资金审批及费用报销管理制度.doc

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1、资金审批及费用报销管理制度第一章 总则 第一条 为加强会计基础工作，规范资金及费用的审批报销管理工作，保障资金使用安全，建立正常的会计工作秩序,依据中华人民共和国会计法、财政部内部会计控制规范-基本规范(试行）、会计基础工作规范及有关法律法规的规定,结合本集团的实际情况,制定本办法。 第二章 资金审批权限及原则 第三条 资金支付审批权限及原则 （一）资金的支付分为:个人借(汇)款、经营项目付款. （二)其他借款，如工地项目借款、购买办公用品、维修费等，须填写借款单，对大宗办公用品的采购,须先做采购申请，货比三家供货商价格后报财务部备案，写明用途、金额，办理审批手续后，出纳予以借支. (三)因业

2、务需要开支招待费的,由部门经理领取借款单，并填写业务执行申请单，报公司领导批准，方可借支.接待标准及要求按公司管理制度执行。 （四）出差人员借款，必须先填写出差申请单，再到财务部领取借款单,借款金额原则按“往返车费+（住宿费+出差补助）预计出差天数”计算，先经部门经理同意,再由财务审核,最后经公司领导批准后，方可借支，前次借支出差费无故尚未报销者，不得再次借款。出差费用报销标准按公司管理制度中规定执行。 （五)严格控制个人借支大额款项，个人借款累计额度最高不超2千元，有超出规定的须报公司领导批准的方可借支。 (六）对备用金的借支和额度，按公司规定只有以下人员可以借领：司机(300500元）,行

3、政部行政专员（1000-1500元），其他部门需要借领备用金的,须事先提交申请报告，指定专人借领，原则上每个部门只能一个人借领备用金,额度由财务部核定，报财务总监审批、总经理核准后予以借支。 (七)资金支付按如下流程办理：(见附流程图一) (八)凡签定合同的款项，无论金额大小一律不允许个人借款。公对公业务付款一律通过银行转帐,不允许支付现金或现金支票，支付现金的范围执行内部会计控制规范贷币资金(试行)的规定。特殊情况需要以现金的支付的，必须由对方开具发票或收据后才能办理。 （九)借（汇)款单是财务做帐依据。报销冲帐或还款时，财务部办理冲帐或还款手续. （十)所有借(汇）款必须在业务完成后及时取

4、得原始凭证并在3天内办理冲帐或还款,否则财务不再给予办理第二次借(汇）款。个人借款（备用金除外）超过30天，财务通知后三天内还不办理冲帐或还款，财务则在个人工资或资金中扣回借款。每年12月个人借(汇)款要结零,财务发出书面催款通知，若在规定时间内不办理还款则采取公示方法促其还款。 第四条 费用报销原则 (一）财会人员在报销中要严格把关，对不符合以下第三章“费用报销的规定”要求的退回报销人改正，否则不予报销。 （二)会计、出纳要履行岗位职责，不能互相代替工作.若有一方因事不在岗位时，不能办理报销手续。 （三)公对公业务结算付款一律通过银行转帐，不允许提取现金或现金支票。 （四)财务按月度资金使用

5、计划办理报销业务。同一项经济业务（如物资采购、劳务等)严禁分月分次报销,一经发现严格按公司有关考核规定处理。 （五)各部门负责人要对所签字的报销单据负责。报销人本人不能再签证明人、部门主管或单位负责人. 第三章 票据报销的注意事项 第五条 票据的合法性 （一）合法的票据主要包括增值税专用发票(开具单位需盖“发票专用章”或“财务专用章”或单位公章)、税务局代开发票、盖有财政部门监制章的收款收据(一般只有行政、事业）单位出具且需盖单位公章)、车船票、飞机票等。 （二)增值税发票为发票联和抵扣联两联,一律不得涂改;注意税号正确，价税小写与大写相符；收款人、复核人、开票人必须填齐。对增值税发票的取得与

