书信礼仪教程ppt课件.ppt

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1、技技 能能 演演 练：练：信文组成部分：信文组成部分：传统书信的成分有：称谓语、提称语、传统书信的成分有：称谓语、提称语、 思慕语、正文、祝愿语和署名思慕语、正文、祝愿语和署名-常用书信套语常用书信套语 提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬 父母：膝下、膝前、尊前、道鉴父母：膝下、膝前、尊前、道鉴 长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴 师长：函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席师长：函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席 平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴 同学：砚右、文几、台鉴同学：砚右、文几、台鉴

2、晚辈：如晤、如面、如握、青览晚辈：如晤、如面、如握、青览 女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览 -祝愿语祝愿语 父母：恭请福安叩请金安父母：恭请福安叩请金安 长辈：恭请崇安敬请福祉敬颂颐安长辈：恭请崇安敬请福祉敬颂颐安 师长：敬请教安敬请教祺敬颂海安师长：敬请教安敬请教祺敬颂海安 平辈：顺祝平辈：顺祝 署名署名 对长辈：叩禀敬叩拜上对长辈：叩禀敬叩拜上 对平辈：谨启鞠启手书对平辈：谨启鞠启手书 对晚辈：字示白谕对晚辈：字示白谕 韩国和日本友人或者我国韩国和日本友人或者我国港台学者的来信，他们都非常港台学者的来信，他们都非常讲究书信礼仪。讲究书信礼仪。比如一位韩国朋友写信中有

3、比如一位韩国朋友写信中有“将命考将命考”的字样。的字样。按照书信规格写信，按照书信规格写信， 即抬头要顶格写尊称，另起一行空即抬头要顶格写尊称，另起一行空两格写问候语，下面一段才是正文，正两格写问候语，下面一段才是正文，正文写完后，要写上期望或祝贺的话语，文写完后，要写上期望或祝贺的话语，最后才是写信人的落款和时间。有些人最后才是写信人的落款和时间。有些人写信易忘记写时间，这是不应该疏忽的。写信易忘记写时间，这是不应该疏忽的。如果信写完以后又想起了什么事需要写如果信写完以后又想起了什么事需要写在信里去的话，就在信的最后加一个附在信里去的话，就在信的最后加一个附言，把要补充的话写上去。言，把要补

4、充的话写上去。 书信的基本要求：书信的基本要求：1.要做到及时、准确，感情表露要恰当，遣词要做到及时、准确，感情表露要恰当，遣词造句要和缓，字要书写工整，不要出现错别字，造句要和缓，字要书写工整，不要出现错别字，以及造成收信人的误解和不悦。以及造成收信人的误解和不悦。 2.写信时禁忌用红笔或铅笔，私人的书信最好不写信时禁忌用红笔或铅笔，私人的书信最好不 用打印的字，如果是公函可以打印，但是末尾的用打印的字，如果是公函可以打印，但是末尾的签字必须用手亲笔书写。信不能开着口子发出去，签字必须用手亲笔书写。信不能开着口子发出去，如果是请人代信的话，就要开着口子当面交给代如果是请人代信的话，就要开着口

5、子当面交给代信人，以示信任。如果别人让你代信时，就要当信人，以示信任。如果别人让你代信时，就要当面把开口信封好，以表示谨慎、认真。面把开口信封好，以表示谨慎、认真。 对方邮编对方邮编收信人的地址（详细的门牌号码）收信人的地址（详细的门牌号码）收信人姓名收信人姓名发信人地址和姓名发信人地址和姓名发信人的邮编发信人的邮编总结：通信技巧总结：通信技巧书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为这五点书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。因为这五点要求在英文里均以字母要求在英文里均以字母“C”开头。故而它们又被开头。故而它们又被叫作写信的叫作写信的“五五C原则原则”。 （1）礼貌）礼貌 写信人在写信时，要像真正

6、面对收信人一样。写信人在写信时，要像真正面对收信人一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。用谦词或敬语。 例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如如“尊敬的尊敬的”、“敬爱的敬爱的”一类的提称词。一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。语，等等。 （2）完整）完整 在写信时，为了避免传输错误信

7、息，必须使书在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容信的基本内容“按部就班按部就班”，完整无缺。，完整无缺。 例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期，一般要求写明几月几日，必要时还须写明期，一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。何年何月何日何时。 在书写封文时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写封文时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书

