计算机在管理中的应用管理计算机通信质量.doc

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1、计算机在管理中的应用管理计算机通信质量计算机在管理中的应用 张莫然 近几年,随着计算机和网络技术的飞速发展,办公自动化系统已广泛应用于各行各业,就我单位而言，主要用于质量管理工作和行政人事管理工作。下面分别就计算机在这两方面管理的应用进行分析说明。 一、计算机在质量管理中的应用 质量管理有大量的资料需要共享,大量的文件需要传递,文件资料要有可追溯性,整个管理工作有固定的程序。由此,利用先进的计算机和通信等手段,建立一套覆盖各设计部门的质量管理自动化系统,对实现管理现代化和决策科学化有着非常积极的意义。 质量管理办公自动化系统的总体构架9001质量体系要求从设计策划、组织和技术接口、设计输入、设

2、计输出、设计评审、设计验证到设计确认及设计更改等各要素的控制都有固定的程序,即工作流程。设计人员之间互相交流,协同工作,需要共享很多基础资料和文件资料。利用办公自动化技术及局域网,建立质量管理自动化系统,不仅能管好质量,还能大大提高工作效率。因此,该系统既可设计为相对独立的系统,也可嵌入办公自动化系统。其主要模块设置如下面所述。 1：综合信息。此模块涵盖与质量管理有关的规章制度、法规、电子报刊和问题研讨等信息,具备及时、支持交互处理等功能特征,易于维护、扩充和使用。会议管理。质量体系分为4种会议类型,即生产协调会、设计输入文件评审会、设计评审会和确认审查会。开会前,需要把会议的时间和地点通知与

3、会人员,与会人员可接受、拒绝、授权他人参加会议或提出会议可行性的建议。会议组织者可预定会议室及资源(例如投影仪等),并作详细的会议纪要。 2：分派任务(设计策划)。此模块工作流程为:确定项目负责人草拟项目设计计划计划经营处审批总工/分管领导审批下达任务;确定专业负责人草拟专业设计计划项目负责人审批下达任务单。各级设计人员及有关部门则根据质量职责,具有不同的访问权限。如主要领导可查阅、审批所有的项目设计计划;项目负责人可查阅、编写、修改所负责的工程项目的项目设计计划,审批专业设计计划,下达任务单;专业负责人可查阅所参加的工程项目的项目设计计划,编写、修改所负责的专业设计计划,下达任务单;计划经营

4、处可查阅所有的项目设计计划,对其进行整理、归档,向项目负责人提供项目设计计划的修改意见;一般人员可查阅其参加项目的任务单。 3：互提资料。该模块利用/强大的邮件系统实现院内各专业处室之间和与项目有关部门之间的信息传递。设计评审。设计评审流程各级设计人员及有关部门根据质量职责,完成各自的工作。如确定设计、校核(初核、复核)、审查(初审、复审)、核定、核准人员;提交设计成果,阅读校核、审查意见;审查设计成果;核准设计投资方案、总体布置、总进度和设计原则等。会签。设计成果(包括图纸)涉及两个或两个以上专业,必须由项目负责人组织各有关专业负责人会签。相关流程为提供需会签的成果审签核签。设计验证。设计人

5、员将需验证的内容应用多种方法进行验证,形成文字后交由专业负责人监督检查。设计确认(审查)。按质量体系程序文件规定,设置工作流。 4：成果统计。项目完成后,应将成果报告、图纸、评审意见、会签表、互提资料单等资料归档。 质量管理办公自动化系统开发平台的选择包括 1：系统开发平台的功能要求质量管理系统的平台应能适应质量管理系统的流程化处理特点,可方便地在不同职能部门之间进行双向数据传递,在局域网与上应具备大规模信息交流与共享的能力,同时,应考虑系统的安全性、完整性、可配置管理、与其他应用系统的集成性。特别需要强调的是,这些相关的系统可能是完全异构的、分散的系统。因此,只有选择一个简单易学、功能强大、

