工作；3.2 经销合同经销合同：采购合同的主合同的一种，公司所经营的商品是与厂家、各地分部、办事处或代理商直接合作时所签订的协议，经销协议付款方式为现款或账期（合同范本见附件 7.1） ；3.3 代销合同代销合同：公司的经营商品是与厂家或代理商合作时所签订的协议，代销协议付款方式为实销实结，结算周期原则上不低于 1

3、5 天（合同范本见附件 7.2） ；3.4 包销机包销机：甲乙双方为促进甲方产品在乙方卖场的销售，甲方以包销价格向乙方提供产品，以助于甲乙双方共同提高影响力和获取市场更高关注。是公司在厂家的现有产品系列型号和将要推出的产品系列型号中优先排选的，性能、外观与其它型号有明显区别的，性能、价格比有明显优势的，由公司独家销售的产品。3.5 普通补充协议普通补充协议：普通补充协议对原合同书中部分条款进行修订，并对该合同书中未约定或约定不明的事项进行补充的协议（普通补充协议合同范本见附件 7.9） 。4 职责4.1 采购中心负责采购各种采购合同范本的制定和统一管理；5 作业内容：5.1 合同的类别（1）主

4、合同：经销合同、代销合同；（2） 附属合同：补充协议、售后服务保证协议、特价机协议、包销机协议、专供机协议、工程机协议。（3）合同附件：承诺函、公司列表。5.2 经销合同：（1）经销合同洽谈标准：具体条件参照合同谈判要点管理规定执行。（2）经销合同预案格式： （见附件 7.3 和 7.4）5.2 代销合同：（1）代销合同洽谈标准：具体条件参照合同谈判要点管理规定执行。（2）代销合同预案格式： （见附件 7.5 和 7.6）5.3 签订经、代销合同中部分条款的要求及注意事项：(见本采购合同管理制度第 6 项内容)5.4 特价机协议：5.4.1 特价机协议范本:（见附件 7.7）5.4.2 特价机

5、协议审批单: （见附件 7.8）5.5.3 特价机管理规定： （详见特价机审批管理规定）5.5 补充协议：根据性质分为普通补充协议和特殊补充协议:5.5.1 普通补充协议5.5.2 特殊补充协议又分为： 5.5.2.1 供应商上（撤）店协议:（1）供应商上（撤）店协议； （见附件 7.10）（2）供应商上（撤）店审批流程： （见附件 7.11、7.12）（3）供应商上（撤）店审批表： （见附件 7.13、7.14）（4）供应商上（撤）店管理规定：详见供应商上（撤）店审批管理规定。5.5.2.2 主体变更三方协议范本： （见附件 7.15）5.5.2.3 三方协议（供货）范本： （见附件 7.1

6、6）5.5.2.4 多方协议书5.6 定制包销机协议:5.6.1 包销机分类(1)现有产品系列包销；(2)即将推出新产品系列包销；(3)尾货包销；5.6.2 与厂家的谈判中，要求遵循“3：5：2”原则：即包销机占 30%；常规机占 50%；特价机占 20%。尤其是包销机不得低于 30%（含总部所谈的包销机） 。5.6.3 因包销机型有明显的排它性，厂家不得在我方包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能价格比相近或优于我方的产品，杜绝虚假包销。5.6.4 包销、买断总部及分部占比暂可定为 1： 1。也就是同一部门、同一品类包销、买断机型，总部必须不得低于 15%，分部不得低于 15%，合

7、计不得低于 30%。5.6.5 包销机协议的范本（见附件 7.17）5.6.6 特供机协议:厂家为提高其产品在公司卖场的占有率，以高出主合同书约定的商业折扣率向公司提供其产品，以助于双方共同提高影响力和获取市场更高关注时，签订特供机协议。 （范本见附件 7.19）5.7 补充、包销等协议审批单的格式（见附件 7.20） （除主合同及特价机外其它协议均用此审批单） ；5.8 合同管理的流程:5.8.1 采购合同申报过程的要求:5.8.1.1 非 ERP 系统的合同申报过程的要求:采购合同签订前须按要求填报合同审批单，大类分为“预案” 、 “重报”两部分（见附件 7.3-7.6） ；5.8.1.1

8、.1 审批单的分类：(1)采购经销预案(2)采购经销重报(3)采购代销预案(4)采购代销重报呈报单位应根据工作需要选择正确的合同审批表单填报。5.8.1.1.2 审批单编号标准格式:年号/分部代号/经或(代)销/商品类别/（品牌名称）/流水号/（上报次数）/按授权最终审批人代号：如：2003 采沈（经）KT（LG）00008（01）D，即：2003 年总部采购中心，沈阳分部经销类 LG 空调第 00008 号合同，第一次报总部采购中心批示（即为“预案” ） ；又如：2004 采沪（经）B&X（荣事达）00005（02）P，即：2004 年总部采购中心，上海分部经销类荣事达牌冰箱类第 00005

9、 号合同，第二次上报总部总经理批示（即为“重报” ） 。5.8.1.1.3 具体说明：5.8.1.1.3.1 年号：指合同签定时所在年限，要求填写四位数字，如：2003、2004等。5.8.1.1.3.2 总部代码及分部代码：5.8.1.1.3.3 全国合同合同审报：(1)全国合同代码：T(2)分部代码:北京：京天津：津沈阳：沈青岛：青济南：济广州：广深圳：深上海：沪成都：蓉重庆：渝西安：西郑州：郑武汉：汉杭州：杭昆明: 昆哈尔滨：黑无锡：无锡长沙：湘长春：吉太原：晋按实际情况填写合同属性：经销或代销。(3)商品类别：共分 14 类，按英文或汉语拼音字母缩写：彩电：TV洗衣机：XYJ冰箱：B&

10、X空调：KT电脑及配件：DN手机：SJ发烧：FS电话及传真：DC碟机：DJ照材：ZC摄相：SX黑小：HX热、烟、灶：RYZ白小：BX(5)品牌名称：简写，最多不超过四个汉字。如：小天鹅、LG、阿里斯顿等。(6)流水号：审批单的自然顺序号共设五位数字，每年从 00001 开始向下顺延，由总部各区采购中心上报时填写。(7)上报次数：实际工作中，一份合同往往需多次修改方可定案。此项目特指合同上报总裁审批的次数，由总部各区采购中心如实填写，共设两位数字。如：第一次上报 01，即为“预案” ；第二次上报则为02，即为“重报” ；以此类推。同一内容审批单需修改再报时，仍延用第一次上报时的流水号，只需在审批

11、单上用“预案” 、“重报”及“上报次数”区别即可。(8)合同审批单中的每一项必须如实填写，不得出现缺空现。象如合同中暂未涉及的条目，可用“/” 记号标出，不得漏填、误填。样机政策在预案中必须按新合同范本内容要求填写。尤其是免费样机，要求注明所有权的规属情况。凡合同范本中有的填空但在预案中没有的内容，必须全部在预案备注框处明确填写（质保金额、漏柜金额、承诺函金额、支付方式、结算方式等必须填写） ，当发生某一条款内容为零时也要明确标注出是“零或无” 。填写格式举例：19 条：第 5 点返修率超过 3% 。(9)对非 ERP 地区转为 ERP 上线地区时，在 ERP 中录入审批过的合同时，必须按总部

12、审批同意后的预案中条款进行合同录入（尤其注意部长和采购中心副总经理的审批意见） 。5.8.1.2ERP 系统的合同申报过程的要求：5.8.1.2.1 已上线的分部由各品类干事在 ERP 系统中的合同管理中录入合同。5.8.1.2.2 业务或业务主管在干事合同录入完毕后，对合同内容进行初审，审核无误，通知分部采购经理。合同上报情况第一责任人为业务主管（无主管的分部业务为第一责任） 。5.8.1.2.3 分部采购经理对业务和业务主管审核过的合同，在 ERP 中行使审核权。5.8.1.2.4 分部采购部从 ERP 上报合同后，总部采购中心各部门干事会实时的将 ERP 系统中的分部上报的合同审批单打印

13、出来，上报各部门部长，经部长、副总经理、总经理审批。5.8.1.2.5 审批后各部门干事拿审批件，在 ERP 系统中对合同进行审批。5.8.1.2.6 分部采购部干事要适时的从系统中收取总部审批后的合同信息，将同意的合同打印，并进行下一步的合同签署工作。对不同意的合同，按总部要求修改，重新上报。5.8.1.2.7 上报合同和审批合同的具体要求：5.8.1.2.7.1 各分部周末六、日两天的特价机、包销机合同必须于每周五 12：00 之前上报，总部须在当天审批回复。5.8.1.2.7.2 总部采购中心各干事必须即时的打印各分部所上报的合同和审批单，保证分部上报的合同能够得到及时审批。 且每周的合

14、同必须于每周五 19： 00 之前全部审批完毕。5.8.1.2.7.3 录入合同时的注意事项：(1)在填写上报合同时各分部干事必须认真细致。 (2)点位录入时的百分号（%）一定要录入。(3)对无政策的地方必须明确标注“无”或“ / ”(4)因供价和零售价在预案中的位置与合同范本中的位置相反，为此在录入时注意不要录反。(5)总部采购中心各干事在审批合同的过程中必须确保分部所上报合同与总部审批同意的合同一致时，方可审批同意。5.8.2 合同申报流程:5.8.2.1 总部采购合同审批流程按授权报总裁、副总裁审批的合同（流程图见附件7.20） ；(1)采购中心各部门填预案，报采购中心副总经理审核；(2

15、)采购中心副总经理审核未通过的预案，退采购中心各部门重报；(3)采购中心副总经理审核通过的预案，预案报总裁（副总裁）审批预案；(4)总裁（副总裁） 审批未通过的预案，退采购中心预案原件，并由采购中心重报（重报时填重报审批单） ；(5)总裁（副总裁）审批通过的预案，返采购中心原件；(6)采购中心附预案原件，并根据总裁（副总裁）批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审后，合格的返采购中心；(7)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章； (8)厂家将已盖章的合同返回采购中心；(9)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批的确认章（内部用章） ，将上述签署完毕

16、的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购中心副总经理签字；(10)采购中心各部将采购中心副总经理（或采购中心副总经理授权的部长）签字的合同及签批的用印单及预案原件转总部财务中心审核、盖章，采购中心自留预案复件；(11)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及时退回报送的采购部门重报；(12)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购中心；(13)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：交厂家三份合同原件；在预案复件上填写签约结果，并与一份合同一并发送至总办档案室档；采购中心留合同原件一份及

17、预案复印件各一份。(14)监察中心实行抽查、审核，无异议的合同将合同原件及签约结果一并转至总裁办法务组复核；(15)监察中心实行抽查、审核，有异议的合同将反馈意见发至采购中心、财务中心、总办；(16)总裁办法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；总裁办主任出具复核意见后，报总经理阅；总经理阅签署情况后返总办；总部总经理阅后未通过的合同，由总办将未通过的信息反馈至如下单位：采购中心，采购中心根据总经理的批示结果重新谈判，返财务中心备案。(17)总经理阅通过的合同，总裁办存档。5.8.2.2 总部采购合同审批流程按授权报总部采销中心总经理审批的合同（流程图见附件7.21） ） ；(1)采购中心各部

18、门填预案审批单，报采购中心副总经理审批；(2)采购中心副总经理审批未通过的预案，退采购中心各品类部重报；(3)符合授权的采购中心副总经理审批通过的预案，采购中心附预案原件，并根据总部副总经理批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审，合格的返采购中心；(4)不符合授权的采购中心副总经理审批通过的预案，报采销中心总经理审批，审批通过的附预案原件，并根据总部总经理批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审，合格的返采购中心；(5)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章；(6)厂家将已盖章的合同返回采购中心；(7)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批的

19、确认章（内部用章） ，将上述签署完毕的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购中心副总经理签字；(8)采购中心将合同、已审批的用印单及预案原件一并转至财务中心复审；(9)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及退回报送的采购部门重报；(10)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购中心；(11)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：递交厂家三份合同原件；在原始预案审批单复件上填写签约结果，并与一份合同原件转给总办档案室存档 ；采购中心留一份合同原件及预案复印件各一份。(12)监察中心抽查

20、审核后， 无异的将收到的合同原件及签约结果一并转总裁办法务组复核；(13)监察中心抽查审核后，有异的合同将反馈意见发至采购中心、财务中心、总办；(14)总裁办法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；总裁办主任出具复核意见后，报总经理阅；总经理阅签署情况后返总办；(15)总部总经理阅后未通过的合同，由总办将未通过的信息反馈至如下单位：采购中心，采购中心根据总经理的批示结果重新谈判，返财务中心备案。(16)总经理阅后通过的合同，总办存档。5.8.2.3 分部上报采购审批流程按授权报总裁、 副总裁审批的合同） （流程图见附件 7.22）(ERP 上线地区无预案的传递,仅在 ERP 系统中实施审报审核

21、打印执行等操作)(1) 分部采购填预案审批单，报分部采购总监(经理)审批；(2) 分部采购总监(经理)审批未通过的预案，退分部采购部重报；(3) 分部采购总监(经理)审批通过的预案， 报总部采购中心各部门；(4) 总部采购中心各部门将分部报的预案报采购中心副总经理审批；(5) 采购中心副总经理将未通过审批的预案，返采购中心各部门，退分部采购部重报；(6) 采购中心副总经理将通过审批的预案，报采销中心总经理审批，采销中心总经理审批同意的报总裁（副总裁）审批，总裁（副总裁）审批同意的返采购中心各部门，各部门干事；(7) 各部门干事在合同审批单原件上加盖审批合同的确认章（内部用章）并对合同编号，并将

22、预案复件发至采购分部或在 ERP 系统中批回；(8) 分部采购收到审批通过的预案复件或在 ERP 系统中收到同意信息后，打印合同待签文本，报分部财务部初审，合格的返采购中心；对总部未通过的，在修改重报。(9) 分部采购根据财务部初审同意的合同文本，并递交厂家盖章；(10)厂家将已盖章合同返回采购分部；(11)分部采购收到厂家的盖章合同后，需填写用印单、并附已签的预案复件及厂家盖章合同报至分部总经理。 (13)分部总经理签字确认后，转至分部采购，分部采购部将合同、预案复件及已签的用印章转至分部财务部进行复审；(14)财务部对审核合格并盖章后的合同，自留合同原件及预案复件各一份， 其余五份原件退分

23、部采购；(15)采购留一份合同原件存档，分将其余四份合同文本原件按以下单位进行分发：递交厂家三份合同原件；分部采购将一份合同原件寄邮寄至总部总裁办档案室存档；(16)监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果一并转交至律师复核；(17)监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反馈至采购中心、财务中心、总办；(18)总裁办法务组律师出具复核意见后，转总裁办主任复核；(19)总裁主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅；(20)总部总经理阅合同签署情况后返总办；（21） 总部总经理阅后，未能通过的合同，由总办将未通过的信息反馈至如下单位：返财务中心备案；返审计部进行审核、监察工作；

24、返采购中心进行相关部门的分发、备案；（22）采购中心将未通过的合同信息反馈至以下单位:返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果重新谈判；返分部财务部备案；（23）总部总经理阅通过的合同，总裁办存档。5.8.2.4 分部上报合同审批流程按授权报总裁、副总裁审批的合同（流程图见附件7.23）(ERP 上线地区无预案的传递,仅在 ERP 系统中实施审报审核打印执行等操作)(1) 分部采购填预案审批单，报分部采购总监(经理)审批；(2) 分部采购总监(经理)审批未通过的预案，退分部采购部重报；(3) 分部采购总监(经理)审批通过的预案， 报总部采购中心各部门；(4) 总部采购中心各部门将分部报的预案

25、报采购中心副总经理审批；(5) 采购中心副总经理将未通过审批的预案，返采购中心各部门，退分部采购部重报；(6) 采购中心副总经理将通过审批的预案，审批同意的返采购中心各部门；(7) 超采购中心副总经理审批授权的，经过采购中心副总经理审批同意后，报采销中心总经理审批，审批同意的返采购中心各部门；(8) 各部门干事在合同审批单原件上加盖审批合同的确认章（内部用章）并对合同编号，并将预案复件发至采购分部或在 ERP 系统中批回；(9) 分部采购收到审批通过的预案复件或在 ERP 系统中收到同意信息后， 打印合同待签本，报分部财务部初审，合格的返采购中心；对总部未通过的，在修改重报。(10) 采购分部

26、根据财务部初审同意的合同文本递交厂家盖章；(11) 厂家将已盖章合同返回采购分部；(12) 分部采购收到厂家的盖章合同后，需填写用印单、并附预案复件及厂家盖章合同报至分部总经理；(13) 分部总经理签字确认后转至分部采购部，分部采购部将合同及经分部总经理签字的用印审批单转至分部财务部进行复审；(14) 财务部对审核合格并盖章后的合同，自留合同原件及预案复件各一份，其余五份原件退采购分部；(15) 分部采购部自留一份存档，将其余四份合同文本原件按以下单位进行分发：递交厂家三份；一份邮寄至总部总裁办档案室存档；(16) 监察中心不定期抽查、审核，将无异议合同原件及签约结果一并转交至律师复核；(17

27、) 监察中心不定期抽查、审核，将有异议合同情况反馈至采购中心、财务中心、总办；(18) 总裁办法务组出具复核意见后，转总裁办主任复核；(19) 总裁办主任出具复核并出具复核意见后，报总部总经理阅；(20) 总部总经理合同签署情况后返总办；(21) 经总部总经理审核，未能通过的合同，由总办将未通过的信息反馈至如下单位：返财务中心备案；返审计部进行审核、监察工作；返采购中心进行相关部门的分发、备案；(22) 采购中心将未通过的合同信息反馈至以下单位:返分部采购，分部采购按总部总经理的批示结果重新谈判；返分部财务部备案；(23) 总部总经理阅通过的合同，总办存档。5.8.3 采购合同的保管5.8.3

28、.1 采购合同原件、补充协议及相关附件协议的保存分数：5.8.3.1.1 采购合同原件、补充协议、包销机协议、特价机协议及相关附件协议等一式六份，需方、供方各执三份。5.8.3.1.2 具体存档方法：(1)全国合同：原件（6 份） ： 总部财务中心 1 份（附审批单原件） 总部采购中心 1 份（附审批单复印件）总部总经办 1 份（附审批单复印件）厂家 3 份 (2)地区合同：原件（6 份） ：总部财务中心 1 份（非 ERP 地区附审批单原件） 总部总经办 1 份（非 ERP 地区附审批单复印件） 分部财务部 1 份（非 ERP 地区附审批单复印件） 厂家 3 份 分部采购中心 合同及审批单复

29、印件（1 份） 5.8.4 合同编号的规定：合同保档的依据是总部采购中心编制的合同编号，以下为合同编号的方法：5.8.4.1 编号规则：经公司审批同意签约的合同，由总部采购中心负责编号，规则如下：合同地区范围番号+合同类别+年号+合同号+明细号+合同性质5.8.4.2 合同地区范围番号：(1)全国合同简称：8600(2)地区合同简称：地区番号地区番号北京1101上海3101天津1201成都5101沈阳2101重庆5102济南3701西安6101青岛3702郑州4101广州4401武汉4201深圳4403杭州3301昆明5301潍坊3706廊坊1328东莞4419惠州4413洛阳4103咸阳61

30、04淄博3703自贡5103鞍山2103佛山4406哈尔滨2301无锡3302长沙4301长春2201太原1401中山44205.8.4.3 合同类别：品 类代 码品 类代 码品 类代 码空调301彩电100碟机201洗衣机402冰箱401黑小200电脑800白小500手机701电脑及配件801烟灶502电话、传真机700热水器501微波炉5045.8.4.4 年号的规定：年号为 4 位阿拉伯数字，如：2001、2002、2003 等；5.8.4.5 合同号的规定：(1)合同号为 3 位阿拉伯数字，每年从 001 开始顺延，例如：1101-200-2003-001 经；(2)合同号指大协议编号

31、即经、代销合同编号，特价机、补充协议等附属合同不允许出现此类大协议号。5.8.4.6 合同明细号的规定： 是指主合同项下各类补充协议、特价机协议、包销机协议等附属协议的编号，为 2 位阿拉伯数字，例如：1101-200-2003-001-01 特。5.8.4.7 合同号性质的规定：合同号的性质的分类来源是合同的分类。根据合同的性质合同编号性质规定如下：(1)经销合同：用“经”字代表 ； (2)代销合同：用“代”字代表；(3)特价机协议：用“特”字代表； (4)包销机协议：用“包”字代表；(5)临时协议：用“临”字代表； (6)工程机协议：用“工程”字代表；(7)普通补充协议：用“普通补”代表；

32、 (8)上店协议或确认书：用“上店” 代表；(9)撤店协议或确认书：用“撤店” 代表；(10)专供（特供）协议：用“专供”或“特供” 代表；(11)三方协议：用“三方” 代表；(12)直订协议：用“直订”代表；以上合同编号必须按规定打印到合同中，不允许合同中出现漏填、不填。5.8.4.8 当编号中发生空号时的规定：当总部签署全国协议后，分部若根据全国协议与供应商当地分公司发生特价机、补充协议等协议时，此时给分部编号合同时主合同号会发生空号。另当分部上报合同作废等情况时会造成合同编号空号。当发生上述合同编号空号时要求编号者在合同编号目录中空号行处标住出“空号”字样，并写出空号的原因。5.8.4.

33、9 当分部签署全国协议的补充或特价机等协议时编号的规定：当总部签署全国协议后，各分部签署当地的全国协议品牌的补充协、特价等协议时，上报总部审批同意后，总部编写合同号的要求：(1)在合同编号目录中将此品牌的主合同号行中注明“空号” 字样，写出此份合同为全国协议并注明全国协议的合同编号；(2)号标注行后根据下述标准格式对协议进行编写：合同地区范围番号（8600）+合同类别+年号+合同号+明细号+合同号性质例如：1101（8600）-200-2003-001-01 特5.8.4.10 当合同作废重新签订合同时编号规定：当发生在原协议基础上增加点位与厂家重新签署合同，或由于厂家对原协商好的费用点位反悔

34、重新签署合同时经总部审批同意后，在延续编号时要求编号者对此份合同重新编号，不允许延用原合同编号。5.8.4.11 出现跨年度合同时的处理方法：(1)合同起始日期为所在旧年度的 12 月 1 日以前，合同截止日期为即将开始的新年度 3 月 31 日以前，发生的跨年度合同，编号时要求：编在所在旧年度合同编号目录中。(2)合同起始日期为所在年度的 12 月 1 日以后（含 1 日） ，合同截止日期为即将开始的新年度 12月 31 日以前，发生的跨年度合同，合同编号时要求：编在新年度合同编号目录中。5.8.5 合同政策的归纳： （非 ERP 地区使用）5.8.5.1 合同编号后将合同的政策按规定格式输

35、入。5.8.5.2 经/代销合同政策一览表： （见附件 7.24）5.8.5.3 特价机合同的政策表： （见附件 7.25）5.8.6 分部合同邮寄的规定5.8.6.1 合同邮寄的具体邮寄要求：(1)每份的合同上右上角的主合同号和本协议编号必须电子打印至合同文本上。主合同编号或本协议编号必须是总部下发的合同号，不得遗漏、更改。(3)包装中的合同都要按品类区分，每一类的合同均附一张交接明细（交接明细按总办要求制作）同协议一并邮寄至总部；(4)所邮寄至总部的原件合同（非 ERP 地区邮寄每 1 份合同必须附经总部审批的预案复印件一份） ，复印过程中不允许出现两面复印，或用传真纸复印；(5)合同必须

36、装订整齐，一份合同仅能用一个订书钉，不得用若干订书订超装订（未上 ERP系统的地区一份合同预案复印件与合同也仅能用一个订书钉装订） ；(6)每一份预案必须保证字迹清晰，如有复印不清楚情况时必须用手填写清楚后方可邮寄；(7)每一份预案上要求填写清楚签约结果；(8)查清原件合同，不允许出现少页或少附件的现象。(9)合同邮寄完毕之后，各分部采购邮寄合同负责人需将交接明细表电子版以邮件的形式发至总办和财务档案负责人处。5.8.6.2 为保证总办和财务人员对合同有序的保存，对总部和分部采购干事做如下要求：5.2.8.6.2.1 对总部采购中心干事的要求：(1) 分部上报合同后，当总部领导审批后，总部采购

37、中心干事需按合同编号的规定对合同进行编号，编号后方可传真至各分部采购部。对已上 ERP 系统的地区，总部干事同样要将合同进行编号，合同号编好后方可从 ERP 系统中进行审批，并要将合同编号在审批意见中明确标出。(2) 总部合同采购中心干事要监督分部上报合同签订情况，在合同编号目录中将已正式签回并寄至总部的合同明确标住：红色字体为：代表此份合同总部已审批，但未正式签署合同或未寄回总部。黑色字体为：代表此份合同已正式签署并寄回总部。蓝字字体为：代表此份合同已作废。5.8.6.2.2 对分部采购部干事的要求：(1) 未上 ERP 系统的地区，收到审批单传真件后，将合同号按规定，打印至合同文本中与厂家

38、签订合同；对已上 ERP 系统的分部，从系统中收到审批意见后，将审批意见中的合同编号记录下来，手工填写至主合同编号处，方可再与厂家签订正式文本。(2) 按总部编制的合同编号，对合同进行存档。 （ERP 系统中自动生成的大顺序合同号，不做为合同保存的依据）(3) 每周二将寄至总部的合同编号目录传真总部各品类干事处。5.8.7 合同的跟踪。5.8.7.1 每周合同报表： （1）每周四 18： 00 前各分部制做周合同报表，上报总部，总部采购中心要对分部的合同签订情况进行汇总，上报总裁。 （详见附件 7.26 和 7.27） ；（2）总部采购中心定期要对分部的合同签订情况进行适时的考核、通报。对不按

