记录管理制度Microsoft-Word-文档.doc
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1、记录管理制度1.目的对记录档案进行控制,保证记录、档案符合检验检测工作要求,为中心质量体系的有效运行提供可追溯性的证据。2适用范围本规定适用于中心所有与质量管理工作有关的记录的控制.3。职责3。1各科室负责本科室质量记录的设计、填写3.2质量管理科负责质量记录的登记、编号及收发。3。3档案室负责各种记录的收集、管理、归档保管。3.1.34。控制程序4。1记录的设计、编号、编目管理4。1。1设计:各科室按照管理制度和自身的工作要求确定需记录的工作项目,所需要质量表格由使用科室制定,经科室负责人审核后报质量管理科4。1.2编号:质量管理科将各科室所报质量表格统一登记,编制质量记录格式一览表,按文件
2、控制和管理程序对各种记录表格进行编号。 4.1.3修改:已发布的表格不能适应工作需要,使用部门可向质 量管理科提出更改申请,并在申请表后附上更改后记录表格样式.4.2记录的发放、收集、归档保管、借阅管理4。2.1发放、收集:空白表格由质量管理科统一管理,各科室根据需要填写受控文件、资料发放/收回登记表,经科室负责人审批后后领用4。2.2归档保管:各科室须于每年3月前将上一年使用的各种记录按规定上报质量管科归档保存.4.2.3借阅:归档记录借阅,由借阅人提出申请,填写管理体系文件和资料借阅登记表经质量负责人批准后,档案室办理借阅手4。2。3.1在工作现场借阅记录应经使用部门负责人批准后方可借阅,
3、一般情况下严禁将记录带出使用场所。4。2.3.2特殊情况下要将记录带出使用场所(如外部检查、内外部审核等),经记录保管部门负责人批准后方可借阅。记录保管部门负责人负责按期收回被借记录.4。3记录的填写、更改:记录应填写及时、清晰、准确,不能随意涂改,记录的更改按记录和档案管理程序规定执行。除备注栏外其他栏目不能出现空格,如有不需填写的栏目则以自左至右的一条斜线代替填写内容。5.支持文件5。1 ZCCDC/0302文件控制和管理程序5.2 ZCCDC/0308记录和档案管理程序5.3 ZCCDCN0001 受控文件、资料发放/收回登记表5。4 ZCCDCN0002管理体系文件和资料借阅登记表 5
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