项目档案管理实施细则担保公司客户档案管理实施细则.doc

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1、项目档案管理实施细则_担保公司客户档案管理实施细则湖南省鸿星融资担保有限责任公司 客户档案管理实施细则 一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。 二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。 三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。 （一）客户档案管理由总经理制定专人负责。 （二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。 四、 档案的整理与移交 （一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人； （二）部项目经理A角将项目资料按

2、档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐； （三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）； （四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案

3、室保存，列入附件的资料不进行编码； （五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后； （六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认； （七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认； （八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。 五、重要权证资料的移交 （一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人

4、的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件； （二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认； （四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存； （五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为20_鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为20_鸿借字第001号。 六、档案的借阅 （一）公司董事长、总经

5、理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写档案资料出借单，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准； （二）档案管理员凭出借单办理档案借阅手续并登记台帐； （三）档案借阅人必须在档案资料出借单规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员； （四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。 七、本实施细则自颁布之日起执行。 附件一：档案清单 附件二：档案资料出借单 附件一： 档案清单（根据客户具体情况增减） 第一部分：立项审批资料 个人/企业贷款申请表 贷款审批表 财务咨询服务协议 项目调查资料 贷款调查报告 第二部分：重要合

6、同、单据、承诺 借据 个人借款抵押/担保合同） 保证合同 借款合同 最高额抵押合同 借款企业股东会决议 展期协议 展期审批表 第三部分：企业证照及其他资料 企业法人营业执照 企业工商注册登记资料 组织机构代码证 税务登记证 开户许可证 贷款卡 其他证件：特殊行业的其他证件 相关协议、合同上签字人的身份证复印件 公司章程 验资报告 财务报表 审计报告 纳税申报表 借款企业其他资料 第四部分 重要权证： 国有土地使用证 房屋产权所有证 他项权证 其他抵押证件 附件二： 档案资料出借单 编号： 资料名称 案卷文号 借阅单位 借阅人 借阅目的 出借日期 出借期限 批准人 经借人 - 回 执 编号： 于 年 月 日借阅的 号 已归还。 经借人： 年 月 日 第 5 页 共 5 页