房地产物业公司业主委托管理服务企业 万科物业 信息管理手册P35.doc

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1、 信息管理册 目 录一 绪言 3二 信息传递、利用与反馈 41、 信息管理概念42、 信息传递管理规定43、 文件报批和信息传递程序管理规定64、 信息发布与反馈85、 媒体接待交流程序86、 公共预警信息发布程序9三 文书档案管理 191、 文档库建立和目录192、 工作记录控制程序213、 工作记录一览表23四 计算机、网络应用291、 办公电脑软硬件环境292、 网络应用303、 物业信息管理软件314、 电脑及网络管理规定32下期顾问书预告 36绪 言信息管理是企业管理中的一项重要职能，它能使企业更清晰地辨明目标，帮助企业更好地完成实现目标过程中的每项活动。管理好信息能使企业“做正确的

2、事”，同时“把正确的事做好”。近十多年来，计算机、通讯技术飞速发展，不仅加快了社会和经济发展的速度，也增强了外部环境对企业的影响，使企业必须及时地了解社会经济信息，使自身经营活动迅速适应环境的变化，及时对信息进行分析处理，准确作出科学的决策，提高信息管理利用水平，达到最优经营管理效果。现代企业的经济循环和持续发展从一定意义上说是企业对人、财、物、技术及信息资源的开发和利用，企业经营管理者们应深刻认识到信息对企业生存与发展的重要作用，信息成为企业的第五大重要资源，信息管理成为企业经营管理工作的非常重要组成部分。本册信息管理册顾问书主要是针对物业管理的行业特点，对物业管理企业在信息资源管理工作中的

3、基本知识及操作方法介绍。2 针对行业特性，熟练掌握物管企业信息管理在信息搜集、传递和文档管理等工作上的基本流程和操作，是物业管理处进行信息管理起步工作的入手点；2 现代物管企业广泛应用计算机、网络技术。在物业管理处计算机、网络等硬件配置条件成熟的情况下，利用网络、通信技术和资源逐步搭建物业管理处信息平台（网站），同时根据管理处自身条件，自行开发或购买成熟的物业管理信息软件，提高信息管理和应用水平；2 信息管理是一项系统工作，内容涉及管理处经营管理的多个方面，在其他册顾问书已作说明介绍的如文件管理等个别内容，为便于对信息管理工作内容的综合了解，本册仅作目录，具体内容可参见其他册顾问书相关章节；2

4、 本册顾问书根据管理处具体情况，编制了相关工作的制度流程及记录表格可供在实际工作中参考使用。（一） 信息传递、利用与反馈一、 信息管理概念1、信息的含义：“信息”是在社会经济活动中经常用到的一个术语，不同的行业对于信息有着不同的定义和解释，无论对信息如何解释，信息的含义都应包括以下三方面： 1) 信息的客观性。信息本源于企业内外部环境，它反映了某种事物的现实状态体现了人们对事实的认识和理解程度。2) 信息的主观性。信息是人们有目的地对数据进行加工处理的结果，它的表现形式是根据人们的需要情况来决定的。3) 信息的有用性。信息是人们从事某项工作或行动所需要的依据，它和人的行为密切相关，并通过信息接

5、受者的决策或行动来体现它所具有的价值。2、企业信息管理指企业在经营活动中对信息活动过程的管理。企业运用一定的技术和方法，对信息搜集、检索、研究、发布、交流和提供服务的过程，使信息资源与企业其他资源合理配置，有效满足企业当前和未来的信息需求，实现企业经营管理目标。二、 信息传递管理规定1.目的为规范管理处信息收集、分析及反馈流程，提高信息对管理处经营管理应用水平。2.范围*物业管理处3.职责3.1综合管理部：负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定，所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作；3.2部门主管：负责部门内业务信息的流转、管理和处理，根据职能指

6、定专人对信息进行分析、反馈工作；3.3全体员工：对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务，对信息在流程中出现任何问题，有权及时反映或提出合理化建议。4.方法及过程控制4.1各部门应保持开放心态，及时、准确地将信息传递给管理处相应部门和人员；4.2各部门之间及部门内部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实地加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员，管理处将追究其相应责任；4.3管理处员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控信息向无关人员泄露；4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行

7、业信息及管理处的内部管理信息，并有针对性地进行深入分析；4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件，及时传递给相关领导及责任部门（人），并负责有关工作的落实、反馈；4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息，负责本部门日常管理过程中的经验、举措等管理信息的搜集、报送；4.7各部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求及时报送给管理处相关领导或职能部门；4.8各部门对发生的重大、突发事件信息，在事发后半小时内上报综合管理部或经理，所采取措施及处理情况应在三天之内汇报；4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成情况和下月工作计划

