合同印章和合同文本管理制度.doc

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1、合同印章和合同文本管理制度合同印章和合同文本管理制度第一条 合同专用章制度。 公司对外签订合同所加盖的印章，除企业的 公章外， 一律使用公司统一编号的合同专用章， 其他印章一律不准代替使用。 否则， 财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担， 还可以予以处罚。 第二条 合同专用章由有关公司统一刻制、 编号和颁发； 严禁任何人私自 刻制、使用。 第三条 合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借 用。 第十八条 合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外， 还要追究有关人员的经济责任和行政责任。 第四条 签订合同，应当加盖单位的合同专用章。严禁在空白合同

2、文本 上加盖合同专用章。 （一）合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。信用（合同）管 理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等 管理工作。 （二）合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。任何部门不得擅自 刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申 请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专 用章刻制的数量、要求和样章草图，交信用（合同）管理机构审查后统一办 理。 （三）凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。如遇工作需 要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。 （四）合同专用章不得代用，混

3、用。 （五）凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并将本部门批示意 见送信用（合同）管理机构备案，在当地市级报纸上刊登遗失声明，办理相 关证明材料。 （六）凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相同， 原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。 第五条 合同文本管理制度（一）合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。 （二）建立合同文本。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每 一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行 的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等） ，均应妥善保管。 （三）合同档案还应当包括：合同台帐；合同

4、文本；合同专用章使用登记； 授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记 录；合同纠纷卷宗材料等。 （四）合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。 （五）合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。 （六）查阅合同档案需经过批准并进行登记。 第六条 合同管理奖惩制度（一）凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列 成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励： 1、在订立、 审查、 履行合同过程中， 工作认真负责， 为本单位争取较大效益、 避免或挽回经济损失的； 2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的； 3、在合同管理工作

5、中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大 资金、避免或挽回经济损失的； 4、追讨欠款、 索赔成功。 在合同的仲裁、 诉讼中由于自身的工作获得胜诉的； 5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。 （二）凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经 济赔偿直至追究刑事责任： 1、盲目签订合同，造成损失的； 2、未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的； 3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导 致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的； 4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿 赂，给本公司造成损失的； 5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。 第 5 页 共 5 页