家电卖场百货商场运营资料 鹏润—总办001 档案管理办法.doc

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1、制度名称档案管理办法文件编号鹏润总办001 档 案 管 理 办 法归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册总办系统分册文件编号：鹏润总办001撰写单位：鹏润投资总裁办公室版 本：第一版生效日期：2004年4月 20日机密等级： 机密 一般合计页数： 14 正文页数：6附件个数： 7制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项67、附件 6总裁审批管理研究室审核撰写人1. 目的：为规范档案管理工作，使公司档案管理工作正规化和系统化。2. 范围： 2.1适用范围：本管理制度适用于鹏润总部公司及下属各级子公司、各中心单位和各直属部门、全国各

2、地分部。 2.2发布范围：鹏润总部各中心、各直属部；各子公司、各分部。3. 名词解释：3.1档案：是指公司及各级子公司过去和现在在从事经营管理、技术、业务和文化等活动中形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、基建档案、实物档案、声像档案、会计档案，人物全宗等历史记录。3.2 三纳入：是指纳入公司计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。3.3 四同步：是指在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。4. 职责：4.1 总部档案室负责总部及各级公司、各中心单位、直属部门的档案的归档、借阅等利用工作；负责对国美各分部及总部各公司、各单位的档案业务工作的指导、监督

3、和培训。4.2 总部各级公司、各中心单位、直属部门和国美各分部的职责是贯彻总部下发的各项档案管理制度、工作规范等；按要求做好档案移交工作。4.3各公司档案由鹏润总部公司档案室实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。5.作业内容： 5.1作业原则公司档案管理实行公司立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”。5.2机构设置及主要职责5.2.1鹏润总部设档案室，配备专职档案管理员，由北京鹏润总部有限公司总裁办公室（以下简称总办）直辖管理，是档案工作归口管理部门，对所属各公司档案工作实行统筹规划、组织协调；对各公司档案管理工作进行监督和指导；同时负责档案的永久、长期保存和提供利用。根

4、据各公司实际和需求，条件成熟的公司可在总部档案室的指导下设档案分室。档案分室受档案室及主管业务部门的双重领导。5.2.2各公司设一位档案管理负责人专管本公司的档案管理工作（其中国美电器各中心指定人员负责本中心的档案工作），建立和完善归档制度，并根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员（以下简称档案管理员）具体承办。各公司分管档案管理工作的负责人，应把涉及相应范围的档案工作列入自己职责范围，做到“四同步”。5.2.3鹏润总部公司档案管理实行二级管理体系 总部档案室为一级管理。 各公司档案管理员为二级管理。 各公司档案归档范围与要求与总部档案室对口。5.3 档案的构成5.3.1档案的构成： A、

5、文书档案：是指鹏润总部公司或子公司在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文 件及接收的外部文件； B、基建档案：是指鹏润总部公司或子公司在基础建设过程中形成的具有保存价值的各类文件、图纸等；C、实物档案：是指鹏润总部公司或子公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本企业的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料； D、声像档案：是指鹏润总部公司或子公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等； E、会计档案：是指鹏润总部公司或子公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其

6、他会计核算材料及清单、交接手续等； F、人物全宗：公司主要领导人和优秀职员的生活经历、工作业绩。5.4档案的归档5.4.1各公司档案管理员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、 立卷，并按归档要求，经本单位负责人审查合格后归档。5.4.2对于个人在从事经营、管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向 档案人员移交，任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文 件材料，总部档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向总部档案室捐 赠档案资料者，将予以适当奖励。5.4.3各公司对基建工作、贵重设备等进行鉴定、验收时必须有档案管理员参加。5.4.4归档要求A、

7、实行公司立卷制度，由档案管理负责人统一归档，也可在公司内部实行部门立卷制度，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。B、归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。禁止用字迹不牢固的书写工具。C、文件材料整理后，由各公司档案管理员组卷，并将立卷的案卷经本公司档案管理负责人审查签字后，拟制移交清单，向总部档案室移交归档。D、由几个公司/部门合作完成的项目，由主办公司/部门立卷归档，保存一套完整的档案正本，协作公司/部门保存与自己承担任务有关的材料

8、。E、依据国家档案法规定，因财务、人事、审计涉及到保密性等原因，而不再向集团档案室做移交，请自行按相关规定做好归档保管工作；但档案室对其负有指导的责任。5.4.5归档时间A、文书档案于每年3月末按要求向总部档案室移交上一年度档案。B、基建类档案于建设项目竣工验收后视档案的整理情况在两周至一个月内按要求向总部档案室移交档案。C、实物类档案、声像类档案按季度归档，于下季度第一周内按要求向总部档案室移交上季度档案。 5.4.6档案的保管期限分为永久、长期和短期。规定原则为：凡是反映各公司主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。 。5.5档案的保管和管理5.

