房地产公司总务管理制度.doc

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1、房地产公司总务管理制度传真机使用规定传真机系公司对外联络的一种现代办公设施，公司人员应备加爱惜，妥善使用。一、传真机应由公司前台文员专人保管，其他任何人不得使用传真机。二、前台文员秉着责任心、保密性严格履行公司传真机的使用规定。三、各部门发送市内传真先须将文件资料交前台文员，并由部门主管签字，前台登录后方可发出。四、国际、国内长途传真的发送，应由总经理签核，方可操作。五、传真机的所有收发文应由前台文员登记、签收，并于月底前交管理部经理审核。六、前台文员应严格遵守上述各款，否则予以连带处罚。七、前台文员应按操作规程使用传真机，保证公司对外联络。八、前台文员应严格控制，禁止任何人使用传真机电话，违

2、者按行政规定处罚。复 印 机 使 用 规 定一、 各部门复印应由管理部文员复印，其它任何员工严禁使用复印机。二、严禁复印公司机密文件和个人材料（复印机密文件需经公司副总以上级领导批准），违者除给违纪者处罚外，对公司前台文员也给予连带处罚。四、复印机由前台文员专人保管使用，其它人员非经允许不得自行开机。五、复印机由管理部设置密码交行政文员操作使用，同时将密码知会各部门主管，便于下班后，各部急需使用时操作。六、复印机为公司贵重办公设施，行政文员使用时应倍力爱惜，下班时，应切断电源，防意外事故发生。七、使用时应节约用纸，避免人为浪费，并详细做好复印登记。书刊、杂志管理规定 一、各部门根据业务需要购买

3、图书、杂志类须在月资金预算中罗列申请款项。二、预算内图书杂志款项由各部门自行购买，超过预算部分须按请款形式报销。三、一次性购置图书超一千元，须报总经理室同意后执行。四、各部门所购图书须先至管理部登记、盖章、分类编号后由各部门主管签名、领用（属个人保管行为，遗失者赔偿）五、前台文员兼图书杂志登记、盖章、分类、发放之工作之职。六、公司图书杂志不得随意带出公司，专业杂志带出公司时先报管理部批准。七、外借图书一旦丢失，丢失人员照价赔偿。外借图书如有破损，由管理部经理酌情全权处置。八、公司管理部每半年对公司图书进行整理、核对，并将清查结果报总经理室及财务。办公用品的领用规定 一、办公用品的领用应本着节约

4、、合理、满足工作需要之原则，反对铺张浪费。二、办公用品是工作用品，严禁公物私用，妥善保管。三、办公用品分为易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大类，分别如下：1、消耗品：铅笔、刀片、胶带、胶水、浆糊、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、练习本、橡皮、铁夹子、信封、信纸、标签、卷宗、档案袋、原珠笔、订书针、印油、复写纸等。2、耐耗品：签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、燕尾夹、弹簧夹、活页夹、透明拉链袋、文件夹、文件架等。3、管制消耗品：传真纸、复印纸、文件箱、剪刀、美工刀、订书机、打洞机、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、比例尺、笔筒、软盘、米尺、印泥、印台等。4、管制品：电脑、打印机、复印机、

5、（网络服务器）、装订打洞机、碎纸机、传真机、电话机等办公设施用品均属管制办公用品。四、办公用品的领用分为个人领用和部门领用两类，个人领用系由个人使用保管的用品，如铅笔、橡皮、胶水等。部门领用为部门共同使用的用品，它们分别是打洞机、计算机、剪刀等。部门领用行为由部门经理进行监管、负责。五、个人使用文具用品限工作时使用，公司前台文员有责任将个人领用办公用品发放至公司新人员，如须补充由使用者提出申请，前台文员做好发放登帐工作。六、耐耗品、管制消耗品应限定人员使用，领用此类文具用品应报各部主管签字、核定，第二次领用时须以旧换新，此项规定由管理部予以监管。七、管制品应由管理部统一登帐造册，予以管理，并纳

6、入固定资产统计范围，做好维护、保养工作，有权督促各部有效管理部内管制品（特殊办公设施）。八、各部领用管制用品行为属于部内责任保管范围，各部主管有权要求部内人员爱惜公司财物，严格按照不同配套设置操作要求操作，严禁违规行为，责任后果者自负。九、管制办公用品的发放和领用由管理部进行操作，各部领用须登记造册，如有损坏和故障，应及时报告公司管理部，人为损失或遗失由责任人和部门主管负责，酌情赔偿。名片、快递、钥匙等事项管理规定 一、公司各案场业务员因工作需要印制的名片由公司统一组织落实，并予以发放。办公人员原则上不予印制名片，特殊情况报总经理批准，予以实施。二、公司主任、经理的名片由公司统一组织落实，予以

