01文件和资料控制程序6-42.doc

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1、 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2019.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第1页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 1 目的 为使公司综合管理体系所要求的文件予以有效控制，确保各相关场所使用现行有效版本的文件，特制定本程序。2 适用范围 本程序适用于与公司综合管理体系文件与资料的管理。3 工作职责3.1 最高管理者负责公司全管理体系管理手册的批准颁布。3.2 管理者代表负责管理体系程序文件的批准颁布。3.3 体系各部门的主管领导负责其技术规范、管理规定等三级文件的批准颁布。

2、3.4 办公室负责组织对管理手册、程序文件的制/修订和管理控制。3.5 体系各部门负责其部门技术规范文件等的制/修订和管理控制。3.6 办公室负责公司外来文件的收录、批转和发放。4 工作程序4.1 文件和资料的分类a) 按来源分：内部文件、外来文件；b) 按类别分：管理手册、程序文件、技术规范文件（包括操作规程、实施细则等）、相关方提出要求的文件、法律法规性文件，其他的管理制度、通知、计划等；c) 按受控状态分：受控文件、非受控文件；d) 按呈现媒体形式分：书面文件、电子文件。4.2 内部文件4.2.1 文件的编写4.2.1.1管理手册由公司办公室组织编写。4.2.1.2程序文件由办公室组织各

3、部门编写。4.2.1.3技术规范文件、管理规定等文件由各相关部门收集或组织编写。4.2.2 文件的编号4.2.2.1管理手册编号质量手册编号：质量手册编号由地区、企业代号、文件层次、发布年度、版序标记组成，形式如下： 1 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2012.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第2页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 QDTN-I-CS- 例：QDTN-CS-2012CQD地区（注：QD-齐达）TN企业代号（注：TN-台农）CS手册I文件层次（注：I-第一层

4、次）2012发布年度（注：使用阿拉伯数字）C版序标记（注：大写英文字母）4.2.2.2程序文件编号：程序文件编号由地区、企业代号、文件层次、程序序号、发布年度、版序标记组成，形式如下：QDTN-CX- 例：QDTN-CX01-2012CQD地区（注：QD-齐达）TN企业代号（注TN-台农）文件层次（注：-第二层次）CX01程序文件编号2012发布年度（注：使用阿拉伯数字）C版序标记（注：大写英文字母）4.2.2.3作业文件编号：a)管理类、公用技术类作业文件编号由地区、企业代号、文件层次、类别代号、顺序号、发布年度、版序标记组成，形式如下：QDTN- - 例：QDTN-1001 -2012CQ

5、D地区（注：Q-齐达）TN企业代号（注：TN-台农）文件层次（注：-第三层次）1类别代号（注：1技术类）；001文件顺序号2012发布年度（注：使用阿拉伯数字）C版序标记（注：大写英文字母） b) 产品单独技术类作业文件编号由地区、企业代号、文件层次、类别代号、顺序号、 2 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2019.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第3页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 产品代号、发布年度、版序标记组成，形式如下：QDTN- - 例：QDTN-2 001-2

6、012CQD地区（注：QD-齐达）TN企业代号（注：TN-）文件层次（注：-第三层次）2类别代号（注：2管理类）001顺序号2012发布年度（注：使用阿拉伯数字）C版序标记（注：大写英文字母）4.2.2.4对于技术规范文件、管理制度等文件的编号也可由各部门按公司公文软件格式中的规定执行或部门自行规定（文件编号方法属部门自行规定的，其部门要以书面文件的形式存档于本部门）。4.2.3 文件的审批4.2.3.1质量、环境和职业健康安全综合管理体系管理手册和程序文件由办公室组织编制，管理者代表审核，最高管理者批准。4.2.3.2技术规范文件、管理制度等文件由各相应负责人批准： a）跨部门的二级文件由相

7、关部门审核后，报分管领导批准。 b）三级文件由各文件编写部门的主管领导批准。4.2.3.3各文件管理部门应保存文件中编写人、审核人、批准人的签字记录。4.2.4 文件的发放和回收4.2.4.1管理手册和程序文件由办公室确定其发放范围后，统一编号发放，文件领用人应在文件发放/回收登记表上签名记录。4.2.4.2技术规范文件、管理制度等属二级文件的由各相应管理、技术部门负责统一编号发放，属三级文件的由各文件编写部门统一编号发放，技术规范文件、管理制度等文件应发至使用场所，凡对管理体系有影响的关键岗位都应得到有关文件现行有效版本，发放时文件领用人应在文件发放/回收登记表上签名记录。4.2.4.3当使

