2022年档案管理程序 .pdf
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1、东营海洋环境监测站程序文件文 件 编 号: Q/DYJC224-2004档案管理程序第1页共4页第A 版第0次修订颁布日期: 2004 年 12 月 20 日1、目的规范档案管理,对站的质量管理体系文件,获取的监测数据,仪器设备的技术资料,以及质量管理体系运行过程中形成的其它资料和文件进行有效地控制,确保其完整、准确、系统、完全和有效地利用。2、适用范围海洋环境监测各类相关数据资料;仪器设备的技术资料;与质量管理体系运行相关的规范、规程、证书、记录、报告、文献及研究成果。3、职责3.1 各部室负责文件资料的收集、加工、积累、分析整理、报送。3.2 档案室负责案卷的制作、分类、编目、登记、保管,
2、并对外提供信息服务。4、程序内容4.1 档案分类4.1.1 海洋环境监测资料档案(1) 海洋环境监测档案资料包括:海滨观测、监测资料档案;外委托监测资料档案;(2) 海洋环境监测资料档案的归档范围、保存期限、案卷的编目等,按照档案管理的有关规定执行;(3) 监测室负责海洋环境监测资料档案文件资料的整理、组卷、报送,资料室负责归档。4.1.2 科学技术档案(1) 科学技术档案指记录和反映科研课题研究、仪器设备运行及其管理活动的文字、图表、照片、光磁载体等应当归档保存的科技文件材料;(2) 科学技术档案的归档范围、保存期限、案卷的编目等,按照科学技术档案案卷构成的有关规定执行;(3) 项目负责人负
3、责课题研究材料的整理、组卷、报送,资料室负责归档;(4) 各部室负责各项目仪器设备技术材料的整理、组卷、报送,档案室负责归档。仪器设备材料归档内容可参照质量记录控制程序执行。4.1.3 质量管理体系文件档案档案室负责质量管理体系文件的归档工作,主要包括质量手册、 程序文件、 管理评审计划、记录、报告 、 质量手册所引用标准,规范、规定和文件及需要归档的其它体名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页,共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站程序文
4、件文 件 编 号: Q/DYJC224-2004档案管理程序第2页共4页第A 版第0次修订颁布日期: 2004 年 12 月 20 日系文件;资料室负责作业文件归档工作。4.2 档案的管理4.2.1 人员(1)本站设专职档案管理员、资料管理员(负责业务档案管理)负责各类档案的管理;(2)档案管理员、资料管理员应忠于职守、遵守纪律、具备专业知识,并定期或不定期参加专业培训;(3)档案管理员、资料管理员要相对稳定,人员变动时必须办理移交手续。4.2.2 档案存储环境(1)档案室、资料室应具有档案储存库房和专柜;(2)储存库房和专柜应具备防火、防盗、防潮、防蛀等条件;(3)归档的光磁载体应避免阳光直
5、射,远离热源和强磁场,放置在温度、温度相对稳定的专柜里。4.2.3 档案的接收要求(1)凡需要归档的文件资料,都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰,有利于长久保存;(2)项目负责人根据“科技档案归档范围”的要求,准备齐全所有归档材料后,方可到档案室办理归档手续;(3)归档的文件资料必须完整、准确、真实有效;(4)科学技术档案资料归档时,由各项目负责人(仪器设备由各科室)到资料室填写档案移交 /接收登记表,详细列举归档资料的名称、内容、册数、内页及说明等。不宜公开的档案材料应标注“保密”字样,并注明保密范围和期限;(5) 档案移交 /接收登记表 应一式二份, 经移交部门负责人和接收部门负责人
6、双方签字,并加盖(室)公章,报经质量负责人批准后,方才有效;(6)海洋环境监测资料归档时由监测室填写报送清单,档案室接收、签字、回执,双方者需在报送单上加盖公章。4.2.4 档案的借阅(1)海洋环境监测资料档案中的原始数据资料,一律得不外借,用户如有需要,由档案室填写原始资料使用预约登记表 ,经质管部和领导签字,资料室负责向用户提供处理后的资料产品服务;名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页,共 8 页 - - - - - - - - - 东营海洋环境监测站程序文件文
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