2022年采购组流程图 .pdf

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1、采购组作业流程一、 供应商开发流程；供应商开流程图相关单位使用表单经营课采购组经营课采购组品管课 / 经营课总经办品管课 / 经营课 /总经办供应商经营课品管课 / 经营课品管课 / 经营课品管课供方基本情况调查表供应商评估记录表供应商评估记录表合格供应商清单供应商月考核表流程说明：1 供应商调查：凡由本公司层领导接洽或由经营课采购组寻找之有能力承制本公司原物料之供应商、代理商， 均由采购组建立 供方基本情况调查表 ，并以已通过ISO 9001 ：2000、ISO14000质量认证之厂商为优先调查对象。2 供应商评鉴：供应商 ( 不含代理商 )之评鉴由经营课采购组主办，负责协调评鉴日期及安排交

2、通工具，而由采购、工程、品管等部门人员执行。评供应商建立供应商调查供应商评鉴审核送样采 购供应商提升合格供应商考 核奖惩名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 10 页 - - - - - - - - - 鉴内容有 : 供方生产规模、生产能力、检测能力品质保证能力、作业环境等, 评估结果及判定结果记录于供应商评估记录表上。3 供应商审核标准：3.1 客户指定之供应商。3.2 本公司供应商评鉴合格者。3.3 已通过 ISO 9001 ：2000 质量管理系统认证，或

3、本国之其它产品认证，且样品已获本公司承认者。4 合格供应商4.1 合格供应商、代理商则由采购组登录于表单合格供应商清单中。4.2经营课采购或相关部门应随时积极寻找第二、三候选供应商，以避免首选供应商不能满足我司生产需求时, 第二、三候选供应商能及时供应，提高我司的品质及效率。 A.候选供应商的选择具体依照1 至 3 来进行评审。4.3 经营课采购人员得与原物料供应商签订：品质协议与环保协议。5 送样作业供应商提供之样品由经营课采购依采购控制程序送样承认章节之条文办理。6 采购作业6.1 原物料采购，经营课采购人员依据采购控制程序辨理。6.2 供应商送交原物料至本公司后，由相关部门依据产品监视与

4、测量控制程序进行质量检验。7 考核7.1 经营课（采购组） 、品管课负责对供应商物料数量/ 品质 / 交货期 / 抱怨处理进行跟踪评估记录，并分周期性( 每月一次 ) ，不符合情形的及时联络供应商，令其做出纠正预防措施，并对改善结果予以追踪记录，作为供应商不符合项纠正预防之依据。7.2 采购组采购人员每月对供应商之交货期、数量、配合度进行评分，品管课对供应商之交货品质情况进行评分，并记录于供应商月考核表。7.3 对一个月内送货满5 次或 5 次以上的供应商则予以考核，未满5 次供应商则不予考核。7.4 经营课或品管课依据上述综合评定结果，每月通知合格供应商及本公司相关部门有关之考核结果。对于质

5、量不合格之供应商，经营课发出对外联络单要求供应商限期改善，一个月内如仍未看到改善结果，则请品管课协助辅导改善。8 奖惩8.1 原物料合格厂商之奖惩A. 经营课采购依据评核结果，对交货质量稳定、配合度良好、态度诚恳之供应商，继续交易并增加后续的订购量。B.若考核评定为70 分以下等，则由经营课采购或品管课知会供应商加强质量改善，并同时知会工程课或品管课/ 生产部，加强检验产品。 ( 加强季度评审供应商( 采购 , 结合品管 ), 按一个季度评估的结果将供应商分类A(优质量 , 交期优 , 配合好 ,),B类(质量合格 , 交期正常 , 配合尚可 )C 类( 质量不稳定 , 交期不稳定 , 配合不

6、好 ), 上看板 , 书面知会各部门对C 类供应商的产品进行严格检查) C.若辅导后改善效果仍不符合要求时，由经营课采购或品管课提出呈请总经理核准后，取消其合格供应商之资格，待其改善后再重新申请评鉴。 ( 如连续 3 月质量 , 交期无改善 , 品管课和经营课进行联合评估后, 做出更换供应商意见, 并有采购组重新寻找供应商,工程课 , 经营课业务组协助客户承认步骤) 9 合格供应商之辅导与提升9.1 经营课采购人员依据供应商月考核表，质量水平未达70 分以上之供应商，应要求品管课落实执行辅导作业；若供应商改善绩效不佳时，得依前节奖惩条文办理。9.2 巳列入合格供应商清单之供应商，若尚未取得任何

