事务文书写作个人总结.doc

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1、事务文书写作个人总结常用事务文书写作第三章常用事务文书写作【学习引导】文化是人类生活方式的整体人们的日常生活和工作则是这个整体中的主体。当各种各样的日常事务进入到应用写作层面必然会出现种类繁多的事务性文书。因为日常所以常用我们把计划、总结、调查报告、典型材料、改进工作方案、规章制度、公示、启事、海报、申请书、读书笔记等最常用的应用文归纳集中为“常用事务性文书”。这类文书直面我们的生活以工作和生活中的实际需要为写作动机以解决方方面面的日常问题为写作目的。这类文书看似容易但各种文种均有自己相对独特的写作规范和技巧大学生朋友千万不能掉以轻心更应该以踏实、务实的心态对待这类与生存技能、自身发展和职场工

2、作密切相关的应用文体。可以这样说只有掌握了常用事务性文书大学生才能真正从校园进入社会、适应社会、融入社会。【知识目标】重点掌握计划、总结、调查报告、启事、申请书的相关知识和写作要求。掌握事务文书的概念、特点和写作要领；区分事务文书和法定公文；事务文书的分类；读书笔记、海报的相关知识和写作要求。了解典型材料、改进工作方案、规章制度和公示的相关知识和写作要求。【能力目标】能对具体的事务文书就观点、材料、结构、格式、语言等方面加以分析评鉴。能修改常用事务文书的格式、语言、体例。能熟练写出观点正确、内容充实、结构合理、层次分明、表达清晰、语言得体、标点正确的各类常用事务文书。第一节常用事务文书概述【情

3、景导入】调查报告与政府决策【知识要点】一、事务文书的概念事务文书是指国家机关、企事业单位、社会团体或个人为沟通信息、总结经验、探求问题、指导工作、处理日常事务而撰写的应用文体又称“常规文书”或“业务文书”。传统的事务文书包括计划、总结、调查报告等但随着日常事务的增多典型材料、改进工作方案、申请书、读书笔记等也进入到了常用事务文书的范畴。二、事务文书的特点（一）指导性事务文书虽然不具有行政公文的法定权威性但仍然具有很强的现实指导价值。(二）规范性事务文书的格式虽然不像行政公文有主管部门的严格规定但在长期使用的过程中已形成了比较固定的惯用格式。各种文体的构成要素以及体式、样式通常都有一定的规则具有

4、相对的稳定性不能随意更改。(三）灵活性与行政公文相比事务文书在遵循一定规范的前提下有更大的灵活性。(四）时效性事务文书往往针对的是具体工作中出现的问题或情况这些情况或问题可能没有法定公文那样紧迫但同样也要在限定的时间内及时完成否则很难发挥事务文书的作用。三、事务文书的作用（一）宣传教育作用通过文体的写作和传播可以起到宣传教育群众检查督促工作的作用使人们明辨是非、提高认识、统一思想。(二）沟通联系作用各种事务文书是传递信息的有效工具在工作中起到了桥梁和纽带的作用。(三）积累资料作用事务文书中的多数文种如计划、总结、调查报告等一旦实际运用之后就作为归档稿本存档成为历史资料保存。在开展有些工作时可以

5、起到为人们提供资料的作用。(四）规约指导作用事务文书虽不像法律、法令和法规文书那样具有很强的法规性和强制性但由于它产生在管理过程之中对发文单位来讲有一种很明显的自律性。四、事务文书的写作要领（一）写作目的要明确在具体工作中写作者会根据具体事项选择相应的文种因而事务文书具有很强的针对性。(二）运用材料要真实各类事务文书产生于具体的工作实践当中是为解决问题、处理事务而撰写的因而对常用公文与事务文书写作目上编录专题讲座第四讲常用公文与事务文书写作第一节公文基础知识.1一、公文概述.1（一）公文的概念和特点.1（二）公文的作用.3（三）公文的种类.3二、公文的格式6（一）秘密等级和保密期限.6（二）紧

