运销公司管理制度汇编(初稿).docx

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1、目 录第一部分 部门与岗位职责1第一章 部门职责1第二章 岗位职责2(一） 综合办公室主任岗位职责2（二） 档案管理员岗位职责3（三)文秘专员岗位职责4（四） 印章管理员岗位职责4（五)采购管理员职责5(六）票据管理员职责5（七）后勤管理员职责6（八)驾驶员岗位职责6第二部分 公文处理管理办法8第一章 总则8第二章 公文种类8第三章 公文格式9第四章 行文规则11第五章 公文办理11第六章 公文管理15第三部分 印章管理规定16第一章 总则16第二章 公司印章的刻制16第三章 公司印章的启用16第四章 公司印章的使用范围16第五章 公司印章的管理职责17第六章 公司印章的管理17第七章 公司印

2、章的使用17第八章 公司印章的保管18第九章 公司印章的停用19第四部分 合同档案管理办法20第一章 总则20第二章 合同档案管理的分类和归档20第三章 合同档案管理的过程管理21第五部分 会议管理制度23第一章 总则23第二章 会议安排23第三章 会议准备23第四章 会议召开及传达24第五章 会议纪律25第六部分 公务接待管理规定26第一章 总则26第二章 机构与职责26第三章 接待费用管理26第七部分 机动车辆管理办法29第一章 总则29第二章 驾驶员管理办法29第三章 车辆调配30第四章 车辆管理30第五章 值班车管理31第六章 出车费用管理31第七章 车辆维修32第八章 事故处理33第

3、八部分 办公用品管理办法35第一章 总则35第二章 办公用品发放标准及其类型35第三章 办公用品采购36第四章 办公用品保管36第五章 发放36第六章 报销结算37第七章 办公用品管理监督37第九部分 劳动保护用品管理办法38第一章 总则38第二章 劳动保护用品的分类38第三章 劳保用品发放的范围和标准38第四章 劳动保护用品的发放领用程序39第五章 劳动保护用品的相关规定及处罚40第十部分 票据管理制度42第一章 总则42第二章 票务管理人员42第三章 票务管理流程42第四章 票务管理办法43第五章 注意事项及其相关处分46第十一部分 员工培训与学习管理制度48第一章 总则48第二章 培训分

4、类及其内容48第三章 培训活动实施主体及其相关职责49第四章 培训形式49第五章 培训活动实施流程50第六章 培训活动实施办法50第七章 培训经费及其报销方式53第八章 注意事项及相关处分53第十二部分 附则5555第一部分 部门与岗位职责第一部分 部门与岗位职责第一章 部门职责综合办公室是公司的综合业务职能部门，围绕公司中心工作与事务，管好事务，搞好服务，确保公司日常工作的正常运转。其具体职责包括如下内容:第一条 负责汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结和其他综合性文稿，同时负责撰写、审核董事长发言稿和其他以董事长名义发言文稿工作。第二条 负责单位一切公务接待活动，同时负责单位各类会议的

5、会务工作。第三条 负责公司领导文秘工作,一是公司行政文书的处理工作，二是公司文件的登记、传递、催办、归档、打印、存档,以及行政文书档案管理工作，同时负责对各部门文书资料的收集归档工作。第四条 负责公司对内、对外宣传工作。第五条 负责公司机要、保密及其相关工作.第六条 负责公司内外文件和资料的收发、传阅、归档等档案管理工作，信件收发、报刊订阅、分发工作。第七条 负责公司领导交办事务的组织协调、督促检查工作.第八条 负责协调、组织公司领导及部门负责人参加的有关活动。第九条 负责公司公务车辆的管理工作.第十条 负责公司各类合同的存档与日常管理工作。第十一条 负责公司印章、董事长签字印章、各类证件的使

6、用管理以及办理企业工商注册登记、年检和变更手续，以及公司各类合同的日常管理。第十二条 负责公司法律事务，包括联系法律顾问,协调、处理公司有关的法律纠纷。第十三条 负责公司网络系统的建立完善和网络功能的开发应用，具体包括针对公司发展需要而开发网络平台作业功能，对网络设备和计算机硬件进行日常维护、调试及故障的排除。第十四条 负责公司人力资源数据库和人事档案的管理工作。第十五条 按照公司发展要求，提出组织机构和部门岗位设置方案，组织编制岗位职责及岗位任职条件，起草公司福利政策，开展劳动保障管理等工作。第十六条 负责组织实施公司职工人事考核管理工作，同时负责职工劳动合同管理，职工调配、转岗管理工作。第