7、质量管理系统之认证，则品管课以对外联络单，函请其提出质量管理系统认证计划，品管及经营课将其计划时程列为考核项目。9.3 已通过质量管理系统认证之供应商，我司经营课应组织相关部门，对其定时每年稽核一次, 如因质量等重大问题发生时, 则由采购立即组织相关部门对其考核,以便能时效性解决问题之所在. 三个月未交易且无质量异常之厂商, 采购组视情况该可不予安排稽核. 9.4我司为提升产品质量，应要求供应商对指定之配合事项，提出相关原物料的质量改善措施。若为我司客户书面要求改善时，供应商更应无条件配合，以满足我司客户需求。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - -

8、 - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 10 页 - - - - - - - - - 二、 采购流程采 购 流 程 图相关单位使用表单各部门经营课各部门工程课经营课工程课经营课工程课经营课工程课经营课经营课经营课经营课经营课品管课经营课品管课各部门请购单样品请购单/订单评审记录表样品请购单/订单评审记录表样品请购单/物料请购单/采购单/合格供应商清单供应商报价单/材料申请确认书供应商报价单/材料申请确认书采购单材料状况一览表联络单来料检验及请款通知单合格供应商清单流程说明：1 需求1.1 制造产品：订单评审记录表、送样承认。1.2 一般采购 :

9、各部门工用具、易消耗品采购及其它. 2 生产排程单 : 业务组收到客户订单将其转成并进行需求试算. 2.1 需求试算A.重要且常用之重要物料，采购员应建立安全存量，项目管理，以提高生产效率（订单达标率）。B.仓库组接到订单评审记录表后, 依据订单的物料需求核算库存物料，若物料不足时，则依请购单注明需求送樣承認订单评审记录表一般採購开模采 購物料採購需求試算樣品需求樣品承認承認作業詢價議價價格審核訂貨訂單跟催進料檢驗供應商 管理資料管理訂購變更No Yes 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - -

10、- - - - 第 3 页，共 10 页 - - - - - - - - - 请购单号、品名规格、数量、交货日期、供货商后提出请购。2.2 物料采购：A.采购组采购人员依据请购单，并依据合格供应商清单指定采购之供应商，开出采购单并注明厂商、单价，交期等后、再呈部门课长审批总经办核准。3 送样承认3.1 样品需求A.工程课依据客户之需求提出样品申购交于相关采购人员. B.采购按工程课要求寻找多家供应商提供样品及承认书，送工程课办理材料承认审核作业。3.2 样品承认 : 工程课收到样品后，依据规格（外观、机构、尺寸、电性等）进行各项检验，并判定结果. A.若样品各项规格均合格时，将供应商之承认书或

11、规格书，送交各部门课长签核后，送文管中心办理发行。 (下单前 ,将对供应商物料承认的规格书交到采购处由采购交给供应商核实,再进行采购 ) B.若样品部分规格不合格时，工程课须在供应商之承认书或规格书注明原因，连同不合格样品送交采购退回供应商，并可要求更换供应商或请供应商重新送样。C.采购应将承认结果作好相关记录，以为日后采购之依据。4 一般采购：各部门需采购机器设备、模具、治工具（注：与产品品质有关的需求）等，则填写一般请购单，呈课长核准后，送交采购组采购人员，据以办理采购事宜。5 询价、议价：5.1 询价方式将材料料号、 图面、 规格等资料利用电话、传真、 邮寄或 e-mail等方式给厂商，