8、，报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作计划；4.10综合管理部负责对各部门反映的问题，及各部门需要管理处或其他部门协调解决的问题的处理情况进行跟踪，并将结果及时反馈给相关领导及部门；4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成情况，制定下年度工作计划，报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作计划。三、 文件报批和信息传递程序管理规定1、目的：为规范文件报批和信息传递流程，减少管理失误，提高效率。2、适用范围：*管理处3、职责：信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。4、方法和过程控制：4.1文件报批流程4.1.1关于报批部门

9、4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部；4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理；4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。4.1.2报批程序4.1.2.1由单一部门审批的文件，由报批部门直接报相应审批部门审批；4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批，由经理综合协调负责转发相关部门（人员）和跟踪。4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人（可抄送相关人员）。4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象，收件人负责文件的审批跟踪。4.1.2

10、.5文件须有签署人。4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。4.2信息传递管理制度4.2.1各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任，严重者将移交司法机关处理。4.2.4员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前（遇节假

11、日向前顺延）将本部门月度工作计划表和月度工作完成情况表上交经理审核、顾问审批及打印张贴；各部门须在每周五前将本部门的周信息报上交经理审核、顾问审批及打印张贴；如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报专项工作日报，并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档；各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门，其中重大、突发事件，在事发生后1小时内上报经理或有关领导，所采取措施应在三天之内上报。4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管，否则将视为重大的违反公司规定处理。4.2.7各部门对上

12、网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。4.2.9不得利用互联网泄露公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息，对违反此规定的行为，公司将做严肃处理。4.2.10操作时，应遵守INTERNET国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作，综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。四、 信息反馈与发布物业

13、管理管理处日常经营管理工作中进行信息的反馈和发布内容主要有：1、 管理服务报告：在每季度末将该季度物业管理服务情况对业主进行公告。内容包括：保安、保洁、绿化、设备设施、客户服务等业务管理服务情况和财务情况；（详见顾问书客户服务册、本册提及即可）2、 通知、公告：在小区内设置固定公告栏，以管理处正式发文形式对小区业主或相关人员进行的通知、公告。例如：关于小区实施车辆使用停车卡的通知；3、 标识信息：为避免工作过程中有可能给业主及其他人员带来的不便，而进行标识性的信息发布；例如在小区消杀工作中的警示性CI标识； 4、 提示信息：为提高客户服务水平，对小区业主进行的温馨提示。例如：在恶劣天气时对业主

14、进行的温馨提示；5、 宣传信息：例如：社区活动的宣传资料或宣传画；6、 其他信息：业主具有知情权所需了解的其他相关物业管理服务信息。7、 半月信息统计表：每半月对管理处各部门各项工作统计和汇总，编制工作半月报，内容包括：半月管理处要闻、业务管理信息、内部管理、投诉及建议处理、前期重要工作跟进及疑难问题、需协调解决问题及下半月工作重点等内容，供内部交流及领导审阅；8、 按照管理处职能和业务管理要求，在管理处内部进行反馈和发布的计划、总结、纪要等各类信息；9、 管理处网站电子公告：在管理处内、外部网上进行反馈和发布各类信息。五、 媒体接待交流程序1目的避免各种媒体报道给管理处带来负面影响，并对媒体

15、加以引导，以维护并拓展管理处形象。2.适用范围适用*管理处各部门3.职责3.1综合管理部为管理处与媒体接触的对口部门，相关事务由综合管理部负责。3.2 管理处媒体发言人负责与媒体接触时的各种发言。4.方法与过程控制4.1 管理处与媒体交流程序4.1.1 管理处设媒体发言人一人，负责与媒体接触时的各种发言；管理处形象宣传、重要新闻发布由管理处经理或指定授权人发言。4.1.2媒体发言人由综合管理部主管担任。4.1.3 发言时应安排相关人员进行记录，相关纪要应存档。4.1.4综合管理部须对与媒体的接触、沟通情况进行记录。媒体播发有关新闻时，如为电视或电台，应安排专人进行录像或录音进行存档；如为报纸、