7、发放。三、所有印制公司名片的员工退工时，应交还公司，不得留用。四、因业务需要，进行快递的文件，应填写“快递业务申请单”，由各部主管初核，由管理部主管核定后，由前台文员负责联系和登录，登录文本每周交管理部经理审核。五、公司出资购置的矿泉水和饮水机，员工使用时应备加爱惜，严禁用矿泉水洗碗、洗杯，严禁向饮水机倾倒杂物，饮水机水桶断水应主动更换。六、饮水机储水盘应随时清理，不得满溢。七、公司所有钥匙均由管理部统筹管理，公司大门钥匙各部主管配置领用，不得随意转借、复制，特殊情况时向管理部提出申请，根据实际情况予以复制、发放，公司人员不得随意复制公司钥匙，办公桌、柜等办公设施钥匙使用人手执一把，公司管理部

8、备有一把，员工离职时，应将钥匙归还公司，钥匙遗失时，应向管理部提出复配申请，否则将追究钥匙保管人的一切责任。八、本管理办法中未尽事宜将不断修正，修正后补充。电话、BP机、手机使用规定 1、如无特殊情况，禁止利用公司电话机长时间拨打私人电话。 2、凡属因公打长途（或发传真）的，需在公司指定处拨打，并在“长途电话登录本”上登录，打国际长途需报总经理确认。 3、凡因特殊情况确需私人拨打长途电话者，应报各部主管初核，管理部经理核定后，方可拨打，并照时间及各区收费标准收费。 4、原则上公司不提供手机和BP机，如确因工作需要配备，公司将给予考虑，并到总管理部办领登记、购买及领用手续。 5、各专案及主任以上

9、级干部在公司服务期间，BP机的服务费由公司承担，管理部统一办理。 6、无论自备（或公司配备）的手机，其手机费公司按其职级分类比照公司福利制度按月付给。（详见公司福利制度章） 7、在本公司工作期间，凡公司配备的BP机、手机，遗失及维修费均由个人照价支付。 8、各专案及公司主任以上主管人员的BP机必须按规定正确使用，不得随意关机，接到公司呼叫信号后立即复电，特殊情况无法回电，事后必须说明情况。连续三次（含三次）以上接到呼叫信号无故不复电者，根据实际情况给予不同的行政处分电脑使用及软盘文件管理规定为规范公司所有电脑设备的使用和电脑软盘文件的管理，使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进，特制定如下规

10、定：1、各部门电脑有专人专用责任制形式，未经部门经理同意，其他人员不得使用该部门电脑，禁止调用、拷贝其中文件、资料，严禁泄露公司机密。2、公司各部须常期保存的打印文件，须在原稿上加以注明，如无注明，将被视作一般文件，予以保存两周。3、公司各部需要打印的文件资料，原则上由各部电脑操作人员操作存盘，须管理部协办时，由管理部专职电脑员予以操作。4、电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好软盘备份，并在“文件打印登录本”中详细登记该文件的标题、目录名、软盘号、打印日期等。5、公司各部门在做好软盘备份后，连同所有原本由各部门保管的软盘，包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序

11、员进行登录归档。*财务部之软盘由财务电脑专员自行登录，并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会，不得泄露公司机密。6、各部因业务特性，而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料，可填写“密码设置申请单”向公司提出申请，被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围，但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。7、公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料，以便充分利用可读信息空间。8、各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的软盘资料时，应书面提出申请，调阅后知会电脑程序员，重新回归密令状态。9、未经许可不得将公司的软盘文件转借他人及带出公司，违者按公司规章制度

12、予以严惩。10、各种耗材（软盘、色带墨粉）应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录，管理部将每一台设备单独设立档案，记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码（不公开）、维修记录、专业软件名称及调动方法等等，经保管人员签名，由管理部统一保管，在设备移交时，由接受人、原保管人确认无误，签名后完成整个移交过程。11、对于外部采购的软件，使用人应遵照使用手册操作，自行开发的软件，开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项，如应开发者未详尽告知，而引起的数据损失，开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项，而引起的数据丢失，由使用人负责。软件故障排除后

13、，按责任大小作相应的处理。12、因使用软件而做备份的软盘应由使用人编号，禁止带出，该软盘使用期满后，将原盘数据复制于新盘，原盘编号不变。13、电脑使用过程中出现故障时，使用人应及时口头报告电脑程序员，并记录现场情况，报公司管理部，以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定，而人为造成机器故障的，则视故障情况处罚当事人。14、电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责，如遇电脑发生故障，应详细询问使用人电脑故障情况，及时处置排除，当故障原因无法确定时，应知会管理部经理，并及时与供应商取得联络，最短时间使电脑恢复正常。15、与外界交流的软盘必须先检测病毒后才能在本公司使用，或带出本公司，严格

14、禁止运行任何游戏软件，公司软盘应与外界交流需要带出时，应事先向管理部报告。16、设备使用范围(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出软盘。(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。(3) 下班时应切断电源，套上“防静电电脑保护套”。(4) 禁止在设备电源开着时，移动设备。(5) 电源开启顺序为：接线板UPS显示屏电脑打印机，关闭的顺序相反。(6) 打印时应使用打印纸或复印纸，禁止打印时拔纸。(7) 禁止带电时插、拔插头。(8) 共享打印机时，应按规定填制“打印登记表”(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。17、个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码，不得擅自转让或借与他人使用。（案场上由行政