7、十七条 负责协助各业务部门制定业务培训计划，编制公司年度培训计划,经公司领导批准后组织实施。第十八条 负责职工考勤和公出审核(？不懂）工作。第十九条 负责组织公司内部各类专业技术人员专业技术职务任职资格评审。第二十条 负责公司下属部门职工考勤监督管理工作。第二章 岗位职责(一） 综合办公室主任岗位职责第一条 全面主持办公室各项工作，协助公司领导处理日常业务工作，为领导决策提供参考依据，同时督促检查公司有关决议的落实情况,并及时向有关领导反馈。第二条 负责协调对外、机关科室间相关业务工作,做好对外接待工作和信访工作。第三条 负责董事长办公会、行政会议的会务工作。第四条 负责对上级来文和公司内文件

8、的分发控制、拟办落实情况。第五条 负责统计网络、计算机、打复印资料、印制、墨盒等设备的购置工作.第七条 负责领导交办的其它工作任务。（二） 档案管理员岗位职责第一条 学习、贯彻档案法和企业档案工作的各项规章制度,刻苦钻研业务，不断提高业务能力和工作水平.第二条 负责本公司应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交.第三条 负责公司各类载体、设备的档案的管理工作，汇编档案资料,同时编制适用配套的档案检索工具和参考资料，主动为领导决策、为本单位各项业务工作提供信息服务.第四条 负责档案整理工作，一是科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，二是及时收集、各种载体的档案资料，三是

9、做好档案的统计鉴定工作。第五条 负责对公司所属部门形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督、指导工作。第六条 负责档案的定期检查各类工作，做到家底清楚、账物卡相符,增减有记录，借阅有登记，对已过保管期限的各类档案，提出销毁鉴定并负责销毁处理工作。第七条 严格执行档案管理纪律，本公司归档资料借阅、查阅必须经公司领导批准；借阅或查阅要按规定进行登记；档案管理员按时收交。对外借阅、查阅必须经总经理批准.借阅资料若损坏或丢失要及时报告公司领导采取补救措施。同时，不得允许无关人员进入资料室.第八条 负责本公司文件的打印和复印。第九条 办理领导交办的其它有关档案业务工作。 （三）文秘专员岗位职责 第一

10、条 协助办公室负责人起草综合办公室的行政工作报告、计划、总结等文件，同时负责公文的撰稿、核稿、校对等工作，确保文件的准确、完整和质量,遵守保密守则，未经公布之文件及决议，不得外传。第二条 负责对收文的登记、呈报、传阅和发文的核稿、核对、印发、登记以及文书归档工作，并做好机密文件的管理.第三条 根据领导的指示和有关会议决定,起草和发布通告、布告和通知.第四条 及时掌握综合办公室工作动态，做好企业文化建设相关内容资料的收集、整理和分类台账的管理.第五条 负责完成领导安排的调查、督办工作,对领导已批办和可按常规处理的文件要做到处理迅速、分发及时.第六条 负责综合办公室信息、简报的起草、编排以及对外宣

11、传工作.第七条 负责领导安排的文字材料、文件的起草工作.第八条 协助档案管理员将处理完毕的文件全面完整地归档，归档要及时，做到每月整理一次，每年清理一次，分门别类地进行归档并做好目录工作.第九条 按时、按质、按量完成领导交办的其他工作.(四） 印章管理员岗位职责 第一条 印章保管人员要严格执行印章管理制度,使用印章需要在办公室内,一般情况下不能将印章携带出单位，同时严格执行保密要求，不得委托他人代取代用，印章不能脱离印章管理人员的监督.第二条印章保管要牢固加锁，确保印章的安全，防止印章被盗用或丢失。丢失印章、违反规定使用印章或印章被盗用，要追究保管人员的责任,造成严重后果的应追究其法律责任。如

12、发现保管的印章有异常情况或丢失，应保护好现场，报告领导，查明情况，及时处理，必要时应该报告公安机关协助查找。第三条 使用印章需十分审慎，每次用印要履行批准手续，并登记造册.使用时应注意检查:一是是否有本单位负责人批准手续、用印的签字,对超出范围的用印，应请求相关领导审批；二是应审阅、了解用印内容，不能不看内容盲目盖印，同时要检查留存材料是否安全；三是及时登记用印事项，登记项目包括：用印日期、编号、内容、摘要、批准人、承办人以及留存材料等项目.第四条 印章管理人员对印章使用后果负有责任.印章管理人员不得对空白凭证盖印.但若有特殊情况,可作特殊处理，具体处理为：一是要有公司相关领导的特别批准;二是

