网上报销管理方案计划系统解决处理办法.doc
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1、/. 网上报销管理系统解决方案 /. 目录 第第 1 1 章章项目背景项目背景.3 1.1公司财务信息化状况.3 1.2公司报销业务状况.4 第第 2 2 章章需求分析需求分析.6 2.1总体需求.6 2.2具体需求.7 2.2.1 功能需求.7 2.2.2 性能需求.10 2.2.3 集成需求.11 2.2.4 运行界面需求.11 2.2.5 安全性需求.12 第第 3 3 章章功能设计功能设计.13 3.1总部借款报销业务分析.13 3.1.1 总部借款业务分类.14 3.1.2 总部报销业务分类.14 3.1.3 总部借款、报销和还款业务流程分类汇总.14 3.2 预算管理功能设计.15
2、 3.2.1 预算编制.16 3.2.2 预算调整.19 3.2.3 预算执行控制.20 3.2.4 预算统计与查询.20 3.3.借款管理功能设计.21 3.3.1 电子借款申请单的格式和说明.21 3.3.2 电子借款流程.23 3.3.3 总部借款流程的特殊要求.25 3.4.报销管理功能设计.28 3.4.1 电子报销单的格式和说明.28 3.4.2 电子报销流程.33 3.4.3 报销冲抵借款业务流程.40 3.4.4 总部报销流程中的特殊处理.41 3.5还款管理功能设计.42 3.6综合查询.43 3.6.1 预算执行情况的查询.43 3.6.2 预算项目执行情况查询.44 3.
3、6.3 个人业务查询.44 3.6.4 个人借还款查询(个人信用).44 4.6.5 部门借款报销情况查询.44 3.6.6 组合查询.44 /. 第第 1 1 章章项目背景项目背景 随着信息化在企业管理中的不断深入,财务管理也发生了重大革新,一个 网络财务时代已经到来。网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全 企业乃至整个供应链,在预算、成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革 命。 1.1 公司财务信息化状况公司财务信息化状况 总部在完成财务核算平台建设的基础上,财务信息化工作正在向财务管理 纵深方向发展。借款报销业务作为总部财务管理的前端,直接与业务信息接触, 提高借款报销业务的信
4、息化水平具有覆盖面广、流程明确、易于推广等特点。 此外总部已经实现了 CA 认证以及网上公文处理系统已经上线,因此具备了实 施网上报销系统的技术基础和应用基础。 网上报销系统作为信息收集平台,实现了报销流程的标准化,规范了填单 要求、审批流程,并且与账务核算系统、预算管理系统和网上银行系统紧密集 成,实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范,完成了数 据的共享和集成。 通过网上报销系统,能够使经费预算从业务发起时就得到控制,加强了预 算的控制手段,使预算管理工作落到实处,并能够利用实时统计和数据分析能 够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况。 网上报销系统是公司信息
5、化建设的一个重要组成部分,有助于公司总部利 用信息化手段提高借款、报销业务的处理能力,以适应工作模式的转变,从而 为公司优化管理提供有力的支持。 总部已经实行了无币化报销,但实际工作中仍存在一定的问题:比如手工 录入的业务单据信息不规范、查询困难,手工审批的业务流程不透明、效率低, 预算和支持控制的难度大,业务决策的支持数据少等。 总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息,其中一大部分 是费用的报销,这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大,而且传统的以 /. 纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大 的问题日趋严重。此外,在财务精细化管理的要求,随着预算
6、编制的不断深入 和细化,如何加强费用预算支出的控制手段,使预算管理工作能够落到实处, 成为急待解决的问题。要想深入开展预算管理,降低报销成本,提高工作效率, 必须借助财务信息化的手段实现网上报销。 1.2 公司报销业务状况公司报销业务状况 目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式。这种传统的手工报销方 式存在以下主要问题: 1 1)预算控制手段比较落后)预算控制手段比较落后 (1)总部目前采用经费本的方式进行预算控制,仅限于对经费总量控制, 财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制,效率低、准确性差、实 效性差; (2)对预算执行情况的分析需要耗费大量工作,时间滞后很长,不能及时 给各
7、级领导、各部门反馈经费收支情况和预算使用情况。 2)报销速度较慢,影响工作效率)报销速度较慢,影响工作效率 (1)报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据。 (2)领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批,无 法专心于更重要的管理和决策工作。 (3)财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支付文件,每次都 需要进行核对校验,耗费时间,严重影响工作效率,也影响了报销款的支付速 度。 3 3)数据重复处理,财务工作量大)数据重复处理,财务工作量大 在手工报销流程中,财务人员要进行登记经费本、记账、手工填写网上支 付文件,由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理,每
8、 次都需要进行复核、校验,增加了财务人员的工作量,严重影响工作效率,出 错的风险较高,使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去。 4)填单不规范,财务审核程序多)填单不规范,财务审核程序多 /. (1)由于借款报销涉及政策较多,分散在不同文件,员工往往不能全面熟 悉有关政策,在填制单据时信息容易不全或出错,直接影响到了会计信息的质 量,为企业内部控制留下了巨大隐患,增加了财务风险。 (2)在手工报销模式下,员工将大量单据送至财务部,财务部门既要审核 原始单据,既要对业务填制内容、审批权限、经费预算等进行全面核查,又要 审核业务审批流程,最后才能编制记账凭证,输人会计信息系统,不仅工作量
9、 巨大,而且出错率也比较高。 5 5)信息不能及时完整反馈,难以满足管理需求)信息不能及时完整反馈,难以满足管理需求 由于整个报销过程是手工方式进行,无论是领导还是报销人无法及时准确 了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节,难以满足员工查 询及管理的需要。 因此,应通过建立网上报销系统,规范管理、加快报销速度,减少财务人 员等相关人员工作量,增加报销过程透明度,加强预算监控,提高总部财务管 理水平。同过网上报销系统可以优化整个报销流程,打通企业财务信息传递过 程中的断档。 /. 第第 2 2 章章需求分析需求分析 2.1 总体需求总体需求 财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设
10、的步伐相结合,逐步实现财 务、业务流程一体化。 在总部财务管理信息化深入推进的过程中,将逐步实现预算管理、网上报 销、财务核算的闭环管理。网上报销系统能够直接从全面预算系统取数,对经 费预算部分进行控制,报销数据自动导入核算系统,对预算执行情况进行汇总 和分析,实现整个预算工作的闭环管理。 此外,有效利用现有的高新技术和网络资源,建立快速有效、安全可靠的 网上报销系统,支持费用支出的预算控制功能,实现个人、部门、项目的费用 控制;依靠网络优势和合理的管理流程,实现财务管理的规范有序,监督有力, 同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据。 1 1)加强预算控制)加强预算控制 (1)使经费
11、预算从业务发生时就得到控制,可以实时统计、分析数据,各 部门能够及时了解预算执行情况,增进财务部门与业务部门之间的财务信息交 流。 (2)利用预算与费用实施的对比控制,建立全程预警的预算管理模式,彻 底改变重预算编制、轻预算执行的情况。 (3)通过完整的预算执行信息,提高预算编制水平。 2)提高工作效率)提高工作效率 (1)通过系统流程再造和完整的报销表格设计,协助和规范员工填写报销 单据,提高报销信息采集的速度与质量。 (2)领导可以在任何时间进行单据的网上签批和数字签名,节约领导和员 工的有效工作时间,提高工作效率。 (3)通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证,减少会计人员的 重复
12、劳动,能把更多的精力放到增值的工作上。 /. 3)完善内部控制)完善内部控制 (1)网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化,它可以渗透到总部日常管 理的方方面面,以网上报销系统为契机,可以对总部日常管理制度及流程进行 梳理,规范总部管理,把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中。 (2)通过其内部的预设流程,使得单据按照正规的流程逐级审批,审核会 计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上,提高审批速度。 4 4)提供满足用户需求的决策支持信息)提供满足用户需求的决策支持信息 (1)网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统,使 会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征,
13、而不仅仅是价值或金 额方面的信息,提高了信息的透明度。 (2)能够提供个人、领导及财务人员所需要的相关借款报销信息,为领导 决策提供了信息支持,同时也提高了财务的服务水平。 2.2 具体需求具体需求 公司总部对网上报销管理系统的需求包括功能需求、性能需求、系统集成 需求、运行界面要求和安全性要求。其中功能需求可分为主功能需求、辅助功 能需求、扩展功能需求三类,如图 2-1 所示。 主主功功能能 个个人人业业务务处处理理 领领导导业业务务处处理理 财财务务业业务务处处理理 辅辅助助功功能能 个个人人信信息息管管理理 单单据据打打印印 组组合合查查询询 财财务务信信息息发发布布 系系统统管管理理功
14、功能能 系系统统初初始始化化 流流程程管管理理 权权限限管管理理 网网上上报报销销系系统统功功能能模模块块需需求求 浪浪潮潮财财务务 管管理理系系统统 浪浪潮潮全全面面 预预算算管管理理系系统统 银银行行系系统统 图 2-1 网上报销系统需求示意图 2.2.1 功能需求功能需求 主功能需求包括个人业务处理、领导审批处理、财务业务处理。 1 1)个人业务处理)个人业务处理 /. 提供在线填单功能,即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填 写;业务单据包括借款单、经费报销单、差旅费报销单、还款单;个人填单如 采取汇款方式,必须填写收款人名称、开户行及银行账号等信息;在提交单据 未经审批之前,
15、个人可以撤消;提交单据后,系统自动生成唯一的单据号码。 提供个人业务查询功能,支持:查询个人所有申请的单据,支持多维、组 合、各种条件查询;查询个人审批过的所有单据,支持组合查询;查询个人单 据的审批状态;支持个人入卡信息查询;单击查询出的记录可查看具体单据的 情况;个人借还款查询(个人信用) ;查询个人借还款情况;查询个人未还款情 况。 提供个人薪酬福利情况查询:通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数 据,可以使用户在线查询出自己的“工资条”和福利费用信息。 2)领导审批处理 提供领导审批功能,即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面,可 点击查询每条单据具体情况;显示审批单据所列支预算项
16、目的可用金额(设置 按钮查看) ;为方便领导审批,可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款 情况;领导可根据情况审批是否同意单据;如同意,根据流程设定,单据将转 至上一级领导或转至会签部门审批,或到财务审批;如不同意,可附说明单据 将返回提交人;领导可以对多条单据进行批处理审批。 提供预算项目执行情况查询,即根据权限定义,各级领导可查询权限范围 内的预算项目执行情况;选择特定预算项目后,可查询出该项目的所有明细支 出情况,并可查询具体单据。 提供部门借款,报销情况查询,即部门领导可查询本部门所有员工的借款、 报销情况。 3)财务业务处理 提供会计审核功能。审核登录界面为默认待审核单据列表;会
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