财务管理手册-(6).doc

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1、24。查阅会计档案时，会计档案管理员必须现场监督四、档案移交25.会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续.26。移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容.27.交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。28。交接完毕,交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上鉴名或盖章。29.档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位.五、档案销毁30。会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见,并编制会计档案销毁清册。31.会计档案要销毁时，报领导批准后销毁。

2、32.销毁会计档案，由公司共同派员监销。33.监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。34.销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。35.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。第十二部分 财务网络管理系统设备管理维护职责制度一、网络中心对财务网络平台（服务器）管理维护职责根据网络管理要求和有利于网络路由管理、维护，财务计算机网络平台（服务器)由信息部负责管理与维护,其管理维

3、护职责:1、负责网络建设。根据财务管理总体目标，网络建设本着科学合理、安全可靠、经济实用的原则，网络一次建设,软件逐步升级，功能完善。在网络建设中，充分考虑未来财务管理的需要，留有足够的功能开发和发展空间。2、负责财务网络平台系统设置。财务专用主服务器采用方正DELL服务器，128m内存，热插拔硬盘，提供数据热备份，配置财务网络互联交换机，将所有分公司、店面、超市终端计算机并入统一的财务管理计算机网络之中，直接接入中心交换机，实现财务互联、跨网段、跨平台管理。在网络拓朴结构上既自成体系。财务网络系统的安全可以通过网络的防火墙实现抵御外来非法入侵，确保财务管理系统实现财务实时互联、实时结算、实时

4、查询，真正做到安全可靠、正常运行.3、指定专人负责网络系统的维护管理.网络系统的维护管理是确保网络安全可靠运行的基本保障，财务管理系统的网络设备(服务器)及网络干线的安全、可靠畅通的日常维护管理由信息部负责，确保网络系统的正常运行。4、负责对财务中心网管人员提供培训和技术支持。财务网络服务器的开机及使用密码，由财务中心指定专人负责设定、变更。信息部在技术上提供安全防范措施，确保财务专用服务器未经财务中心主管允许，任何人无法进行有关维 护、操作。5、如有违反上述制度规定、占用服务器资源等等现象，造成财务网络系统不能正常运行、财务数据丢失、泄密的，要追究有关人员的责任。二、财务中心对财务管理系统软

5、、硬件设备管理维护职责1、负责财务管理系统用户身份的建立、登录、确认，实行两级管理，即：网络用户身份管理和财务软件用户身份管理.2、财务总监领导授权专人负责用户身份的管理、维护，并对用户身份有关的安全管理负责。由财务总监授权的专门管理人员,经信息部培训后，进行财务管理系统用户身份管理及有关财务软件的维护、管理，未经财务总监批准，任何人员不得进入信息部机房，不得在财务主服务器上进行任何操作。3、负责对各终端操作人员的业务培训及终端设备的管理维护，各终端通过已建立的通道和各自权限修改及查询财务数据，客户终端IP地址配置、计算机编号、使用人员以及财务分工权限的设置由财务总监确定，变更必须经财务总监批

6、准。4、各终端使用人员初次登录时可在授权范围内自行修改自己的登录密码及口令，做好登录口令的保密。当修改自己的密码时，切忌用电话号码、出生日期、姓名等易被他人破译的数字符号作密码,以防他人盗用，确保系统安全.5、财务管理系统硬、软件设备站点由各分公司统一管理使用，各站点终端设备专门用于结算制单、帐务处理、报表处理，任何人员不得进行游戏和处理会计业务以外的事务，凡不按规定使用造成财务管理系统不能正常运行的,要追究有关责任人的责任。6、严格设备管理，责任到人。为确保系统软、硬件设备不受病毒干扰，所用软盘必须在进行病毒检测、消除病毒后方可进行操作.下班时，各站点应关闭设备电源,检查关闭各项电源开关。三

7、、严格按照财务权限设置，调整完善电算岗位职责1、各分公司财务结算、制单、审核岗位必须严格按照制单、审核、查询、系统维护岗位权限设置进行操作，各岗位操作人员不得擅自更改系统设置。如因工作需要，需涉及他人权限设置范围的，须经财务总监批准。杜绝以窃取他人口令的方式进入他人权限系统操作.各岗位要做到当天的业务当天处理完毕，日清月结。制单凭证摘要规范、凭证审核无误方可入账。结算制单岗位要严格按预算掌握各项经费结算报销，防止赤字.2、每天除在服务器硬盘备份外，每月结账后，都必须将当月数据用移动硬盘双备份,分类妥善保管。月末，根据需要，打印出各类总账、明细账、日记账。3、出纳收银岗位要充分利用金蝶软件的出纳

8、管理功能，强化对货币资金的控制.完成现金、银行日记账的登记和查询，出纳岗位每天下班前要打印出现金日报表，并与库存现金核对一致，现金与帐不符时，必须查清方可下班.进行银行自动和手工两种方法对帐,对未达账款跟踪检查。4.工资核算站点结合自己工作，要按上述各站点要求进行帐务处理，并密切同其他部门的联系。5、完成经费计提、分摊、成本结转、往来结算的站点(岗位）要及时完成当月的业务处理.6、各岗位上机要严格按操作程序进行,业务操作结束后,应通过“注销命令”退出网络系统，以防他人冒用.7、各岗位要根据财政部对会计电算化管理的规定和要求，进一步建立完善会计工作电算操作管理、维护管理、帐务处理、档案管理等制度

9、。第十三部分 经济合同管理办法一、总则1。凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。2.订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。3.本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同.4.除即时清结者外,合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。5.原则使用公司制定的标准合同文本签订经济合同.6。由公司法律顾问根据总经理的授权，负责合同管理工作，指导，财务中心负责监督合同的履行、合同文本保管与结算工作。二、合同的订立7。与外界达成经济往来意向,经协商一致，应订立经济合同。8.订立合同

10、前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。9。除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。10。对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。11.授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效.12.符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同：（1） 单笔业务金额达一万元的;（2） 有保证、抵押或定金等担保的;

11、(3) 我方先予以履行合同的；(4) 有封样要求的;(5） 合同对方为外地单位的;13。经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、和方式、违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章.经济合同可订立定金、抵押等担保条款。14.对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管.15。合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意,否则该业务不能成立，并追究

12、相关人员责任。16.每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。17.合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务中心等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。18。总经理对合同的订立具有最终决定权。19。流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。20。对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我

13、方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。21。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。22。合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。23.合同文本原则上我方应持单份，合同文本及复印件由法律顾问、具体业务部门等各部门分存，原件由财务中心留存。24.非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。三、合同的履行25。合同依法订立后，即具有法律效力,应当实际、全面地履行，26。业务部门和财务中心应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。27.有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理

14、汇报并通知法律顾问。28.财务中心依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：(1)应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的;(2) 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。29。付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务中心应当督促付款单位出具代付款证明。30.在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后，再转财务审核付款。31。合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。四、合同的变更和解除32.变更或解除合同必须依照合同的订立

15、流程经业务部门、财务中心、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可.33.我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。34。有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在当天向公司总经理汇报并通知法律顾问。35.变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。36。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。37.合同变更后，合同编号不予改变。五、其他38.合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应

16、保守合同秘密。39。业务部门、财务中心应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,由财务中心据此统计合同订立和履行的情况,并向总经理汇报。40。各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理存档,不得随意处置、销毁、遗失。41。公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。42。凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。43。因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。