水务有限公司文书处理暂行办法.docx

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1、水务有限公司文书处理暂行办法水务有限公司文书处理暂行办法 水务有限公司文书处理暂行办法 第一章 总则 第一条 为实现公司文书处理工作的规范化、科学化，特制订本办法。 第二条 本办法所称文书是指与公司管理有关的各种规范体式的文件、文稿及各种文字材料。 第三条 文书管理要实事求是、认真负责，遵循准确、及时、简练、保密的原则，符合规定体式，注重实际效用。 第四条 公司办公室是文书处理机构，主管文书的收发、办理、领取、寄送等。 第五条 在公司法人授权情况下，副总经理代替公司总经理行使其职责和履行义务。 第二章 文书种类 第一条 根据公司的工作实际，公司常用文书种类有： （一） 决定。 适用于对重要事项

2、或者重大活动作出安排，阐明决定性意见或采取的措施，属于决策性文件，必须坚决执行。 （二） 通报 适用于对所属部门或个人进行表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (三) 批复 适用于批示和答复所属部门请示事项。 (四) 报告 适用于向上级单位或业务主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问，汇报上级交办事项的处理结果。 (五) 请示 适用于向上级单位请求指示、答复或审核批准。 (六) 规定、办法 适用于制订对某项工作所作出的安排和提出具体管理措施。 (七) 通知 适用于发布规章；批转部门公文；转发上级公文；传达要求有关部门办理和需要有关部门及单位周知或共同执行的事项；任免

3、和聘用干部。 (八) 函 适用于不相隶属单位之间，投资或者合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，办理例行公务等。 (九) 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项，便于与会人员共同遵守和执行会议决议。 (十) 计划 指将要进行或开展某一阶段的工作，预先拟定和提出任务、指标、完成的时间与方法步骤。 （十一） 协议、合同 指两个或两个以上的单位共同签订的用以确定协议各方的权利和承担的义务，便于协作的文件。 (十二) 意见 适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。 各部门、所属子公司可根据实际情况，选择其它适合的文种。 第三章 公文格式 第一条 公文一般由发文

4、单位标识、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送抄报单位、印发单位和时间等组成。 (一) 发文单位应写单位全称或规范化简称。本公司全称为“XXX”，简称“XXX”。 （二）发文字号一般包括：单位代字、年份、序号。公司及各部门发文代号如下： 1. 公司发文-XXXX20*号 （三）公文标题应准确、简要地概括主要内容，并准确标明文种。 (四) 公文如有附件，应列于正文之后，成文日期之前。 (五) 公文除会议纪要外，一律加盖印章。 (六) 公文应标注主题词。 第四章 收文处理 第一条 收文包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、查办、立卷、归档、销

5、毁等程序。 第二条 到达文书全部由办公室接收。签收人员在收到文件后应立即在收文簙上登记，然后由部门负责人提出拟办意见，送领导批阅或交承办部门办理。 第三条 文件办理结束，承办人员应将办理结果记载于文件阅办单上，然后交办公室归档。 第四条 办公室组织文件传阅，阅后应及时收回。有关部门及人员不得积压，不得自行横传，不可随意各取所需和擅自截留。文书传阅规则： （一） 文件传阅应遵循快速有序的原则，不可让文件在传阅中积压； （二） 凡限在一定范围内传阅的文件、资料要在规定范围进行传阅和传达； （三） 对于批示的各传阅对象，应分清主次先后顺序，优先送给负责人； （四） 文件传阅对象收、退文件应直接与文书

6、人员进行交接，不得在阅读对象之间横传； 第五条 对重要的或有时限要求的文件，办公室要组织催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第五章 发文处理 第一条 发文处理是指从拟稿到送出的全过程的文书处理工作。包括拟稿、会签、审核、签发、校对、用印、登记、分发等程序。 第二条 主办部门应使用公司发文稿纸统一拟稿。拟稿人要按发文稿纸的栏目要求填写清楚。根据发文内容，决定是否送其他部门或相关副总经理会签。拟稿的总体要求是：情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整。 第三条 文书制发，应视发文情况，由公司总经理审批签发，未经审批，任何人不得自行制发。经总经理授权，公司副总经

7、理可就授权事项而形成的文件审批签发。 第四条 各部门文件初稿形成后，送交办公室统一审核把关，并送交部门负责人审核，然后报送总经理审批签发。 第五条 文件在签发之后，发出之前须在办公室办理登记、编号、用印等手续，凡所发文书，办公室均应存档；与原稿及经领导签发的发文稿纸一并归档。 第六条 文书分发需由主办部门确定发放范围；收文人应在发放表签名确认。 第六章 文书的保密管理 第一条 公司文书的密级分机密和对外保密二种，以便实现文书的保密管理。 第二条 下列文书均属于机密，除公司总经理和有关特殊人员外禁止任何人私自翻阅： (一) 公司重要的财务资料； (二) 公司重要的人事资料； (三) 公司的重大政

8、策和重要会议记录； (四) 公司合作方资料、重要契约资料； (五) 涉及公司经营活动重大决策的资料； (六) 其它有关可视为机密的资料。 第三条 下列文书均属对外保密资料，除有关单位或部门外不得公开，更不可向本公司以外公布： (一) 有关经营业务、合同协议、计划及业绩统计的资料； (二) 有关招聘、裁员、辞退等方面的资料； (三) 客户资料、经营报告书、资产负债表等统计资料； (四) 有关组织发展、变更等研究和会议资料； (五) 员工薪资、收入构成等资料； (六) 其它需保密的资料。 第四条 机密资料和对外保密资料的公开范围，由办公室提出初步意见，报总经理审批。 第五条 确定文书密级时，应同时

9、确定保密期限，根据情况变化及时变更，文书密级的升、降，保密期限的延长或者缩短，由办公室提出初步意见，报总经理审批。 第六条 凡已正式公开的资料不再属于保密范围。 第七条 机密、保密文书资料持有者(包括暂时保管者)负有保密责任，一旦泄密由本人承担相应责任。 第七章 文书的管理和使用 第一条 借阅文件时应填写文件借阅登记簿，借阅文件只限本人阅读，不得转借他人，严禁抽页、剪裁和涂改，并按时退回。 第二条 秘密文件，未经制发部门批准或授权，不得自行翻印，经批准翻印文件时要注明翻印部门的名称，翻印时间及份数。 第三条 公司接收的所有文件，材料都应由办公室集中保管。对没有存档价值和存查必要的文书，经鉴别和主管领导的批准后予以销毁。 第四条 办理完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行立卷，归档保存。 第五条 销毁机密公文要履行登记手续，两人共同进行，一人登记，一人复核，个人不得私自销毁文件。 第八章 附 则 第一条 本办法修改、解释权归办公室所有。 第二条 本办法自颁布之日起生效执行。 5