6、快速灵活的开发平台才能开发出符合质量管理需求的应用系统。 2：/的特点/是集电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及技术为一体的电子邮件与群件平台。是由公司推出的功能强大的软件产品系列。中的一切信息都存储在数据库中。在文档数据库中可包含任意数量的对象和数据。数据类型可以是文字、数字、结构化数据、图象、图形、声音、录影、文件附件、连接/嵌入的对象等等。/提供了自动邮递的机制,使文档能够通过链接、直接发送等多种方式实现传递。利用/建立的质量管理系统,具有以下特点: (1)集成性。在相同的、唯一的界面下,用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、信息等各个方面的信息。这种集成能

7、力提高了应用系统的可靠性。 (2)可靠性。由于所有的应用开发都建立在统一的平台之上,管理的难度与工作量大大降低,安全性和系统的可靠性大大提高。本系统是一个分布式的客户机/服务器系统。可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统,还可以利用/群集技术提高系统的吞吐量和可靠性。 (3)开放性。/支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准,具有强大生命力的系统。3质量管理办公自动化系统功能需求根据应用需求以及在质量管理体系中全体受控人员对信息处理的操作要求,使该系统具有如下功能。 A:电子邮件功能电子邮件系统是信息传递与共享的工具。一是通信功能,如工作人员之间互相发

8、送电子邮件或通知等;二是按照某种条件传递符合某种规范的信息内容。质量管理系统将每一项需要处理的信息或通知,制成电子邮件,直接投递到工作人员的电子邮箱中。用户打开自己的电子邮箱,阅读有关邮件,并通过邮件的指示(链接指针、等)自动打开相关的质量管理系统,进行下一步的工作。用户通过关注自己的电子邮箱就可以了解到需处理的工作。以电子邮件作为质量管理系统的统一入口,将大大提高系统的用户的友好性和易用性,减少系统培训的工作量。 B:复合文档数据的处理功能质量管理系统可以轻松地处理以文件、表格、图形、图象为主的非结构化数据和复合文档数据。 C:工作流自动化功能任何一个项目都需要由一个人或一批人完成一系列任务

9、,工作流应用程序能指导项目自动完成这些任务。从而节省开支和减少出错,提高速度并能跟踪项目的进展。在每一阶段,相关人员负责与此文档相关的特定的任务。一旦这一阶段的任务执行完毕,工作流应用程序能确保负责下阶段工作的有关人员收到通知及执行此阶段任务所需的有关资料。 D:协同工作和移动办公功能在质量管理体系中,经常需要不同部门各级受控人员对设计成果进行讨论、交流,对成果质量进行控制。这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是“协同工作”;移动办公也是质量管理自动化的重要手段。所谓“移动办公”就是设计人员或领导在办公室以外可通过远程拨号或其他手段,随时访问质量管理系统,及时处理相关工作。 E:安全性控制功

10、能质量管理系统所处理的信息繁杂,部分涉及单位机密,工作人员在不同时间对质量管理信息的处理权限是不同的。因此安全性控制功能是质量管理系统得以实施的先决条件。 F:其他业务应用系统的集成功能设计质量管理系统应最方便、快捷地访问相关的应用系统,如文字处理系统、图形处理软件、专业应用系统等,提高质量管理系统的友好性和易用性。 设计一套功能强大、管理方便、界面友好的质量管理自动化系统的关键是选择一个合适的应用平台。采用公司著名的邮件、群件与应用开发平台产品/作为质量管理自动化系统的基本软件平台,结合相关系统、产品与工具,构筑质量管理自动化系统。应用/开发的质量管理系统,展现在用户面前的是基于/模式下的网

