2022年项目部档案管理办法 .pdf

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1、项目部档案管理办法第一章总则第一条为加强 xx 中心项目部（以下简称本项目部）档案管理，使档案资料得到充分有效利用，杜绝散失或丢失泄密现象，避免重复、浪费。根据档案法和xx 市档案局档案工作业务建设规范等法律法规和xx 公司档案规定，结合本项目部工作实际，制定本办法。第二章归档范围第二条凡是反映本项目部工作，具有查考利用价值的文书档案、工程档案、财务档案和人事档案均属归档范围。第三条文书档案包括以下内容：（一）上级机关的文件材料: 1.上级机关召开的重要会议需要贯彻执行的文件材料；2.上级机关颁发的属于本项目部业务并要执行的文件，或非本项目部业务但要贯彻执行的法规性文件；3.代上级机关草拟的文

2、件草稿和印制件；4.上级机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。（二）本项目部的文件材料：1.项目部会议形成的文字材料（记录或纪要）；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 9 页 - - - - - - - - - 2.项目部的重要会议、项目部办公会、重要专业会议材料；3.项目部或公司有关项目建设中的请示与上级部门的批复文件，相关单位的函件及复函；4.项目部印章使用登记簿；5.公司及项目部制订的规章制度；6.档案的接交凭证、清册；7.项目部编印的情况反映、信

3、息、简报及刊物的定稿和印本；编辑出版物的定稿和样本。（三）同级单位和非隶属单位的文件材料：1.同级单位和非隶属单位颁发的非项目部业务，但需要执行的法规性文件；2.同级单位和非隶属单位与公司涉及xx 中心工程建设的联系、协商工作的重要来往文件。第四条工程技术档案包括：（一）工程准备阶段文件.立项文件；.建设用地、征地和拆迁文件；.勘察、测绘和设计文件；.开工审批文件；.建设单位、施工单位、监理单位及其负责人名单。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 9 页 - -

4、 - - - - - - - （二）监理文件：.监理规划；.监理细则；.监理月报中的有关质量问题；.监理会议纪要中的有关质量问题；.分包资质；.监理通知；.监理工作总结。（三）施工文件：.土建部分：（1)施工技术准备文件；（2)施工现场准备文件；（3)施工图交底纪要；（4)地基处理记录；（5)工程图纸变更记录；（6)施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告；（7)施工试验记录；（8)隐蔽工程检查记录；（9)施工记录；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 9 页

5、 - - - - - - - - - （10)工程质量事故处理记录；（11)工程质量检验记录。.电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯部分：（1) 施工图交底纪要；（2) 一般施工记录；（3)图纸变更记录；（4)设备、产品质量检查和安装记录；（5)预检记录；（6)隐蔽工程检查记录；（7)施工试验记录。.室外部分：（1) 室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件；（2) 室外建筑环境（建筑小品、札景、道路、园林绿化等）施工文件。第五条财务档案包括：（一）财产、物资交接凭证、清册；（二）工程投资估算；名师资料总结 - - -精品资料欢迎

6、下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 9 页 - - - - - - - - - （三）工程设计概算；（四）施工图预算。第六条人事档案包括：（一）员工聘用合同；（二）每月劳务统计报表。第三章档案收集第七条需要归档的文件、拟文、修改和签发均不能用圆珠笔、复写纸、彩色笔，只能用蓝黑墨水钢笔或毛笔。第八条归档文件、资料的拟稿和拟稿笺必须规范化，统一用财务综合组印制的公文稿纸、信笺。第九条文稿结构须符合有关公文要求，字迹工整清晰，并署上拟稿人、审稿人、签发人的全名及意见。第十条凡本项目部形成文件到项目部盖

7、章前，必须将正附件、底稿等收集齐全、完整方能盖章。第十一条项目部领导和各组室参加上级部门召开的重要会议带回的会议文件，必须交项目部存档备查。第十二条各部门收到属于归档范围的文件材料，应在办理完毕后及时交给综合组存档。第四章归档要求名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 9 页 - - - - - - - - - 第十三条项目部认真贯彻执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的方针政策及有关规定，坚持集中统一管理的基本原则，维护档案的完整与安全，保证利用。第十四条

