ISO22000：2018记录控制程序.pdf

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1、文件编号XX-HP-02 分发号记录控制程序版本号A 生效日期2018.12.01 修改号0 页码共 3 页 第1页1 1、目的本程序规范各体系的记录要求，证实各管理体系实施的有效性提供客观证据，并为可追溯性系统提供证据。2、适用范围适用于本公司各管理体系的记录控制过程。3、职责3.1 体系小组（管代、食品安全小组）负责：编制本程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制。3.2 各部门负责：本部门记录编制和修订，填写对应记录，及时审核和收集；定期整理，确保记录应保持清晰、易于识别和检索。3.3 行政（体系维护文控）负责：空白表格以及体系记录归档保存。4、定义：记录： 第四层

2、次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰” 。5、流程图新记录编制填写收集审核统计整理报废记录更新6、控制程序6.1 记录要求识别：公司根据质量法、食品安全法、安全生产法、环境保护法、以及ISO9001 、ISO14001、ISO22000和 OHSAS18001 标准要求，遵循法律法规、顾客订单及管理体系正常有效运行的要求，确定需要建立的记录格式、记录内容和记录要求，以作为产品符合要求和管理体系有效运行的证据。6.2 记录种类：公司的记录包括与体系运行有关的纸张、图片、录像、录音及其它

3、电子媒介，其格式由各部门根据需要设计试用，试用适宜的，报行政部编号、备份和录入清单后正式使用。制定人：审核人：批准人：文件编号XX-HP-02 分发号记录控制程序版本号A 生效日期2018.12.01 修改号0 页码共 3 页 第2页2 理体系记录至少包括：a、质量、环境、职业健康安全和食品安全计划及支持性采购、检验、生产记录；b、沟通、培训和会议记录；c、追溯性记录；d、关键控制点监控记录；e、质量、环境、安全、卫生等实施和监控记录；f 、操作性前提方案实施和监控的记录；g、纠偏行动和纠正措施执行的记录；h、验证活动的记录；i 、产品撤回记录；j 、食品防护计划记录；k、应急响应措施演练的记

4、录，等等。6.3 记录编号体系有关记录的编号原则：XX-MM-F ；其各代号是指： “XX ”代表 XX 有限公司； “MM ”代表“记录”；F代表记录 D的序号；版本与手册保持一致。6.4 记录标识要求：6.4.1经试用适宜、实用的记录表格，执行文件控制程序规定的批准权限进行审批，审批后安排誊印，但誊印前应交文控校对、编号，以避免誊印出错。记录表格如在使用过程中发现不适用，可报请文控更新。6.4.2除直接采购的表格（如文具店买回的账本、采购单、进仓单等）不需另作编号外，公司编制的记录表格统一由行政部编号以便索引。6.4.3记录表格必须配备记录标题，标题应能反映记录内容，以区分是何种记录、记载

5、的是何种质量、环境、安全活动的结果。6.5 记录填写要求：记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，如因某种原因不能或不需填写的项目，应用单斜线“/ ” 、 “ ”划去；如因笔误或计算错误要修改原数据的，应采用双扛“ =”划去原数据（不得用涂改液） ，在其上方写上更改后的数据，有追溯要求的重要性数据还应签上更改人的姓名、日期。6.6 记录储存 / 保护及保存期限要求：6.6.1各部门应根据追溯、生产生产或统计需要、法规要求和顾客要求，明确各记录的保存期限，原则上各记录保存期限应满足国家法律法规（不少于2 年） 、产品使用周期、质量追溯要求，具体执行受控记录清单规定。文件编号XX-

6、HP-02 分发号记录控制程序版本号A 生效日期2018.12.01 修改号0 页码共 3 页 第3页3 6.6.2各部门必须把本部门所持的记录分类，依日期顺序整理好，记录存放环境应防霉、防蛀、防潮、防丢失和防损坏，并且存放方式要便于查阅和存取，所有的归档记录应保持完整、清晰，按规定的保存期限要求归档保管，必要时可交行政部统一保管。6.7 记录检索要求：a)文控编制并定期更新受控记录清单 ，将公司所有与管理体系运行有关的记录建立清单管理，列明记录名称、编号/ 版本、使用 / 保存部门、保存期限等内容，易于查找和检索；文控还应备份各记录表格样式。b)各部门填写的记录，可用于质量统计或分析，对于保存期限内的应按部门、月份、产品种类进行装订归档贮存，以用于各方面的审查的追溯。c)各部门依据受控记录清单 ，定期自查本部门记录的使用、存档、保管情况，对于公司电脑系统内的有关记录，还应适时根据其重要性备份在适当硬盘中，做好电脑防病毒措施，以免资料丢失。6.8 记录处置要求：记录如超过保存期限或其它特殊情况需要销毁时，应以口头形式向管理者代表或总经理说明后方可执行销毁，涉及成本、财务或重大信息的必须总经理批准后方可销毁。7. 注意事项：无8. 相关文件或记录8.1 文件控制程序8.2 受控记录清单