6、保管,应注意做到票面整洁、完好、无划痕，发现有错误必须由开出单位重开。取得增值税发票必须在该发票日期5天内送财务报帐。一般纳税人（税率17）一律采用防伪税控机开具专用发票。税务部门为小规模纳税人（税率4%或6%)代开的专用发票可继续按现行规定执行. (三)票据内容必须真实、完整,具备单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额(大小写要相符）。任何票据的金额部分都不得修改，金额修改的发票无效；发票其他部分个性的修改人需在修改部分盖开票单位专用章,否则为无效发票. 第六条 票据粘贴的规范性 (一）取得票据应按经济内容分单填列。车船票、飞机票、住宿票、车票及订票手续费发票等可以随差旅费报销单集中

7、粘贴;过路、加油、停车等收费发票等可以集中粘贴填报费用报销单;其他票据应分单填报费用报销单. （二)票据粘贴应按梯队整齐摔列.要求自右到左梯队粘贴在票据贴单内，较长票所折叠横贴，票据张数一目了然且正确填写张数.只能用胶水粘贴，不允许使用订书针等。 第七条 费用报销单填写的正确性和完整性 费用报销单的所有填写内容必须完整、用钢笔填写、不得使用圆珠笔或铅笔;数字大小写要填写正确，不得涂改,写错金额要重新填写报销单：出错与误餐不得重复填报. 第四章 费用报销规定 第八条 经办人在取得合法的票据后按如下流程办理报销:(见附流程图二) 第九条 费用报销手续 （一)购买物资必须有入、出库手续。付款或报帐须

8、附物资入库单或按合同条款出具验货证明,使用部门在入库单上签字验收。 (二）物资采购报销：须凭发票及有关单据到财务部门填制费有报销单据,对大宗物品，须持原审批表一并填制先由经办人签字，部门经理、财务人员审核，财务总监审批、总经理批准后，予以报销，对大宗物品，没有经财务总监、总经理审批和财务部门没有备案的，财务部门有权拒绝报销。 (三）项目竣工结算须在项目竣工验收后30天内，具备竣工验收报告、效益评估资料和竣工决算书、发票等有关资料到财务办理项目结算。 (四)完成的经济业务在取得有效票据一个月内及时报账,逾期报账将按报账金额的20扣除,跨年度票据报销作废。 （五）所有车辆费用（过路、油料、修理、配

9、件材料等）须经行政部登记证明，车辆费用的报销须注明车牌号码及各项费用的金额，车辆修理费须附报修单、材料人工清单。 (六）项目工地费用的报销:支付农民工工资的，须凭派工单登记表等支付.凡支付给个人的民工劳务费用报销的发票须附个人收据，收据上列明：材料及人工费用的单价、数量、金额，收款人身份证号码、联系地址、电话号码，并加按手印，还要有第三者（司机或另一员工）证明人签字。 第十条 费用报销直接填写费用报销单或差旅费报销单,按以上流程在财务办理有关报销手续：属于按合同支付款项或并取得票据需付款的，执行工程价款及物资采购结算办法填写合同支付审批表，按以上流程办理银行转账手续。 第十一条 经办人须自己填

10、报费用报销单并办理报销手续;证明或验收人必须是能够证明或验收经办人经办事项的人，若经办人有弄虚作假行为，追究在证明或验收栏签字人的连带责任;部门主管对本部门的费用报销的合法合规性负领导责任；财会人员按分管项目审核费用的计划性、真实性、票据的合法性、费用报销手续的完整性、规范性等: 第十二条 在财务办理业务时，报销人员严禁未经同意私自查看与本人无关的任何财务凭证，应按先后顺序等候，严禁在财务室闲谈，更不能串岗影响他人工作。 第五章 附则 第十四条 本办法由财务部负责修订、解释。 第十五条 本办法自发布之日起执行。 附流程图一： 经办人填写合同支付审批表或借(汇)款单 部门主管 财务审核 财务总监审批 总经理审批 出纳付款 流程图二: 物资采购 经办人经办 物资入库、使用部 证明或验收 门证明或验收 部门主管 部门主管 财务审核 财务总监审批 总经理审批 财务冲账或出纳付款