8、项目部按国家规定和项目部各组室经手的技术、文件、资料、财务等应当归案的文件图纸、音像资料的收集范围和归档要求，进行统一管理，不得据为已有。第十五条项目部按照档案管理的规定，做好各部门文件资料的接收、归档、整理、保管和提供利用工作，档案柜钥匙由项目部专人保管，严禁移交他人。第十六条各类档案资料分柜存放，做到分类明确、卷目清楚、排列有序、查找方便。第十七条加强资料档案的日常管理、保持整洁，搞好档案柜的防火、防盗、防潮、防光等工作，严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐、 易霉物品， 杜绝灾害事故发生，保证档案资料的完好、安全。第十八条严格遵守党和国家的保密条例，按有关法令和行政法规办事，及时做好档案资料的

9、保密、密级变更和解密工作。第十九条项目部档案管理员工作调动时，必须将所管工作和资料逐一清查，交接清楚后方可离去。第五章档案借阅第二十条凡公司各部室人员到项目部查、借文件图纸资料，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 9 页 - - - - - - - - - 应经本部门负责人同意，并必须填写借阅单，进行登记签字，办理借阅手续。第二十一条外单位人员查阅文件资料，必须持单位介绍信，经总工、项目经理或项目部负责人同意签字后方能查阅，并办理登记签字手续。概、预、决算及各

10、类合同等带密级的资料一律不得外借。如确需借阅，需经项目经理批准，并只能就地查阅，不能带走。第六章借阅时限第二十二条凡在项目部借出图纸资料应尽快使用完毕并及时归还，并办理归还查验、交接手续。特殊情况不得超过一月，届时若需继续使用，需补办手续。第七章借阅要求第二十三条凡经借阅的图纸资料，借阅人必须妥善保管，不得转借、复制、翻印、抽取、调换、污损、打圈点等，如发现有上述情况，必须查明原因、进行补救，同时请领导处理。如发生遗失，则应向有关部门报告，作出处理。第二十四条借阅的图纸资料如需复制或翻印，应经项目部经理批准，并进行严格控制登记。第二十五条项目部资料管理人员对查阅和借出的档案资料要坚持借阅原则，

11、热情接待、及时登记，对归还的资料必须及时名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 9 页 - - - - - - - - - 验收并办理归还手续，并放还原位存放， 对借出超过时限的资料，届时要催促归还，办清手续。第八章鉴定销毁第二十六条为确保档案的价值、可靠程度和正确利用，需剔除已无保存价值的档案资料，避免库房存放庞杂臃肿，本项目部对档案进行鉴定销毁工作。第二十七条项目部按档案保存原则进行鉴定，提出销毁方案。第二十八条由项目部牵头， 分管副总、 xx 公司档案负责人

12、、本项目部经理、副经理、总工、各组室负责人组成档案销毁鉴定小组，分管副总任组长，项目经理任副组长，对档案销毁方案提出意见。第二十九条项目部对确定销毁的档案资料，认真填写好销毁清册一式两份，由审批人、鉴定小组负责人、销毁人、监毁人在清册上签字，方能进行销毁。第三十条为了慎重起见，在销毁方案批准后，可保存30 个工作日再销毁，销毁时必须有监毁人在场，保证销毁工作不发生失误。第三十一条鉴定销毁时间分定期和不定期，根据实际需要情况确定。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，

13、共 9 页 - - - - - - - - - 第九章附则第三十二条本项目部档案为本项目部服务，凡需使用档案者，项目部将积极配合，但使用工作结束后，对产生了效果的应返回或者应返回信息存查。第三十三条查阅档案原则上不准拿出项目部，特殊情况需经项目经理同意。第三十四条查阅档案一般不拆卷，确因工作需要，经项目经理同意，可以复印、严禁涂改、撕毁档案。第三十五条本办法自 2004 年 9 月 1 日起执行。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 9 页 - - - - - - - - -