13、此类凭证要有指明用途的特定格式，除此之外，不能再作别的凭证；三是此凭证要逐页编号，最好装订成册，并须有存根；四是对此类凭证需办理领导登记手续,登记项目包括：凭证名称、起止号码、张数、领取人签名等。第五条 单位撤销、更名或因其他原因停用印章时,应将印章交回印章颁发机关并及时收回封存或销毁，并印发印章停用或作废通知。（五)采购管理员职责第一条 严格执行公司采购流程，全面负责公司生产设备、日常办公用品采购工作的日常管理工作。第二条 及时掌握主场行情，熟悉生产设备、日常用品的采购价格，不断增强对常用采购物品价格的敏感度，做好采购前期基础工作。第三条 负责与供货厂商采购合同及协议的签订实施、定单跟踪、质

14、量监督、检验工作。第四条 及时协调解决采购物品、服务过程中所产生的供货及质量问题.（六）票据管理员职责 第一条 负责煤管票和上站票的手续办理、票据申领、票据分发、打票机安装和维护及其相关的票据管理工作，具体包括指导监督票据的正确使用、整理及回收，缴纳规费，换票和换购置本计划审批工作。第二条 负责对其领用票据负有保管责任，避免票据出现污损、丢失等现象，同时负责检查各用票单位/部门的票据使用、整理和回收工作，并依据票据管理制度对违规行为做出相应处罚.第三条 严格执行票据管理制度，遵守保密原则，在未经批准的情况下不得向任何人透露票据销售状况及价格体系,同时监督各责任主体对票据工作保密原则的执行情况。

15、第四条 负责随时跟踪票据使用情况，根据需求及时向上级领导、主管部门申领新票，确保票据数量满足公司正常生产、经营所需.第五条 负责票据使用盘点工作，票据管理员需定期（每月全盘)、不定期（临时抽盘)对票据使用单位/部门的票据管理工作进行盘点，并形成“盘点记录表存档.（七）后勤管理员职责 第一条 负责公司生产、经营及机关科室产生工作中产生的费用报销工作. 第二条 负责公司生产、经营中产生的一切公务接待工作. 第三条 负责公司生产、经营中产生的一切对外联络工作. 第四条 负责公司及其员工办公、生活用品的采购工作。第五条 负责公司一切培训学习活动中的培训计划、活动申请、培训老师联络、培训档案整理、工作总

16、结及其相关的后勤工作，同时协助人事部门做好需求调查、效果评估工作. 第六条 负责公司领导交办的其他后勤工作.(八）驾驶员岗位职责 第一条 积极参加公司组织的各项学习与活动，努力提高政治理论水平及驾驶技术水平.第二条 听从指挥，服从分配,保质保量完成各项工作任务。第三条 严格遵守交通规则，服从交管人员的检查，认真执行公司的有关规定，按规定驾车，文明行驶.第四条 爱护车辆，按时保养，保持车辆清洁卫生，使车辆永远保持良好的运行状态.第五条 严格执行交通法规和公司规定，杜绝以下行为发生：一是不准酒后驾车或行车途中就餐饮酒，车辆行驶中不准长时间闲谈,不准接听电话；二是不准高速行驶,不准强行强会，不开“英

17、雄车，不开斗气车；三是工作期间不准擅自脱岗,要坚守岗位，需要出车时，动作要迅速，不得耽误用车；四是不允许跑私车，行车途中不准私拉他人，不准将车辆交给无证人员驾驶；五是夜间需要带车外出时，必须给综合办公室打招呼,电话要开机,避免影响工作.第二部分 公文处理管理办法第二部分 公文处理管理办法第一章 总则 第一条 为促进陕西神木煤业(集团）煤炭运销有限公司公文管理工作的科学化、制度化、规范化，不断提高公文处理效率和质量。根据2012年中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布的党政机关公文处理工作条例,结合公司实际，特制定本管理办法。第二条 公司公文是公司在经营管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书

18、,是传达和贯彻上级指示精神,请示答复问题，指导、布置和商洽工作,下达各项决议决定的重要工具。第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、整理、归档管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第五条 公司各领导、各部门应高度重视公文处理工作，行文必须注重效用，提倡精简文风,讲求效率和质量。公司设文秘部门,由具备相关专业知识的专人负责公文处理工作。第二章 公文种类 第六条 适用公司的公文种类主要有： 1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销部门不适当的决定事项. 2、公告 适用于向公司内外宣布重