11、页,用户可轻松地完成自己的质量管理工作,通过电子邮件用户获知自己下一步的工作。在完成了自己的工作后,由质量管理系统的报文传递功能自动传递到下一角色。领导可随时追踪项目完成情况及质量管理的过程,大大提高质量管理工作的效率。使质量管理的各个环节紧密结合,实现质量管理工作的程序化、规范化、科学化、简单化。 二、计算机在人事管理中的应用 随着社会的发展，科技的进步，作为信息载体的计算机日益显露出其举足轻重的地位。当今社会已步入了信息社会，知识经济将成为新世纪的主导产业。伴随计算机的逐步推广和使用，计算机已在科研、生产、商业、服务等许多方面创造了提高效率的途径，与此同时，单位技术成本也逐年有了明显的下降

12、，然而办公室里的人事费用却不断增加。在国外，花费在专业、管理和行政人员上的成本占了办公室总成本的2/34/5，这一现象使人们对办公室自动化的要求与日俱增。我们必须在进行机构改革的同时，尽快使用现代化管理设备、管理手段、管理方法。计算机在人事部门的广泛使用，改进了统计手段，改革了统计方法，提高了统计工计算机在人事部门的广泛应用，将为我国的人事管理工作，提供现代化的管理手段和科学的管理方法，并将为开创人事管理工作的新局面创造条件。 目前，计算机在我国的人事管理工作中，主要可用来进行报表处理，档案管理，文书编辑，信息查询，综合分析。其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行这些统计工作，当然

13、也是可行的，但这种手工统计过程，存在着几个明显的问题，比如说统计资料缺乏准确性，及时性，需要花费大量的人力，物力，财力等。手工方法所表现出来的种种劣势，使人们慢慢意识到管理现代化已成为当代社会发展的一股不可抗拒的洪流。在管理现代化的浪潮中，人事管理现代化也势在必行。实现人事管理现代化是一个复杂的系统工程，需要采取科学的管理方法和先进的科技手段。科学的管理方法在管理中一般是指数学方法、系统方法、信息方法、控制论方法、社会学方法、心理学方法等科学方法，而先进的科技手段主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机来为人事管理现代化服务。 计算机作为数据处理系统，已逐渐成为人事管理现代化的重要工具，在人

14、事管理中正在发挥着重要的作用。在我国，已经开始运用电子计算机进行人员工资管理、人事统计和查询、干部考评和人事档案管理以及人才预测和规划等。 管理现代化是现代社会发展的一股不可抗拒的洪流。近几十年来社会化大生产的发展规模越来越大，综合性越来越强，生产专业化分工越来越细，行业有部门之间的相互联系、相互依存和相互作用更不密切。组织管理日趋复杂；而现代化科学技术也正以史无前例的速度不断分化，不断综合，全方位地向高又立体的微观、宏观方向进军。这些，要求管理工作对实际问题的反映和决策必须迅速及时，对信息系统的完善程度越来越高，传统的手工业式的管理理论、方法、体制已远远不能适应当代社会的发展和四化建设的需要

15、。改革、创新，实现管理现代化势在必行。 现代化管理的内容很多，关系很复杂，它包括人、资金、物质、信息和时间等诸要素，其中起关键作用的要素是人。人既是管理者，又是被管理者，在管理中处于双重地位，且具有巨大的能动性。可见人是现代管理中最重要的因素。因此，管理人力资源开发与利用的人事管理在整个复杂的管理大系统中的重要地位是不言而喻的。牵一发而动全身，抓好了人事管理就为其他管理的优化得到根本的保证。 管理改革必须配套进行，现代化管理的实施也需要协调发展，人事管理既然在管理系统中占有如此突出的重要地位，在管理现代化的浪潮中，人事管理现代化也需同步进行，才能使现代化管理在社会化大生产和当代科学技术发展中起

16、到放大和增产的作用。总而言之，人事管理现代化是管理现代化不可缺少的重要一环，它是把现代化管理的理论、方法和手段运用到人事工作中，使人事管理达到最大限度地提高工作效率的目的，以适应社会和科学技术的发展。 实现人事管理现代化，使从事管理工作由原来凭个人或少数人的经验作决策，逐步上升到按事物的内在规律的科学高度办事，做到物质与精神相结合，抽象与具体相结合，定性与定量结合，静态与动态相结合，现状和未来相结合，个体与群体相结合。至于先进的科技手段，除科学地运用原有的生物、化学、物理、机械等手段外主要是运用当代最新科学技术之一的电子计算机来为人事管理现代化服务。概括地说，人事管理现代化的内容是包括人事管理

