【联合编研在科技档案编研工作中的应用】档案编研.docx

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1、【联合编研在科技档案编研工作中的应用】档案编研 联合编研是指档案部门通过广泛开展与社会其他部门、组织甚至个人的合作形式，进行联合开发，以整合各方面资源、提高编研工作水平和效益的一种编研活动。“联合编研”与“合著”这一编研形式既有区别又有联系。联合编研的概念主要涉及编研的组织管理形式及编研力量层面，把档案编研工作分为独立编研、联合编研和委托编研等。而档案类“著作”的概念主要针对档案信息加工的性质和层次，把档案编研工作分为抄纂、编述、著作3类。可以这样说，“合著”有两层意思，其一从编研的组织管理形成及编研力量上说是联合编研，其二从对档案信息加工的性质和层次上说是著作类编研。因此，合著既可以跨系统、

2、跨单位、跨部门，也可以联合不同人员参与，而且是高层次的档案著作类编研活动，其特点是研究性最强、难度最大、要求最高。 联合编研是实际工作的客观需要 近年来，由国家重点投资的建设项目(工程)档案管理成为研究院所工作的重中之重。由于项目主要是围绕某一活动展开，项目实施周期长，部门单位多、专业多、人员多是其共有的特点；而且每个项目都是组成复杂，一个项目往往分解为若干个系统，每个系统又由若干个设备仪器组成。这些由若干设备组成的系统，大多是由多个部门、多个基层实施单位或不同专业人员进行明确分工、精诚合作来进行的，系统与系统之间相互独立又相互衔接，并形成一个密不可分的项目整体。系统性强、集成性强是其更为突出

3、的特点。 对于建设项目(工程)的档案管理，各单位采取的办法大多是按单台(套)归档。但是，就某一项目某一系统所购置的大型试验设备来说都不可能是单台(套)设备，而是若干设备组成的系统，如果按照单台(套)设备归档，即使是核心设备的功能和性能也不能反映系统的功能与性能，更不能反映项目整体所体现的科研生产能力。如果按照单台(套)设备归档，有的归入外购类，有的归入自制类，这样的话，系统级所形成的管理性、研制性、集成性文件只能归人每系统的第一台(套)设备档案中，其他台(套)设备只使用互见号。而且项目级所形成的管理性、研制性、集成性文件也只能归人第一系统的第一台(套)设备中，项目的整体情况散见于不同的档案类别

4、之中，项目的完整性、系统性遭到严重破坏。如果项目管理人员、项目参与人员需查阅管理性文件、研制性文件，需要追根溯源，一级一级地找，一卷一卷地查，使设备仪器档案的检索和利用变得异常艰难。 为了清晰地反映“十五”“十一五”期间国家重点投资项目中各个项目、系统、设备之间的隶属关系，完整、系统地反映项目的整体情况、历史原貌和真实内容。为不同部门、不同专业人员提供多层次、多角度的服务，2007年，中国飞行试验研究院档案人员组织编研了国家重点投资项目设备仪器综述(下称综述)。综述就是把每个项目作为独立单元，每一项目都从项目概况、任务来源、项目结构纵树图、项目概貌照片、项目描述、质量评审及验收情况、经验教训等

5、8个方面展开并进行详细阐述的范例。 明确了选题和用户需求，在充分挖掘、筛选、整合馆藏的基础上，档案人员发现由于各种各样的原因，不论外购设备仪器档案，还是自制设备仪器档案，反映的都是单台(套)设备的基本情况，没有项目概况的介绍；设备照片、设备的功能及性能在档案中虽有所反映，但不完整、不系统，材料的准确性还需进一步鉴定和核对，且需增加项目、系统的功能及性能、项目概貌照片；设备的质量评审及验收情况、经验教训及改进措施在馆藏档案中找不到任何信息，至于项目的情况就更无从说起。这时，档案人员才充分意识到，没有项目管理部门、项目实施单位和其他单位的大力配合与支持，仅靠档案部门孤军奋战是难以应对的，联合编研是

6、实际工作的客观需要，档案部门必须变被动为主动，变独立编研为联合编研，变孤军奋战为协同作战，才能保证编研成果的内在质量，发挥科技档案应有的价值。 联合编研在实践中的表现形式及特征 1分工详细，职责明确，相对独立又彼此关联 由于编研内容涉及的范围广泛，专业几乎分布于全院各个基层单位，参与人员众多，为保证编研成果的质量与效益，档案部门统筹计划，对承担任务的单位、部门进行了详细的分工，并明确了职责，以利于后续工作有条不紊地开展。 从图表可知，不论档案部门，还是项目实施单位、项目管理部门，三者既有分工，又有协作，相对独立又彼此关联，同时又是相互制约，相互促进，缺不可的。在这里，档案人员是编研的组织者和实