19、要事项或者法定事项。 3、通告 适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。 4、通知 适用于批转下级部门的事项，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。5、通报 适用于表彰先进，批评错误,传达重要精神或者情况. 6、报告 适用于向上级部门汇报工作,反映情况，答复上级部门的询问。 7、请示 适用于向上级部门的请示事项。 8、批复 适用于答复下级部门的请示事项。 9、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法. 10、函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 11、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定

20、事项.第三章 公文格式第七条 公文组成部分包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等。1、份号 公文印制份数的顺序号.涉密公文应当标注份号。2、密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限.涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限.3、紧急程度 公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”.4、发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，

21、也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。5、发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,标明于版头下方居中或左下方.6、签发人 上行文应在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名.不带签发人的，发文字号标明于版头正中间.7、标题 由发文机关名称、事由和文种组成.8、主送机关 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称.9、正文 公文的主体,用来表述公文的内容.10、附件说明 公文附件的顺序号和名称。11、发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称。12、成文日期 署会议通过或者

22、发文机关负责人签发的日期.联合行文时,署签发机关负责人最后签发的日期.13、印章 除“会议纪要”以外，公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章上不压正文,下压成文日期，即印章中心压在成文日期上。14、附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。15、附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。公文附件置于主件之后，与主件装订在一起,并在正文之后、发文机关署名之前注明附件名称，附件后不加标点。转发文件时，被转发文件即是正件,不能称附件，正文之后不需要标注附件。16、抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。17、

23、印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期。18、页码 公文页数顺序号.第八条 公文的版式按照2012年最新出版的党政机关公文格式国家标准执行。第四章 行文规则第九条 依据2012年新出版的党政机关公文格式,公司公文写作的行文规则如下：1、行文应当确有必要，注重效用.2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、公司出综合办以外，其他部门不直接面向内外部行文。4、向上级单位上报的请示应一文一事，一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。请示、报告不得抄送下级部门.请示、报告等各类公文应发送对应单位，不得直接报送领导个人。5、公文运行应执行党政分开的行文

24、原则。党政业务事项要分别行文。行政不得对党的组织作指示、交任务.6、公司内部的文件一般经综合办审核、分管领导审签后由公司总经理签发。公文也可由签发人委托的公司其他领导签发。上级报送的公文由公司总经理签发.第五章 公文办理 第十条 公文办理包括收文办理、发文办理两个部分。第十一条 收文办理。 收文是公司收到的上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。收文办理一般应包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复和归档等程序（如下图）。发文机关签收写拟办意见办公室主任公文登记总经理批示意见传阅公文按领导批示承办单位办理公文归档催办1、签收 收文签收工作包括如下内容：（1

25、）公司所有外来公文、电报、信函等,除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写公司的封件、普通件，必须统一由办公室文秘人员签收、统一处理。（2)文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点,如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施.急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。（3）代表公司外出参加会议带回的文件以及各部门直接收到的上级文件及资料，应及时送交办公室进行收文处理，不得私自进行处理和

26、保存。未经办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。2、登记 登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在文件登记簿上逐项填写清楚。传真电文原则上应先复印，而后进行处理.3、拟办 文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交办公室主任填写拟办意见。4、批办 文秘人员依据拟办意见将文件呈送总经理阅示,总经理在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。5、传阅 文秘人员依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门，传阅主要做到以下几点：一是分清轻重缓急。如有多份文件

27、，应按文件的急缓和重要性进行排队,将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。二是掌握传阅范围。严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围.三是文不横传。文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员,不能由应阅人员自行横传。四是认真检查处理.文秘人员应对收回的传阅文件进行检查：检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；检查传阅件有无缺损，附件是否完整;检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。（6）承办 承办部门和阅办人按照指示阅办文件，接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理

28、结果，不得延误、推诿。（7)催办 送总经理批示、传阅或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办.对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。（8）归档 文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回，并分类、立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。第十二条 发文办理。 发文办理一般包括：拟稿、部室核稿、审核、签发、缮印、用印、分发、立卷、归档等.红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理,但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。 发文处理程序为：部室（承办人）起草初稿部室负责人审核有关部门会签（需要会签的）办公室核稿分