17、思想的现代化、人事管理、组织的现代化、人事管理手段的现代化。通过这四个方面的现代化来实现人事管理的计划、组织、指挥、协调、控制的现代化和从事人事管理工作者自身的现代化。 人事管理不易系统化，是人事管理现代化的一个重点。研究人事管理，必须研究这个系统所处的环境，即研究政治系统，经济系统，法律、科技和文教系统，人物系统和大管理系统对人事管理系统的影响以及人事管理系统的反影响。离开周围的事物，去研究人事管理现代化，是注定要失败的。 所谓系统，就是在一定条件下，由相互作用、相互依赖的若干组成部分结合而成的，并具有特写功能的有机整体。从一般意义上讲，系统由输入、处理、输出、控制与反馈的四个基本部分组成。

18、 在系统理论中，系统分析是指对系统性能的理解。系统最佳化是系统设计成综合的内容。系统工程即用教学方法进行系统分析或优化，把传统的组织管理工作总结成技术并使之数值化。用系统工程来分析系统问题是比较科学的，利用系统工程这门学科的概念和原则，来进行人事组织管理方面的工作，是实现人事管理现代化的重要途径和有效手段。 人事管理系统内有多种元素，如：管理人员、管理机构、办公设备、规章制度、各业务环节，各种管理技术和方法等，都可以看作它的“元素”。各元素之间的联系是否有序，联系的方式和效果是否最优，直接影响着人事管理的水平。在不同条件下，起主导作用的元素是不相同的。人事管理系统化的一个重要目标，是围绕着责任

19、制和考核制，逐步建立起完整配套的干部“进”、“管”、“出”制度。实现系统化，除了要解决制度问题外，还有一个掌握系统方法的问题，即学会应用系统工程和系统分析法，这对搞好人事管理现代化，具有重要的意义。 人事管理系统的基本功能，目前尚无统一的说法。根据我单位人事管理的工作的现有材料和工作特点分析来说，人事管理系统的基本功能，我认为有如下几方面： 1确定人事管理的方针政策 2确定人事管理体制、编制人事规划 3编制人事计划，设置人事管理机构和岗位 4制定人事管理的条例办法； 5教职员工的业务培训； 6人才选拔、使用、交流（流动）； 7考核、奖惩、任免； 8工资、福利与保险 9离休、退休、退职。 作为人

20、事管理人员，如何最大限度地发挥人员的才能？这是人事管理学研究的根本任务。对这个问题进行个体研究方面，目前是做得不够的。因为个体寓于群体之中，群体对人员才能发挥之影响作用，可利用系统原理去指示。通过群体研究来寻求合理的年龄结构、知识结构、专业结构、来取得令人满意的配合效果等。 过去，在人事管理工作中，人事工作信息滞后，传递慢、“马后炮”，人事管理数据加工不及时。比如：干部考核、人员的工资计算、人事的统计、人事档案的填写，贮存等等。这些人事工作繁琐、耗时费力，准确性差、效率低、手工操作已难以适应形势的发展的要求。为此，我们应该努力学习有关人事管理现代化的有关理论资料，提高对管理现代化重要性的认识，

21、尝试去利用计算机来实现人事管理的现代化。比如现在有些单位在人事管理这方面所作的努力，由于从事计算机工作人员的技术指导和从事多年人事工作的老同志的帮助，我单位利用计算机技术 首先，开发了“职工档案管理”软件系统。 其次，将单位人员的档案内容的所需数据，存储在计算机的磁盘里，需要时可以通过计算机方便地进行查询、检索、维护，还可以将有关数据打印出来。 第三，还用计算机进行了日常办公现代化的管理工作的使用。 第四，及时收集、加工、整理、存贮、检索新的变化数据。 使其单位人事管理初步实行计算机化，让计算机在人事管理中得到初步应用。使人事管理者总是根据准确、及时的人事信息来进行决策，实现管理。只有计算机才

