合同管理办法公司合同管理办法.doc
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1、合同管理办法_公司合同管理办法 合同管理暂行办法 第一章 总 则 第一条 为加强建设项目合同管理工作,规范合同行为,维护合同当事人的合法权益,根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国铁路法、铁路合同管理办法等法律法规及相关规定,结合公司建设项目实际,制定本办法。 第二条 本办法所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,具体包括建设工程合同、委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类民事合同(或协议)等。 第三条 合同管理是企业经营管理的重要组成部分。签订和履行合同应遵守国家法律法规和铁道部有关文件要求,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩
2、序和损害社会公共利益,坚持平等、自愿、公平和诚实信用的原则,严格按照合同约定行使权利、履行义务。 第二章 合同管理机构和职责 第四条 公司设立合同审查委员会,公司总经理任审查委员会主任,其他领导任副主任,各部门负责人、法律顾问为审查委员会成员。 合同审查委员会主要职责: (一)审批合同管理制度并监督执行; (二) 对公司拟签订的、属审查委员会审查范围的经济合同,召开审查会议组织审查。审查委员会主要审查合同项目实施的可行性和必要性、合同费用的合理性、合同重要条款的合法性,及以上合同的变更或解除等,提出审查意见; (三)研究、决定公司合同管理和履行中的重大事项,审批合同管理奖、惩建议。 第五条 计
3、划财务部是公司合同归口管理部门,其主要职责是: (一)组织学习、宣传并贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章;结合实际,拟定合同管理制办法,并检查监督执行; (二)负责合同管理日常工作,建立合同管理台账,妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料; (三)组织合同的会议审查,按合同会议审查记录表(附件2),汇总整理合同会议审查意见,并经与会审查委员会成员签字确认; (四)定期开展合同检查,向公司领导提交合同检查报告,向合同审查委员会提出改进意见或奖惩建议; (五)负责管理和按本办法规定使用合同专用章; (六)配合承办部门的合同管理工作,参与合同的起草、论证、审查、谈判和签订履行、
4、变更、解除等工作; (七)协助办理法定代表人的法人授权委托书手续; (八)负责合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作; (九)指导配合各部门办理合同的报批、鉴证和公证等事项; (十)承办其他有关合同管理工作。 第六条 公司各部门是合同承办部门,根据其职责具体承办相关合同业务,主要职责是: (一)研究相关法律法规和调研市场情况,提供决策依据; (二)按合同法的规定和项目的具体要求,审查合同对方当事人的资质、资信和履约能力,按授权代表公司与合同对方当事人进行谈判,起草合同文本; (三)负责办理合同审查手续,按照合同审查流程进行合同审查。审查前,将合同对方有效的资质、资信和履约能力的证明资料、谈判记录(主要包
5、括:历次合同洽谈时间、地点、双方参加人员及洽谈主要内容。)及合同文本(含附件),送交计划财务部; (四)依法办理合同的签订、变更、终止、解除手续,对所承办合同的真实性、可靠性、可行性负责; (五)合同签订后全面履行合同,建立合同履行情况台帐,认真做好合同标的物的交接、验收,确保标的物的质量、数量符合合同要求,交接、验收均应有合同当事人共同签字确认的书面记录; (六)保存好合同文本及履行、变更、终止、解除等有关资料(含合同当事人之间往来的电传、电报、信件、信函等相关资料),合同履行完毕或合同履行期满时,应及时书面向计划财务部报送合同履约情况; (七)参加合同纠纷的处理; (八)主动接受合同管理部
6、门指导,及时向合同管理部门通报合同签订和履行中发生的问题,必要时直接向公司领导报告。 第七条 各指挥部不得对外签订合同,如需向公司呈报合同草案时,应向公司对口的业务主管部门呈报,该部门按本办法规定履行合同承办部门职责。 第八条 部门分工。根据各部门的职责和实际情况,基本分工是: (一)建筑安装工程施工(站前)、征地拆迁、委托代建、勘察设计、咨询、科研等合同或协议由工程管理部牵头承办,各指挥部协办; (二)建筑安装工程施工(站后)、物资、设备采购及牵涉四电集成相关合同或协议由物资设备部承办,各指挥部协办; (三)监理、检测等合同或协议由安全质量部承办; (四)融资、财务等合同或协议由计划财务部承
7、办; (五)对外宣传、后勤保障、法律事务等合同由综合部承办。 第九条 合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度,承办人发生变化时,必须做好资料的完整移交。 第十条 公司聘请法律顾问,法律顾问的基本职责是: (一)受理公司法律咨询; (二)受委托起草合同文本; (三)审查合同; (四)协助处理合同纠纷; (五)受委托代理诉讼或仲裁; (六)对公司有关人员进行法律知识培训。 第三章 合同的审查与签订 第十一条 合同签订一律采用书面形式,严禁口头协议和非正式书面协议,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。 第十二条 按公司招投标管理办法规定必须进行招标的项目,其合同的签订根据招投标法
8、和政府采购法,必须采用招投标等要约承诺方式签订。 第十三条 国家或铁道部规定采用标准或示范合同文本的,必须采用标准或示范合同文本。 合同内容一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名和住所,标的,数量,质量,价款或者酬金,履行期限,地点和方式,违约责任,解决争议的方法以及合同生效条件等。 对公司权益影响较大的合同条款,必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时,依据担保法的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。 第十四条 公司对外签订合同以本单位的名义进行,公司董事长是本公司的法定代表人。公司总经理是法定代表人授权的代理人。总经理在授权委托范围内,代表公司法定代表人行使签订、履行、变更和解