8、用的文件破损严重、影响使用时，文件使用人应到文件管理部门办理更换手 4 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2012.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第4页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 续，文件管理部门收回破损文件，换发新文件，同时文件领用人应在文件发放/回收登记表上签名记录。4.2.4.4当文件使用人将文件丢失后，应填写申请单，并在申请中作出说明，经文件管理部门的主管领导批准后补发。4.2.4.5文件管理部门将破损文件收回后及时销毁，对电子版本文件则应及时删除，并填写文件

9、（记录）销毁（保留）记录表。4.2.5 文件的修改4.2.5.1文件内容需修改时，由文件管理部门的工作人员填写文件更改申请表，原则上须经文件原审批人同意后进行修改（若由其他人进行审批，需得到该文件的有关背景资料），做好修改状态标识并存档。4.2.5.2文件修改后，文件修改人要履行原审批手续，并按原文件发放手续进行发放。4.2.5.3电子版本文件的修改，需履行以上书面修改审批手续，由文件管理权限部门对其文件进行修改更新。4.2.5.4无论书面文件还是电子版本文件，经修改后文件管理部门的工作人员要填写文件修改目录，并按原文件发放手续进行发放。4.2.6 文件的换版与作废4.2.6.1当文件经过多次

10、修改后，文件管理部门人员认为其有换版的必要时，可进行文件的换版，换版时原版文件作废，换成新版文件的同时要履行原审批手续。 4.2.6.2作废文件经文件管理部门的主管领导审核同意后，由文件管理人员收回后统一销毁。4.2.6.3需作参考保留的文件和资料，经文件管理部门的主管领导批准后，标识“参考”记号方可留用，并要与现行有效版本文件严格区分，不得混用。4.2.6.4电子版本文件的换版，由文件管理权限部门在履行原批准书面手续后，对其进行换版，并将原文件删除。4.2.7 文件的归档和借阅4.2.7.1管理手册和程序文件经审核、批准后，由办公室统一编号、登记；凡属办公室存档的相关文件资料，办公室应填写文

11、件清单。 5 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2012.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第5页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 4.2.7.2各部门的技术文件、管理制度等文件经本部门的主管领导批准后，可参照“4.2.2.2”和“4.2.2.3”的要求编号、登记；凡属各部门存档的环境和职业健康安全管理体系文件资料,各部门应填写文件清单，并注明受控文本。外来技术文件首先应填写外来技术文件审核表，经确认后再填写文件清单，并受控。4.2.7.3因工作需要临时借阅文件资料的人员，经文

12、件管理部门的主管领导批准后方可借阅。借阅时，借阅人员应填写文件借阅登记表，并按规定日期归还文件。4.3 外来文件4.3.1 对外来的文件由公司行政办公室负责收录、转发到相应的使用部门；需经公司最高管理层阅批的，由公司办公室统一办理后，转发放到相应的部门使用和管理。4.3.2 所有法律法规性文件的管理按法律法规及其他要求管理规定执行。4.4 文件的受控4.4.1 各部门所使用的受控文件，应在其封面或首页标识“受控”记号，并注明编号和分发号；因相关法律要求或知识保护目的而要保存的文件资料要标识“长期保存”记号。4.4.2 受控文件不得随意自行复印。如需要时，使用人可向文件管理部门申请领用。4.4.

13、3 对受控的电子版本文件，文件管理部门的工作人员应在其封面或首页中做“受控”标识，任何人不得随意自行复制受控的电子版本文件。4.4.4 未经最高管理者或管理者代表书面授权，任何部门或个人不得擅自对外传借本公司综合管理体系管理手册和程序文件。4.5 文件的评审4.5.1 办公室在每年年底管理评审会议前组织体系各部门对管理手册和程序文件进行一次评审。4.5.2 当公司的组织机构及经营方向发生重大的变化时，由办公室及时组织体系各部门对管理手册和程序文件进行评审。4.5.3 其他各部门的文件根据工作需要自行组织对文件进行评审。5 相关/支持性文件5.1 法律法规及其他要求管理控制程序 QDTN-II-

14、CX11-2012C 6 质量-环境-职业健康安全管理体系编号：QDTN-II-CX01-2012C版 本 C/0实施日期 2012.1.15 属 性 II 责任部门： 办公室 共6页 第6页 主题： ISO9001：2008条款： 文件和资料控制程序 4.2 6 记录 编号 6.1 文件清单 QDTN-JL-001 6.2 文件资料发放/回收登记表 QDTN-JL-005 6.3 文件修改记录 QDTN-JL-004 6.4 文件销毁记录表 QDTN-JL-006 6.5 文件借阅登记表 QDTN-JL-007 6.6 外来技术文件审核表 QDTN-JL-0026.7 外来受控文件清单 QDTN-JL-002A 6.7 文件更改申请表 QDTN-JL-003 6.8 质量记录归档清单 QDTN-JL-009 7