2022年2022年酒店会计档案管理 .pdf

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1、酒店财务监控政策和程序编号P&P-F-A04 主题：酒店会计档案管理生效日期：Printed Date: 12/8/2011 PAGE: 1/4目的监督酒店的会计档案管理符合国家会计制度规范和档案管理规定. 政策 : 会计凭证管理1.原始凭证 1)从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位印章。取得的发票必须真实有效，凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符，原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章 2)自制原始凭证必须有制表人和批准人的签名或盖章。2.记帐凭证 付款凭证 : 1.由应付款文员制作 , 凭证上需要有申请人

2、, 会计审核 , 部门审批 , 财务总监 / 业主财务副总监审批,总经理 / 业主副总经理审批 . 2.凭证应按系统生成的凭证号或自行编号顺序装订成册存档, 应制作统一的封皮 . 封面上登记所存凭证的类型 , 会计期间 , 卷号, 凭证编号段及其他信息 , 侧背上登记记帐凭证卷号及册号（比如付款凭证：卷号为AP0901 册号 03-01）.( 见图，仅做参考，非统一标准) 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 酒店财务

3、监控政策和程序编号P&P-F-A04 主题：酒店会计档案管理生效日期：Printed Date: 12/8/2011 PAGE: 2/43.零用现金报销凭证应作为应付帐款凭证的原始凭证保管. 4.应付帐当年的凭证可由应付帐款文员自行保管, 超过一年的应付帐款凭证应转给负责会计档案室的人员专门保管 . 任何人查阅凭证需遵循下述会计档案的保管中的规定. 收款凭证 1)收款凭证即每日总出纳报告 2)凭证上应有制单人 , 审核人 ( 收入审核 ), 财务经理 ( 会计师 ) 签字 3)凭证应按日期编号 , 每月装订成册 , 制作统一的封皮 . 封面上登记所存凭证的类型, 会计期间 , 卷号, 凭证编号

4、段及其他信息 , 侧背上登记记帐凭证卷号（比如收款凭证：卷号为GCR0901 ）.( 见图) 4)总出纳报告应转给负责会计档案室的人员专门保管. 任何人查阅凭证需遵循下述会计档案的保管中的规定 . 其它凭证 酒店成本、收入等岗位的账单及各种附件由于数量较大，可单独存放，但每个小部门必须做好登记及标识工作，建立登记本，以备查询。年终登记编制清单，封存在箱子内归入会计档案室。任何人查阅凭证需遵循下述会计档案的保管中的规定. 帐簿及财务报告管理1. 酒店财务帐簿通过将会计凭证录入电脑系统生成. 账簿可以按月打印，装订成册. 打印的帐簿需由财务部专人负责保管 . 酒店也可以将电子帐簿通过光盘备份存储.

5、 光盘按一定编号专人保管，存放在防火保险柜中。 2.酒店财务报告通过电脑系统生成, 可以按月、季度 ,半年和年度编制号保存.或将电子版报告通过光盘存储, 光盘按一定编号专人保管，存放在防火保险柜中。会计档案的保管1. 会计档案是酒店的重要档案资料，必须设专人妥善保管，定期进行财务档案的整理、立卷、归档，建立名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 酒店财务监控政策和程序编号P&P-F-A04 主题：酒店会计档案管理生效日期

6、：Printed Date: 12/8/2011 PAGE: 3/4“财务档案清册” . 出纳人员不得兼管会计档案。 2. 根据国家有关规定，会计档案的保管期限分永久, 定期两类。保管期限是从会计年度终了后的第一天算起. 定期保管期限分为3 年、5 年、10 年、15年、25 年( 请见存档年限表 ). 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁。其余档案在保管期满，需要销毁时，需编制财务档案销毁清册。报万达集团财务部批准后，方可进行销毁。并在“销毁清册”上签章备案。 3. 酒店需建立“财务档案借阅清册”, 本酒店人员（包括财务部人员）调阅以前年度财务档案，须经财

7、务总监同意，在清册上登记后方可调阅，并办理调阅登记手续。 4. 查阅本年度财务档案资料需得到财务总监的同意并在有关财务人员陪同下查阅，没有财务人员的陪同不准查阅。外单位的人员调阅本年度和以前年度的财务档案，必须持有单位介绍信，经总经理和财务总监同意、签批后方可调阅。 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 酒店财务监控政策和程序编号P&P-F-A04 主题：酒店会计档案管理生效日期：Printed Date: 12/8/

8、2011 PAGE: 4/4附件: 酒店会计档案存档年限表. 顺序号类别(帐.表.凭证)中文名称保管年限类别备注1表备用金检查表2运营类2表宴会订单2运营类3表每日收入报告2运营类4表每日餐单消耗记录2运营类5表出纳员长短款报告2运营类6表洗衣店日报表2运营类7表外币兑换记录2运营类8表高职用餐汇总表2运营类9表招待账单汇总表2运营类10表应收催帐单2运营类11表应收账龄报告2运营类12表定金对账表2运营类13凭证各类优惠冲减单（后台）15运营类14电脑报告内部用房及免费房表2运营类15电脑报告房态差异报告2运营类16电脑报告房价差异报告2运营类17电脑报告餐厅出纳日报表2运营类18凭证杂项记

9、录 ,冲减记录 ,现金支出单15运营类19凭证内部费用帐单15运营类20凭证外币兑换水单15运营类21凭证招待费用帐单15运营类22其他投币纸袋2运营类23凭证餐饮收入账单15运营类24凭证前台收入账单15运营类25其他点菜单2运营类26凭证信用卡结帐单15运营类27凭证宴会定金单15运营类28凭证酒水收货记录15成本类29凭证食品收货记录15成本类30凭证员工食堂转帐和收货记录15成本类31凭证月底特殊转帐和提货单15成本类32表食品配料单2成本类33表酒水配料单2成本类36表食品 ,酒水，物品正式盘点表2成本类38表食品提货单2成本类39表酒水提货单2成本类40表酒水货卡2成本类41帐酒水

10、、食品、其他库存帐15成本类43其他食品货卡2成本类44表月底成本报表3成本类45表客房酒吧报表2成本类46表整瓶酒记录单2成本类47表厨房转帐单2成本类48表酒水转帐汇总表2成本类49表收货记录日报表2成本类50表市场定货单15成本类51凭证采购订单15成本类52凭证已审批完成的报价单15成本类53凭证礼品申请单15成本类54表采购分析报告2成本类55表宴请报告2成本类56表高职餐报告2成本类57表点单核对报告2成本类58凭证总出纳日报表15总账类59表银行余额调节表5总账类60凭证付款凭证15总账类61电脑报告帐簿及各类明细账15总账类62帐银行日记帐15总账类63表财务月度报表3总账类64凭证营业税申报资料15总账类65帐营业税报表15总账类66凭证各种记账凭证15总账类67其他固定资产卡片固定资产清理后 5年总账类68表固定资产清单及低值易耗品清单15总账类69表年度财务报告永久总账类70表固定资产转移单15总账类71表会计档案保管清册永久总账类72表银行对账单5总账类73表会计档案销毁清册永久总账类-完- 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -