质量体系文件（word版本）8-5-08外来文件的管理规定2-11.doc

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1、 质量-环境-职业健康安全管理体系QDTN-III-2008-2012C责任部门：技术部 共 2 页第 1页 版本：C/0主题：外来文件的管理规定属性 III层次1.目的对外来文件进行控制，确保其有效性、适宜性与充分性。2.范围本程序适用于本公司之外的所有外来图样、技术文件、技术协议、检验规范、工程规范等资料；同时也适应于所有外来标准文件（即公司外收集或购买的国家标准、行业标准、国际标准、国外标准等文件）、图书资料等技术资料的纸质版本和电子版本，计算机存储介质（光盘、硬盘、软盘）。3.职责3.1技术部负责建立和维护外来文件数据库，统一管理。3.2有关人员对收到外来文件应负责并及时存档。3.3项

2、目负责人负责识别外来文件的适用性，确保外来文件清晰、有效，定期将最新版本的外来文件信息通知到各相关部门并实行有效控制。3.4档案室负责外来文件的归档登记、存档和发放，并按技术档案管理的规定运行。4.参考文件 无5.定义/缩略语5.1外来技术文件外来技术文件主要是指外部提供的图样、技术文件、技术协议，检验规范、工程规范、外来的招投标文件等技术性文件。5.2外来标准文件 外来标准文件是指国家标准、行业标准、国际标准、国外标准等标准文件。5.3外来文件 外来文件是对外来技术文件和外来标准文件的统称。6.工作程序6.1外来文件接受应有外来文件审批表、并接收登记，建立外来文件清单。外来文件编号按各自原来

3、的编号，外来文件应加盖“技术部”印章进行控制。6.2外来文件在使用过程中如发现有异常时，使用部门不得私自更改其中内容，如需 1 质量-环境-职业健康安全管理体系QDTN-III-2008-2012C责任部门：技术部 共 2 页第 2页 版本：C/0主题：外来文件的管理规定属性 III层次更改应由技术部及时联络文件提供方，共同探讨，所做的任何修改均应由文件提供方确认。6.3外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印。如特殊情况需借阅或申请影印时，应得到技术经理或其授权人的批准。6.4对于业务原因，需将顾客资料发给供应商的，必须获得顾客的事先确认；否则应将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放记录。6.5当外来文件由于修改等原因作废，技术部应及时将作废文件收回，发放新的文件。6.6对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时报告技术部，经技术经理或其授权人批准后，重新发放，做好文件发放记录。6.7 对已经作废的外来文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。7. 记录 7.1 外来文件审批表 QDTN-JL-002A 7.2 外来文件清单 QDTN-JL-002 2