9、5.1集团档案是公司的重要财富，任何部门或个人都不得视档案为私有，全体员工都有保护档案的义务。5.5.2总部档案室在接受档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照便于保管、方便利用的原则，按规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。5.5.3已归档的档案材料不可修改，如需要补充时，必须由公司档案管理负责人审查核准，并签署意见，交总部档案室归档。5.5.4总部档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案， 应及时修复或复制。集团为档案保护提供必要条件。5.5.5 公司档案库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防光、防磁等设施；要有安全保密制度

10、，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向公司主管领导报告，及时处理。5.5.6档案库房除档案管理员之外，无关人员一律不得擅自进入。5.5.7档案存放要求整齐有序、齐全完整；档案出入必须有详细记录，借用完毕的档案应及时收回，并放回原位，不得串类易位。5.6档案的利用和开发5.6.1总部档案室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案 计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用工作。5.6.2总部档案室建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围， 规定不同的审批手续。5.6.3总部档案室管理人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利用，为领导和有 关部门

11、服务。珍贵档案应以复制件代替原件提供。5.6.4总部档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。5.7档案的鉴定与销毁5.7.1保管期满的档案,可以按照以下程序销毁： A. 由总部档案室与有关职能部门主管人员、档案管理负责人组成鉴定小组。负责对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 B. 将鉴定小组作出的销毁意见上报该公司第一负责人及总部档案室第一负责人审核后，上报公司档案负责人及总裁审批；C. 销毁档案时，应当由总部档案室和立卷部门共同派人监督销毁，销毁会计档案需审计

12、人员监销。D. 监销人在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案，销毁后,在档案销毁清册上签名，由总部档案室出具档案销毁情况报告主送总部档案室上级主管部门第一负责人，抄送档案立卷公司及部门负责人。E. 档案销毁清册存总部档案室备案。5.8考核、奖励和处罚5.8.1总部档案室建立检查、考核和评估体系，明确岗位职责，对优秀档案人员（含兼职）和有突出服务成果、研究成果及对档案管理有重大贡献者，给予表扬或奖励；5.8.2对于违反档案管理办法及相关规定的行为，按有关规定予以处罚。5.8.3总裁办有权对各级公司及国美各中心的档案管理工作随时抽查。5.9经费、库房和设备5.9.1根据档

13、案工作发展的需要，按年度安排预算经费并挂靠在总办。各职能部门应保证总部档案室基础工作所需的档案装具等设备。5.9.2根据档案工作规划要求，加强档案库房及设备的建设。加快实施档案计算机管理。6.注意事项：无7.附件： 7.1 档案管理与保管的工作流程图7.2卷内文件目录表7.3 卷末备考表7.4案卷目录表7.5鹏润总部档案借阅审批单7.6档案移交收进登记表7.7借阅查询档案登记表生效日期2004年4月20 日页次6/6附件数7鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册总办系统分册附件7.1 档案管理与保管的工作流程：档号编制归档案卷归档验收登记分类编目著录标引、组盒输入计算机目录组织入库排架档案目

14、录数据库信息编研销毁鉴定保管最终处置向上级移交提供利用档案单元鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册总办系统分册附件7.2：卷内文件目录表序号文号责任者题名日期版本页数页号备注123456789101112131415附件7.3：卷末备考表本卷情况说明：立卷人：立卷时间：附件7.4：案卷目录表顺序号案卷号题名起止日期件数页数保管期限备注附件7.5：鹏润总部档案借阅审批单 NO. 借阅日期拟归还日期档案名称档案状态（指档案页数、份数、版本等）借阅用途借阅人/部门（签字）主管领导意 见最终审批签字总裁办主任审核签字借阅注意事项：1 凡从档案室借出的各类档案（含证照）原件一律需填写此审批单；2 加

15、盖红章的竣工图原件必须经张总审批同意（即在最终审批栏中签字）；3 证照及相关合同、协议类档案必须经本中心单位领导审批签字（即在最终审批栏中签字）；4 所借档案一律经总裁办主任审核签字后方可办理借阅登记手续。5 所借档案无论原件、复印件一律办理借阅登记手续，借出及归还时写明日期和本人亲笔签字；附件7.6：档案移交收进登记表序号文件名称（含日期、文号、文件状况简单说明）份数页数版本备注123456789101112131415移交单位（或部门）：_移交人：_ 移交日期：_接受单位：鹏润投资公司档案室接收人：_ 接收日期：_ 附件7.7：借阅查询档案登记表序号借阅单编号利用档案明细（含份数、页数、版本、日期等）借阅查询日期借阅人及公司/部门档案利用方式归还日期归还签字确认原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件原件复印件