16、杂志等，应进行剪辑后存档。4.1.5 如播发的属重大新闻，综合管理部应组织全体员工或相关人员观看。4.1.6 各部门若有相关媒体欲对有关情况进行报道，须征得综合管理部同意并在指定委托范围和内容与媒体进行接触。4.1.7 若有关情况有可能给管理处带来负面影响，由综合管理部直接与媒体接触。六、 公共预警信息发布程序1目的为加大对自然灾害、流行性疾病等公共预警信息的监控力度，提高防范及应付紧急事件的能力，避免因预警信息的疏漏，造成客户和管理处财产及人身的损害。2适用范围管理处各部门3职责31经理负责现场指挥抗灾救援工作；32监控中心工作人员负责收集并及时向各部门发布相关已公布的预警信息，客户服务部负

17、责对客户信息的发布；33综合管理部负责监控预警信息传播情况，协调监督各部门应急措施的实施情况，协助救援工作。4方法及过程控制41监控中心工作人员每天7:00收听新闻广播和天气预报。当媒体报道将有暴风雨及寒流等天气以及河汛时，中心工作人员应马上向气象台等部门进行电话咨询，并将气象台等部门发布的预警信号向各部门通报，并每隔2小时通报一次最新情况,直至预警信号解除。4。2管理处每位员工从公共传媒获得自然灾害、流行性疾病等预警信息后,须及时通知监控中心值班人员，中心值班人员经核实后，方可通报。43监控中心值班人员将收到的公共预警信息在值班记录本上进行登记后即刻向各部门通报一次，并要求在10分钟内通报完

18、毕。通报过程中须记录各部门接受信息人的姓名、接受时间。44部门的信息受理人应在值班记录本上登记信息来源、时间和内容，并将接收到的预警信号在5分钟内通知本部门主管，各部门主管应及时将信息传递给本部门所有人员。45客户服务部接到预警信号后，经客服主管同意并指定专人将信息以最合适的形式向业主、用户传播，对传播的信息必须进行登记，并通过出入口岗加快传递信息的速度和广度。46居住在低洼地区的员工要随时做好防暴风雨的自救准备，预备好沙袋防洪。雷雨天气时计算机终端要关闭。47险情有可能发生前，经理亲临现场组织协助抢险工作，综合管理部负责巡视各部门应急措施落实情况，各部门主管指挥所属人员落实应急措施。471组

19、织抢险队伍、准备抢险物资、安排相关专业技术人员检查给排水、供配电等机电设备，切断霓虹灯及有危险的室外电源，停止室外工程作业，加固户外设施或拆除临时设施。472同时安排人员检查小区内房屋的门、窗、阳台、天台，对家里无人而门窗未关好的房间，应用电话联系该住户。473沟、井、渠、管道、地漏由保洁主管安排人员检查疏通，并做好防护措施。48对于流行性疾病，综合管理部应指定人员联系防疫部门，获得防疫方法，并以通知的形式向顾客和员工传达，落实防疫措施。附工作记录表格：1、 周信息报2、 月度工作计划安排表3、 专项工作日报表4、 值班记录表5、 小区通告参考样纸 - 36 -附1：*物业管理处 *（部门）周

20、信息报200* 0* *起止日期：200*.* .* 200*.* .* 本周工作精要工作项目负责重要时间进度需要帮助完成时间备注人程度周周一周周周周周日二三四五六*内部管理人员变动情况下周工作精要工作项目负责重要时间进度需要帮助完成时间备注人程度周周一周周周周周日二三四五六*前期要情跟进及疑难问题客户投诉突发事件及处理培训计划培训内容培训对象师资培训方式课时培训目标备注编 制审 核审 批签名：签名：签名： 日期： 日期： 日期：附2： *物业管理处月度工作计划安排表部 门时 间序 号项 目负责人计 划时 间时间节点完 成时 间备注本月重点工作本月其他工作编 制审 核审 批签名： 日期：签名：

21、日期：签名：日期：备 注附3：*物业管理处专项工作日报表专项工作名称日期报告人本日工作信 息本日工作难点本日工作联系拟需求帮助编制审核审批签名日期：签名日期：签名日期：附4：*物业管理处 值 班 记 录 表序号： 年 月 日 星期 天气 最高气温 最低气温 公共信息预警记录： 记录人： 处理结果： 监督人： 当班人签名到达时间离去时间本 日 工 作 内 容完 成 情 况注：本记录不作为考勤依据。主要电话记录:序号时间事 情 描 述处 理 结 果经办人处理事项记录：序号本 日 发 生 事 项 及 处 理 经 过 记 录 经手人领导巡查留言：签签名： 时间：附5：通 告可按发文内容多少使用A4或A