6、急程度.6（三）发文机关标识.7（四）发文字号.7（五）签发人、会签人.7（六）标题7（七）主送机关.8（八）正文8（九）附件说明.9（十）印章.10（十一）成文时间.10（十二）附注.10（十三）主题词.10（十四）抄送机关.10（十五）印发机关.11（十六）印发时间.111三、公文的行文规则.11（一）确有必要原则.11（二）不得越级原则.12（三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则.12（四）联合行文的原则.13（五）发文不升级原则.13（六）主送机关不升级的原则.14（七）发文协商一致原则.14（八）重要下行文抄送直接上级机关的原则.14（九）请示一文一事原则和报告

7、与请示分开原则.15（十）不直送的原则.15（十一）双重抄送原则.16四、公文的写作要求.16（一）依法拟文.16（二）遵命写作.16（三）材料真实.17（四）主旨明确.17（五）内容单一.17（六）数词的使用.18（七）引文的处理.18（八）简称的使用.18第二节常用公文的写作.19一、通知.19（一）通知的适用范围和特点.19（二）通知的分类及其写法.20（三）通知与相近文种的区别.25二、报告.27（一）报告的适用范围和特点.27（二）报告的写法.28（三）报告行文应该注意的事项.32三、请示.34（一）请示的适用范围.342（二）请示的特点.34（三）请示的写法.35（四）请示与报告的

8、区别.36四、批复.38（一）批复的适用范围.38（二）批复的特点.38（三）批复的结构和写法.39（四）批复写作注意事项.40五、函.41（一）函的适用范围.41（二）函的特点.42（三）函的种类和写法.42第三节银行常用事务文书.45一、计划.45（一）计划的概述.45（二）计划的结构与写法.47（三）制定计划的注意事项.48二、总结.51（一）总结的概述.51（二）总结的结构和写法.53（三）总结的写作要求.56三、调查报告.59（一）调查报告的概述.59（二）调查报告的写作.62（三）总结写作的注意事项.65四、会议记录.67（一）会议记录概述.67（二）会议记录的写法.68（三）记录

9、的方法.69（四）注意事项.7034第四讲常用公文与事务文书写作教学目的：了解公文的种类和基本特点掌握银行常用事务文书的写作方法。第一节公文基础知识一、公文概述（一）公文的概念和特点1公文的概念公文是公务文书的统称它是党政机关、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书也叫文件。国务院在国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布以下简称办法）中对公文的定义为“行政机关的公文（包括电报下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。这个定义专指行政机关的公文。但是因为司法机关企事业单位和群团组织也要按照办法中的规定来办理所以我们将公文的定义确定为

10、以上的表述。我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院办法）中规定的公文即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅另有规定。党务性公文因为我们使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处所以不作专门介绍。2公文的特点公文是应用文的一个重要组成部分它除了具备应用文的一般特点外还具有自己独自的特点。(1）政策性公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文必须符合党和国家的方针政策不能

11、具有随意性。1（2）权威性公文代表着制发机关的法定权威它的内容体现了某一国家或某一机关或某一单位、团体的意志在它所辖的范围内具有法定的权威性和行政约束力。这个特点是其他任何文体的文章都无法比拟的。公文的权威性还体现在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。办法中明确规定：“行政机关的公文（包括电报下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和规范。(3）特定性公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。公文的作者就是发文机关而不象文学作品那样作者是个人。行政机关的公文多是

12、以机关的名义发布的以机关首长或领导人个人名义发布的公文那也是依据法律规定以它所在机关法定领导人身份行使职权并不是以私人身份行事。至于机关内部某一公文的起草者不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较作者的概念是不同的。作者的特定性还体现在甲机关职权范围内的事务必须由甲机关来行文其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系可以联合行文。读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读不能象对待文学作品和广告一样想看就看不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件或作出决断或了解下情；下行文的受文者必须认真领会文件精神认真贯彻落实；平行文的受文者也必须

