档案管理工作流程档案工作流程细节.doc

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1、档案管理工作流程档案工作流程细节档案管理工作流程一、分类及档案号编制本单位的工程主要分两类工程，分别为代建工程及施工工程，两类工程均按工程造价再进行细分。目前档案无需对接政府级别档案馆，无需进行档案移交，暂无宗卷号，以下为档号编制原则。科技档案采用的是大流水排架法，对应两大类的档案编号分别为:GDXXXXYYY、GSXXXXYYY。1.G为施工项目类代码。2.按工程具体的类型、规模、进度等进行分类的，具体类别为：（1）D-代建工程。按造价细分为400万以下单项工程，400万以上单项工程。（2）S自主施工工程。按造价细分为400万以下单项工程，400万以上单项工程。3.XXXX为年份月份。如20

2、XX。4.YYY为工程代号。按项目设立时间先后顺序设置项目代号。如001。如上所述，工程档号模式如下： G D XXXX YYY -Z 文夹代码（1） 工程代号（001） 年份（20XX） 代建工程代码施工项目类代码 二、工程资料目录及相关记录1.工程档案资料档案目录（分代建工程和施工工程）是按工程规模和时间分别对归档资料进行的完整记录。包括有序号、档案号、工程名称、归档日期、工程负责人、柜号、备注等7项内容。2.档案借阅记录：是按时间顺序对工程设计人员利用档案、资料进行的完整记录。包括有序号、工程名称、资料名称、数量、档案号、柜号、借阅人、借阅日期、审批人、归还日期、备注等11项内容。3.电

3、子档调用记录：是按时间顺序对工程人员调用已归档的电子文进行的完整记录。包括有序号、工程名称、资料名称、相应资料档案号、调用原因、调用人、调用日期、审批人、备注等9项内容。4.工程资料档案封面：用于包装装订好的资料封面，并标识出本册资料的档案号、工程名称、建设单位、编制单位、编制日期、保管期限、密级、卷册数等。（见附一）5.备考表：交代本册资料的文字、图样、照片的张数及需要特别注明的内容，立卷人、审核人。（见附一）6.档案盒签与背脊表：档案盒签用于的档案盒封面，标识出盒内资料的工程名称、档案号、归档日期（见附二）。背脊表用于档案盒背脊，标识出工程名称、档案号、归档日期等内容，方便查看（见附三）。

4、三、档案利用1.借阅或查阅档案时，根据提出的条按相应的目录调出所需档案，在档案借阅登记表上按要求逐项登录相关内容后方可借出。归还时核对无误后，在档案借阅登记表上注明归还日期并按记录的档案号和柜号及时放回。2.原始资料原则上不得借出，只可查阅。查阅时根据提出的条按相应的目录调出所需档案。查阅后按档案号和柜号及时放回原处。3.工程图纸未经批准不可调用。领导同意后根据提出的条按相应的目录调出所需档案，在档案借阅登记表上按要求逐项登录相关内容后方可借出。归还时核对无误后，先将底图用原包装纸将其包好，在档案借阅登记表上注明归还日期并按记录的档案号、柜号及盒号及时放回原处。4.电子档未经总经理批准不得调用，同意后根据提出的条将电子档发给调用人，并及时在档案借阅登记表上按要求逐项登录相关内容。档 号工程档案案卷题号建设单位编制单位编制日期保管期限密 级本工程共 卷，本卷为第 册 附一：工程资料档案封面、备考表本案卷共有文材料 页，其中：文字材料 页，图纸 张，图样材料 页，照片 张。 立卷人： 审核人： 卷内备考表附二：资料盒签 案卷题号建设单位编制单位编制日期保管期限密 级本工程共 卷，本卷为第 册附三：背脊表 高新市政 档 号 案卷题号 卷册号 共 册，本卷为第 册 立卷日期： 年 月 日 保存期限： 年第 5 页 共 5 页