会议、接待管理制度会议管理制度.doc

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1、会议、接待管理制度会议管理制度会议管理制度1 总则 1.1为使集团公司的会议和接待管理规范、有序，提高会议的行政决策效率，特制定本制度。 1.2本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待工作。 1.3集团综合管理部负责集团公司各种会议和接待的承办，其它部门主办的会议和接待，综合管理部应给予协助。 2 会议管理 2.1会议的准备 2.1.1一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上，由综合管理部或会议组织部门通知参会人员。通知内容包括：会议时间、地点、主要议题、需要准备的汇报（讨论）材料或资料等。 2.1.2参会人员接到通知后，应按要求积极做好参会准备。 2.1.3综合管理部或会议组织部门

2、提前做好会场布置、会场设施(投影、音响、摄像、录音等)配备及会议资料的准备工作。 2.1.4对重大会议，承办单位（人）应提出会议企划报告，经总经理批准后执行。会议企划报告包括以下内容： 1) 会议的名称、时间、地点； 2) 会议主旨和目标； 3) 会议议程； 4) 会议议项； 5) 会议主持人； 6) 出席人员名单； 7) 会议财务（支出）预算； 8) 接待工作说明； 9) 当前筹备情况及进展； 10) （可能）存在的问题、解决方案及要求； 11) 筹备时间进度表等。 3 会议纪律 1) 无特殊情况，不得请假，未经请假，不得缺席会议，否则以旷工论处。 2) 未经主持人或领导同意，不得提前退场，

3、否则以早退论处。 3) 不得交头接耳或做与会议无关的事项。 4) 不得随意进出会场。 5) 召开大型会议，与会者应将手机调整至振动和关闭状态，并不得在会场内接听电话。 4 会议纪要的整理 4.1会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员。 4.2会议资料由集团综合管理部整理、立卷、存档；其它部门主办的会议，会议资料除各自存档外，并应报综合管理部备案。 5 会议室管理 5.1会议室由综合管理部负责管理。 5.2会议室只限本公司使用，外单位借用会议室须经综合管理部经理批准，各部门无权将会议室借给外单位使用。 5.3集团各部门（各公司）使用会议室需经公司移动彩云系统流程审批同意后，方可使用，审批时

4、注明是否需要会议配备茶歇、投影、餐饮等。 5.4使用会议室的部门必须爱护会议室的公用设施，保持会议室清洁，用后应检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还综合管理部。 5.5任何单位和个人未经综合管理部同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做它用。 5.6会议室内的卫生每周至少清洁两次，遇有会议时要一次一清洁。 5.7会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到会散、人走、电源关、门上锁。 6 会议内容的督办、落实 会议形成的决定、决议、工作部署等由公司综合管理部负责检查、督办、落实。对于没有落实到位的单位要下发督办通知，对仍然没有落实到位的要在集团内通报批评，并限期完成。 7 奖

5、罚办法 7.1会议室由综合管理部负责统一管理，未按要求及时清理、会议室准备和清理工作，责任人扣绩效1分/次，主管领导连带减半扣分。 7.2 会议督办落实由专人负责，未及时跟进督办，责任人和主管人员扣绩效1分/次，主管领导连带减半扣分。 接待管理制度1 目的 接待工作是公司的窗口工作，对于塑造企业良好形象具有十分重要的意义,各相关部门及人员必须高度重视且规范有序。 2 对外接待范围 本制度规定的接待范围主要是集团及所属各部门、各子公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等。 3 对外接待原则 3.1对外接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。

6、3.2平等原则。来宾不论职位高低，都要平等相待，落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 3.3对口原则。坚持集团综合管理部归口管理与各职能部门对口接待相结合的原则。集团综合管理部负责接待工作的统一管理与协调，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由对口部门或公司牵头接待，综合管理部给予配合。 3.4节约原则。招待来宾既要热情周到，也要讲究节约，量力而出，反对铺张浪费。不重复宴请，主方陪同人数原则上不多于宾客人数。接待费用支出应视接待事由归口集团公司、各部门和子公司列支。 3.5周到原则。坚持“统一高效、规范服务、热情周到”的原则，做到接待程序

7、清晰、接待方式完善，分工明确、热情细致、服务到位、以礼相待。 3.6保密原则。向来宾介绍情况，注意保守公司秘密，巧妙回避不宜回答的问题。 4 接待分类 4.1贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾或政府部门领导的接待。 4.2业务接待：指与集团有业务联系的客户的接待。 4.3普通接待：指一般来客的接待。 5 接待方式、标准 5.1贵宾接待：综合管理部迎接来宾于会议室入座，公司领导陪客接待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐。 （a）餐饮：应以宾客的餐饮习惯为主，体现当地饮食特色，宴请标准80-100元/人，便餐50-60元/人。 （b）住房：主要宾客安排单人间。其他

8、随员每2人安排一标间。 （c）车辆：根据来宾和陪同领导及工作人员人数安排车辆。 （d）会议接待：由综合管理部进行接待。准备物品：水果、茶水、糕点、观光车、引导牌、席签、投影，配套服务：电子欢迎屏、拍摄及新闻发布工作。 5.2普通接待和业务接待：综合管理部或相关部门人员迎接客户于会议室洽谈，综合管理部或对口部门安排专人陪同。如须安排外出就餐，由综合管理部或对口部门安排陪同人员。 （a）餐饮：应以宾客的餐饮习惯为主，体现当地饮食特色，宴请标准60元/人，便餐30元/人。 （b）住房：主要宾客安排单人间。其他随员每2人安排一标间。 （c）车辆：根据来宾和工作人员人数安排车辆。 （d）会议接待：由综合管理部进行接待。准备物品：水果、茶水、糕点、观光车、引导牌、席签、投影，配套服务：电子欢迎屏、拍摄及新闻发布工作。 6 奖罚办法 6.1 接待由综合管理部负责组织、安排，未按以上工作标准完成接待工作，主要责任人扣绩效1分/次，主管领导连带减半扣分。贵宾接待有行政主管主要负责组织安排，未按要求完成接待工作，扣绩效2分/次，部门经理连带减半扣分。 7 附 则 本制度解释及修订权属集团公司综合管理部。 本制度自颁布之日起试行,原有相关制度同时废止。 第 7 页 共 7 页