2022年采购流程及管理制度 .pdf

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1、【爱文库】核心用户上传朝阳【 wlsh0908】整理采购流程及管理制度采购员工作流程i 进货订单 进货订单 是进货业务的起点。在企业的日常运作过程中，经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划，在本软件中以输入一张进货订单实现。ii 进货开票当进货业务发生时，需要做一张 进货单 。进货业务有两种类型，订单类进货和非订单类进货；订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票；非订单类进货业务，直接开进货单。 进货单 存盘后生成一张 未审核进货单 ；只 保存 不 审核 的 进货单 不增加商品库存；只有经过审核的 进货单 才增加商品库存，同时增加 应付账款 ；在进货开票时可以选择 最近进价 或 进货价

2、 作为缺省进货单价；在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。iii 进货审核进货单保存后生成一张 未审核进货单 。 未审核进货单 通过 进货审核 便成为 已审核进货单 。 进货审核 使商品的库存数量增加，同时增加 应付账款 。iv 进货退回本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。本模块可以处理 原单进货退回 和 非原单进货退回 。 进货退回 将减少库存数量。v 进货结算 进货结算 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。 进货结算 的结果使 应付账款 减少。vi 预付款管理在进货业务中，有些需要提前预付定金，本模块便可实现该功能。做进货结算时，可以用预付款冲抵应付款。当 进货结

3、算单 上的 付款总额 大于 付款合计 时，系统自动将余款转为预付款。预付款应可输负数。采购部工作流程与管理制度1、 总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。 所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 5 页 - - - - - - - - - 【爱文库】核心用户上传朝阳【 wlsh0908】整理理。2、 采购部经理职责：1) 负责组织公司所销售产品的采购2)

4、对库房的管理工作负责。3) 做好销售员与供方之间的联系工作。4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5) 对本部门员工制度执行情况负责。6) 对本部门员工的专业知识培训负责。7) 对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。8) 严格内部管理， 抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。9) 负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。3、 库管员职责：1) 早盘查（点货备发） 、晚清帐（当日工作当日完）。2) 提供及时准确的货物，做好后勤保障。具体要求：订单一发，必须及时、清晰、准确的了解货物的运行状态

5、，即时登报信息，直至合同完成、存档。3) 负责库房日常管理事务。4) 检查库存产品状况。5) 按规定收发物料。6) 物料进库储位的筹划与排放，7) 填写库房相关数字登录到ERP。8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。10) 对来料来货及时入库，储放安全以防倒塌、遗失或变质。11) 维护和管理搬运工具。4、 流程：1) 采购流程：A 收到销售部从ERP 发来的订单B 审批确认C 询价、比价D 采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）E 签订采购合同F 复印后，将原始合同整理装订年末存档2) 付款流程：A 在 ERP 内录入付款申请单B 采购部经理审核C

6、副总经理审批名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 5 页 - - - - - - - - - 【爱文库】核心用户上传朝阳【 wlsh0908】整理D 财务部付款。3) 收货流程：A 直发：a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货b. 供货方传真提货单c. 通知销售内勤已发货d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认e. 采购员办理入库手续f. 销售部内勤办理相应的出库手续B 转发：a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货b. 供货方传真或邮寄提货单c. 通知办公

7、室相关人员提货d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续e. 采购员清点货物并办理ERP 入库手续4) 收进项发票流程：a. 催供货方开具发票b. 核对开票内容c. 录入 ERP d. 将发票交财务部签收。5) 出库流程：a. 库管员收到销售部销售内勤发出的ERP 出库申请b. 库管员备货并复核c. 交办公室发货d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤5、 采购管理制度：1) 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。2) 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。3) 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况

8、进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。5) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤6) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。7) 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 5 页 - - - - - - - - - 【爱文库】核心用户上传朝阳【 wlsh0908】整理8) 采购部每月5

9、日前，将上一月的采购合同编号整理成册9) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500 元。6、 库房管理制度：1) 库房由专人管理，各种货物登记， 做到帐物相符， 非库房管理人员不得私自进入库房，拒绝任何人在库房逗留。2) 保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100 元。3) 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。4) 任何出入库物品都要履行手续，见单发货，领用登记。5) 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单（一式两份）和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。6) 接到出库申请后根据合同内容进行备货，并由领货人签字方可办理出库。7) 出库返回单，应由销售内勤保管（需方

10、签字）。8) 对客户所需样品及实验品，库管员及时登记领用人、领用时间、退回时间。 退回后应妥善保管。9) 库管员每月第三周的周六对库房盘点，并将盘点结果在次日报副总经理。10) 违反上述规章制度，视情节罚款50-500 元。采购员岗位职责1、 在采购经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。2、 凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。3、 要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。4、 采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一

11、定比例更新供应商（形成表单）。5、 承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、 评委协调等与投标有关一切事宜，对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下，必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。6、 协助经理搞好供货渠道建设。7、 严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。8、 负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。9、 综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。10、参加本部门员工业务培训。11、树立索福公司的专业形象，保证索福公司的名誉不受到侵害。采购经理工作职责1、严格按照

12、公司规定的报价原则进行对外报价。2、确保每月的发票正常收回。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 5 页 - - - - - - - - - 【爱文库】核心用户上传朝阳【 wlsh0908】整理3、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。4、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。5、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评

13、，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。6、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。9、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。10、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。11、组织本部门员工业务培训12、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 5 页 - - - - - - - - -