0309档案管理档案管理.doc

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1、0309档案管理档案管理集团公司管理标准 QGZT0309-1997 综合档案管理标准 1997-05-29发布 1997-07-01实施 集团公司发布 公 司 管 理 标 准 综合档案管理标准 QGZT03091997 1 主题内容和适用范围 本标准规定了综合档案管理原则与管理体制，档案的归档，档案的保密，档案的利用，档案的鉴定与销毁，库房与档案，图样的更改、补充。档案图书借阅。档案的统计工作等管理办法。 本标准适用于本集团公司各部门和所属各公司（厂）的档案管理。 2 引用政策规定 中华人民共和国档案法 3 综合档案管理原则与管理体制 3.1综合档案管理涉及生产、经营、科研、工程等各部门、各

2、公司(厂)，归集团公司总裁分工领导，由集团公司办公室归口管理，并列入企业领导议事日程，作为考核企业有关领导人政绩的一部份。 3.2集团公司档案工作,实行统一领导,分级管理原则,集团公司设综合档案室，配备专职档案人员，它是档案、资料的贮存基地和利用中心，并负责监督、指导、统筹、协调、组织、管理集团公司各部门、各公司（厂）档案、资料工作。各部门、各公司（厂），由负责人指定配备专、兼职档案员，负责档案、资料收集、整理立卷、案卷管理。 4 综合档案的归档管理 4.1.1 归档范围 4.1.2 产品生产方面：有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程和生产调度工作过程中形成的各种文

3、件材料等。 4.1.3 经营销售方面：有企业经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料、市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.1.4 设备仪器方面：有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装，调试和验收过程中的技术性，凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。 集团公司1997-05-29批准 1997-07-01实施 QGZT03091997 4.1.5 技术管理方面：有质量管理，技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报等所形成的各种文件材料。 4.1.6 科技研究方面：有科技研究准备、研究实验、总结鉴定、成果

4、奖励，推广应用等各阶段工作形成的计划、纪录、报告及技术性往来文件资料等。 4.1.7 物资供应方面：有物资、原材料外协件采购、训存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。 4.1.8 人事劳资方面：有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、安全生产、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训、人事的文件材料等。 4.1.9 财务管理方面（包括计划、财会、统计）：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 4.1.10 工程建设方面：有工程依报性，基础性的文件材料、工程设计、施工、验收等文件材料。 4.1.11 声像实物方面：有产品、科研、设备、基建项目：市以上领

5、导开临检查指导工作等重大活动、集团公司重大活动所拍摄的照片、录像（底片），录音、录像带，还有奖旗、奖状、奖杯、奖章、证书、奖品、赠品等材料。 4.1.12 综合、后勤方面：办公及生活用品、用房、保卫治安、通讯设备、环境绿化等过程中所成的文件材料。 4.1.13 党、工、团、妇方面：在各项工作中形成的文件材料。 4.2 归档时间 4.2.1 凡生产、经营、设备、技术、计划统计、物资、劳动工资、人事保卫、教育培训、行政等工作中形成的文件材料，由各部门、各公司（厂），兼职档案保管负责收集整理立卷，经部门，公司（厂）负责人审定后，在第二年第一季度，向综合档案室归档。 4.2.2 科研、工程建设，在工程

6、或项目通过鉴定投产后，三个月内由部门指定专人负责，将档案材料整理立卷，由工程或项目负责人审定后，向综合档案归档。 4.2.3 声像实物在各项活动后，由有关部门整理好随时归档。 4.2.4 财务档案，要在第二年第二季度前，由财务部门负责立卷，装订成册， 统好案卷目录，由财会部门保管一年后，由立卷人写好说明，再由部门负责人 QGZT03091997 审定后，向综合档案室归档。 4.3 文件材料归档要求。 4.3.1 归档的文件材料必须完整、准确、齐全、字迹端，严禁用园珠笔、铅笔，要用墨水书写，传真件必须做到及时复印，层次分明，符合其形成规律。 4.3.2 归档的底面按QGZT35EP050094图

7、样及技术文件完整性审查签字程序执行。 4.3.3 在归档文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转及文件与原件、多种文字形成的同一文件，不得分开，分别立在一起。文电应合一立卷。 4.3.4 不同年度的文件一般得归入同一卷内，但跨年度的请示与批复，归入复文的年度内立卷，没有复文的，归入请示的年度内立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。非诉讼案件放在结案年立卷。其它文件材料立卷，按有关规定执行。 4.3.5 归档时，各部门、各公司（厂），应由兼职档案人员填写档案移交目录，一式三份，经综合档案室专职档案

8、人员验收签章后，双方各执一份，另一份作检索用。 4.3.6 产品试制定型，科研成果鉴定，基建工程竣工验收，必须由档案部门参加。归档文件材料完整、准确、统一。 5 库房与档案管理 5.1 非档案管理人员不得擅自进入库房。需要进入时，必须由档案管理人员陪同下方可进入， 5.2 库内资料、柜架、设备必须摆放整齐、排列科学、不得在库内抽烟、饮食、喧哗及发生其他违反管理规定的行为。 5.3 库内应保持整洁、空气流通、光线充足、温 湿度适宜、定期打扫卫生、在场地许可的情况下，尽量做到办公室、查阅室分开。 5.4 库房保持做好七防（防水、防盗、防光、防潮、防蛀、防有害生物、防污染）。 5.5 定期安全检查，