29、管领导会签-总经理签发-办公室统一编号、缮印、盖章、分发(如下图）。办人拟稿部室或承人审核部室负责部门汇签行办核稿导汇签分管领总经理签发发放公文缮印、盖章统一编号、归档1、拟稿 拟稿应符合规定、情况真实、文字简练、应用性强的原则。2、核稿 各部门文件草稿应明确核稿人员，在送交领导签发之前，由办公室文秘人员对文稿的内容、体式、文字等进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。审核的主要任务是把好五关： (1）行文关.确定是否需要行文,以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。（2）内容关.审查文稿观点是否正确，是否符合实际,提出的办法，措施和要求是否有

30、的放矢、明确具体、切实可行;有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行;涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。（3）政策法规关。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾,如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究;按照职责权限,应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。(4）文字关.审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法;标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。（5)体例格式关。 审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当,主送机关是否正确

31、,抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。3、部门会签 凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办部门应送有关部门负责人会签。4、签发 签发的一般原则为:一是所有上行公文、下发公文，都必须由总经理签发；二是已签发的公文，不准随意改动.5、编写登记:文稿经领导人签发后，应进行发文登记和编号，登记时应首先检查签发手续是否完备，有无秘密等级,发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整,不能随意漏项或草率行事。发文明细表应包括以下内容：日期、编号、主送单位、标题、主办单位、主办人、签发人、主题词等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上.6、缮印：

32、缮印公文要注意缮印公文要以签发的定稿为依据,如确有疑误之处,要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。缮印工作要精细，过程注意保密。7、用印：用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“齐年盖月”。8、发文：发文实行签字取文制度。9、归档:归档范围应包括文件正文、文件底稿、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等。凡加盖公司公章的各类上报、下发文字性材料，办公室必须留存。第六章 公文管理 第十三条 公司设专门机要室和档案室，公文管理应由文秘部门或者专人统一管理,明确文件管理责任人,确保管理规范，发挥公文效用. 第十四条 公司公文使用者和保管人调离时,应做好文件的移交记录工作

33、. 第十五条 经新发文件明确的或经公司评审认定的作废文件，由办公室文秘人员在公司受控文件清单上填写作废日期和作废原因，并在文件上填写文件作废标识,存档备查。第三部分 印章管理规定第三部分 印章管理规定第一章 总则 第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，为保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，明确印章使用人与管理人员的责权，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。第二章 公司印章的刻制第二条 公司印章的刻制均须报公司总经理审批.未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章. 第三条 行政章、财务章、合同章，由行政部开具

34、公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。第三章 公司印章的启用 第四条 新印章要做好戳记，并统一在办公室留样保存，以便备查. 第五条 新印章启用前应由办公室发布启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。第四章 公司印章的使用范围 第六条 公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）.公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。第七条 公司行政章的使用范围包括：一是公司对外签发的文件；二是公司与相关单位联合签发的文件；三是由公司出具的证明及有关材料；四是公司对外提供的财务报告；五是公司章程、协议；六是员工调动；七是员

35、工的任免聘用等. 第八条 公司合同专用章的使用范围包括：一是对外投资、合资、合作协议;二是各类经济合同等。 第九条 财务专用章：主要用于货币结算等相关业务。 第十条 公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外.第五章 公司印章的管理职责 第十一条 公司总经理负责合同章、行政章的使用审批工作. 第十二条 公司各部门领导负责分管部门授权范围内的印章使用监督工作。第十三条 印章管理员负责印章的保管、登记、审核。 第六章 公司印章的管理 第十四条 公司行政章、合同专用章由办公室专人负责管理。 第十五条 专项业务章（财务章、人事章等)由各部门指定专人负责管理。 第十六条 各部门须将印章管理

36、员名单报办公室备案. 第十七条 印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。 第十八条 为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用,做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。第七章 公司印章的使用 第十九条 印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序,按照印章的使用范围，经总经理或部门领导审批后方可用章,任何人不得不经审批私自要求管理员盖章. 第二十条 印章的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度. 第二十一条 部门主管私章由本人

37、签字或被授权人签字后方可使用。 第二十二条 财务专用章由财务部门按岗位职责权限使用。 第二十三条 严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。 第二十四条 以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由人力资源部审核，公司分管领导批准后方可盖章。(对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正,图形清晰） 第二十五条 私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信时，由行政部严格审批,符合要求后办理

38、并执行登记制度。 第二十六条 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章.用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确.第八章 公司印章的保管 第二十七条 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息. 第二十八条 印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 第二十九条 印章管理员如因工作变动,应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续,以免贻误工作。 第三十条 非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 第三十一条 印章应及时维护、确保其清晰、端正. 第三十二条 印章保管如有遗失，应