39、期完成任务的分部进行处罚，对超额完成任务的分部进行奖励。5.8.7.2 每月特价机报表：（1）每月最末一天各分部制做特价机月报表上报总部，总部采购中心要对分部的特价机签订情况进行汇总、上报。 （详见附件 7.28 和 7.29） ；（2）总部采购中心定期会对分部的合同签订情况进行适时的考核、通报。对不按期完成任务的分部进行处罚，对超额完成任务的分部进行奖励。5.8.7.3 合同计划与总结：5.8.7.3.1.合同计划的上报：(1) 当月所计划签订合同的内容（包括新产品开发） 经、代销合同；包销、定制、专供合同；特价机合同；其他类合同； （除以上合同外的其他类合同，要明确标注在计划中， 合同签订

40、计划附表见附件 7.30） ；(2) 合同签订计划上报的时间：每月最末一天 18：00 以前。由当地采购总监（经理）签字后上报总部采购中心。5.8.7.3.2.合同签订情况总结：(1)据合同签订的计划做出合同签订完成情况报表， （附件 7.31）(2)据完成情况对本分部当月合同签订作出分析。 （不限具体格式）(3)合同签订完成情况总结上报的时间 ： 与每月合同计划一同上报（即每月 30 日由当地采购总监（经理）签字后上报总部采购中心） 。5.8.7.3.3 制做合同报表的注意事项：(1) 制做合同报表时，必须认真细致。报表内容填写不得缺项。(2) 制做合同报表，数据必须真实，不得漏报、瞒报、虚

41、报。否则，总部有权对分部相关责任人予以重罚；(3) 合同报表必须由分部采销总监、财务收入合同管理员签字后上传。5.8.8 关于合同终止的规定：5.8.8.1 合同执行的原则：先终止后执行先终止后执行。新年度合同正式签署完毕后，各分部采购部必须立即上报旧合同的终止，终止审批同意后，采购业务人员可凭正式签署的合同到分部财务人员处办理新合同的执行。分部财务人员依据已正式签约的合同和 ERP 系统中总部已审批同意终止的合同，对新合同进行“执行”的操作。5.8.8.2 全国协议在分部执行时，按总部下发的通知的终止和执行时间操作，此操作同样要求履行“先终止后执行”原则。5.8.8.3 根据带货安装的商品特

42、殊性，可在新合同签订后财务人员依据新合同，在未上报终止合同的情况下先执行，同时要求各分部采购配合与财务部门与供应商核算账目，一个月之内将账目结算清，并上报合同终止。此期间进货财务人员结算时必须采用新合同号操作。5.8.8.4 对各分部在新合同未上报或虽上报但未签订完毕合同，各分部可在系统中延用旧年合同。但新合同一经签订必须立即上报旧合同终止，同时执行新合同。5.9 合同签订与合同实施的奖惩总部全国合同，按照是否达到标准，予以奖/罚总部采购中心该品类部；分部签订的地方合同，奖/罚分部采购部该品类科。具体分配办法由受奖品类部(科)负责人确定，总部上报采购中心备案，分部上报采销总监备案。5.9.1

43、彩电、冰洗、空调、微波炉、碟机(1）考核项目及权重考核项目综合利润费用帐保备注权重70%20%10%以其它合同加分标准标准分 70 分，每增加 0.1 个点位，加 2 分(合同费用授权费用)20 分有帐保：10 分无帐保：0 分条款不低于去年条款内容为标准， 才能享受加分。(2）奖罚金额及标准以 100 分为奖/罚基准，100 分（不含） 以下罚 500 元，100 分（不含）105 分（不含） 奖 1000元，105 分（含）以上奖 2000 元。5.9.2 白小、黑小、发烧(1）考核项目及权重考核项目综合利润费用保底销售备注权重50%40%10%标准分 50分标准分 40 分加分标准每增加

44、 0.5 个点位，加 2 分有保底销售：10 分无保底销售： 0 分以其它合同条款不低于去年条款内容为标准， 才能享受加分。（其中，烟灶热、其它小家电费用项目以半年期进行考核。各品类保底销售额的标准由各分部上报，以最低标准为考核基准。 ）(2）奖罚金额及标准以 100 分为奖/罚基准，100 分（不含） 以下罚 500 元，100 分（不含）105 分（不含） 奖 1000元，105 分（含）以上奖 2000 元。5.9.3 手机(1）考核项目及权重合资品牌全国合同考核办法采取一事一议。国产品牌全国合同按经销与代销进行考核：考核项目（经销）综合利润费用帐保价保备注权重75%5%10%10%加分