13、深入了解文件意图在工作中积极配合。否则贻误工作都要相应承担责任受到追究。(4）规范性公文的严格规范性是其他文章包括其他应用性文章都无法比拟的。公文是否需要行文以什么名义行文使用什么公文种类行文格式如何安排都有明确的要求任何机关、单位或团体都不能标新立异自搞一套。随着科技的发展和办公自动化的普及公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了中国工商银行公文处理办法（工银发20_291号以下简称工行办法）后又出台了工商银行电子公文处理办法还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的发展和提高工作效率对公文的规范化要求也会越来越严格。2（二）公文的作用公文除具有一般应用文的作用外还具

14、有更加直接的功用。1领导作用下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、方针、政策以及政府制订的法规、条例等它要求下级机关和人民群众落实和执行。2指导作用各级党政机关下发的文件有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。3沟通信息作用上下级之间通知有关事项答复询问呈送请示、报告平级和不相隶属的机关之间利用公文相互联系工作交流信息沟通情况商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系达到上下一致左右协调的目的。4宣传教育作用公文通过明确的政治观点和主张并通过阐述为什么要实行这样的主张提出这样的观点来使群众了解方针政策提高人们的

15、思想认识调动人民群众的积极性推动各项工作的向前发展。5约束惩戒作用通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规则、办法等都是法律、法令的具体化一经发布在其规定的范围内人人必须遵守否则或受到批评教育或被绳之以法。6凭证及备考作用公文不仅作为收文机关开展工作的依据而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外任何工作都有连续性原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。(三）公文的种类20_年8月24日国务院办法中规定了13种公文为国家法定公文。分别是：1命令（令）适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。32

16、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。3公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。4通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员。6通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况。7议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。8报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问。9请示适用于向上级机关请求指示、批准。10批复适用于答复下级机关的请示事项。11

17、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项。13会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。工商银行总行在中国工商银行公文处理办法（以下简称工行办法）中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种即排除了命令和议案。以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。41按照行文方向可以分为：（1）上行文：指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。(2）下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。(3）平行文。平行文主要

18、是函和议案。通知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。2按照办理的时限要求可以分为：（1）特急公文（2）紧急公文（3）常规公文特急和紧急公文由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急则急当缓则缓。如果一味地强调紧急那么受文单位不知所措就都成为常规文件了。如果确实紧急应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的要向上级说明情况请求批准。3按照机密程度可分为：（1）绝密公文（2）机密公文（3）秘密公文（4）普通公文为了保守国家机密发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密过严不利于办理影响公文的办理速度和工作效率。工

19、行办法中按照发文机关的标准将公文种类区分为：（1）行发文和行党委发文总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。(2）办公室和党委办公室发文办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。(3）部门发文部门发文指内设部门在业务职权范围内行文。它行文原则上只编一种发文代字并由5本级行办公室统一规范。各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定不要更换以保持公文字号的稳定性和连

20、续性。二、公文的格式公文共由十六个部分组成。分别是：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。(一）秘密等级和保密期限涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见中规定“按照绝密级事项三十年机密级事项二十年秘密级事项十年认定”。工行办法根据办法对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文应

21、当根据中国工商银行秘密事项一览表、中国工商银行商业秘密保护办法的有关规定分别标明绝密、机密、秘密或商密一级、商密二级、商密三级及保密期限。其中商密一级公文还应当和绝密、机密公文一样标明份数序号。”商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文还是要标注绝密、机密、秘密的级次。工行办法还规定“公文密级的确定由主办部门提出意见办公室审核确定。”（二）紧急程度紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。2000年的办法比以前的办法