12、请厂商报价提供 报价单 给采购。5.2 比价、议价原则原、物料厂商报价时应有二家以上报价，附厂商报价单 以利采购比价及议价，如能分析零件价格时，应分析出零件合理价位，这样才能和厂商议价时能有所依据，议价时应以最低报价采用，若有其它考虑因素，另行呈报。不能高于最低报价议价，须低于最低报价议价。5.3 议价频率采购组每半年与厂商议价一次, 或采购一定数量后与厂商另行议价。( 由于原材料升跌可曾家议价频率) 5.4 议价方式议价方式可用面议或电话中议价方式，以争取时效为优先，必要时亦可会同相关人员一起议价。5.5 原材料单价异动裁核权限5.5.1原材料单价异动如果是降价，由部门主管核准。5.5.2原

13、材料价异动如果是涨价，须签核至总经理核准。5.6 采购仪器设备、模具、治工具等，则由申请部门之课长先进行询价，评估购案成立之可行性。(在由采购进行下单采购 ) 6 价格审核：6.1 原物料：采购人员与供应商询价、议价后，将其供应商的报价单送交上级课长及总经办审核。6.2 机器设备、模具等：A.需求部门课长应先审查内容及文件是否完整、正确，再送交采购组办理第二次询价、议价作业。B.采购组与供应商确认机器设备、模治具之功能与单价后，将一般请购单，并同 采购单，送总经办名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -

14、- - - - - - 第 4 页，共 10 页 - - - - - - - - - 核准。6.3 消耗性用品、办公用品等：则由需求部门以一般请购单，送该部门课长审核后，再送交行政课，办理询价、议价事宜后，即订货。7 订货7.1 原物料采购人员将采购单(连同仓库的请购单由课长核实,总经办批准后,签字确认后 )，传送供货商，供货商确认交期、数量、单价无异议后签回；采购人员以电话再与厂商确认交期，如果需要变更，则在订单评审记录表之采购回复修订为协议日期(该交期用于判定供应商交货之准确率)。7.2 模治具、机器设备等采购人员将总经办核准之采购单传送供货商，办理订货事宜。8 订单跟催：8.1 采购人员

15、依据采购单指定之交货日期或与供应商另行议妥之交货日，填入材料状况一览表管制交期。8.2 若供货商逾期未交货者，则采购人员以电话或亲临现场催交。9 订购变更9.1 原物料因故变更订购数量时，处理方式如下：A.仓库及采购人员若发现物料超出生产部需求、安全存量、或需增加订购数量时，则必须请采购人员以联络单的形式知会供货商(紧急情况时 )。(同时系统运作后,要从系统中取消所下订单,从新下正确的订单) B.供应商因故无法如期、如数交货时，采购人员采取下列办法：1.以联络单形式通知第一供货商，减少订购数量。2.填写 采购单，传送第二供货商，请其交货，并知会相关部门。3.依送样承认相关章节，寻找第三供货商，

16、办理采购事宜。9.2 原物料因故变更订购单价时，处理方式如下：本公司或供货商因故更改原订购单价时，采购人员应依价格审核章节办理。9.3 各部门因故需变更已申请之一般请购单时，由申请部门将原申请单收回作废，再依本程序相关章节办理采购作业。10 进料检验：10.1供应商应于应交货日当日交货，原物料均需检附相关的出货检验报告，送交品管课依监视与测量控制程序办理进料检验作业。10.2 若进料检验判定不合格者，则由采购人员与供货商再次协议交货日，并加以管制。10.3 如经品管课检验不合格之材料（含制程中退回不合格之原物料），则由仓管人员填写退货单知会采购人员，通知供货商取回；不合格品，则粘贴不合格标签，

17、依不合格品控制程序办理。10.4 模具、设备、仪器等，则由工程课或相关请购部门依据一般请购单办理验收、领用事宜(验收时同样需要办理仓库验收手续,新设备检验手续,随同部门的请购手续交由财务审核付款,领用手续按仓库正常领用 ,仓库建账 )。12 供应商管理采购组依供应商评审控制程序，对供应厂商之交货状况、配合度以及质量进行评核管理。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 10 页 - - - - - - - - - 13 数据管理：13.1 采购人员将工程或品管课提供

18、之规格、检验标准，如工程图、 原物料规格书等建文件管理。13.2 各项记录由采购人员依记录控制程序之规定办理保存。核准 : 审核 : 制订 : 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 10 页 - - - - - - - - - 三、请款流程及对帐流程（1） 、月结厂商的请款及对帐流程请款/对帐流程 图相关单位使用表单采购组供应商供应商采购组财务课财务课采购组供应商采购组财务课财务课财务课采购组 采购订单 送货单 对帐单 对帐单 应付报表 ( 送货单 , 验收单,