9、除合同的权利。 总经理不能直接经办上述权利时,在法人代表授权可转委托的前提下可以转委托本公司分管领导或者合同经办部门负责人代理。 第十五条 公司承办人员代表公司签订合同时,必须持有法定代表人或总经理签发的授权委托书。授权委托书应当注明授权委托事项、权限、期限和是否可以转委托以及转委托的条件等。 公司承办人员必须在授权委托书载明的授权范围内行使代理权,禁止越权代理。 第十六条 合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字,并加盖当事各方单位的合同专用章,同时需提供法定代表人身份证明书,授权代理人签字的,还应提供授权委托书。 第十七条 采用非招投标方式签订合同的,合同承办部门应事先要求
10、合同对方提供当年年检的企业法人营业执照与资质证书,并加盖单位公章,其中自然人作为股东或发起人的,还需加盖其注册地所在工商部门公章。必要时应出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。以上资料由合同承办部门审查原件并在复印件上签字后交计划财务部存档备查。 合同条款必须按合同审查办法进行审查。 第十八条 采用招投标方式或竞争性谈判方式签订合同的,招标文件或竞争性谈判文件中的合同条款在招标文件发售前或竞争性谈判文件发出前,必须按合同审查办法进行审查。 第十九条 合同审查采用会议审查或会签审查的方式进行。未经审查的合同或协议不得签订或办理变更。 第二十条 合同审查的主要内容: (一)
11、合同是否符合法律、法规、技术规范和公司经营范围的要求; (二)合同双方责任、权利、义务的规定是否明确、清楚; (三)各项费用计算与支付方式是否正确、清楚; (四)合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决; (五)公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持; (六)签约方的要求是否双方都已明确并形成文件; (七)满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认; (八)合同所涉及事项,是否按照公司各项管理规定得到批准; (九)按照合同将发生的费用支出,是否符合公司及上级单位批准的预算规定; (十)合同项目及费用是否有概算依据或公司审批意见(使用预备费或降造费的项目,合同承办部
12、门应事先办理审批手续); (十一)对合同对方资信等方面的审查结果。 合同审查前,承办部门按附件1合同审查申请表填写相关内容后,提交合同审查部门或审查委员会成员。 第二十一条 公司合同审查委员会审查的合同范围是: (一)建筑、安装工程承发包合同,以及所发生的类变更设计、合同外索赔等需增加合同费用的变更合同; (二)100万元及以上的服务类合同或协议; (三)物资、设备单价超过批复初步设计概算的采购合同或协议(由铁道部组织招投标的除外); (四)除本条第三项外,其他超过批复初步设计概算的合同或协议。 第二十二条 任何部门和个人,不得肢解项目,规避合同的会议审查。进行会议审查的合同文本,应提前送达合
13、同审查委员会所有成员。 第二十三条 合同审查的流程 (一)合同会签审查的流程:承办部门起草合同草稿相关部门审查会签综合部法律顾问审查会签分管该项业务工作的领导审查会签和分管合同工作的领导审查会签承办部门按照会签审查意见修改合同文本综合部法律顾问、计划财务部复核后给合同编号公司负责人。 (二)合同会议审查的流程:承办部门起草合同草稿合同审查委员会各成员合同审查委员会主任或副主任主持召开合同审查会议计划财务部整理会议审查意见并经参会各成员签字承办部门按照会议审查意见修改或落实综合部法律顾问、计划财务部复核后给合同编号公司负责人。 第二十四条 在合同签订之前需要进行合同谈判的,由承办部门会同计划财务
14、部汇总合同审查纪要,在此基础上形成具体的合同谈判计划,用以指导合同谈判工作。 第二十五条 合同谈判由公司分管该项业务工作的领导或分管合同工作的领导牵头组织,承办部门和计划财务部等部门的负责人共同参加,合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料。合同谈判要依据合同谈判计划进行。 第二十六条 合同承办部门应保证最终签订的合同与通过会签(或会议)审查的合同一致。 第二十七条 公司对外签订的所有经济合同或协议,经审查和当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字后,由计划财务部提供合同封面和合同编号,到计划财务部加盖合同专用章,办理合同登记手续,加盖“合同登记章”。同时将合同审查记录、合
15、同文本、电子文件以及附件等一起交计划财务部归档保存,建立合同档案。 第二十八条 合同签订后由承办部门负责分发,计划财务部一份正本(用于合同存档)、三份副本(合同管理、财务、验工计价)。合同的发放均应进行登记,分发登记表由承办部门和计划财务部各保留一份。 第二十九条 需经国家有关部门或上级主管机关批准、备案、登记、鉴证或公证的合同,应履行相应的手续。 第四章 合同专用章管理 第三十条 合同专用章管理 (一)公司对外签订的建设项目有关合同或协议,须加盖合同专用章。合同专用章仅用于对外签订合同,并严格在授权范围内使用; (二)合同专用章做到专人专管,严格印章使用,所有用章均需由经办人员签字登记并建立
16、使用台帐;禁止未经批准携带合同专用章外出签订合同; (三)加盖合同专用章之前必须经公司法定代表人或授权代理人审查签字,未经签字的任何合同都不得加盖合同专用章; (四)非合同文稿及空白纸张不得盖合同专用章。 第五章 合同的履行 第三十一条 依法成立的合同应全面履行,不得随意变更或解除。 如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时通知对方当事人,同时采取积极措施减少损失,并注意保存有关证据。 第三十二条 合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度,承办人发生变化时,必须做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电
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