8、信被而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。 （3）清楚）清楚 书写信函时，必须使之清晰可辩。可做到这一点，书写信函时，必须使之清晰可辩。可做到这一点，须注意以下四条。须注意以下四条。其一，是字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱其一，是字迹应当清清楚楚，切勿潦里潦草，乱涂乱改。其二，是要选择耐折、耐磨、吸墨、不涂乱改。其二，是要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，洇、不残、不破的信笺、信封，切勿不加选择，随意乱用。其三，是要先用字迹清楚的笔具与墨随意乱用。其三，是要先用字迹清楚的笔具与墨水。在

9、任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好笔写信，红色、紫色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。其四，也是至关重要的一条，在书信里叙别用。其四，也是至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。 （4）正确）正确 在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。都必须认真做到正确无误。 在信中，坚决不要出现错字

10、、别字、漏字、代用在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。外文替代不会写的字。 在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不在书写收信人姓名、地址、职务以及尊称时，不应出现任何差错。应出现任何差错。 在封文上，于收信人姓名之后在封文上，于收信人姓名之后书写的称呼，如书写的称呼，如“同志同志”、“先生先生”、“小姐小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人所用的称呼，因此像发信人所用的称呼，因此像“大人大人”、“爱妻爱妻”、“小弟小弟”之类

11、的私人称呼，是不宜出现的。之类的私人称呼，是不宜出现的。 （5）简洁）简洁 写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止。在一般情况下，写信应当而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，有事言事，言罢即止言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间。笔墨，浪费时间。 当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正，走当然应当避免为命名书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。比方说，像冰冷乏味。比方说，像“爸：没钱，快寄！爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写

12、给其父的电报式家书，连这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了。起码的人情味都没有，便是简洁失当了。 （1）折叠）折叠 写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大写好信文，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过份神秘。没有必要搞上缠下绕，边角对插，过份神秘。 折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作低。此法叫作“以低示己法

13、以低示己法”，意在表示谦恭之，意在表示谦恭之意。意。 二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫叫“外露姓名法外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。，可令收信人产生亲切感。 三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折折1厘米厘米2厘米宽，最后再将其横向对折。此法厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作叫作“公函折信法公函折信法”，多用于因公通信。，多用于因公通信。 四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为叠到可以装入信封之中的长度。此

14、法称为“随意随意折叠法折叠法”，适用于日常通信之时。，适用于日常通信之时。 （2）装入）装入 折好信笺，将其正式装入信封时，要注意折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余留有余地地”，信笺便不易被，信笺便不易被“伤筋动骨伤筋动骨”，影响，影响阅读了。阅读了。 （3）附件）附件 有些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他有

15、些时候，发信人在信封之内往往还要装入其他一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意一些书信的附件。在处理这一问题时，应当注意三点。三点。第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，第一，要符合有关方面的具体规定。不要违规，乱装违禁物品。乱装违禁物品。 第二，要保持信封的平整、美观。第二，要保持信封的平整、美观。不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因不要因所装附件过多，而令其膨胀不堪，甚至因而而“开膛破肚开膛破肚”。 第三，要向收信人交待明确。第三，要向收信人交待明确。在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必在信文之中，要对附件的数量写得一清二楚，必要时还可要求收信人要时还可要求收信人“收到

16、即告收到即告”，免得对方，免得对方“查无实据查无实据”。 4）邮资）邮资 通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的通过邮局寄发的信件，应自觉按规定交付足够的邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。邮资，不要缺资、欠资，大家都不方便。 需要自己在信封上贴邮票的话，将其端端正正地需要自己在信封上贴邮票的话，将其端端正正地贴好，而切勿贴好，而切勿“见缝插针见缝插针”，随便乱贴邮票。贴，随便乱贴邮票。贴一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横一枚邮票时，按惯例，应将其贴在信封正面（横式信封）右上角的指定之处。式信封）右上角的指定之处。 在一般情况下，最好不要在一封信上贴多枚邮票。在一般情况下，最好不要

17、在一封信上贴多枚邮票。非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封非得这么做时，则须将其一并贴在信封背面的封口之处。口之处。 （5）封闭）封闭 对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，对于信笺装入信封后，信封应否封闭的问题，不可不加任何分别地一概而论。不可不加任何分别地一概而论。 根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，根据现行的习惯做法，通过邮局寄达的信件，其信封必须一律封口。而托请他人代交的信其信封必须一律封口。而托请他人代交的信件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这件，其信封则原则上不宜封闭。之所以要这样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障样办，在前者，是为了恪守个人隐私，保障通信秘密；在