45、标准标准分 75分，每增加 0.1 个点位,加 0.5 分达 标：5 分 未达标：0 分有帐保：10 分无帐保：0 分有价保：10分无价保：0分以 其 它 合同 条 款 不低 于 去 年条 款 内 容为标准，才能 享 受 加分。考核项目（代销）综合利润费用保底销售备注权重75%5%20%加分标准标准分 75 分，每增加 0.1个点位,加0.5 分。达 标：5 分 未达标：0 分有保底销售：20 分 无保底销售： 0 分以其它合同条款不低于去年条款内容为标准， 才能享受加分。(2）奖罚金额及标准合资品牌全国合同视具体情况，奖励 500010000 元不等。国产品牌全国合同以 100 分为奖罚基准

46、，100 分（不含）以下罚 500 元，100 分（不含）105分（不含）奖 1000 元，105 分（含）以上奖 2000 元。5.9.4IT 类(1）惩罚考核项目及权重考核项目综合利润费用帐保备注权重70%20%10%加分标准标准分 70 分，每降低 0.5 个点位，减 10 分。(合同费用授权费用)20 分有帐保：10 分无帐保：0 分以其它合同条款不低于去年条款内容为标准。 6 注意事项：6.1 关于防止场外交易管理签订的注意事项：6.1.1 签定意义：实际操作中一些供应商在经营合作中为了提高自己的经营利润、谋取中间差价，一定程度上鼓励、帮助或暗示促销员进行场外交易。也有个别促销员为了

47、自己的一点小利，不惜损害其公司及的利益，进行各种形式的场外销售。为了防止这些现象的发生，公司要求签订防止场外交易管理的条款。6.1.2 分部对场外交易的控制：（1） 供应商每次发生场外交易行为均视为对公司的违约，应于三个自然日内向公司支付 5 万元以上（含 5 万元） ，10 万元以下（含 10 万元）的违约责任金。（2）门店对收款的控制。顾客货款或定金只能由财务人员收取，禁止营业员、促销员代收。（3） 顾客资料的登记、录入、传输、派工管理。按照总部售后中心客服部的规定，带货安装商品的管理仿效空调，纳入门店服务台和客户服务部统一管理。（4） 定金的严格控制。顾客退定金，必须门店经理审批，客户服

48、务部回访。所有带货安装商品，客户服务部必须按照总部要求，3 天内回访到位，否则追究经理的责任。（5）建立举报制度。在门店经理室和休息室，设立分部人力资源部和总部信息部举报电话。（6） 执行场外交易暗访制度。由客户服务部安排，定期暗访，对暗访有功人员实行重奖。同样由分部 3 日上报，总部 5 日汇总并上报总经理。（7）培训的强化。人资部对新入职人员及厂家促销员，实行防止场外交易的岗前培训。6.2 售后质量保证金签订的标准:6.2.1 白小类：一类地区二类地区北京、天津、沈阳、青岛、深圳上海、广州、济南、西安、郑州、成都、重庆、武汉、杭州、昆明白色小家电3 万元/品牌1 万元/品牌烟、灶、热5 万

49、元/品牌3 万元/品牌6.2.2 AV 类：一类地区二类地区北京、天津、上海成都、重庆、西安、郑州、沈阳、青岛、济南、广州、深圳、武汉、杭州、昆明黑小类2 万元/品牌1 万元/品牌影院5 万元/品牌3 万元/品牌组合音响2 万元/品牌1 万元/品牌6.2.3 手机类：品牌各地区售后质保金CEC、迪比特、高科、首信、联想的代理商交2 万质保金/品牌2 万元/品牌6.2.4 IT 类：品牌各地区售后质保金电脑5000 元-10000 元/品牌数码5000 元-10000 元/品牌6.2.5 质保金标准收取方式：6.2.5.1 滚动式结算，每次结算按上述标准结余，如烟灶热每次结算结余额 10 万元，

50、如此滚动。6.2.5.2 对于协议中质保金的收取方式应在合同签订时明确规定：(1)自合同签字之日起 5 日内以现款支付；(2)从第一次货款结算开始扣收直到扣完为止以上两种收取方式任选一种，建议采取第一种方式收取。6.2.5.3 对于全国协议中质保金的收取方式：(1)由总部统一收取，收取的分部为北京分部或天津物流。(2)由分部按合同中约定的质保金金额各自收取。6.2.6 质保金审批：6.2.6.1 各地区签订的质保金低于上述规定的质保金标准时，应由总部采购中心副总经理审批。6.2.6.2 当每一个新年度签订的质保金应高于或低于旧年度所签订的质保金时（原则上不应低于） ，分部财务应根据新年度合同中