信息沟通程序.pdf

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1、信息沟通程序1 目的本程序旨在及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部、外部相关信息，确保能源管理体系的有效运行。2 范围本程序适用于公司能源管理信息的处置及内、外部信息的沟通。3 职责3.1 能源办负责信息交流工作的全面管理，并对能源信息进行分析、整理、研究，报能源管理负责人批准后发布；3.2 各部门负责本部门能源管理范围内的信息交流和处置，并配合能源办做好公司能源信息交流、传递和处置工作。4 工作程序4.1 内部信息交流管理4.1.1 内部信息交流的内容包括：正常信息， 如：能源方针、 目标、指标、监测检查记录；内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；不符合信息（含潜在的）

2、，如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；紧急信息， 如突发能源、 质量、环境、安全事故、 火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录；欢迎下载2 其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。4.1.2 信息交流的方式：职工代表大会、工作会议、管理体系评审会议、业务系统工作会、生产调度会和能源管理例会等会议形式；形成文件的信息；公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议；在报纸、杂志、及简报等内部刊物上刊登的信息；发放调查表、征集建议书等；公司各部门与相关方的沟通；公司组织的各种相关活动。4.1.3 内部信息收集与处理：正常信息的处理： 各部门依据相关文件的规定直接收集并

3、传递日常信息，能源管理办公室按照程序文件规定传递方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果、更新法律法规等信息；不符合信息（含潜在信息）的处理详见不符合、纠正和预防措施程序；紧急的能源信息由发现部门迅速传递给相关责任部门组织处理，可采用电话、传真等方式；各部门、 各单位要由专人分管信息交流工作，必要时对信息的接收传递、处理情况进行记录。欢迎下载3 4.2 外部信息交流管理4.2.1 外部信息交流的内容包括：节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈的信息；政策、法律法规、标准类信息，如节能法律法规、产业政策、节能标准等；相关方的信息及投诉等，相关方指合

4、同方、供应方等；其他外部信息， 如各部门直接从外部获取的有关能源方面的信息。4.2.2 外部信息的收集与处理能源办负责节能行政主管部门、节能监察机构及能源监测机构监督、检查或监测的结果及反馈信息的收集，并及时将结果传递给能源管理负责人，当监督、检查或监测结果出现不符合情况时，按照相应的不符合、纠正和预防措施程序处理；政策、法律法规、标准类信息， 由各相关部门负责收集、整理、更新，能源办负责汇总、登记、存档；各部门从外部获取的其他类信息，与本部门有关的要及时解决或答复，涉及其他部门的，要及时传递给能源办，由能源办组织相关部门处理。本公司能源管理体系运行的有关信息向外部传递：由各责任部门以提出作业要求、 建议报告以及发放宣传资料等方式向欢迎下载4 外传递。其中对于本公司重要能源管理的相关信息， 由能源办通过按时填报相关报表、 参加相关会议等方式与政府主管部门 （发改委）进行交流。外部相关方就能源管理方面的建议和抱怨，责任部门要及时妥善处理，具体执行不符合、纠正和预防措施程序。5 相关文件5.1能源管理体系要求5.2文件控制程序5.3记录控制程序5.4法律、法规控制程序5.5不符合、纠正和预防措施程序