18、后者，则主要是表示对托带者通信秘密；在后者，则主要是表示对托带者的信任与尊重。的信任与尊重。 （1）守法）守法 我国现行宪法之中明文规定：我国现行宪法之中明文规定：“中华人民共和国公中华人民共和国公民的通信自由和通信秘密受法律保护民的通信自由和通信秘密受法律保护”。这等于告。这等于告诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，诉人们：任何扣留、私拆、偷阅他人信件的行为，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，都是触犯法律的。因此，在人际交往中接触书信，尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法尤其是替他人收取的书信时，务必要具有良好的法律意识，切勿违法，即使自己扣留、私拆、偷阅他律意识，

19、切勿违法，即使自己扣留、私拆、偷阅他人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不人的信件仅仅是为了跟别人开开玩笑，也是绝对不许可的。许可的。 （2）拆信）拆信 收到他人来信，通常先要拆启，才能进地阅读。收到他人来信，通常先要拆启，才能进地阅读。拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉拆阅他人信件时的具体做法是否得当，不仅涉及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现及来信能否完整无缺的问题，而且也间接体现着收信人的个人修养。着收信人的个人修养。 拆信时，一要确保信生长的完好，二要注意信拆信时，一要确保信生长的完好，二要注意信封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当推信封封拆启后的美观。拆信的最佳之处，当

20、推信封的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，的封口处。有可能的话，最好利用刀、剪拆信，而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信而不要直接下手去撕。无论如何，都不要把信封拆得封拆得“犬牙交错犬牙交错”，“遍体鳞伤遍体鳞伤”。 （3）保存）保存 收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信收到他人来信后，切勿乱扔、乱塞。未经发信人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开人本人允许，千万不要随便将对方的来信公开发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是发表，或是到处进行传阅。这样做，对对方是非常不尊重的。非常不尊重的。 对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或对于需要长期保存的书信，可整理在一起，或装订

21、成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书装订成册，然后妥为收藏。对于毋须保留的书信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行信，可集中起来，以火焚毁，或用碎纸机进行破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或破坏性处理。但是不宜将其作为垃圾扔掉，或是当成废纸卖掉是当成废纸卖掉 （4）即复）即复 在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一在一般情况下，收到他人来信之后，应当立即去做的头一件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复件事，就是尽可能快地回复对方的来信。应当说，及时复信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人信，不仅仅是一种对对方表示尊重的礼貌，而且也是做人应当具备的一种美

22、德。应当具备的一种美德。 对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，对于他人的来信，只收不复，或者能拖便拖，得过且过，不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会不但会令发信人耽心他的来信是否丢失，而且还有可能会延误正事。延误正事。 有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：有人在回复他人来信时，总喜欢说什么：“因为太忙，迟因为太忙，迟复为歉，希望见惊复为歉，希望见惊”云云。其实，这种说法根本站不住脚。云云。其实，这种说法根本站不住脚。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。因为只要牵挂对方，再忙的人也能挤出回一封信的时间来。忙不能成为迟复他人来信的理由。忙不能成为迟复他人

23、来信的理由。 若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得若是对他人的来信一拖了事，干脆不作答复，让对方觉得自己杳无音信，则更是通信之大忌。自己杳无音信，则更是通信之大忌。 （5）回应）回应 对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之对于他人的来信，不仅要及时给予回复，而且在复信之中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，中，还应当善解人意地对对方来信中需要回应的问题，一一作答。一一作答。 特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如特别需要注意的是，对于他人来信之中提及的问题，如有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回有可能，应当及时在复信中给予答复。对于确需延后回答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者答或不能解答的问题，在复信时要说明具体原因，或者是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不是将延后回答所需要的大致时间，及时相告于对方。不要避而不谈，或是含糊作答。要避而不谈，或是含糊作答。 对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，对于他人在来信之中求助于自己的问题，能够出手相助，最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦最好尽力而为。由于种种原因，难于相助于人的话，亦应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或应及时复信，并在信中申明具体困难，向对方致歉，或请求对方予以谅解。请求对方予以谅解。