22、能将现代化社会中，成倍增长的人事信息量，进行及时收集、加工、整理、贮存、检索、传递、反馈给决策者。发挥其特有的功能。即实现： （1）对输入的人事数据，进行数值运算和逻辑运算，求解各种问题。 （2）对人事信息进行加工来解决各种数据处理问题，为人事决策者在决策时提供依据。 （3）对人事管理的各种资料数据和计算机顺序，具有记忆存贮的能力。 实践证明，当管理的信息量和复杂程度达到某一限度时，即管理人员的劳动强度超过其承受能力时，就必须采用新的管理手段，即用计算机技术信息的收集、加工、传递和存贮等，可以使用人事基础信息，高效、合理、恰当地管理。这样，人事信息系统随着计算机的应用、发展而不断完善，计算机在

23、人事信息管理中的地位也就是益重要。 正因为如此，实现人事管理现代化，要有科学的管理方法和先进的技术手段，才能最大限度地提高人事管理工作效率。现代人事工作的信息量越来越大，保密性越来越强，而且信息的密度不断提高，靠传统的管理方法和人工操作手段已经无法搞好人事管理工作。而计算机作为数据处理系统，已逐渐成为人事管理现代化的重要手段，在人事管理中正在发挥着重要的作用。一般来说，计算机在人事信息系统中的作用有： （1）计算机能够比人更快地提供有信息价值的人事数据； （2）计算机能够比人提供更新的人事数据； （3）计算机能够比人提供更加准确的人事数据； （4）计算机能够比人处理更多的人事数据等等。 正因为

24、如此，我们利用计算机替代手工操作建立的人事信息系统，即计算机人事信息系统，其主要功能可以归纳为以下三点： 一是可以高效能、大容量地收集、处理、存贮人事信息，大幅度地提高人事管理信息系统的工作质量和效率。 二是可以及时掌握整个人事管理系统的全面情况，提供系统的准确的人事信息，可以促进人事工作的规范化及各项管理制度与指标体系的建立和健全，从而提高行政管理水平。 三是可以提供各种加工处理了的人事信息，以满足人事管理的特殊要求，适应新形势对教职工队伍提出的新要求，帮助选择方案，实现优化决策。 当前，不少单位的人事部门对于计算机的应用还仅限于简单的单机应用，随着时间的推移、任务的复杂、用户的需求，其应用

25、范围还会不断扩大。 总之，计算机的广泛应用，计算机人事管理信息系统的建立，适应了社会经济发的客观要求，是人事管理现代化的一大进步。今天我们运用计算机进行了学校人事档案管理的初步现代化的开发和使用，它大大提高了人事管理工作者的工作效率，它把人事干部从繁重的手工操作中解脱出来，用更多精力从事创造性的管理活动和其它教育教学的活动中去；它能使决策、计划和其它管理活动更加科学、精确、灵活。因此，建立计算机人事管理信息系统是一种客观发展必然趋势。尽管在人事管理方面还不可能普遍使用计算机，但从长远来说，人事管理现代化和计算机是不分割的。轻视或者拒绝利用计算机技术，就不可能真正地、全面地实现人事管理现代化。随着我国经济、科技的发的，人才开发管理的加强，我们一定要努力创造条件，促进使用计算机的人事管理现代化。为建设中国特色的社会主义而努力奋斗。 参考资料： 1、计算机网络技主编 ：杨明福 出版社 ：经济科学出版社 出版日期：20_5-9-1 版次 ：1 。 2、计算机组成原理主编 ：胡越明 出版社 ：经济科学出版社 出版日期：20_5-9-1 版次 ：1 。 3、操作系统主编 ：谭耀铭出版社 ：中国人民大学出版社 出版日期：1999-10-1 版次 ：1。 第 15 页 共 15 页