19、 检验请款单 ) 对帐单 应付报表 ( 采购单 , 入库单, 验收请款单 ) 对帐单 对帐单 增值税专用发票 付款申请单 付款申请单 付款申请单 邮件/ 联络单电话/ 邮件流程说明 : 1.采购组负责下达采购订单给供应商；采购订单下达供应商送货供应商传对帐单采购核对帐单并做应付明细报表财务审核帐单财务回签帐单给采购组采购将对帐单传真至各相关供应商供应商开增值税专用发票或办理各相关手续采购递交付款申请单至财务课财务课审核 /报批审核完毕，安排付款财务课通知采购来领款的供应商采购知会相关供应商来收款(支票 ) 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - -

20、 - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 10 页 - - - - - - - - - 2.供应商接受采购订单,按采购订单交期交货；3.供应商在每月28 日前将对帐单与送货单及相关资料传真到我司采购组; 4.采购组在每月30 日前与供应商完成对帐结果；5.采购对完帐后并制作统一的应付明细报表,然后将资料及供应商帐单一起交至财务课6.财务在次月3 日前完成供应商对帐；7.财务将审核OK 的对帐单回签采购组,若 NG 返回采购组 ,由采购组重新对帐审查. 8.采购将财务审核OK 后的对帐单 (有财务人员签名)传真至各相关供应商; 9.要求供应商在收到确认O

21、K 的对帐单后 ,10-20 日前开增值税专用发票至我司财务课签收, 10. 采购组在每月21 日前递交供应商月结付款申请单等资料到财务课; 11. 财务课在每月23 日前将月结付款申请单审核完毕并报总经办批准; 12. 财务课在每月25 日前安排月结供应商付款工作; 13. 由财务课每月以书面形式通知采购当日领取支票之供应商;14. 采购员通知供应商过来收款.15. 采购在每月30 日前向财务书面申请下月付款计划(月结供应商 )核准 : 审核 : 制订 : 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - -

22、- - - - - 第 8 页，共 10 页 - - - - - - - - - （二） 、现金厂商的请款流程；请款流程 图相关单位使用表单采购组采购组经营课总经办财务课财务课财务课采购组供应商 采购订单 送货单 现金审批单 对帐单 应付报表 对帐单 应付报表 对帐单 对帐单 增值税专用发票 付款申请单 流程说明；1、采购组负责下达采购订单给供应商；2、采购组根据采购订单填写预支货款审批单交由部门课长审核及总经办核准；3、采购员将核准后的预支货款审批单交财务课安排付款；4、采购员通知供应商送货；5、仓库点收货物后，通知IQC 检验；6、检验合格后，供应商收款。核准 : 审核 : 制订 : 采购

23、订单下达采购组申请现金部门审核总经办审核采购将申请单交至财务课财务课安排付款供应商送货仓库组点收 /IQC 验收合格采购通知供应商送货供应商收款名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 10 页 - - - - - - - - - 四、 快递费用控制快递费用控制流程图相关单位使用表单采购组采购组经营课总经办财务课财务课采购组采购组经营课总经办采购组 借款单 借款单 借款单 借款单 收据 快递费统计报表 快递费统计报表 快递费统计报表 报销单 流程说明；1预支快递费：

24、 ( 主要用于倒付快地费 ) 采购组采购人员每1 号和 15 号根据经验及近段时间的物料需求，增写 借款单 ，交由部门课长审核及总经办核准后，将其审批过的 借款单 交于财务课预支每周的快递费；2报销快递费： 采购人员根据实际支付快递费情况，每月 15 日及 30 日下午制作出 快递费统计报表 交由部门课长审核及总经办核准后，再根据此来填写 报销单 ，报销快递费；核准 : 审核 : 制订 :预计月快递费需求采购填写预支快递费申请单部门审核总经办审核采购将申请单交至财务课财务课付款给采购快递费需求部门审核总经办审核报销快递费采购统计快递费报表名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 10 页 - - - - - - - - -