22、3纸，正文格式按管理处文件管理规定。张贴日期：年月日至年月日（二）文书档案管理文书档案（简称“文档”）作为物业管理处重要的信息资源，它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点，形式包括工作记录、文书、音像、图片等，是管理处信息管理的基础和重要对象。在计算机技术广泛应用于信息管理前，传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用，此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下：1、 制定和完善管理处文档工作规范和标准；2、 制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度，确定文料归档范围、时间

23、和保存期限；3、 收集、整理、保管、统计管理处文档，鉴定和销毁已过期的文档；4、 组织进行管理处档案的开发和利用；5、 制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施；6、 指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。 一、 文档库建立和目录物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容，文档库是管理处各类档案的重要储备地，服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立，可根据管理处职能和业务管理的实际情况，编制文档分类目录，保证文档资料完整并易于检索，作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。1、文档分类编号规则：1) 编号原则上

24、应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类，按照文档一、二、三级目录进行编号。如：一级目录“物业规划档案”下的第一条“用地批准文件”，则其编号为“1-1”，如该二目录对应下文档有多卷以上，则每卷的编号顺序为“1-1-1、1-1-2”。2) 现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码，以防止在工作现场的遗失，在工作文档完成后，由责任人按时定期交资料室编号、存档。3) 在文件夹（盒/袋）封面或侧面应有标识，上面注明目录号、文档标题等。文件夹（盒/袋）应有卷内目录，详细列明卷内的文件资料。4) 文档管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续，如文档资料有遗失，追究当事人责任

25、。2、文档目录分类序号一级目录二级目录1物业规划档案用地批准文件项目批准文件2物业接管验收资料移交证明资料验收证明资料3工程档案竣工资料技术资料4产权资料5物业委托管理合同6房屋使用及公众制度房屋使用资料7管理处证照管理处专业化管理资料8架构及职责9行政管理档案10后勤管理档案采购文件资料资产、仓库管理记录内务管理记录钥匙管理记录11合同管理档案12人事管理档案人事资料员工培训记录员工考核记录岗位资格证书13财务管理档案14维修基金管理15房屋管理档案房屋本体维修资料房屋管理资料16公用设施设备管理档案共用设施设备管理资料共用设施设备运行维护记录17给排水系统管理档案给排水系统维护保养18供配

26、电系统管理档案19消防设备设施管理档案消防系统运行维护记录20安全管理档案安全管理资料安全防范措施安全工作记录21消防管理档案消防管理资料消防应急方案消防工作记录22车辆管理档案停车场管理资料停车场管理记录非机动车辆管理档案23保洁管理档案保洁管理资料保洁工作记录24消杀服务档案25绿化管理档案绿化管理资料绿化工作记录26业主档案27租户档案28社区文化活动档案社区文化活动资料29经营管理档案有偿服务档案商户管理档案30客户服务档案客房服务工作记录31业主委员会档案二、 工作记录控制程序 为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理，保证管理处工作记

27、录资料的完整性、有效性。 1. 工作记录的定义1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录，如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。2. 管理职责2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。3. 现场工作记录的管理3.1现场的工作记录应装在文件夹中，并在文件夹上标明该记录名称。3.2现场工作记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查，并于每月初

28、将上月的工作记录收集整理后，送至综合管理部文件管理员处存档。4. 已收集的工作记录的管理4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。4.3对已收集的工作记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的工作记录，进行合理地编目、标识，以便于工作记录的查找和检索。4.4结合管理处的实际情况，对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录，

29、每年归档一次，于每年一月份进行；对于数量较多或延续性不强的工作记录，每月或每季归档一次，于每月或每季15日前进行。4.5如工作记录是传真件，应复印后保存复印件。如工作记录破损，应即时修补。5. 已归档工作记录的管理综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放，并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在工作记录存储清单上进行登记。工作记录存储清单须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。6. 工作记录的借阅工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在借阅登记表上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门主管批准后方

30、可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。7. 工作记录的报废文件管理员应参照制定的工作记录一览表确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写工作记录报废申请表并经综合管理部主管批准后作报废处理。闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。8. 工作记录的检查 综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查，每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在工作记录检查记录表上。三、 工作记录一览表序号文件名称保存时间1合同登记表合同失效后1年2借阅登记表至少2年3文件资料存储清单至少2年4文件处理表同该文件保存期5公章证照登记表永久6公章证照使用申请表至少