15、专案或行政助理保管）。18、下班前必须按正确操作退出系统并关机。管理部将不定期的进行检查，凡违反第1、16、17条规定者，将被处以50-200元的罚款。计算机管理暂行办法一、管理条例：（一）软件操作：1、每位计算机用户须安装软件，填写软件安装申请单至管理部，经审批后，由网管负责安装。2、禁止用户私自安装软件。3、严禁安装游戏软件；（二）硬件保护：1、使用人在离开前应退出系统并关机；2、任何人未经保管人同意，不得使用他人的电脑。3、除硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备；4、所有人员不得无故搬动计算机及相关设备。5、硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施；

16、6、硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；7、不得擅自携带计算机及其相关设备离开，若有特殊需要，书面申请至管理部，经审核后方可带离。（三）互联网操作：1、用户负责本人帐号、口令管理，并自行保密，不得擅自转让帐户，不得借与他人使用，2、用户不得擅自下载软件。3、用户只浏览与工作相关网页，如在网上发表有违国家法律、法规的言论，后果自负。（四）文件存储：1、对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档；2、数据的备份由相关网络管理员管理，备份用的软盘由网络管理员提供；3、各类盘片（软盘、光盘等）做到先杀毒、后使用，确保无病毒。4、除苹果机外，所有

17、计算机内数据存储在公司服务器内相应位置上。5、计算机管理人员每逢双月中旬将服务器内数据刻入光盘内。6、刻录光盘需至管理部登记备案，备份光盘由管理部保管，需借出时，填写借盘单经借入方部门经理审核确认后方能带离。7、文稿打印由服务器实行监控，以打印稿方式外泄，经查证后，必将严惩不贷。8、打印文稿优先考虑用再生纸。二、处罚细则1、私自安装软件，罚款：100元2、发现在计算机内安装有游戏软件，罚款：300元。3、发现上班期间玩游戏，参与者罚款：300元，围观者罚款：100元4、未经保管人同意，私自使用他人计算机，罚款：100元5、私自拆卸计算机而造成硬件损坏，除照价赔偿外，还将接受行政处分，并处已损硬

18、件本身价值两倍的罚款。6、擅自带离计算机及相关设备，罚款：500元7、擅自将本人帐号泄露与他人，当事双方各罚款：100元8、擅自下载软件，罚款：100元9、软盘使用前未经杀毒处理，罚款：100元10、使用盘片前未杀毒，罚款：50元。11、通过计算机及其相关设备外泄公司机密将接受公司行政处分，后果严重者将受法律起诉。11、不爱惜公司计算机设备，野蛮使用，违背常规操作方式的，罚款：200元。注：本办法解释权归公司管理部，自即日起升效，上述条例中未详尽之处日后随时添加。安 防 措 施结合本公司是租用办公用房的实际情况，为了做好租房期间的安防工作，保证所租用设施的完好及公司的正常工作，特制定如下安防措

19、施。一、提高对安防工作的思想认识：安防工作是完成正常工作的根本保证，一旦出现安防事故将给国家、公司、个人造成一定的经济损失。所以，要求全体员工必须在思想上给予高度的重视，决不可麻痹大意。二、安防工作的原则：谁主管谁负责，谁使用谁负责。三、安防工作的范围：主要包括：防火、防盗、排除使用煤气、水、电隐患几个方面。四、安防工作的重点：第一、办公室吸烟；第二、下班后防盗。五、具体要求：(一) 防盗：1、做好外来人员的登记接待工作，严禁外来人员单独留在办公室。2、办公桌内严禁存放私人贵重物品，否则由此引起的后果由个人负责。(二) 二关、一灭、一查：二关：1、关电源：电灯电源、空调电源、计算机电源使用后随

20、时关掉。2、关门窗，下班后检查办公室门窗是否关上。一灭：烟头要随时关掉。一查：下班前对所有安防隐患做全面检查，原则是谁最后出门谁检查。六、午餐防范：午餐时员工应收好办公用品及文件，严禁在桌面堆放，并由最后出门人锁好门。部门安全：为确保公司资产的完好无损以及资源的节约，请各部门员工在下班前做好“四关”工作，即关灯、关窗、关门、关饮水机。管理部每日将进行检查，发现未按规定操作之部门，将视情节给予该部门主管50元/次的罚款。公司钥匙保管工作：各部门主管处均配有瓮大门环形锁钥匙两把，如有加班人员请到各部门主管处申请钥匙，加班人员负责下班后的“四关工作”。发现违规者处予罚款50元/次。公敞开式区域内禁止吸烟，被发现者罚款100元。火警电话：119 报警电话：110