7、施者，主要负责选题的挖掘、材料的筛选等工作，项目实施单位的专业人员才是编研的核心关键，主要负责对每项目、每一系统、每一台(套)设备的功能性能进行准确到位的描述，对项耳的经验教训及改进措施进行如实完整的总结；项目管理人员主要负责对项目的请示批复、实施、质量评审及验收情况等进行概括，对项目的组成、人员的变动及调整情况进行介绍。 2“编”“研”结合中的成果价值最大化 所谓的“编研”是一个整体概念，它可以派生出“编”“研”两个具体的工作层次。“编”就是对档案材料进行整理加工，“研”主要是对档案内容和工作方法的研究。尤其是科技档案的联合编研，它凝聚着档案人员、项目专业人员、项目管理人员的智慧和汗水，汇聚

8、了不同单位、部门，不同专业的社会力量，是集体“再创造”的劳动。这种劳动并不仅是查查找找、抄抄写写，更多的是对选题选材的分析研究，对分类排列的设计等。综述在进行项目结构设计时，档案人员和项目专业人员、项目管理人员一起，在研究了大量材料的内容特征与形式特征后，设计了“项目结构纵树图”。从图中可见，综述中每一项目的项目概貌照片、项目描述、质量评审及验收情况、经验教训以及由档案人员编写的档案形成情况都是按照此图的顺序，按照项目、系统、设备逐一展开。可以说，此图的设计在综述编研中发挥着极为重要的意义，起着提纲挈领、统领全局的作用。 由于项目专业人员、项目管理人员的参与，使“研”的成分大大增强，避免了为编

9、研而编研，避免了原始材料的罗列与堆砌，实现了科技档案显性价值和隐性价值的最大化。同时也弥补了档案人员在知识结构、专业知识储备等方面的欠缺。毋庸置疑，综述的成果含金量将会大大提高。 3选题针对性、实用性的增强 选题必须建立在充分调查、论证的基础上，才能避免编研成果千篇律和编研成果服务面窄、利用率不高等情况。在选题时，由于各方，员汇聚一起，群策群力，不断挖掘档案的显陛价值和隐性价值，使选题的范围更为扩大，针对性、实用性大为增强，使为不同领域、不同专业的利用者提供多元化、多样化的增值服务成为可能。综述就是在广泛深入调查的基础上，虚心听取项目参与人员的不同意见和建议后确立的主题。实践证明，无论查阅何种

10、项目、系统、设备的档案资料，无论对于管理人员、专业人员，还是其他利用人员，综述都体现了较强的便利性、针对性和实用性，这也是其独到之处。 4选材范围更为广泛、内容更为全面 馆藏档案作为档案编研工作选材的主要对象，但并不是其唯一的对象，编研成果方便、实用，满足不同利用者的需求才是编研工作的指导思想和准则。在选材时，由于集中了各部门、各基层单位的资源优势，使选材的范围更为广泛，内容更为全面。它不仅能汇集馆内材料，而且可汇集馆外材料；不仅是对“档案”的编研，而且是对“非档案”的编研。综述不但汇编了项目级、系统级档案，还有外购和自制设备仪器档案；而且每一项目都从项目、系统、设备逐项展开，从8个方面进行了

11、详尽描述，编研材料范围广泛，内容丰富全面，涵盖了每项目、每一系统、每一台(套)设备的基本内容。 5成果表现形式的多样性 高质量的编研成果，除了注重选题、选材外，还要注意形式的丰富多彩。编研成果形式的多样化是指成果的记录方式既要有文字叙述式，也要有图表、索引式，影集、手册式，以及照片、声像、光盘等制作形式的。这样不但能吸引不同专业的利用者，方便各类人员的查阅和利用，而且避免了形式的单一、构思的陈旧，使成果的表现形式多样纷呈。综述创造性地绘制出了项目结构纵树图，并逐_展示了项目级、系统级及主要设备的照片，图、表、照片穿插其中，图文并茂，相得益彰。 由于综述具有价值高、针对性强、实用性强、范围广泛、内容全面等特点，在2008年度航空系统档案成果评审会上，得到了专家的一致好评，并获得航空工业档案成果二等奖。 虽然联合编研能够整合各方面资源和优势，汇集各方人才，提高编研成果的水平和效益，但对于联合编研的工作程序和管理方法目前还只是处于探索阶段，并未得到普遍的实践。希望本文能抛砖引玉，从理论和实践上共同推动联合编研的大力推行和实践。 (作者单位：中国飞行试验研究院71008g) 第 7 页 共 7 页