9、发现不安全因素，及时汇报并采取措施，消灭事故隐患，确保库房安全。 QGZT03091997 5.6 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进入修补和复制，以延长档案使用期。 5.7 坚持文明管理，档案分类清楚、检索明确、做到查阅调卷迅速，归卷上架及时，确保卷本完整。 6 档案的保密制度6.1 凡国家正式批准或集团公司主管副经理以上领导划定的各项密级文件档案。凡集团公司经营重大决策，重要科研成果、工程建设，产品的工艺、底图、财务、人事、合同、协议书中提出保密的部份，均属密级档案范围。 6.2 凡查阅密级的档案，须经集团公司主管副经理以上领导批准后，限在档

10、案室内查阅、不得复印或摘抄。 6.3 由综合档案室统一保管的文件材料，任何部门和个人不得私自提供赠送或出卖给外单位及个人，不得任意带出本单位，违者严肃处理。 6.4 档案人员要严格执行保密纪律，对密级档案要重点保管，严格档案借阅手续，并不得随便谈论档案中秘密资料，以防失密，发现泄密现象，按情节轻重、予以处理。 7 档案的利用管理。 7.1 档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理，提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。 7.2 编制和交流档案资料目录，在内部逐步实行扩大开架范围。 7.3 对档案资料进行加工整理，汇编专题资料或编制产品科研成果，基建工程简介，文摘和数据手册，图表手

11、册，市场信息，用户反映，国内外同行生产情况介绍等。 7.4 档案开发利用必须严格执行档案保密管规定。 7.5 档案利用是档案管理的根本目的，综合档案室应编制必须的检索工具（目录、索引、卡片）为查找利用创造条件，做到调卷迅速准确。 8 档案的鉴定与销毁管理 8.1各种文件归档,按档案法规定与实际利用价值,编制档案保管期限表,档案期限分永久、长期、短期三种，由集团公司主管副经理、专业技术人员和档案人员等相关人员参加的鉴定小组确定。 QGZT03091997 8.2对超过保管期限的档案，由综合档案室定期列出清册，提出销毁申请，经鉴定小组通过，由集团公司主管副经理批准，方可进行。并应报请保卫部门人员参

12、加监毁。 9 图样的更改，补充管理 9.1 更改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”，应在更改处在“更改标记”。 9.2 更改内容较多时，应另出新图代替，原来图样作废。新图列入原图样目录，并且注明新代替的原图图号。作废的图样注明新图的编号，根据需要另行保管。 9.3 整个保和单位内图样作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。 10 档案图书借阅管理 10.1 综合档案是本集团公司生产、经营、科技、基建等活动中积累的文件材料，是今后生产经营发展的重要依据，是科技和设计工作的必要条件，所以企业员工不得擅自查阅。 10.

13、2 凡本集团公司人员，因工作需要，经集团公司副总经理以上批准，并办理登记手续，均可向综合档案室查阅。 10.3 查阅档案只限室内查阅、查阅时不得任意更改、涂划、拆散、剪挖、转借、携带外出、如有违反、档案管理员有权停止使用，情节严重者，报请主管领导，严肃处理。 10.4 归还档案时需经档案管理员检查无误后，方能签收。 10.5 查阅档案确需外借（不包括密级档案），须经档案主管部门批准，一般限三天内交还，如需延期，要办理延期手续。 10.6 借阅图书时，应办理借阅手续，当面清点，借期不得超过半月，科技图书仅供专业人员借阅，每人不得超过二本，借期半月，凡超期不补办手续者，一律停止借阅。 11 档案统

14、计工作管理 11.1 建立健全现有库藏档案概况：档案资料开发利用概况。图样和技术文件更改情况。各种图样、文件资料复制情况。上级档案业务普查与年报。档案管理“五率”（归档率、完整率、准确率、查准率、查全率）的专业统计工作。 QGZT03091997 11.2 建立健全档案归案，档案查阅，利用效果反馈登记，做好各类档案数量，档案利用人次，利用效果登记，各型号图样晒发单，图样技术文件更改等原始记录，确保专业统计数据准确、可靠。 11.3 档案管理人员，应不断加强业务学习，明确档案统计范围与区划，如实填写登记，完善统计汇总，确保统计质量。 12 检查与考核 12.1 本标准由集团公司行政办公室归口管理，每年进行一次全面检查贯彻执行情况，并将检查结果写成总结，除报有关部门外，反馈给企管办。 12.2 本标准的执行情况，结合检查考核有关部门，有关人员的部门工作标准及个人工作标准一并检查考核。 附加说明： 本标准由集团公司企管办提出。 本标准由集团公司企管办归口管理。 第 11 页 共 11 页