39、保护现场，管理员应及时向办公室报告，并备案，配合查处。第九章 公司印章的停用 第三十三条 若出现下列情况，印章须停用：一是公司名称变动;二是印章使用损坏；三是印章遗失或被窃，声明作废. 第三十四条 印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送办公室封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。第四部分 合同档案管理办法第四部分 合同档案管理办法第一章 总则第一条 为规范陕西神木煤业（集团）煤炭运销有限公司合同资料管理工作，充分发挥合同档案在公司经济运行、法律保护方面的作用,特制定本规定.第二条 本规定所称合同档案,指公司在生产经营过程中形成的所签订的所有合同及相关书面档案。第三条 本规定主要是

40、用来规范合同档案的接收、保管、借阅、使用流程。第四条 本规定适用于公司所有档案的管理工作。第五条 公司合同档案管理工作实行统一领导,分级管理。第六条 合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各下属分公司、各部门的合同管理工作，以确保档案的完整、安全和有效利用。第二章 合同档案管理的分类和归档第七条 本规定中的合同档案主要包括如下几类：一是技术合同档案；二是销售合同档案;三是行政人事合同档案;四是财务合同档案;五是机密档案;六是其他与公司运行相关的档案。第八条 合同的归档。 合同的归纳主要包括如下方面：1、凡是有法律效用、机密性的文件材料,合同签订或履行完

41、毕后，合同主管部门经办人应将合同原件、合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等及时向档案管理员进行归档.2、合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、整理等过程控制，保证合同档案完整、准确、系统。3、合同档案归档的主要工具有合同存档登记台账、合同文档使用登记台账、合同文档清单。（1）合同存档登记台账 用于各单位登录所接收的文档,作为文档立卷的记录，是核查案卷管理情况的汇总凭据和索引.（2）合同文档使用登记台账 作为文档借阅、复印、发送、移交等使用过程的记录,是原始凭证.（3)合同文档清单 主要用来对成套文档或种类、页数较多的文档进行详细列明。第三章 合同档案管理的过程管理第九条 公司

42、合同档案的存档管理办法如下：1、合同档案管理员获得新文档后，应及时登记“合同文档存档登记台账”，确定合同编号、规范管理，分年度整理归档，显著标明合同的简要内容，并逐个建立档案，与合同有关的是文书要附在合同卷内归档，履行完毕后，按档案保管期限保管。2、合同档案密级按“绝密、“机密和“秘密”三种进行，合同档案管理单位只能提升送交单位预定的密级.3、合同档案的复印发送、原件转移需要核定使用单位是否有权保留；原件借阅和复印借阅两种形式都要求到期归还；复印借阅的文档归还后，可由文档管理单位视情况销毁或保留复印件。4、合同保密文档应加盖密级印章，可起到保密提示作用。5、合同文档的保存条件要采取防火、防潮、

43、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全.6、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据,编制合同统计清单。第十条 公司合同档案的移交方法如下:1、各分公司、部门在正式签署合同后需将合同正本原件移交合同管理组。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。第十一条 公司合同档案的查阅方法如下：1、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，确实因工作需要需借出查阅，需经公司主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况

44、不得外借。2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚.3、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚.4、档案被其他人员借用或调阅后，管理员应及时索取并按原途径归档，除按规定记录使用情况外，还应对档案的完整性、真实性作检查，并按事实记录. 5、如档案不符合封存要求或借用前后有异，管理员应陈述理由并查明原因,及时提出要求或采取工作措施,以确保档案完整、安全。第十二条 合同档案的销毁方法如下:1、档案保存失去其价值，由管理员根据销毁档案的程序,报批后销毁。2、合同档案销毁时要有两人以上在场，互相做出证明并在档案卡上签名，未解密的档案一般不销毁.第五部

45、分 会议管理制度第五部分 会议管理制度第一章 总则第一条 为规范公司各项会议召开，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。第二章 会议安排第二条 凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前12天将总经理批准后的会议通知单报办公室，由办公室进行统一安排，方可召开.第三条 办公室每月统一编制并公布例会会议计划。第四条 凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,组织会议的部门应提前2天报总经理审批并报请办公室调整会议计划，未经总经理审批并办公室调整的,任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。第五

46、条 各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第六条 会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。第三章 会议准备第七条 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知第八条 会议之前，办公室应有专人负责会议会标的制作和设置,并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；第九条 重大会议，应由办公室专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：（1）会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者）；（2）会议资料准备(