31、1年7物资申请报告至少3年8物资申请单至少1年9CI制作申请表至少1年10消杀工作记录表至少3年11洗手间定时清洁记录表至少1年12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年13安全管理员交接班记录表至少1年14安全管理员巡查记录表至少1年15安全管理员巡逻签到表至少1年16装修现场监控记录表至少1年17出入卡不存18来访人员登记表至少1年19物资搬运放行条至少3年20管理处进出人员登记表至少1年21装修申请表永久保存22装修管理责任书永久保存23装修施工人员登记表永久保存24装修许可证永久保存25装修违章通知书至少1年26停车场车位租用协议书失效后保存1年27停车场管理协议书失效后保存1年28停车场

32、车辆情况登记表至少2年29驶出车辆异常情况记录表至少3年30停车卡不存31车辆进出凭证至少1月32未收费车辆登记表至少1年33拾遗物品登记表处理后保存1年34监控中心交接班记录表至少1年35值班记录表至少5年36消防演习情况记录表至少2年37消防设施清单永久保存38公用设施保养维修记录表至少3年39停水/电/气/试消防设施通知至少1年40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年41设备（工具）汇总表失效后保存1年42设备（设施）检查记录表至少5年43机电设备年度检修计划至少5年44设备抢修（大修）记录表永久保存45分承包方保养效果评估表至少3年46电力运行记录表至少3年47智能门禁系统检查表至

33、少1年48电缆绝缘测试记录表永久保存49闭路监控系统维护保养记录表至少1年50业主(住户)资料卡永久保存51委托银行代收款协议书永久保存52_房屋交付验收表永久保存53物品领用登记表永久保存54租户管理协议书永久保存55工程遗留问题处理记录表至少5年56求职表员工离职后1年57转正审批表员工离职后1年58面谈表员工离职后1年59家庭服务情况记录表至少5年60代客购物登记表至少5年61邮件签收登记表至少1年62家庭服务协议书至少5年63客户服务情况统计分析报告至少5年64家庭服务回访记录表至少5年65前期介入情况周记录表N01NO9至少2年66入住须知永久保存67夜间查岗计划安排表至少2年68夜

34、间查岗情况登记表至少2年69钥匙配制申请表至少3年70钥匙使用登记表至少3年71钥匙清单至少3年72商户管理协议书至少5年73商铺消防管理责任书至少5年74商铺从业人员情况登记表至少5年75商铺设施检查记录表至少5年76员工申诉表至少1年77调动通知书员工离职后1年78人员编制申请表至少2年79交接清单至少2年80房屋移交验收情况通报表至少5年81房屋验收记录表永久保存82职员（工）即时奖惩通知书至少2年83普通员工考核评分汇总表（月）至少2年84_年_季度职员（工）考核评分表员工离职后1年85内务管理情况检查记录表至少1年86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年87技术维修人员部门

35、考核评分表员工离职后1年88员工过失通知书员工离职后1年89员工警告通知书员工离职后1年90员工奖励通知书员工离职后1年91解除劳动合同审批表员工离职后1年92解除劳动合同通知书员工离职后1年93离职人员完善手续表员工离职后1年94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年95保洁工作检查记录表至少1年96紧急集合情况记录表至少2年97顾客投诉（建议）记录表永久保存98紧急事件登记表永久保存99紧急事件处理表永久保存100物资领(借)用单至少2年101仓库物资盘点表至少2年102工作记录存储清单至少2年103工作记录检查情况记录表至少2年104工作记录报废申请表至少2年105新员工试用情况反馈

36、表员工离开后1年106培训(会议)记录表至少1年107岗位证书登记表失效后1年108培训计划至少2年109社区文化活动记录表至少2年110管理报告至少5年附工作记录表格：1、工作记录存储清单2、工作记录检查记录表3、工作记录报废申请表附1：*物业管理处 工作记录存储清单部门： 序号:工作记录类别序号编号名称生成时间归档人保存期限可报废日期备注附2：*物业管理处 工作记录检查情况记录表 序号：部门检查时间检查人序号工作记录名称问题描述纠正措施复查人复查时间复查结果 顾问书 附3：*物业管理处 工作记录报废申请表 部门： 序号:序号工作记录编号工作记录名称工作记录生成时间备注01020304050607080910申请报废原因： 申请人签名： 年 月 日部门主管意见： 签名： 年 月 日（三）计算机、网络应用现代物业管理发展的一个显著特征是计算机、网络等高新技术在物业管理企业的广泛应用。一方面是辅助管理处管理决策职能，降低经营管理成本，促进信息沟通和利用，提高管理处经营水