22、将电报的紧急程度增加了“特提”一级。特提即是“特急提前”的意思。总行办法规定：公文紧急程度的确定由主办部门提出意见（“特提”、“急件”公文应注明原因）办公室审核确定。6（三）发文机关标识发文机关标识即发文机关的名称后加“文件”二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文主办机关排列在前。(四）发文字号发文字号应当包括机关代字、年份、序号。机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确尽量减少字数。一旦确定即约定俗成不能轻易更换以免造成混乱。如“国发20_3号”。国发即表示国务院发文20_是表示哪年发的文要写全称“20_”不能写

23、成“03”。年份要用方括号括上不能用圆括号。序号是发文的流水号以年为单位编写。序号不编虚位（如“3”不能编为“003”）不加“第”字。联合行文只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门原则上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理部和住房信贷部、公司业务部联合行文那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。工行办法具体规定：1行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经规范了的字号自行编号。2各级行公文的发文代字应将“工银”排在

24、前本行简称排在后。如“工银京发”、“工银吉函”等。(五）签发人、会签人上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。办法中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。请示后附的“联系人”应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示”为例联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。(六）标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关。7发文机关的名称、主要内容、文种这是公文标题的三要素。下行文的标题三要素缺一不可。但是体现在具体的程式化的正规文件上因为公文的标题和发

25、文机关标识同处一页所以标题只包括两个内容即事项（主要内容）和文种即可。标题回行时要注意做到词意完整排列对称间距恰当。以阿拉伯书写的数字、年份不能回行中断。公文的标题一般不用标点。如果标题中包含法规、条例的名称则必须用书名号将法规、条例的名称括起来。如：省人民政府关于提请审议省母亲和婴幼儿保健条例（草案）的议案。另外如果标题中有不加标点符号就会造成理解不便或产生歧义时则要加标点符号。如国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定其中的“九五”如果不加引号会引起理解上的不便。(七）主送机关主送机关指公文的受理机关即负责处理或执行公文的机关应当使用全称或者规范化的简称、统称。上行文的主送机关只有

26、一个。如果需要其他上级机关知晓应该用抄送的形式而不能多头主送。下行文一般是普发文因此主送机关一般使用规范的、大家认可的简称。如总行对下行文的主送机关的为：“各一级分行、直属分行、直属学院：”。(八）正文正文是公文的主体。在公文中正文是公文的核心。其他15个公文的组成部分一般都是固定的、程式化的。只要掌握了熟悉了就能办好。而正文部分则是变化的、动态的因为每份公文所要反映的事件所要解决的问题都是不一样的。即使是同一个事件不同时间行文因其事件的变化而公文的内容也不会相同。一篇公文的质量高低效用大小公文的正文起着决定性的作用。因此必须高度重视正文的写作。正文一般分为事由、事项、结尾三个部分。事由和事项

27、又是正文的主体部分。事由也称原由、缘由指发布文件的起因。事由部分主要解决的是“为什么”的问题。也就是为什么发文或为什么提出公文里所表述的事项。写作“事由”必须有理有据简明扼要。事由部分可以写发文的目的也可以交代事项的背景。8事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办的”或“要干什么”的问题。所以“事项”要写得十分明确要做什么怎么做写的清清楚楚。事项部分可用序号标明分项来写也可以按照事件的内在逻辑关系分部分来写。在实际写作中事由和事项不是平分笔墨的。有的公文事由详写而事项简写；有的公文事由简写而事项详写这要看具体文种或行文的需要来定。以请示和报告为例一般说来请示的事由部分需要详写占的篇幅较大事项部分则很简练把请求办理的问题写清楚就可以了。而报告则和请示相反。报告的事由部分一般比较简练而在事项部分则比较详尽。正文的结尾要根据不同的文种来确定。结尾的总的要求是完整、明白、简洁。完整是说有了结尾之后文章就不再残缺任何部件让受文者感到首尾呼应结构完美。明白就是让受文者通过公文的结尾对文章的内容、意图清楚明白了然于心。简练是